高苑科技大学采购办法

高苑科技大學採購辦法95年12月29日行政會議通過96年8月29日校務會議通過96年10月30日董事會議通過第一條為建立本校採購制度，提升採購效率與品質，特訂定本辦法。第二條本辦法所稱採購，指工程之定作、財物之買受、定製、承租及勞務之委任或雇傭等。採購兼有工程、財物、勞務二種以上性質，難以認定其歸屬者，按其性質所占預算金額比率最高者歸屬之。第三條本辦法適用於校內預算或經簽陳校長核准採購之執行，如屬政府機關補助辦理之採購，其補助金額占採購金額半數以上，且補助金額在公告金額以上者，應適用政府採購法相關規定辦理。第四條請購作業：一、請購金額未達10萬元之耗材、勞務、工程等之採購，請購單位填妥紅色請購單及檢附廠商報價單、比價分析表，經單位主管核章後，送交採購組登記，經會計、總務等審核確認後，送請校長核准後辦理採購。二、設備類採購或請購金額達10萬元之耗材、勞務、工程等之採購，請購單位填妥白色購單及檢附廠商報價單、比價分析表，經單位主管核章後，送交採購組登記，經會計、總務等審核確認後，送請校長核准後辦理採購。三、請購金額一萬元以下之採購，得徵詢一家廠商報價，超過一萬元之採購，應徵詢三家或以上之廠商報價。四、須公開招標、公告徵求廠商報價、限制性招標等之採購，除請購單外，應填妥公開招標（公開徵求報價）申請書或限制性招標申請書。五、屬營繕工程之請購，營繕組於完成前置作業（含設計圖、工程費概算及經核定）後，得以提出。第五條採購作業：一、為提高行政效率，設備維修費五千元以內，或行政事務費金額二千元以內之支用，得由請購單位自行辦理採購後，檢據紅色請購單、發票、維修紀錄卡等憑證辦理核銷。二、請購金額一萬元（含）以內之採購，採購人員得與一家廠商議價，作成議價紀錄陳核。三、請購金額一萬元以上之採購，採購人員須與三家以上之報價廠商辦理比（議）價，作成議價紀錄陳核。如以中信局共同供應契約或獨家代理（製造）辦理之採購，得直接向供應商採購，不受廠商家數限制。四、如遇重大天然災害，為保障師生安全，屬緊急性需求或維修，得經校長或其代理人之核可後，向合理報價之廠商直接辦理議價採購。五、請購金額達100萬元（含）以上之採購，應採公開招標方式辦理，採購組應製作標單，訂定招標規範，標示截標期限及開標日期、地點等，適用政府採購法之採購，應在政府機關招標資訊系統公告，開標會議由總務長主持，會同會計室監標及相關單位共同開標，決標後作成會議紀錄，再依循採購程序辦理。六、適用政府採購法且請購金額在10萬元（含）以上未達100萬元之採購，應在政府機關招標資訊系統公告，公開徵求3家以上廠商之書面報價或企劃書，進行比（議）價程序，如因緊急需要，得於公告前敘明理由，經校長核准於第一次公告後未能取得3家廠商之報價時，得採限制性招標方式，與報價廠商進行比（議）價程序。七、規格訂定：（一）請購單位應依功能或效益訂定採購規格，且規格文件中，對技術或服務之特性，不得有限制競爭或提及特定之商標商名，但無法以精確方式說明招標要求時，得註明「或同等品」字樣。（二）請購金額50萬元以上或規格訂定有瑕疵時，得由採購組召開規格審查會議決。八、底價訂定：（一）適用政府採購法且請購金額在10萬元（含）以上之採購，於開標或議價前，由總務長依請購單位提供之價格分析擬建議底價陳請校長或其授權人核定底價。（二）以學校經費辦理之採購，金額達30萬元者，於開標或議價前，由總務長依請購單位提供之價格分析，擬建議底價陳請校長或其授權人核定底價。九、決標：（一）辦理公開招標之採購，以合於招標文件規定，且在底價以內之最低標為得標廠商。（二）辦理公開招標之採購，以合於招標文件規定之最有利標為得標廠商。採最有利標決標者，於招標前，須組採購評選委員會，議定評選項目及評審標準。（三）訂有底價之採購，以合於招標文件規定，且在底價以內之最低標，並經校長核定為得標廠商。（四）未訂底價之採購，以合於招標文件規定，且在預算以內之最低標，並經校長核定為得標廠商。（五）決標後，應辦理決標公告並以書面通知廠商，或以訂購單通知得標廠商。第六條契約簽訂作業：一、採購金額達10萬元以上之請購案，須與得標廠商簽訂合約，合約書內容主要要求品質優良、維護保證、保固期限、交貨期限、履約管理及訂定延遲罰則等以確保本校權益。二、契約應明訂有關智慧財產權之歸屬，如廠商履約結果涉及智慧財產權者，本校得視需要於契約規定取得部分或全部權利或取得授權。三、營建工程契約應要求廠商於履約期間投保營造綜合保險，該保險並應包括第三人意外責任險。四、契約應訂明，得標廠商應擔保第三人就履約標的，對於本校不得主張任何權利；廠商履約，其有侵害第三人合法權益時，應由廠商負責處理並承擔一切法律責任。五、契約應註明以中華民國法律為準據，如有訴訟，應以高雄地方法院為第一審管轄法院。第七條驗收作業：一、驗收期限：不須功能測試者，應於貨到10天內，由請購單位通知保管組、採購單位及會計單位等會同辦理驗收；有功能測試者，須俟功能測試期間過後，由請購單位通知保管組、採購單位及會計單位等會同辦理驗收。10萬元以內之小額採購不須通知監驗單位。二、驗收人員之職責及分工如下：（一）主驗人員：為請購單位主管，負責主持驗收程序，抽查驗核廠商履約結果有無與契約、圖說或貨樣規定不符，並決定不符時之處置。（二）會驗人員：為保管組與請購單位人員，會同抽查驗核廠商履約結果有無與契約、圖說或貨樣規定不符，並決定不符時之處置。（三）協驗人員：為設計、監造、承辦採購單位人員，其職責為協助辦理驗收有關作業。公告金額以上之採購驗收，協驗人員應至現場協助驗收，其餘則以書面辦理。（四）監驗人員：為會計單位及經校長指派熟諳採購業務之人員，其職責為監視驗收程序。採購金額在公告金額以上應實地監驗，採購金額未達公告金額而逾公告金額十分之一得採書面辦理，但對承辦採購單位通知有廠商提出異議、申請調解仲裁或提起訴訟之採購驗收，應實地監驗。三、採購金額五千元以內得由請購單位自行辦理驗收。四、驗收應作成驗收紀錄表（工程驗收單），由辦理驗收人員會同簽認後，與發票、收據等作為財產入帳之原始憑證。五、驗收得採分批或部分驗收，有初驗程序者，於初驗合格後20日內辦理驗收，並作成驗收紀錄；無初驗程序者，應於接獲廠商通知備驗後30日內辦理驗收，並作成驗收紀錄。六、財物、勞務等採購金額壹仟萬元（含）以上或工程採購金額壹億元（含）以上之驗收，除上開規定之相關人員外，應聘請專家學者參與驗收工作。第八條核銷及付款作業：一、請購案經完成採購、驗收等作業程序後，由總務處採購組（營繕組）將發票黏貼於支出憑證粘存單上，並隨附請購單、廠商報價單、議價紀錄表、契約書、驗收紀錄表（工程驗收單）等文件，經總務長、會計主任審核並陳請校長核准後，交由會計室作帳及總務處出納組辦理付款程序，如屬財產設備，總務處保管組應於財產登帳同時將財產增加單併同以上單據辦理核銷。二、凡購買物品或勞務，除水電費、郵電費、報費、交通費、銀行手續費及匯費等依法免具統一發票者外，應儘量取具統一發票核銷。第九條採購人員倫理：一、採購人員應依據法令規定，本於良知，公正執行職務，不為及不受任何請託或關說，不利用職務關係對廠商收受賄賂、回扣、餽贈、招待出遊或其他不正當利益。二、採購人員應致力於公平、公開之採購程序，提升採購效率與功能，確保採購品質，並促使採購制度健全發展。三、採購人員有違法或不當之行為，應視情節輕重，報請上級主管懲處，採購人員操守清廉或致力提升採購效能著有貢獻者，陳報獎勵。第十條本辦法未盡之處，悉依政府採購法規定辦理。第十一條本辦法經行政會議通過、校務會議決議，並經董事會審議通過後實施，修正時亦同。附件：本辦法之作業流程圖及使用之表單一、新建工程前置作業流程圖二、新建工程發包流程圖三、新建工程施作流程圖四、預算金額1萬元以上請購作業流程圖五、預算金額100萬元（含）以上請購案，上網公開招標作業流程圖六、預算金額10萬－100萬元請購案，上網公開徵求廠商書面報價單或企劃書作業流程圖七、議價紀錄表（營繕工程用）八、比價紀錄表（營繕工程用）九、保固切結書（營繕工程用）十、新建工程工程材料審查明細表（營繕工程用）十一、工程驗收紀錄表（營繕工程用）十二、工程日報表（營繕工程用）十三、工程週報表（營繕工程用）十四、請購單（白色）十五、請購單（紅色）十六、比價分析表（財物、勞務）十七、議價紀錄表（財物、勞務）十八、財物採購廠商報價分析十九、粘貼憑證用紙二十、採購契約二十一、財物採購合約書附表二十二、財產驗收單二十三、變更作業申請單二十四、開標/議價/決標/流標/廢標紀錄附件一高苑科技大學文件編號版次版文件名稱採購辦法頁次5.1.1新建工程前置作業流程圖：流程權責單位表單遴選建築師建築師初步規劃建築師細部設計編列預算預算審核提送審核結束通過否否通過營繕組/總務處營繕組/總務處校長/董事會營繕組/總務處校長/董事會附件二高苑科技大學文件編號版次版文件名稱採購辦法頁次5.1.2新建工程發包流程圖：流程權責單位表單製作標單、投標須知等招標文件開標呈核開標、比價及議價紀綠決標結束通過否通過營繕組/總務處校長/董事會議價辦理簽約事宜校長/董事會營繕組/總務處營繕組/總務處校長/董事長議價記錄表比價記錄表附件三高苑科技大學文件編號版次版文件名稱採購辦法頁次5.1.2新建工程施作流程圖：流程權責單位表單工程開工工程檢核工程完工驗收結束否營繕組營繕組/總務處呈核驗收記錄廠商填具保固書保固期滿發還保固金通過營繕組工程材料審查明細表工程驗收記錄工程日報表工程週報表工程驗收記錄保固切結書附件四高苑科技大學文件編號版次版文件名稱採購辦法頁次預算金額1萬元以上請購作業流程：流程權責單位表單請購單位填寫請購單詢價簽認預算審核否請購單位總務處/採購組簽約及通知送貨通過總務處比價分析表(限請購單(1))議價記錄表(2)(限請購單(1))合約書(限請購單(1))比價或議價否請購單位會計室校長請購單(1)或(2)附件五高苑科技大學文件編號版次版文件名稱採購辦法頁次預算金額100萬元(含)以上請購案，上網公開招標作業流程：請購單位填寫請購單與公開招標上網公告申請表會計室簽認預算總務處確認內容及審核決標No與決標廠商簽約送貨、安裝與驗收YES確認招標文件內容確認預算編號與採購內容確認採購項目要求內容總務處確認內容及審核上網公告販售招標文件截標核定底價開標附件六高苑科技大學文件編號版次版文件名稱採購辦法頁次預算金額10萬～100萬元請購案，上網公開徵求廠商書面報價單或企劃書請購作業流程請購單位填寫請購單與公開取得報價單或企劃書上網公告申請表會計室簽認預算總務處確認內容及審核簽請校長核定No與決標廠商簽約送貨、安裝與驗收YES確認招標文件內容確認預算編號與採購內容確認採購項目要求內容上網公告截標核定底價擇符合需要者辦理比價或議價簽請校長核准(限制性招標)附件七議價記錄表工程名稱：規格及數量：原報價格：報價廠商：年月日議價結果：說明：廠商簽名：年月日議價結果：說明：廠商簽名：年月日議價結果：說明：廠商簽名：文件編號附件版次頁次附件八比價記錄表負責單位：營繕組工程名稱：預算金額：廠商名稱原報價格(含稅)第一次議價(含稅)第二次議價(含稅)第三次議價(含稅)綜合評估備註附件九文件編號附件版次頁次保固切結書具保固切結書人茲因承攬工程於民國年月日完工驗收。自驗收之日起年以內，所有經辦工程，除地震颱風等人力不能抗拒之災害以外，如有毀損倒坍及傾斜漏雨或因工作欠妥用料不佳而致損壞之情事，承攬人應即自備工料，照原式樣負責修復，不得推諉延宕藉詞索價，倘有故違及意外情事發生，均由保固切結書人，負責連帶賠償，合具切結是實。承攬人：住址：保固切結書人：住址：中華民國年月日附件十高苑科技大學新建工程工程材料審查明細表第頁共頁合約項目號次合約使用材料名稱規格使用位置選用材料設計監造單位審查結果符合說明不符合符合主辦單位設計監造單位簽認承包商簽章建築師監工人員文件編號附件版次頁次附件十一意複見驗見意合綜收驗形情驗抽工程名稱：高苑科技大學工程驗收記錄驗收日期：年月日監工人員驗收人員監驗人員會驗人員承包商簽章