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受控文件是“非受控文件”的对称。凡是能够产生多个修改状态或多个版本的文件都是受控文件。也就是说凡是存在修改和换版的文件就是受控文件。受控文件主要是控制使用文件的唯一有效版本。一般来说这些文件是长期使用并始终处于修改和换版状态的文件,如:成本手册、程序文件、各种规章制度、定额、标准成本、预算等。非受控文件的重要特征是此类文件不要求对其更改进行控制,其含义有两点:其一,对更改进行控制既没有必要,也没有意义。如生产计划、质量月报、与季节有关的作业指导书等,此类文件是有时效性的,到期自动作废,不必回收,更没必要对其内容进行更改控制。其二,组织无权进行更改控制。如国家的法律法规、标准及设备仪器的说明书、手册等文件,组织只能进行标识、分发和控制使用,并及时跟踪相关文件的最新版本。GB/19023-2003标准6.5条款的“注”指出,如果没有对此类文件实施有效的控制,可能会造成作废文件的误用。可见,对非受控文件也必须进行有效控制,以避免作废文件的误用,只是其内容可不实施更改控制。组织对文件的控制体现在许多方面,而不仅仅在于控制其更改,非受控文件并不是不需要进行控制的文件。受控文件的重要特征是组织能够对其内容进行更改控制。受控文件的重要特征是受组织控制并能对其进行更改。对于外来识别后需要列入体系的文件,组织一般只进行识别、控制、分发和保存,并跟踪外来文件的版本更新。这些是对文件的控制,但不能说该文件受控。
本文标题:受控和非受控文件的区别
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