秘书学复习资料

第一章绪论第一节一、秘书的涵义：学术上有较普遍四种说法：（1）宫中秘藏之书；（2）辅臣；（3）行政职位；（4）社会职业二、秘书的类别：【中国】机关秘书、行政秘书、企业秘书、机要秘书、私人秘书、文字秘书、涉外秘书、教学秘书、科研秘书。【美国】行政秘书、公司秘书、通讯秘书、技术秘书、医学秘书、法律秘书。三、秘书的分类：（1）按组织形式（服务对象和经济来源）分：①公务秘书（为各级机关、企事业单位、社会体团服务）、②私人秘书（为民办、集体企业、农民专业产、个体户及外资企业服务）（2）按工作性质分：机要秘书、党务秘书、行政秘书、文字秘书、事务秘书、生活秘书、通讯、信访秘书（3）按社会领域分：党政秘书、企业秘书、科技秘书、教学秘书四、秘书的层次【中国】（1）政府机关秘书有行政级别：①省厅级（高级秘书）②处科级（中级秘书）③科员级以下（初级秘书）（2）劳动和社会保障部根据知识、能力对企业秘书进行职业鉴定：初级、中级、高级秘书【英国】行政级、执行级、文书级、助理文书级【美国、日本、澳大利亚等】A级（秘书）B级（文员）五、【中国】根据职责大小对秘书分层：（1）初级秘书：①文员、前台接待、电话接线生、部门事务助理；②职责单一、技术含量低、薪金较低、25岁左右。（2）中级秘书：①办公室主任、部门经理秘书、经理助理、中小企业经理秘书；②权力和职责稍大、外语、计算机能力要求更高、很好的协调能力、不轻易跳槽、关心发展机会、35岁。（3）高级秘书：①秘书长、跨国公司首脑秘书、董事会秘书、地区总裁秘书；②处于高级领导层、曾做管理工作、强调领导协调管理能力、35—45岁。六、秘书的职业特征：1、服务的直接性，体现在以下方面：（1）秘书工作内容与领导工作一致；（2）领导亲自指派、直接安排秘书工作，秘书直接向领导请示、汇报；（3）秘书做工作直接对领导负责，其结果、成败与领导直接有关。2、服务的稳定性（固定性），体现在以下方面：（1）知识化；（2）年轻化；（3）女性化。第二节一、秘书工作内容：1、初中级秘书的工作内容：（1）文书撰写；（2）文书制作；（3）文书处理；（4）档案管理；（5）会议组织（6）日常事务；（7）接待工作；（8）办公室管理；（9）信息资料工作；（10）临时交办事项2、高级秘书的工作内容：（1）调查研究；（2）协调工作（3）督查工作（4）信访工作（5）日程安排二、秘书的职业特征：（1）辅助性；（2）服务性；（3）综合性（4）机密性[首要职业道德]三、秘书工作的作用：（1）助手职能；（2）参谋职能；（3）枢纽职能（4）协调职能；（5）公关职能第三节一、秘书学的含义：研究秘书工作规律的一门学科，以秘书和秘书工作为研究重点。二、秘书学研究对象：秘书工作、秘书机构、秘书人员。三、秘书学的研究方法：（1）理论和实践结合的方法（2）学科联系的方法（写作学、管理学、档案学、社会心理学等）（3）经验分析的方法（4）案例分析的方法第二章第一节一、秘书工作的起源：1、部落首领近身辅助的需要（标志着人类秘书活动的萌生）；2、原始社会秘书活动（如：原始纳言活动、原始信访活动）。二、奴隶社会时期的秘书工作：出现秘书官员和秘书工作制度三、封建社会时期的秘书工作：1、秘书官员和秘书工作制度；2、官府文书和应用文。第二节一、改革开放时期的秘书工作：1、秘书工作的正常化、制度化；2、文书工作、档案工作的加强；3、大兴情况调查、注重政策研究；4、信访工作发挥重大作用；5、科学、系统地培养人才，开展秘书学理论研究；6、走向办公自动化和秘书工作的科学管理。第三节一、外国秘书工作的趋势：1、由事务型转为智能型；2、秘书工作日益专业化；3、秘书人员的高学历、秘书工作的永业化。第三章第一节一、秘书工作机构的设置原则：1、精简原则；2、纵向层次尽量少；3、横向幅度可适当加大。二、秘书组织机构一般有两种模式：钝角模式、锐角模式。三、我国秘书工作机构名称有两种：1、广义：机关、单位或首长名称+办公室（厅）；2、狭义：“秘书”命名的局、处、科、室。四、社会团体的秘书工作机构名称：命名为“秘书处”，采用综理制。五、临时性的秘书工作机构：“秘书处”，采用综理制或分理制。第二节一、秘书工作机构的地位：（1）秘书工作机关：组织严密、人员设施齐全、相对独立的工作机构；（2）秘书工作部门：在领导的直接指挥下工作、从属性明显；（3）秘书岗位：不设独立“办公室”的小型单位，主管的工作助手。二、秘书工作机构的性质：（ppt没有）（1）机密性；（2）辅助性；（3）综合性；（4）服务性第三节一、秘书工作机构的职能（与秘书工作的作用区别）：（1）助手职能；（2）参谋职能【形式：常规性参谋（被动型参谋）、随机性参谋】；（3）枢纽职能；（4）协调职能；（5）保密职能；（6）公关职能。二、秘书工作机构的工作原则与要求（1）明确职责、权限、目标、任务；（2）制定秘书工作的各项制度和标准；（3）分清主次，有条不；（4）科学地安排工作程序（5）准确细致，切实无误；（6）迅速果断，讲求实效（7）忠于职守，安于之分；（8）加强教育、管理，不断提高素质、能力。第四节一、秘书部门和秘书人员工作的要求（1）机构与部门职责；（2）岗位责任制；（3）工作程序和工作方法（4）信息系统；（5）办公自动化二、秘书人员的自我管理（1）工作管理：常规工作、临时工作、计划性、次序性、严要求；（2）行为管理：做事干净利落、穿着得体大方、言辞简要清晰、态度谦逊随和、语气温和明朗；（3）时间管理；（4）办公环境管理：办公室、办公桌、办公用品。三、【补充】秘书处理陌生人的电话，要注意：1、不随便说上司“在”或者“不在”。2、尽量诱导对方说出姓名和意图。3、请示。在弄清对方的身份和目的之后在说：“请您稍等一下，我去看看---是否在公司。第四章第一节一、秘书的知识结构：（1）基础知识（注意语言文学和历史知识的提高）；（2）专业知识（是秘书工作者知识结构的核心或者是主体，也是区别于其他领域的知识结构的方面）；（3）行业知识（事业单位、企业单位、涉外机构）；（4）相关知识。二、秘书的能力要求（1）写作能力；（2）口头表达能力；（3）听知能力；（4）阅读概括能力；（5）社交活动能力；（6）协调能力；（7）观察分析能力；（8）应变能力；（9）使用先进办公室器械的能力；（10）预测能力。第二节一、秘书的思想修养和职业道德：1、理论修养；文秘人员的语言表达能力达到一定高度之后，谁的“笔杆子”更硬，那就看谁的理论功底更深了。2、思想作风：（1）全心全意的服务意识；（2）敢于承担责任；（3）密切联系群众；（4）谦虚谨慎；（5）实事求是；（6）踏实细致；（7）敏捷干练；（8）敢于创造与开拓。3、职业道德；（1）忠于职守；（2）严守秘密；（3）恪守信用；（4）文明礼貌；（5）廉洁奉公。第三节一、个性心理：兴趣、意志、情绪、思维、记忆。二、气质与性格：胆汁质、多血质、粘液质、抑郁质。三、性格要求：开朗、敏捷、稳健、幽默、自制、自信、诚实、认真、忍耐、谦逊、保守秘密。第四节一、女性秘书的自我保护：1、正确的认识和心态；2、女秘书自我保护意识和方法。工作态度认真蹋实，不浮夸，不取巧；穿着打扮朴素幽雅，不艳丽、不新潮；言谈举止端庄大方，不买弄，不轻佻；对人态度真诚礼貌，既不冷漠，也不过于亲昵；不接受份外的报酬和贵重的礼物；不参与同事关于男女情事的谈话；不在上司办公室作非工作性的逗留；不聆听男性上司或同事婚姻不幸的倾诉；不让对方误解你的关心和帮助是爱情；不接受男性上司或同事的单独邀请；尽量少参与男性上司的家庭事务或应酬；尽量避免与男性上司单独出差，差旅中尤其要注意言语细节；及时表明你已婚或已有男友；不得已时可提出辞职，以摆脱纠缠；必要时依靠法律，寻求保护。第五节（ppt没有）一、秘书培训主要三种模式：学历教育、岗前教育、在职教育。二、秘书的职业资格鉴定：1、国家秘书职业资格证书考试；2、剑桥秘书证书考试。三、秘书的考核内容：德、能、勤、绩。四、考核标准：（1）直接量化；（2）比率化；（3）综合指标化。五、考核方法：平时考核、年终考核。第五章（1）现代秘书社会活动的特点：复杂化、多样化、社会化（2）现代社会活动对秘书的要求：1、充分发挥主观能动性2、知习俗，懂礼仪，善于待人接物3、要有开放型全方位活动的心理准备，更要有进行各种性质的社会活动的能力（3）秘书的社会地位1、先赋地位：规定性地位2、后成地位：赢得性地位、自致性地位3、秘书社会地位的特点：依附性（4）影响人际关系的因素距离的远近、交往的频率、态度的相似性、需要的互补性、情景因素、中介因素（5）人际关系的障碍：心理障碍、语言障碍、地位障碍、物理障碍（6）人际关系的方式语言、表情、目光、体态或身势、物质、衣着（7）人际关系中自主性和适应性自主性：在人际交往中要主动去接近人，了解人，主动去争取合作与支持，同时在人际关系中要独立自主。适应性：适应社会习俗的要求、适应各种不同交往对象的要求、适应特定环境和场合的要求。（8）秘书处理人际关系的准则尊重、礼貌和礼仪、乐于助人、赞美他人、宽容和体谅、公允（9）秘书与主管上司的关系1、人格地位上的平等关系2、实现工作目标的同事关系3、工作职能上的上下级关系4、工作过程的主从关系5、工作沟通的双向交流关系6、工作绩效上的一体关系（10）秘书与上司关系的处理原则1、主动配合、适应【事务型上司、学者型上司、开明型上司、放任型上司】2、服从、但不盲从3、委婉提醒，适时规劝4、维护上司间的团结（11）秘书处理与一般同事关系原则与要求1、真诚关心2、同等友好3、注意并欣赏同事的优点4、正确对待同事的称赞、批评与嫉妒5、做好领导与同事之间的意见沟通（12）秘书与其他业缘关系的原则与要求1、广结良缘2、区分主次3、一视同仁、以礼相待4、发挥微笑的魅力5、牢记别人的姓名第六章（1）办公室管理的作用1、办公室市指挥部2、办公室是工作室3、办公室是“窗口”（2）办公室管理的内容与要求1、整洁2、安静3、光线、空气与温度4、色调与美化5、设备与用品（3）秘书接打电话的要求1、正确、有效、礼貌2、接听电话的程序与要求3、打出电话的程序与要求（4）邮件收紧的程序与要求：分类—拆封—登记—分送—阅办（5）邮件发出：1、内容校核2、信封、封皮查对3、邮件寄发（6）现代通讯事务：1、传真2、电传3、电脑网络通讯（7）接待工作的类型按来客的目的任务来分：上级检查、工作联系、业务来往、经验交流、召开会议、讲课、参观、访问等等按来客的地域可分为：本地接待、外省市接待、外宾接待按来客人数可分为：个别接待、团体接待按是否预约联系则划分为：随即接待、预定性接待或计划接待（8）秘书应该掌握并熟练运用的接待方式①迎送式②引见式③参与式④陪同式⑤完全式（9）接待工作的原则与要求1、文明礼貌2、负责3、与人方便4、讲求实效5、按制度办事6、遵守纪律（10）内宾接待的一般程序与内容①接受任务②了解来宾③制定计划④预定食宿⑤迎接来宾⑥商议日程⑦安排会谈⑧陪同参观⑨送别客人⑩接待小结（11）外宾接待的一般程序与内容①接受任务②了解来宾③制定计划④预定食宿⑤迎接来宾⑥商议日程⑦礼节性拜访⑧宴请⑨正式会谈⑩签订协议书11陪同参观游览12互赠礼品13欢送来宾14接待小结（12）日程安排的原则与要求1、服从于组织的总目标和整体计划2、区分轻重缓急3、随时补充、调整4、提示和督促5、酌留弹性、劳逸结合（13）订约事宜1、事先征求上司意见2、再次确定，及时提醒3、善用台历和备忘录（14）差旅事宜：1、做好准备工作2、旅途服务3、随时联络第七章（1）检查督办——秘书协助领导，把已经布置却拖延不办或办理不力的工作自上而下地督促、检查，使之落实、妥善。（2）检查督办的范围和对象检查督办的目的在于解决问题，因此其范围的界定要适度。1、上级领导和本级领导批示督办的事项。2、上级部门重要的工作布置和重要会议精神落实情况。3、新闻单位对本单位的批评与建议的答复和处理情况。4、本单位中心工作，日常重要决定事项办理情况的催办。5、下级单位请示中需要批复、答