office学习手册

OFFICE办公软件基础知识第1页共73页Word篇第一章Word2010基本页面介绍第一节基本页面介绍MicrosoftWord2010提供了世界上最出色的功能，旨在提供最上乘的文档格式设置工具，利用它可以更轻松、高效地组织和编写文档，并使这些文档唾手可得，无论何时何地灵感迸发，都可捕获这些灵感。当Word启动后，首先看到的是Word的标题屏幕，然后出现Word窗口并自动创建一个名为“文档1”的新文档。Word窗口由标题栏、菜单栏、工具栏、工作区和状态栏等部分组成。1.标题栏：显示正在编辑的文档的文件名以及所使用的软件名。2.文件选项卡：基本命令（如“新建”、“打开”、“关闭”、“另存为”和“打印”位于此处。OFFICE办公软件基础知识第2页共73页3.快速访问工具栏：常用命令位于此处，例如“保存”和“撤消”，用户也可以添加个人常用命令，点击菜单最上方快速访问工具栏旁边的三角形按钮，选择“其它命令”，在弹出的窗口界面，选择所需的功能，点击添加，确定即可。4.功能区：工作时需要用到的命令位于此处。它与其他软件中的“菜单”或“工具栏”相同。5.“编辑”窗口：显示正在编辑的文档。6.“显示”按钮：可用于更改正在编辑的文档的显示模式以符合您的要求。7.滚动条：可用于更改正在编辑的文档的显示位置。8.缩放滑块：可用于更改正在编辑的文档的显示比例设置。9.状态栏：显示正在编辑的文档的相关信息OFFICE办公软件基础知识第3页共73页第二章字体、段落设置第一节字体设置一、字形、字号、颜色设置文字格式的方法：在功能区选择“开始”选项卡，切换到字体功能区，即可设置“字体”“字号”，“加粗”，“倾斜”，“下划线”，“颜色”等，如下图所示。二、字体格式的复制和清除对一部分文字设置的格式可以复制到另一部分的文字上，使其具有相同的格式。设置好的格式，如果觉得不满意，那么也可以清除它。使用“剪贴板”工具栏上的“格式刷”按钮。1.字体格式的复制（1）选定已设置格式的文本（2）点击剪贴板上的“格式刷”（3）将鼠标移到要复制格式的文本处，拖动鼠标即可。2.格式的清除（1）选中要清除格式的文本（2）按组合键Ctrl+Shft+Z即可。第二节段落设置一、段落间距设置在使用Word2010编辑文档的过程中，需要设置段落与段落之间的距离。设置段落间距的方法如下：（1）选中特定段落或全部文档。（2）在“段落”功能区单击按钮或者右击选中文档选择“段落”，弹出“段落对话框”。OFFICE办公软件基础知识第4页共73页（3）在“段落”对话框的“缩进和间距”选项卡中设置“段前”和“段后”编辑框的数值，并单击“确定”按钮即可。二、段落对齐方式设置在使用Word2010编辑文档的过程中，经常需要为一个或多个段落设置该段文字在页面中的对齐方式。（1）选中一个或多个段落。（2）在“段落”中单击按钮或者右击选中段落选择“段落”按钮。（3）在弹出的“段落”对话框中单击“对齐方式”下三角按钮，在列表中选择符合我们实际需求的段落对齐方式，单击“确定”即可。三、段落缩进设置在Word2010中，可以设置整个段落向左或者向右缩进一定的字符，这一技巧在排版时经常会使用到。（1）选中要设置缩进的段落，“右击”选择“段落”，打开段落选项卡。（2）在“缩进和间距”选项卡，设置段落缩进就可以了，包括首行缩进和悬挂缩进。OFFICE办公软件基础知识第5页共73页第三章页面设置第一节页码设置在处理各种word文档时，我们经常需要对文档添加页码，为大家介绍一下Word2010如何从指定页设置页码。（1）光标定位：将光标定位于需要开始编页码的页首位置。（2）插入分隔符的”下一页”：选择“页面布局”—“分隔符”—“下一页”插入。（3）插入页码：选择“插入—页码—页面底端”，选择“普通文字2”等合适的页码即可。（4）断开链接：选中“”，单击“链接到前一条页眉”按钮断开同前一节OFFICE办公软件基础知识第6页共73页的链接。（5）设置页码格式：选中页码，右键单击选择“设置页码格式”。在弹出的对话框中在“起始页码”后的框中键入相应起始数字1。第二节页眉页脚设置一、插入页眉或页脚（1）切换到“插入”选项卡，在“页眉和页脚”功能区选择“页眉”或“页脚”。（2）单击页眉，选择合适的页眉进行“编辑页眉”，页眉中可以输入文字或插入图片。OFFICE办公软件基础知识第7页共73页提示：在“设计”选项卡的“插入”分组中单击“图片”按钮，可以在页眉中插入图片。同时，用户可以在打开的“格式”功能区设置图片环绕、图片边框、对齐方式等格式，使其在页眉中的位置更合适。二、页眉奇偶页不同、首页不同奇偶页不同一般是指在奇数页和偶数页使用不同的页眉或页脚，以体现不同页面的页眉或页脚特色。方法如下:（1）切换到“插入”选项卡，在“页眉和页脚”功能区选择“页眉”。（2）在“设计”选项卡的“选项”分组中选中“首页不同”和“奇偶页不同”，然后进行页眉编辑即可。第三节页边距设置（1）打开“页面布局”功能区。（2）在“页面设置”中单击“页边距”按钮，并在打开的常用页边距列表中选择合适的页边距。（3）若没有合适的页边距，可切换到“页面布局”—“页面设置”—“页边距”—“自定义边距”。OFFICE办公软件基础知识第8页共73页（4）在打开的“页面设置”对话框中切换到“页边距”选项卡，在“页边距”区域分别设置上、下、左、右的数值，并单击“确定”按钮即可。OFFICE办公软件基础知识第9页共73页第四章插入技巧第一节插入图片（1）切换到“插入”功能区，在“插图”分组中单击“图片”按钮。（2）弹出“插入图片”窗口，在“插入图片”对话框中查找到我们需要的图片，选中该图片并单击“插入”按钮就能将其插入当前文档中。第二节插入形状在Word2010文档中，利用自选图形库提供的丰富的流程图形状和连接符可以制作各种用途的流程图，插入步骤如下：（1）打开Word2010文档窗口，切换到“插入”功能区。在“插图”分组中单击“形状”按钮，并在打开的菜单中选择需要的形状。OFFICE办公软件基础知识第10页共73页（2）在需要添加形状的区域，拖拽鼠标即可。第三节插入SmartArt图形借助Word2010提供的SmartArt功能，用户可以在Word2010文档中插入丰富多彩、表现力丰富的SmartArt示意图，操作步骤如下所述：（1）切换到“插入”功能区。在“插图”分组中单击SmartArt按钮。（2）在打开的“选择SmartArt图形”对话框中，单击左侧的类别名称选择合适的类别，然后在对话框右侧单击选择需要的SmartArt图形，并单击“确定”按钮。OFFICE办公软件基础知识第11页共73页（3）返回Word2010文档窗口，在插入的SmartArt图形中单击文本占位符输入合适的文字即可。第四节插入批注批注是为了帮助阅读者更好的理解文档内容以及跟踪文档的修改状况。插入方法如下：（1）首先选择一种批注显示方式，然后将光标移动到需要插入批注的位置。（2）点击“审阅”功能区的“批注”组中的“新建批注”按钮。（3）在编辑区域右侧的批注框中编辑批注信息。Word2010的批注信息前面会自动加上“批注”二字以及作者和批注的编号，后续会介绍如何修改批注前面的作者信息。提示：删除批注也比较简单，用鼠标右键点击批注框或者批注原始文字方框位置，在弹出的下拉菜单中点击“删除批注”即可。第五节插入分页分页符主要用于在Word2010文档的任意位置强制分页，使分页符后边的内容转到新的一页。使用分页符分页不同于自动分页，分页符前后文档始终处于两个不同的页面中，不会随着字体、版式的改变合并为一页。方法如下：（1）打开Word2010文档窗口，将插入点定位到需要分页的位置。OFFICE办公软件基础知识第12页共73页（2）切换到“页面布局”功能区，在“页面设置”分组中单击“分隔符”按钮，并在打开的“分隔符”下拉列表中选择“分页符”选项。第六节插入表格一、插入Excel电子表格在Word2010文档中，用户可以插入一张拥有全部数据处理功能的Excel电子表格，从而间接增强Word2010的数据处理能力，操作步骤如下所述：（1）打开Word2010文档窗口，在“插入”功能区的“表格”分组中单击“表格”按钮，并在打开的菜单中选择“Excel电子表格”命令。（2）在Word2010文档中插入空白Excel电子表格以后，即可在Excel电子表格中进入数据录入、数据计算等数据处理工作，其功能与操作方法跟在Excel中操作完全相同。二、插入普通表格在Word2010文档中，用户可以使用“插入表格”对话框插入指定行列的表格，并可以设置所插入表格的列宽，操作步骤如下所述：（1）打开Word2010文档窗口，切换到“插入”功能区。在“表格”分组中单击“表格”按钮，并在打开表格菜单中选择“插入表格”命令。OFFICE办公软件基础知识第13页共73页（2）打开“插入表格”对话框，在“表格尺寸”区域分别设置表格的行数和列数。三、表格调整（1）右击表格，在“自动调整操作”区域：a.如果选中“固定列宽”单选框，则可以设置表格的固定列宽尺寸;b.如果选中“根据内容调整表格”单选框，则单元格宽度会根据输入的内容自动调整;c.如果选中“根据窗口调整表格”单选框，则所插入的表格将充满当前页面的宽度。d.选中“为新表格记忆此尺寸”复选框，则再次创建表格时将使用当前尺寸。设置完毕单击“确定”按钮即可。（2）右击表格如果选中“平均分布各行”单选框，表格会根据表格的宽度来自行平均分布各行的宽度；如果选中“平均分布各列”单选框，表格会根据表格的高度来自行平均分布各行的高度；四、表格行高和列宽设置在Word2010文档表格中，如果用户需要精确设置行的高度和列的高度，可以在“表格工具”功能区设置精确数值，操作步骤如下所述：（1）打开Word2010文档窗口，在表格中选中需要设置高度的行或需要设置宽度的列。OFFICE办公软件基础知识第14页共73页（2）在“表格工具”功能区中切换到“布局”选项卡，在“单元格大小”分组中调整“表格行高”数值或“表格列宽”数值，以设置表格行的高度或列的宽度。五、绘制表格（1）打开Word2010文档页面，单击“插入”选项卡。（2）鼠标指针变成铅笔形状，拖动鼠标左键绘制表格边框、行和列。OFFICE办公软件基础知识第15页共73页（3）绘制完成表格后，按ESC键或者在“设计”选项卡中单击“绘制表格”按钮取消绘制表格状态。提示：常用的斜线单元格可在此进行绘制。第七节插入分隔符分隔符包括分页符、分栏符以及分节符等，通过在文字中插入分隔符，可以把将Word文档分成多个部分，我们可以对这些部分做不同的页面设置和灵活排版，满足比较复杂的文档页面要求。在Word2010中插入分隔符很简单：（1）将光标定位到文档中需要插入分隔符的地方。（2）点击菜单栏的“页面布局”－“分隔符”右边的三角小按钮，即可看见各种分隔符选项，点击即可插入。提示：删除分隔符：通过文件—选项—“显示”—勾选“显示所有格式标记”复选框，单击“确定”按钮即可查看所有分隔符，将光标定位到分隔符前面，按Delete键即可将其删除。OFFICE办公软件基础知识第16页共73页第五章高级格式设置第一节分栏一、分栏我们在报纸上看到最多的就是分栏样式，这种样式是最常见，也是最普遍的排版方式。Word2010中分栏的技巧操作如下：（1）如果你需要给整篇文档分栏，那么先选中所有文字；若只需要给某段落进行分栏，那么就单独的选择那个段落；（2）单击进入“页面布局”选项卡，然后在“页面设置”选项组中单击“分栏”按钮，在分栏列表中我们可以看到有一栏、二栏、三栏、偏左、偏右和“更多分栏”；这里可以根据自己想要的栏数来选择合适的。二、任意设置多栏如果想要分栏中的数目还不是自己想要的可以单击进入“更多分栏”，在弹出的“分栏”窗口里面的“栏数”后面设定数目，最高上限为11，看需求设置。提示：如果想要在分栏的效果中加上“分隔线”，可以在“分栏”窗口中勾选“分隔线”确定即可。第二节首字下沉OFFICE