科技创新协会社团管理办法

科技创新协会社团管理办法科技创新协会前言为了更好的开展各项工作，规范社团活动组织程序，加强科技创新协会的财务管理，完善协会文档资料的管理，特制定本制度。（一）活动组织程序1、必须在学校许可范围内开展活动，不得开展与本协会无关的活动，自觉接受社团联合会、指导单位的监督，服从学校工作的全局安排。2、各部门的日常工作，常规活动由本部门自行安排、组织，但需提前制定活动计划，每次开会需进行近期的工作进度汇报，活动结束后应及时进行总结。计划和总结及时上交主席团和组织部备案，以便在活动结束及年终对各部门工作情况进行考核、评定。3、对于一些规模较大的活动，应根据活动的大小成立一个专项活动委员会来具体组织该项活动，以便该活动指挥统一、责任明确。必要时应在活动前召开专项工作会议来安排、部署。4、相关负责部门对各活动赛事进行前期策划、可行性分析及资金预算等，形成书面材料讨论通过后方可开展。将活动流程安排具体到细节和个人。5、活动策划初稿由协会统一定稿，再交予社团联合会、指导单位审查。活动结束后，主席团和组织部将对相关资料进行统一整理备档。6、如无特殊情况，各部门必须严格按照审批活动的范围和权限开展活动，如遇特殊情况，活动主要负责人有权根据实际情况处理活动过程中的突发问题，但需及时将情况报告主席团。7、每次活动应做好声像制品和各类资料。8、宣传部每出一张海报应做好拍照留底，及时与组织部做好联系。9、执行各项活动应分配到个人，任务结束执行人告知主席团以做好活动日程记录。（二）经费与资产管理及使用1、本协会经费属在学校和指导单位核准范围内开展的赛事活动和服务的收入。经费主要来源于会费和赞助。2、本协会的经费必须用于协会日常活动范围和协会发展，不得挪作他用、不得在会员中分配。3、主席团严格经费的管理，保证财务数据资料合法、真实、准确、完整。4、每次活动由活动负责部门拟订财务预算和结算附于活动策划中，并向会长汇报。每次报销情况由财务部长记录，并做好发票的保管工作。财务部长变动时，必须与接管人员办清交接手续。5、本协会进行财务管理和财务公开，接受学校和协会全体成员的监督。在协会会议上，由财务部长定期公布近期财务收支情况。6、本协会资产，任何单位、个人不得侵占、私分和挪用。各个部门使用经费须以服务、节约为原则，坚决杜绝一切不合理和浪费的开支。7、本协会经费支出主要用于：日常内务开支、专项活动开支、特殊开支。其中，（1）日常内务开支是指因协会内部运作而购置的，在布置会议、培训干部以及特殊情况下的费用。（2）专项活动开支是指各部门举办各类活动赛事时的各种必要开支。（3）特殊开支的是指对外事务有关的费用。（三）文档管理1、文档是指文书、档案等纸质版或电子版材料。文档是协会工作信息的重要载体。协会各种档案的管理由组织部负责，并做好文档的分类、保存等工作。各部门应保存与本部门工作相关的文档。2、因工作需要外借文档的，时间最长不超过一个月，要求继续使用的，应办理续借手续。组织部应作借出登记，归还时撤销登记。借用人在日用过程中应保证文档完好无缺，到期归还或续借。每学期末，组织部应清点文档，督促借出人归还。3、组织部需对协会所有文件档案及基地物品进行统一管理，并定期查看是否有遗失，并进行登记，如发现有物品遗失须立即上报并通知科协所有人员，如果未经办公室同意擅自外借协会资料物品由借出人负责。4、主席团做好会员档案建档的管理工作。每学期各成员应将所需信息资料反馈主席团。5、科技创新协会主要文件资料（及时更新）：（1）协会章程（2）科技创新协会会员档案（3）日常工作管理制度（4）科技创新协会各学期工作计划、总结，各部门的期初工作计划，期末工作总结。（5）各活动的声像资料（6）各活动赛事的整体资料（7）科技协会各种会议记录及总结（8）科技协会的账目和物品管理簿（9）其他相关文件组织部需定期定期整理档案，保证分类明确，便于提取。经常督促各部门进行资料的整理提交，以便在需要时能及时到位。（四）人事管理1、协会每学年第一学期进行纳新换届及社团干部选拔。2、协会以各种形式有组织有计划地对全体成员进行针对培训。3、协会为每位成员建立档案，一学期鉴定一次，并作为期末评优材料支持。4、协会成员要处处以身作则，在学生中树立良好的形象和威信，认真对待本职工作、创造性地完成工作任务。5、协会成员的其他资格、权利、义务，评优、加分细则遵循《科技创新协会学分评定标准》。（五）信息管理1、有效整合各种信息资料。信息资源包括各种级别的比赛信息，协会内部联系交流信息，协会对外联络交流信息等。2、信息可来源于协会内部，学校有关部门，外部公司、企业和其他学校、单位，以及通过其他各种渠道反映上来的信息。3、各部门应本着认真负责的态度，及时收集、整理、保存、使用好各种信息资源。4、各部门要充分利用各种信息资源，如涉及其他部门的，可与其他部门协调，合作使用。5、对于需要协助的大型活动，宣传部应提前做好前期的宣传工作，活动中期及后期的信息采集工作，并迅速及时地通过各种渠道向外界发布。指导单位意见：科技创新协会2013年10月25日