合同管理内控流程图

8.68.68.68.6合同管理内部控制流程图合同管理内部控制流程图合同管理内部控制流程图合同管理内部控制流程图合同业务管控合同业务管控合同业务管控合同业务管控一、合同业务管控范围、目标与职责合同管控是指对本局及下属单位有关经济合同的草拟、会签、审批、签订、执行以及持续监督的工作流程做出规范，明确了合同管理方面的各项具体工作，旨在降低和避免合同中存在的风险。(一)控制目标1.经济合同订立、履行、变更以及纠纷处理等合法合规。2.拟定相关的控制措施，规避合同风险的产生。3.为经济活动合法合规提供合理保障。(二)相关制度1.《中华人民共和国合同法》2.《合同管理制度》(三)职责分工1.局主管领导。负责对合同签订的审核，出具审核意见。确定项目合同及其修改的签署、合同纠纷的处理审批等。2.合同业务经办部门。负责合同会签及提出相关意见；所经办合同的资信调查、谈判、起草和签订，并对合同的可行性负责；合同变更或解除的经济性评价；所经办合同的履行、变更、解除、验收及结算业务；搜集整理所经办合同在签订、履行、变更、终止和解除中的有关资料；及时记录合同的基本内容及合同的订立、履行、变更、解除等情况，建立合同台账；负责保管合同的订立、履行、变更、解除和纠纷处理等执行过程中所形成的全部资料，建立合同档案；履行合同约定义务，定期检查合同的履行情况，真实、准确填写合同签订、履行情况表，并及时向计财科和办公室报送合同及报表；发生合同争议时及时向办公室法务专员和分管领导等汇报；负责或参与争议及诉讼处理，并及时提供处理争议的有关证据。3.法制科。负责完善合同管理制度修订；合同合规性和合法性审查；负责提交合同示范文本，履行合同审批程序；合同法律纠纷处理，提交合同纠纷处理报告；经济活动涉及法律事务的办理等。4.办公室。合同文本归档、合同信息的统计分析；合同的编号、台账工作及档案管理；合同专用章使用与保管。5.财务科/室。参与重大经济项目合同会签及合同修改签署；负责与合同管理部门进行沟通；根据合同进度结算相关资金等。6.监审科。负责对合同的订立、履行、修订、转让、终止和解除等流程及职责的履行情况进行监督检查，发现缺陷向有关领导报告，促进合同目标实现。如下图：合同业务风险评估及应对节点控制节点涉及岗位风险描述控制措施1合同管理办公室单位未制定合同管理制度，未明确主责部门及岗位，授权审批和签署权限不明确，合同专用章未明确保管责任者。根据合同法的要求，完善合同管理制度，明确主管部门及相关的程序，签署金额权限，未经批准不准对外签约。2办公室合同章使用范围未明确，末经授权以单位名义对外签订合同等，可能导致违规签约合同管理混乱，造成经济纠纷的风险。明确规定各类合同签约的范围权限及条件，限额外合同未经领导班子会讨论授权，不得签署任何合同。3办公室未明确合同实施归口管理责任单位，计财科与合同管理部门沟通协调机制不健全，合同管理、预算管理、收支管理脱节。可能导致合同履行风险。建立健全协调沟通机制，合同主责部门负责合同履行及问题解决；计财科负责与预算、资金支付相协调。4主管部门合同订立管理职责不清，对合同订立的范围、条件以及影响重大，涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同未作出明确规定。可能导致失控风险。对影响重大、专业技术高、法律关系复杂的合同，应聘请专业人员研究合同内容听取专家意见后，班子会再确定。5合同签订主管部门未曾对合同对方的资质、履约能力和独立承担民事责任的能力进行审查，可能影响合同的正常履行，产生合同纠纷风险。业务主办部门应对合同对方资质、履约能力进行审查，并形成审查记录，审查人签字确认，经主办部门负责人审核签字，作为合同履约的重要资料进行保存。6主管部门重要(大)合同标准不够明确，关键条款含糊不清，可能存在重大漏洞和欺诈，导致合同纠纷，影响工程进度，造成经济及名誉损失风险。对专业性较强合同，应聘请专业人员审核，对重要内容如履约期限和方式，违约责任和争议的解决办法，合同变更和解除条件等未搞清前不准签合同。7主管部门订立重要合同时，财务、法务等部门未参与合同评审，未明确会审各个岗位的会审标准，或专业素质低，可能导致合同存有不恰当的内容及条款、权责不对等，使单位利益受损风险。法务负责审查各类合同的合法性、内容的合规性，并对合同签订、履行进行指导，对合同纠纷与诉讼进行处理。其他人员对审核的相关条款也要承担审核责任。8主管部门合同谈判的重要事项没有形成文件记录，出现争议时无据可依，可能影响合同执行及后续合同的签订。谈判过程中的重要事项，参与谈判人的主要意见，合同经办人应当予以记录并妥善保存，可作为履约、追责的依据。9主管部门合同起草人员没有充分考虑合同审核人员提出的改进意见和建议，导致合同中的不当内容和条款未纠正，可能导致合同纠纷及损失。合同起草人员及主责科室对起草的合同负全责；合同审核人员对审查的结果负全面责任。建立严格的合同责任制。10合同履行及纠纷处理主管部门没有遵守诚信原则，未严格履行合同中约定的义务，出现违约行为未及时纠正，可能导致罚款或延误工程进度等风险。对合同的履行情况进行监督检查，分析履约中出现问题，全面适当地履行本单位义务，督促对方积极执行合同。11主管部门在合同履行中，未能及时发现合同条款未明确规定的事项，未及时协商补充，可能导致单位利益受损的情况。主责部门对合同执行情况实施有效监督，发现合同有漏洞，应及时提示采取补救措施，要落实履约责任人，追究违约责任，提出处理意见，写出履约报告。12盖章人员合同签订、变更未履行规范的审批程序或倒签审批合同，可能导致合同权责不对等，或产生法律风险，造成单位利益受损。合同签署前应根据合同会签流程规定，经相关的部门及人员会签，分管领导审核，单位领导或办公会签发。未经正当会签流程的合同，不得加盖单位印章13经办部门合同执行中不可避免的出现合同纠纷，履行受阻，如果不及时处理或处理不合规，可能损害单位利益、信誉和形象。合同发生纠纷应当在规定时效内与对方谈判，协商一致后双方签订书面协议；合同纠纷经协商无法解决的，经办人应向有关领导报告，并依据合同约定，提出采用仲裁或诉讼的解决方案。14主管部门合同出现纠纷，未经归口管理部门及主管领导批准，合同经办部门或个人向对方做出不利的承诺，可能导致法律风险和经济损失风险。发生合同纠纷，由归口部门及主管领导按规定各自责任处理，不准跨越职权处理，谁违规，谁负责处理、谁承担责任。15监审部门合同主管部门未能对重要(大)的履约情况，进行监督检查，可能导致重要(大)合同履约失败，导致经济或信誉损失风险。审计监察室对金额较大、内容复杂、法律较深的合同进行跟踪审计检查，并负责监督上述合同的履行过程。16合同监控监审部门合同监督机构未对重要(大)合同的履约结果做后评价，未形成评价报告，未经分管领导审核后提交办公会审议，可能导致重要(大)合同履约失败，带来经济损失风险。合同的管理纳入各部门考核范畴。监督机构应对主办部门合同的履约情况进行监督评价，写出评价报告，经分管领导审核后，提交领导办公会。17计财科违反合同规定条款提前付款、或盲目付款或超额支付合同款，可能导致经济损失风险。付款(含凭证)必须由主办部门负责人、主管领导签批，且符合合同条款。否则财务不准付款。18办公室合同未进行统一分类、未连续编号，台账登记不全，可能导致合同难以查找或丢失，影响主张合同权利。办公室负责合同文本，实行统一编号分类归档。主办部门负责有关合同的签订事项，并在合同签订后及时将正本、副本交办公室存档，并登记《合同台账》。节点流程简要描述A1合同发起部门合同经办人根据合同谈判的结果，负责起草合同文本，填写《合同审批表》，并由本部门负责人审核。C2行政综合管理员分析判断合同风险、与法律相关的内容，包括并不限于：变更、解除、违约、索赔、不可抗力、诉讼等条款。A2合同经办人根据客户意见修改合同。D2主管副局长审批通过。E2局长审批通过。F2重大合同要通过局长办公会以决议的形式对合同文本表示意见，并明确合同签署人。节点流程简要描述A1合同经办人办理合同签署手续。E1重大合同必须要局长本人亲自签署。D1重要合同可以由局长授权合同经办部门主管副局长签署。A1一般合同可以由局长授权合同经办部门负责人签署。A2合同持审批完整的《合同审批表》、对方当事人签署完整的合同原件经前款规定签署后，送至财务处合同管理员进行合同登记备案。合同管理员审核《合同审批表》已经过适当签批后，按照既定的编号规则对合同编号，并将并合同号填写在合同书与《合同审批表》相应位置，再根据所附资料登记合同管理台账。登记完成后在《合同审批表》相应位置注明合同备案时间并签字确认A3合同登记后，合同经办人持《合同审批表》、合同原件至办公室印章管理员处，申请加盖合同印章。C3印章管理员按照印章管理规定登记备案后在合同落款处加章单位公章（合同专用章），合同多于壹页的，还须在各页加盖骑缝章。盖章完成后，印章管理员还须在《合同审批表》相应位置注明合同盖章时间并签字确认。节点流程简要描述A1合同经办人要随时跟踪合同执行情况，发生异常要随时向部门负责人、财务处合同管理员报告。发生违约可能或违约行为时，要及时采取有效措施使其对单位的不利影响降至最低。B1合同管理员每月月底之前更新合同管理台账，将合同执行的最新进展情况登记入账，并编制合同报告月报表，报财务处处长审阅。E1主管副局长审阅合同报告月报表。A2发生合同变更事项时，合同经办人应及时提出解决方案，需要签订补充协议的，需按照“合同文本拟定”、“合同签署”的控制程序执行。A3合同经办人通报合同纠纷等情况。B3合同管理员听取合同纠纷情况。C3法制处应当统一编号登记，并指定行政制发监督员专门负责本案。D3案件登记后，案件承办人应在3日内通知原合同经办人将有关材料送交法制处。节点流程简要描述A合同结算事项由合同经办人提出申请，填写《合同付款申请单》并由本部门负责人审核同意后交财务处审核。B财务处预算管理员首先审核付款事项是否有适当的预算，审核通过后由财务处处长审核。C财务处审核通过后，合同经办人按照资金支付的审批权限，将《合同付款申请单》报主管副局长审批。D主管副局长审批后报局长审批。A合同经办人持经过审批的《合同付款申请单》至财务处出纳员处办理请款。B出纳员审核无误后先将相关信息填写在《合同付款申请单》相应位置并签字，合同经办人持《合同付款申请单》到合同管理员处办理登记备案手续，并由合同管理员在《合同付款申请单》相应位置签字后留存一份，然后去出纳员处领取支票或办理汇款，并将签批完整的《合同付款申请单》交出纳员一份作为会计处理的依据。节点流程简要描述A1经办人负责拟定合同，提出合同审查的申请，报部门领导审核，合同内容涉及采购或资金支付的，各部门需将合同文本先交给规划财务处进行资金审查，合同内容不涉及采购或资金支付的，经办人将拟定的合同文本直接交给办公室审查。C1规划财务处对合同中采购或资金支付工作的资金来源、采购程序、支付方式进行审核，提出财务审核意见，各部门应将相关意见对合同进行修改和完善。D1办公室对合同进行审核，对于合同基本要素不完整的合同，办公室处不予审查，直接退回；各部门对被退回的合同补充完整后，可以重新报送办公室进行审查。A2各部门提出签订合同的申请，报主管领导审批。B2主管领导对合同进行审批签字，经办人持合同到办公室加盖公章后报办公室合同管理员处备案。D2办公室对正式合同进行备案，分类进行编号。A3合同签订后，各部门负责合同履行。A4各部门按照资金审批要求办理资金支付手续。A5合同签订完成后，各部门将正式合同及相关资料整理存档。A6各部门年终对当年签订的所有合同进行统计，统计结果报送法制处，统计内容包括合同基本情况，合同履行情况及出现的问题的。D6办公室对全单位年度合同数量，履行情况等进行统计。节点流程简要描述跟踪反馈合同履行过程中的异常或可能出现的问题，如：未按约定履行、执行过程中发现漏洞或纠纷隐患以及违约现象等，并及时收集相关资料出现合同履行异常情况，向分管厅领导汇报，并提出初步解决建议针对合同履行中出现或可能出现的问题，及时组织有关部门