会展策划1

第二节会展策划的基本原则1.借势原则2.目的性原则3.操作性原则4.创新性原则5.有效性原则6.规范性原则第三节会展策划的内容和基本流程1.会展策划的内容2.会展策划的基本流程1.会展策划的内容1.1会展的调查与分析一般情况下市场调查要根据本地、本区域的经济结构、产业结构、地理位置、交通状况和展览条件为特点，围绕市场进行调查。市场调查的主要内容包括会战环境的调查、会展企业情况的调查、会展项目情况的调查、会展市场竞争情况的调查以及参展商、支持协助单位等情况的调查。只有在充分了解市场潜力、市场限制以及市场动态信息的基础上，才能有的放矢地进行策划。会展立项背景分析展览题材的选定展览题材：展览活动所涉及的行业或领域，就展览而言，就是举办一个展览会所计划要展出的展品的范围。题材的产生和把握题材的选择方法会展立项背景分析——展览题材的选定题材的产生：程序：先选行业，再选题材。先做调研，再作决策。1、同行信息2、行业信息3、区域信息4、数据信息5、客户信息题材的把握：1、主导产业或优势产业；2、重点发展产业；3、重点扶持产业。会展立项背景分析展览题材的选定展览题材:专业性展会：只有一个展览题材综合性展会：两个或两个以上展览题材会展立项背景分析展览题材的选定题材的具体选择方法：1、新立题材2、分列题材3、拓展题材4、合并题材会展立项背景分析展览题材的选定新立题材：指办展机构把从来没有涉及的产业作为举办新展览会的展览题材。会展立项背景分析展览题材的选定分列题材：就是说办展机构将已有的展览会的展览题材进再作进一步的细分，从原有的大题材中分列中更小的题材，并将这些小题材办成独立的展览会一种选择展览题材的方式。会展立项背景分析展览题材的选定拓展题材：就是将现有展览会所没有包含的，但与现有展览会的展览题材有密切关联的题材，或者是将现有展览会展览题材中暂时还末包含的某一分题材列入现有展览会展览题材的一种方法。会展立项背景分析展览题材的选定合并题材：就是将两个或两个以上彼此相同或有一定关联的展览题材的现有展览会合并为一个展览会，或者是两个或两个以上的展览会中彼此相同或有一定关联的展览题材剔除出来，放在另一个展览会里统一展出。会展立项背景分析展览题材立项市场背景分析关于市场的概念市场是指具有特定需要和欲望，而且愿意并能够通过交换来满足这种需要或欲望的全部潜在顾客。用公式表示为：市场=人口+购买力+购买欲望展会市场调研也称展会市场分析，是指对社会是否需要某项展会与企业是否能将某个展会市场作为自己的目标市场进行调查分析。在会展主题大致确定后，可能会有几个可供选择的会展主题，需要从中选取一个时，针对会展主题进行市场调研是一项必不可少的工作。会展立项背景分析展览题材立项市场背景分析产业状况：1、产业链：2、产业生命周期：3、产业分布状况：会展立项背景分析展览题材立项市场背景分析市场条件：1、市场规模2、市场竞争形态3、销售渠道4、销售特点5、技术要求会展立项背景分析展览题材立项市场背景分析主办城市的环境状况：1、展览业的发展2、产业特色3、会展基础设施4、自然条件5、国际化程度会展立项背景分析展览题材立项市场背景分析相关会展状况：1、同类会展的数量、分布2、同类会展的竞争态势会展立项背景分析展览题材立项市场背景分析相关法律及政策：1、产业政策2、产业发展规划3、海关有关规定4、市场准入规定5、知识产权保护6、其他有关规定1.会展策划的内容1.2会展的决策与计划作会展决定是一个决策的过程，应该掌握一定的决策策略。影响会展决策的要素有营销需要、市场条件、营销方式、内部条件等，会展的决策与计划应从分析决策的要素入手，确定会展的基本目标、集体目标和管理目标，然后决定展览的战略安排、市场安排、方式安排。会展的基本要素1、展会名称2、展品范围3、办展频率4、展会规模5、展会定位6、展会价格7、展会初步预算会展的基本要素会展名称：基本部分限定部分行业标识第96届中国出口商品交易会基本部分：交易会限定部分：96届、中国行业标识：出口商品会展的基本要素基本部分：限定部分：行业标识：第三届中国(杭州)国际休闲产业博览会会展的基本要素举办地点：行政区域和具体场所会展的基本要素办展时间：举办时间、筹展时间、撤展时间、开放时间安排办展时间应注意：①统筹兼顾，合理安排，尽量精确；②注意展览题材的行业特征；③相关展会时间的衔接；④合理利用节假日等。会展的基本要素重要日期：开幕日和闭幕日；展览期间的主要活动时间安排；参展／会的报名截止日期；组团报名的截止日期；代办签证的截止日期；展台搭建进场日和撤展期限；媒体接待日。会展的基本要素会展频率：一年举办会展项目的次数和间隔时间的长度。会展的基本要素办展机构：1.主办单位2.承办单位3.协办单位4.支持单位5.海外合作单位会展的基本要素第七届中国(上海)地产节暨亚洲地产博览会主办单位:科技部中国技术市场管理促进中心建设部住宅产业化促进中心中国房地产业协会中华全国工商业联合会住宅产业商会中国科学院信息咨询中心优博展览集团承办单位:上海优博国际展览有限公司深圳市优博国际展览有限公司协办单位:中央电视台凤凰卫视东富传媒中国房地产报中国建材报中国经营报北美中国商报韩国中国经济新闻社支持单位:中华人民共和国建设部中华人民共和国科技部中国科学院中华人民共和国国土资源部上海市人民政府会展的基本要素会展规模：衡量标准：展览面积、参展单位数量、参观观众的数量会展规模的制约因素：市场成熟度、观众的数量和质量、办展机构策略会展的基本要素会展定位：会展市场细分—明确展商客商—会展项目特色—营销组合实施。体现目标性（长期目标和短期目标）、前瞻性（展览题材的发展趋势）、可行性（符合客观实际）和相对稳定性（与市场发展要求吻合）。1.会展策划的内容1.3会展的运作与实施会展的中心环节，也是会展策划的重心所在。包括广告宣传工作、组织招展工作、会展设计工作以及会战相关活动策划等具体安排会展的工作方案。1.会展策划的内容1.3会展的运作与实施会展的宣传的主要方式包括媒体广告和户外广告。媒体广告（包括专业媒体，如报纸、杂志、网站等）；除此之外，还可通过新闻发布会、行业研讨会等形式来传播会展信息。户外广告，是利用人流量较大的公共场所，以海报、灯箱、广告牌、宣传布告、彩旗等形式，进行宣传。组织招展工作要求充分宣传、认真选择。在招展的准备阶段，需要建立潜在客户名单，设计并发放参展说明书，熟悉参展中的知识产权问题。展览工作筹划的步骤一般为：一，按实际需求将工作分为招展组团、设计施工、展品运输、宣传联络、行政后勤、展台工作、后续工作等几大类；二，在各大类之下详细列明具体事项；三，弄清工作之间的关系；四，定期检查工作进度和质量，及时发现并解决问题，以保证整体工作协调正常运作。会展具体实施方案会展筹建计划会展宣传推广计划招商招展计划会展相关活动计划会展开幕式和现场管理计划……会展的具体实施方案实施方案：是指对即将举办的展会相关事宜进行初步规划。总体方案实施方案总体安排具体安排细节安排工作方案一、会展筹建计划（专业化分工、社会化服务、个性化布置）会展的具体实施方案（一）展区设计与布置1、展区整体布局2、展场整体形象设计会展的具体实施方案会展筹建计划会展的具体实施方案会展筹建计划（一）展区设计与布置展区整体布局：展厅功能布局（接待区、展览区、洽谈区、办公区、会议区）及其配套设施、进出通道（展品通道、人员通道、浏览通道）、装卸设施、后勤设施（水、电、通信）、服务设施（宾馆、餐饮、休息区）等；外部配套设施（交通、运输、宣传、广告、指示、展馆布局、停车设施）和智能化系统（楼宇自控、办公自动化、通信自动化、消防与保安系统等）。展场整体形象设计：展场整体形象设计主要体现在会标（会旗、吉祥物）的设计与制作、工作人员制服设计、展馆总体特征、基调、色彩和风格设计。会展的具体实施方案会展筹建计划（二）展位设计与承建通过专业协作委托专业搭建公司进行搭建。主办方主要任务是物色搭建商而且搭建商能准确领会主办方或参展方的展会定位和办展理念，以符合展会的整体形象。具体工作：1、信息收集：为展位设计师提供基础材料；2、选择展位参建商：考察搭建商的资质，包括技术、经验和报价等，拟定招标书；3、展位承建工作的管理：水电、消防等方面的配合、协调和沟通工作。会展的具体实施方案会展筹建计划（三）会展物流委托专业运输代理公司负责展会物质运输，包括海外运输代理和国内运输代理。会展的具体实施方案会展筹建计划（三）会展的清洁、安全和保安一般由展馆方按照主办方要求开展工作，特殊情况由办展方与专业机构（如保安公司、保洁公司）合作，雇佣临时人员为展会提供必要支持。会展的具体实施方案会展筹建计划（五）会展的保险包括责任险、火灾险、盗抢险、破损险。国外主要险种有盗抢险和道具的火险、第三者责任险、展出人员险（人身事故险、个人财产丢失险、医疗保险）等。主要险种会展的具体实施方案会展筹建计划二、会展的宣传推广计划1、会展宣传推广的含义2、会展宣传推广的过程会展的具体实施方案会展宣传推广计划1、会展宣传推广的含义是围绕会展基本目标制定的、有目的有计划举行的一系列促进招展、招商和建立会展形象的宣传推广活动。会展的具体实施方案会展宣传推广计划2、会展宣传推广的过程结合招展（前期、专业媒体）和招商（后期、大众媒体）确定宣传推广策略，选择宣传推广渠道，明确宣传推广时间和地域，编制宣传推广费用预算。（1）会展前期宣传推广目标侧重于招展：专业报纸、杂志、会展目录、会展会刊和网站，DM邮件；（2）会展后期宣传推广目标侧重于招商：大众媒体如报纸、电视、广播、户外广告等。（3）对宣传推广费用进行预算：分渠道预算，然后汇总。会展的具体实施方案会展宣传推广计划三、招展计划吸引参展商的各种策略、方法和措施。（1）建立目标参展商数据库；（2）展会的价格确定；（3）编制招展函；（4）招展代理确定与分工；（5）编制和发放参展商手册；（6）招展财务预算；（7）招展总体进度安排。会展的具体实施方案招展计划四、招商计划吸引观众参观的各种策略、方法和措施。（一）建立目标观众数据库（二）编制观众邀请函（三）招商活动规划（四）招商预算（五）招商进度计划会展的具体实施方案招商计划（一）建立目标观众数据库会展的具体实施方案招商计划（二）编制观众邀请函是办展机构根据实际情况编写的、用来进行展会招商的一种宣传页。主要内容包括：1、展会的基本内容：展会名称、时间、地点，举办单位、展会特色、优势介绍；2、展会招展情况：参展商、参展商品介绍；3、展会期间举办的相关活动：活动名称、时间、地点、主题、内容；4、参观回执表：单位、行业、联系方法、联系人等。（三）招商活动规划1、选择招商渠道：媒体招商（专业媒体和大众媒体）、机构合作招商（协会、商会、国际组织、驻华机构、合作单位）、国内外同类展会招商（合作营销）、参展企业招商（各自邀请）、专门代理招商（专业代理、中介机构）等。2、明确招商分工：一是外部招商单位之间的分工和内部招商工作人员之间的分工；二是对招商地区和重点目标规划，并把招商任务具体落实到招商机构和个人；三是确定招商人员的信息沟通和工作协调办法。会展的具体实施方案招商计划（四）招商预算招商预算的含义：在各项招商工作筹划基本确定的基础上，对招商活动的费用做出初步预算，并对展会招商可能需要的费用做出整体安排和具体支出计划，以便展会及时、合理地安排各种费用的支出。招商预算的范围：包括招商人员费用、招商材料费用、招商宣传费用、招商公关费用、不可预见费用等。会展的具体实施方案招商计划（五）招商进度计划是对展会的各项招商活动进度做出总体规划和安排。任务一任务二任务三任务四任务五任务六会展的具体实施方案招商计划五展会的相关活动计划（一）商务旅行（商务考察和旅游休闲活动）1、食宿安排：按协议价预先安排食宿；2、商务考察：收集有关产品的市场信息，了解有关市场行情为主要目的的商务活动，注意