6.IATF16949文件控制程序

文件编号程序文件名称标准章节号版本/修改状态文件控制程序7.5A/O第1页共5页1.0目的本程序规定了文件和资料的批准、发布、发放、确认、作废、更改、收回及归档和保存的控制方法，确保各相关场所使用文件和资料为有效版本，能够安全有效地被管理与使用。2.0适用范围本程序适用于公司质量管理体系文件的控制及本公司技术文件、设备文件、外来文件、顾客提供的图样批准、发布、发放、确认、作废、更改、收回及归档和保存的管理。3.0职责3.1总经理负责批准发布质量手册。3.2管理者代表负责审核质量手册和批准质量管理体系程序文件，批准程序支持性文件和作业指导书等，指导组织对现有体系文件的定期评审。3.3体系办是质量体系文件和资料的归口管理部门，负责公司质量管理体系的文件和资料控制，负责文件的统一管理。3.4研发中心负责技术文件和资料的归档、分类、标识、编制、审核、批准、分发、回收、销毁、更改、保管及外来文件、图样的评审、转换等管理工作，负责本公司产品图纸、样件及有关更改内容的及时传递。3.5其他部门负责相关文件的编制、使用及对本部门在用文件和资料的控制，负责本部门与质量管理体系有关的文件和资料的收集、整理和归档。4.0术语文件：信息及其承载媒体。5.0工作程序责任输入过程活动活动要点输出相关部门质量管理标准5.1体系文件的编制a)文件的编制应依据质量管理标准，并充分考虑公司实际，进行适宜性控制，达到有效提升的目的。b)质量手册由体系办负责编制/修改、程序文件、其他质量体系运行所需文件由各部门编制/修改。c)体系文件的格式及编号，见5.13；编号由体系办统一编号。送审文件研发中心客户特殊要求企业内部要求5.1.1图纸、技术文件的编制/批准a)图纸、技术文件编制、审核须按《产品型号及零部件图号编号方法》标准执行，确保文件是充分适宜的，经批准的图样技术文件原件须归档管理。b)当顾客提供图样、规范中标出特殊特性符号时，编制人员在转换过程中，须按顾客规定的符号标注在相应的技术文件上。送审文件审核人员送审文件5.2体系文件的审核/批准文件和资料在发布前应由授权人审批其适用性。a)质量手册由管理者代表主持编制并负责审核，总经理批准；b)程序文件由责任部门编制，部门负责人审核，管理者代表批准。c)工作文件由相关人员编制，部门负责人审批。d)图纸、技术文件编制、审核执行5.1.1的要求e)上述文件发布前应得到批准，以确保文件的适宜性。批准后的文件体系办批准后的文件5.3体系文件的归档/登记文件编制部门将批准后的文件确定分发范围后交体系办（含电子档与签名的纸质档，图纸、技术文件除外），归档保存。文件清单相关部门批准后的文件5.4体系文件的发放a)受控文件应有红色“受控”标识，无此标识的文件不得使用。b)在质量体系运行各场合，都能得到相应文件的有效版本，并确定相应的发放范围，应形成发放清单，体系文件发放应根据确定的发放范围，填写《文件发放/回收记录》进行发放。c)未经许可文件不得进行复制再分发，有文件使用需求时，需到发放部门办理发放手续后领取文件。d)对电子文件确定相应的控制方法，包括密码、口令等。文件发放登记表体系文件编制体系文件的发放归档/登记NG技术文件编制审批文件编号程序文件名称标准章节号版本/修改状态文件控制程序7.5A/O第2页共5页相关部门批准后的文件5.5体系文件的使用和管理a)文件编制部门建立《受控文件清单》；收文部门建立《文件接收登记表》。b)所有的文件必须在适宜的环境下保存，确保文件清晰无损坏，保存期满足规定的要求。c)对需要查阅的文件和资料，可向相应部门借阅，由借阅人填写《借阅登记表》，任何人不得擅自复印。借阅人应在指定日期归还文件，防止文件丢失或损坏。d)顾客需要提供的产品图样、技术标准，由研发中心负责向顾客提供。e)公司电子文件由各部门自己保管，重要文件资料要备份，并采取防潮、防磁、防高温措施。受控文件清单体系办批准后的文件5.6文件的定期评审a.公司每年结合内部审核对质量管理体系文件评审一次，文件评审工作主要由管理者代表组织体系办及内审组进行评审，评审结果在内审相关记录中体现。b.特殊情况时，可随时组织相关部门对某些文件进行评审。c.评审务必考虑本公司组织机构、岗位变化等内部因素对文件充分性及适用性的影响，同时也要考虑到法律法规、相关标准、顾客要求的变化、市场需求等外部因素。相关的检查记录相关部门文件修改申请单5.7体系文件的更改和换版5.7.1纸质类文件的更改在原文件上更改采用中性笔划改的方式进行，字体应正规清晰，并由更改人签字，注明日期。当一页文件页面上的修改次数超过五处或内容变更较多时，需要换页或换版。质量手册和程序文件换页由体系办统一组织进行，其他文件由原编制部门负责。对于老版本文件有保留价值时，加盖“作废”、“保留”印章予以留存。5.7.2电子类文件的更改各部门电子版文件更改时，应对备份文件进行更新，并以此作为有效版本，对于老版本文件有保留价值时，文件注明日期、版本号等识别信息，防止误用。5.7.3文件更改，原则上由原编制部门进行更改，按照原审批部门或授权人进行审批。当原审批人离职时，可由接替其岗位人员审批，但应获得原审批时所依据的有关背景资料（如：修改的理由及依据、制订原文件时依据的有关文件和资料等），以确保其了解文件的内容和要求，经审批后，依据《文件发放/回收记录》回收旧版文件并下发新版文件。5.7.4文件换版应符合下列要求：—当一页文件页面上的修改次数超过五处或内容变更较多时；—需贯彻新的质量体系标准，或不适应相应法律/法规；—外部环境或顾客要求发生重大变化，体系不适宜；—经管理评审后，认为体系需进行重大调整及改进；—文件换版后，版本号由A改为B，依次类推。文件更改通知单文件的使用和管理文件的更改和换版定期评审文件编号程序文件名称标准章节号版本/修改状态文件控制程序7.5A/O第3页共5页研发中心体系办外来文件5.8外来文件的控制5.8.1外来文件的接收/归档a)外来文件包括：与产品有关的国家法律法规、各种标准、规范及其他要求文件，顾客提供的标准、图纸、图样等。研发中心负责顾客或产品的技术标准类外来文件的管理工作；体系办负责管理体系标准类外来文件的识别并获取；相关部门及时掌握标准动态信息，确保将相关的外来文件及时收纳，并及时跟踪文件更新的信息。外来文件或资料接收后均须填写《外来文件登记表》。b)对顾客提供的所有工程标准、规范、资料及其变更通知，接收人须在接到之日的二个工作日内交付研发中心。c)对顾客提供的财产及产品图纸，如有损坏、丢失不详和不适用之处，应与顾客及时沟通。外来文件登记表研发中心相关部门外来文件5.8.2外来文件的评审和分发a)对于顾客提供的图纸，技术标准，研发中心组织进行评审，并保留评审记录。b)对顾客提供的财产及产品图纸，需要下发的由研发中心转化成内部文件下发。c)标准类的外来文件管理部门每半年查新一次，填写《外来文件查新记录》，确保使用有效的外来文件。对系统中受到变更影响的文件应进行更新，及时传递到作业现场，以备使用。d)外来技术文件由归口部门存档保存，存放时需采取防水、防火、防磁、虫蛀、防霉变的措施。e)外来文件的发放，执行5.4的要求。外来技术文件评审表研发中心外来文件5.8.3工程规范控制a)研发中心确保按顾客要求的时间安排及时评审、发放和实施所有顾客提供的工程标准/规范及其更改。工程规范评审时间不超过10个工作日。b)工程规范每项更改在生产中实施日期的记录，由研发中心以更改通知单的方式通知生产部。c)当更改的工程规范涉及影响生产件批准过程的文件（如控制计划、FMEAS等）时，所涉及的生产件批准文件记录都要予以相应的更改。外来技术文件评审表各部门文件5.9文件存档管理对受控文件保存期限如下：a）质量手册、程序文件失效后保存三年；b）生产件批准文件、工装记录、产品和过程设计记录、采购订单/合同等保存时间为产品现行生产中要求的有效期加一个日历年；c）其他文件失效后保留二年；d）涉及到产品安全性文件失效后保存15年。以上期限如与法规、通用规则、顾客要求不同时，按法规、通用规则、顾客要求实施。归档文件各部门文件5.10作废文件的处置作废文件应及时回收，依据《文件发放/回收记录》回收旧版文件并下发新版文件，并保留记录。不需保留的由发放部门统一回收销毁；超过保存期限的文件，经部门审核后由各部门自行销毁。其他原因需要保留作废文件时，由文件管理人员加盖“作废保留”章以示区别。文件销毁记录外来文件的接收/归档作废文件的处置工程规范控制外来文件的评审/分发文件存档管理文件编号程序文件名称标准章节号版本/修改状态文件控制程序7.5A/O第4页共5页各部门记录控制程序5.11记录管理文件控制程序中发生的质量记录，按《记录控制程序》归档保存。记录5.11体系文件的格式及编号方法5.11.1体系文件的格式a)质量手册的格式公司名称文件名称文件编号版本/修改状态b)程序文件的格式公司名称文件编号程序文件名称标准章节号版本/修改状态程序文件编写顺序：①目的；②适用范围；③职责；④术语；⑤工作程序；⑥过程绩效指标及计算方法；⑦相关文件；⑧质量记录。c）管理类、制度类三级文件格式文件名称页次：第*页共*页编号/版号发布日期：****年*月**日编写顺序：①目的；②适用范围；③职责；④管理内容；⑤相关记录5.11.2体系文件的编号方法a)质量手册的文件编号：TJ－SC-01TJSC01顺序号质量手册缩写公司名称缩写b)程序文件的文件编号：TJ－CX01TJCX01程序文件顺序号(CX02、CX03、······)公司名称缩写c)三级文件的文件编号：TJ－**WJ－01TJ**WJ01顺序号（两位数字顺序号01,02,03···）文件编制部门简码+WJ（文件缩写）公司名称缩写d)质量记录的文件编号：TJ-**JL-01TJ**JL01顺序号（两位数字顺序号01,02,03···）记录编制部门简码+JL（记录缩写）公司名称缩写5.11.3版本管理记录管理文件编号程序文件名称标准章节号版本/修改状态文件控制程序7.5A/O第5页共5页质量手册、程序文件的版本状况用A/0来表示；A表示第1版，换版顺序依次为“B、C、D…”。“0”为手册中每页的修改状态，每修改一次，其编号就随着变更一次，修改顺序依次为“1，2，…”。5.11.4部门简码部门部门简码部门编号部门部门简码部门编号销售部XS01冲压车间11生产部ZD02点焊车间12质管部ZG03大同车间13财务部CW04原材料库14研发中心YF05五金库15供应部GY06半成品库16体系办TX07外协库17办公室QG08成品库18交叉臂车间09电动车间105.11.5岗位代码岗位岗位代码岗位岗位代码总经理20销售副总23管理者代表21技术副总24总经理助理22生产副总256.0过程绩效指标及计算方法文件受控率=有效文件数/检查文件总数×100%7.0相关文件：无8.0相关记录受控文件清单外来文件接收登记表文件发放/回收登记表文件接收登记表文件借阅登记表文件销毁记录外来文件查新记录