房地产档案管理信息化

房地产档案管理信息化浅议摘要：房地产单位的档案管理是建设单位管理工作中的重要部分。利用计算机和网络技术管理房产档案已经成为提高建设单位档案管理的自动化程度和效率的最主要途径和最有效的工具。关键词：房地产档案；档案信息化；措施；信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。计算机技术的快速发展使我们步入了一个信息化的时代，无论是从政治、经济、文化、科技、军事等多个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术不断显示其独特的魅力，成为现代社会和现代生活不可缺少的工具。近些年来，随着经济建设的发展和广大群众法制观念的不断提高，涉及到房产方面的民事案件和刑事案件不断增多，因而，随之发生的房产档案能否公开查阅问题摆在我们面前。房产档案能否面向社会，允许公开查阅？赞成者有之，反对者亦有之。虽然目前房地产档案馆（室）网络化的条件已经成熟，但在网络化的过程中依然存在着不少问题。档案资料是解决民事纠纷有效的原始依据。另一方面，当事人在进行权属登记时，已经把自己的相关证据提交给了权属登记部门，当自己的合法权益受到损害或威胁时，完全有理由提出要求，由行政管理部门再次提供原始资料，为产权人提供相关的法律服务，房产档案资料应是“取之于民，用之于民”。再次，某些特殊案件，由检查机关、纪检委立案，涉及干部贪污受贿，非法占有房产等方面的问题，也必须从产权归属方面取得证据才能定论，如果不允许查阅，就无法核实定论。因此，从党风廉政建设、刑事案件的侦破取证角度考虑，房产档案应该允许有特定职能的部门查阅。房产档案资料是旧城改造、开发企业投资决策的基本依据，应该为经济建设提供服务。一、强化房产档案人员的业务培训，提高档案管理水平客观上对房产档案工作人员的素质提出了更高的要求，从事房产档案工作的人员，专业知识与其它单位的档案人员更单一。为达到房产档案整理规范化的要求、兼职档案管理人员要进行一次正规的培训、讲解了房产档案工作中会形成哪些类型的文件材料。哪些是属于有保存价值的档案今后需归档、并讲解了具体的归档范围。二、通过开发利用房产档案信息，促进档案管理工作做好房产档案资料的收集、归档工作、积累贮存房产档案是为了利用、而更好地开发利用档案信息，反过来也会促进房产档案管理工作。房产档案的形成是为以后利用起到查询的作用，通过文件材料收集归档将其转化为档案信息资源、而这些资源又通过档案工作者提供给工作人员利用。我国在近几年来实施电脑化管理、将房产档案资料及时输入电脑，随时为各类业务提供依据，每当业务人员从利用档案中获得信息时、更积极主动地向档案室归档文件材料、从而保证了房产档案的完整性，促使房产档案管理更上新台阶。三、建立集中统一的档案管理网络加强对房产档案工作的集中统一管理，是房产档案齐全、完整、规范的重要保证。完善档案制度建设，修订档案岗位责任制及档案管理制度，做到职责分明、层层把关。都能保证文件材料不疏漏、不散失、使档案管理工作达到了系统化、规范化、标准化。四、转变观念，超前管理长期以来、我们对房产档案内容和工作范围的理解偏于狭窄。思想不够开阔，工作不能创新。对于各类业务档案的管理工作没有一种超前管理的意识、没有将档案工作渗透到各个环节之中。导致各类业务和档案管理长期以来各自为政、档案资料积累残缺不全、给档案的整理归档带来了困难。五、掌握房产档案特点，拓宽档案收集渠道从实际情况看、房产档案是比较复杂的。它分类为九大部分，从每个部分的内容比较来说层次不齐。建设用地类的报批经历时间长、稍有疏忽、就可能遗漏。声响材料类形成的文件数量不多，不易引起档案人员的足够重视。为了保证房产档案资料收集齐全、完整，我们档案人员将需要存档的文件建立了档案收件簿，档案管理人员首先了解各类业务工作存档的分类程序和流程，对哪些档案资料、资料的内容、数量做到心中有数。六、制定规范，及时立卷制度建设。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况,对不同层次的利用人员确定不同的利用范围,规定不同的审批手续,使提供利用工作有单可循,并在大力开展档案利用工作的同时,确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各类档案利用规章制度的条文应严密而简明,便于执行,并在实践中认真加以总结,不断充实和完善。由于档案需长期保存，为提高存储环境，避免可能造成文档纸张受潮、虫蚀以及火灾等灾害，每年大量投入文档的保管经费已在所难免，且因无备份而又为每年不得不有的文档损失担忧。由于档案需反复查阅，不可避免的存在原件受损或遗失，给文档的保管与利用带来管理上的困扰。七、保存双套档案房产档案数字化是档案工作中的新内容，也是新的发展，但我们还有许多问题需要解决，如数字化档案中信息归纳问题，档案的执行凭证问题，数字化档案的安全访问和安全管理问题，或者信息的规范化、存储等方方面面的问题。所以，我们必须根据实际，在相当长的一段时间内，对房地产档案管理实行双保险，就是在使用电子计算机保存的同时，还做好纸张档案储存，这样就能保证房地产档案的安全可靠了。在现代化管理中，我们首先要做好数字化管理，建立相关的房地产档案信息搜索平台，让业主可以方便的搜索到信息；在实现房地产档案的逐页扫描，存入微机。在房地产档案提供利用过程中，只要是关于档案的修改、阅读、检查等方面的，都应使用触屏、电脑查看等科学技术，这样也能减少房地产档案过多的与外界接触，保证其安全。房产档案管理信息化是先进科学技术手段和科学管理方法与传统的档案管理方式的有机结合，是新形势下房地产业发展的必然趋势。运用现代信息处理技术手段来开发房产档案信息资源，必将极大地提高档案资源的开发能力和利用效率，必将使房产档案管理的各个方面发生深刻变化，使房产档案管理的整体水平明显提高，大大减少了房产管理工作人员的投入，降低了联系渠道的费用支出，缩短了大量事务的处理时限，使高校房产管理人员在有限的时间内得到充足的信息，不仅降低了成本，而且极大地提高了效率。