公司接待流程及标准

公司接待流程及标准作业指引编制日期审核日期批准日期修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人审批人公司接待流程及标准作业指引1．目的为树立公司良好形象，扩大公司对外联系和交流，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理”的原则。2．适用范围本标准适用于公司各种接待工作和相关部门。3．管理行政管理部及各项目公司综合部为公司接待工作的归口管理部门，负责接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障；公司各部门在接到重要来访预约后，可报行政管理部（综合部），并协助拟定接待计划，需公司领导出面、行政管理部（综合部）协调的重要接待，应提前2天告知行政管理部（综合部）。4．计划与准备4.1行政管理部（综合部）在接到公司领导通知或相关部门来访预约时，对来宾接待，应了解来宾基本情况：来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等。在这基础上拟定接待计划，排出日程安排表，酌情安排接待标准。4.2行政管理部（综合部）根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。4.3行政管理部（综合部）根据来宾情况提前按接待标准预定好宴请来宾的酒店，酌情安排酒水、用餐标准；提前按接待标准预约好来宾下榻酒店，酌情在房间内准备相关资料、水果、水等。4.4行政管理部（综合部）根据情况计划安排来宾游览路线、购物商场、娱乐项目。4.5因特殊会议需要行政管理部（综合部）须准备安排会场花卉、水果、烟茶、音响设备、投影设备、领导席签、横幅、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员，并邀请新闻媒体和草拟新闻通稿，安排摄影摄像等。4.6行政管理部（综合部）根据情况安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好，司机车辆听从行政管理部（综合部）负责人和主接待人员协调安排，统一调度。5.接待标准接待标准一级标准二级标准三级标准备注陪同人员总经理、副总经理、行政管理部（综合部）负责人、项目公司负责人，相关部门负责人等视实际情况陪同副总经理、行政管理部（综合部）负责人、项目公司负责人、相关部门负责人等视实际情况陪同对口部门负责人及相关人员等视实际情况陪同来访人员级别省外县级以上领导，省内市级以上领导、金融机构分行行长以上等；省外处、局级以上领导，省内县级以上领导，金融机构支行行长等日来访人员、对口单位检查工作、合作单位等座谈确保公司环境、室内、洗手间清洁、室温合适、灯光合适，将公司简介或相关资料、公司信笺纸、笔、茶水杯、水果放于接待室。根据需要制作人名签、欢迎牌、指示牌，调试好音响设备、投影设备、摄影摄像设备用餐标准行政管理部（综合部）根据情况、来宾意愿和口味安排预订下塌宾馆标准行政管理部（综合部）根据情况预定，标准四星级以上行政管理部（综合部）根据情况购买预定，标准四星级以上行政管理部（综合部）根据情况预定酒店6.接待礼仪：6.1仪表：面容清洁，衣着得体。6.2举止：稳重端庄，从容大方。6.3言语：语气温和、礼貌文雅。6.4态度：诚恳热情，不卑不亢。6.5迎接来宾时：要注意把握迎候时间，提前等候与公司门口或车站机场，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序。6.6接受名片时：要以恭敬的态度双手接受，默读一下后郑重收入口袋中。6.7过走廊时：通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右手示意，并说“这边请”。6.8进电梯时：要告诉客人上几楼，让客人先进、先出。6.9座谈时：客人落座后，要以双手奉茶，先客人，后主人，先领导，后同事。6.10送客时：根据身份确定规格，若送至公司门口、汽车旁，招手待客人远去，方可离开。7.注意事项接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保密，接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密，对不宜摄影摄像的场合，应向参观人员说明。8.信息反馈接待人员应及时撰写重要来访信息，将与来访者交流中取得的信息汇总整理，提取其中对公司有价值的信息交有部门领导。9.商务接待中的座次安排（图）9.1关于宴席座次的安排宴请客人，一般主陪在面对房门的位置，副主陪在主陪的对面，1号客人在主陪的右手，2号客人在主陪的左手，3号客人在副主陪的右手，4号客人在副主陪的左手，其他可以随意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果场景有特殊因素，应视情而定。中餐桌如果宴请人员较少，为了突出主人的地位，可以按如下方式排列西餐桌9.2签字仪式的座次安排签字双方主人在左边，客人在主人的右边。双方其他人数一般对等，按主客左右排列。9.3关于乘车的座次安排小轿车1号座位在司机的右后边，2号座位在司机的正后边，3号座位在司机的旁边。（如果后排乘坐三人，则3号座位在后排的中间）。中轿主座在司机后边的第一排，1号座位在临窗的位置。乘车座次安排附：会议座位安排长条桌A为主方席，B为客方席沙发室与来宾会谈注：A为主方，B为客方AA为主方席，B为客方席10.集团及项目公司员工接待为提高公司内部服务质量，体现相互协作，节约、高效的原则，特对员工出差接待如下：接待范围公司内部员工接待、业务性接待、会议、培训及重大活动的接待集团高管理领导经理及以下员工备注交通赴北京地区以外项目公司办事，如果非自驾车前往（自驾车前往，补助参照《车辆管理制度》标准执行），可以由接待单位综合部或行政管理部安排车辆到当地机场、火车站接送1、出差≤3人要求自行前往，按出差标准予以报销；2、出差＞3人，由行政管理部或综合部安排接送车辆。无需人员陪同住宿可按《出差管理制度》标准，由接待单位代订宾馆原则上在员工宿舍住宿，员工宿舍如果满足不了需求，可以按《出差管理制度》标准，在当是协议酒店安排住宿，由接待单位代订宾馆用餐员工餐厅免费用餐，公司承担费用，需填写《员工餐厅用餐申请单》（详见附件1）按15元/人标准计算员工餐厅免费用餐，公司承担费用，需填写《员工餐厅用餐申请单》（详见附件1）按15元/人标准计算友好单位、业务单位来客也可在员工餐厅用餐；若来客涉及重点合作单位负责人、公司重要客户及地方政府管理部门负责人则可由当地公司安排宴请，费用由主办单位承担。其它代订往返飞机票。11．解释权本管理制度由公司行政管理部负责制定、修订和解释。12．施行时间本管理制度由颁布之日起试行3个月。行政管理部2012年10月