采购管理控制程序(含表格)

采购管理控制程序1、范围本程序规定了本公司采购物资的控制要求，以确保所采购的物资满足规定要求，适用于本公司采购物资的控制。2、引用文件下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所有的标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。《不合格品控制程序》《检验和试验控制程序》《文件控制程序》3、术语3.1采购物资—直接用于本公司产品的原材料、外购件、外协件4、职责4.1开发部负责编制与采购相关的技术文件并负责对供应商产品的技术性能的评定4.2质保部负责采购物资的验证，并负责对供应商产品质量和质量保证能力的评定4.3生产部计划科制定物料需求提交到采购部4.3采购部根据生产部计划科制订的物料实施采购，负责组织对供应商的开发、调查及评定，并负责评价供应商供货期、供货能力、价格4.4采购部SQE负责对供应商产品质量及生产过程控制的评定5、培训和资格5.1采购人员必须接受本程序的培训5.2采购合同签订人员必须具有法人资格或委托法人资格，并接受《中华人民共和国经济合同法》知识的培训6、工作程序6.1供应商的评价6.1.1供应商的预选采购部根据有关信息初步确定2～3个生产管理好、质量稳定可靠、信誉好的厂家作为预选的供应商，且考虑到质优价廉，地域就近原则，根据开发部提供外购件和采购物资的质量特性，技术工艺要求，对能够满足要求的单位进行摸底调查，按《供应商调查表》要求会同开发部、质保部实地了解、考察。供应商必须通过ISO9001:2015认证。供应商提交IATF16949认证计划6.1.2对供应商的PPAP的要求a）对于新的原材料，供应商必须提交样品、材质证明书等；b）对于外购件，供应商必须提交样品、材质证明书、检测报告；c）对于外协件，供应商必须提交样件、检测报告、控制计划、PPK、工艺流程图；d）对于设计外包供应商必须提供设计输出文件。6.1.3送检样品进公司后置于质保部，采购部填写《外购物料送检单》交质保部进行检验。采购部应在送检单上注明“样品”字样。质保部收到送检单后按Q/0807进行检验和试验，将结果填写在送检单上，反馈给采购部。采购部根据检验后的结果，对不符合要求的供应商要求重新送样，如果连续三次提供样品不合格则应取消其预选供应商资格，对符合要求的供应商由采购部向其订购小批量试用产品。6.1.4小批量试用a）采购部适当的时候向供应商采购小批量认定试用的产品；b）送检小批量产品进公司后，采购部填写《外购物料送检单》送质保部，并在检验单上注明“试用”字样，质保部收到送检单后对产品进行检验，并将结果填在送检单上，反馈给采购部；c）小批量产品经检验合格后由质保部入库，由开发部与生产部组织试用，对试用合格的供应商由采购部组织考察（或调查）、评价；对试用不合格的供应商采购部SQE以《质量问题反馈单》（记录和表格）的形式将信息反馈给供应商，质量改进后重新按6.1.4开始，如连续3次试用不合格则取消其预选供应商资格。6.1.5采购部组织对供应商考察（或调查）、评价。a）采购部应组织开发部、质保部对其进行实地考察，或通过供应商自查方式进行考察，并将考察结果写入《供应商考察评分表》（见记录和表格）；b）审核由采购部组织开发部、质保部、采购部SQE科进行，主要评价供应商的质量保证能力、技术水平、工艺流程、检验和试验设备及供货能力等，各评价人员根据所负责的评价内容提出评价意见，经综合分析、评价后，提出《供应商评价报告》（见记录和表格）报总经理批准，如达到规定要求时列入潜在合格供应商。采购部要求供方提交样品后，由采购部将样品移交开发部和质量部（二供方的样品），开发部汇同质保部检测，并出具检测报告，检测部门各自留存样品检测报告，同时出具的检测报告反馈给生产部，质量部、采购部各自存档。采购部根据检测合格的样件报告进行样品OTS（首件）认可和生产件批准／批量认可，样品试制完成后，提供5套OTS样品及全尺寸／材质／功能自检报告，对涉及到特殊特性项目则还需提供该产品特性的能力报告，由质保部认可。OTS认可后由开发部出具《首件样品检验报告》通知生产部、质保部、采购部，检验报告须包括对OTS样品的全尺寸／材质／功能检测报告。6.1.6对供应商进行基本生产条件审核，必要时开展现场过程审核。6.1.7供方体系要求。以ISO9001：2015为基础，并以符合IATF16949为最终开发目标，制定《供方体系开发计划》。6.1.8经评价合格的供应商由采购部纳入《合格供应商一览表》（见记录和表格），经总经理批准后发至相关部门。6.1.9外协加工产品供应商的评价。对外协加工产品的供应商由采购部负责对其进行调查，将调查结果写入《供应商调查表》，以开发部、生产部、质保部在调查表上提出评价意见后，选取生产能力强，能满足工序要求的供应商，将其纳入《合格供应商一览表》报总经理批准。6.2对供应商的质量控制6.2.1质保部根据检验文件或质量要求对采购物资进行检验和试验，对不合格品按Q/0808-2005执行。质量部将不合格问题反馈给采购部SQE。6.2.2对供货质量下降的供应商，采购部SQE应将产品不合格状况及纠正要求以《质量问题反馈单》的形式反馈给供应商，供应商在收到反馈信息后应及时提出纠正措施和改正日期。采购部SQE对其改进后的产品实施跟踪，以验证其效果并记录。对不重视质量，到期无明显改正的供应商由采购部SQE组织有关部门进行评价，并填写《供应商评价报告》呈请总经理批准，以此作为取消供应商的依据。6.2.3采购部应建立供应商档案，对供应商的质量进行跟踪，每批供货应保存供货的质量记录，定期审核记录，质量问题处理记录。6.2.4采购部每年会同开发部、生产部、质保部对合格供应商进行复评，对其产品质量状况、供货期等进行评价，评价合格的供应商可继续作为合格供应商，评价不合格的供应商应限期整改，到期仍不合要求则取消其合格供应商资格。评价记录纳入供应商档案。6.3采购文件的编制和管理6.3.1开发部编制《材料标准》、《外购外协件明细表》等采购相关文件。6.3.2采购文件应清楚、完整地说明采购产品的资料，主要包括采购产品规格、型号、类别和图号、版本号、验收条件和特殊质量要求或有质保要求时的质保模式及版本号。采购文件须明确，能被供应商理解为有效文件。采购文件应包含顾客的要求，必要时可超出顾客要求。6.3.2.1如果顾客提供经批准的供应商名单，则必须按供应商评价（6.1）进行，如合格方可列入合格供应商名单中，采购时须从顾客提供名单中的合格供应商采购，采用顾客选定的供应商不能免除本公司确保供应商质量责任。6.3.2.2采购部在采购材料时须注意所采购材料必须满足我国政府和销售地区政府发布的关于限制有毒、危险物品的各项安全法令法规。6.3.2.3在采购计划中采购部应明确注明要求供应商必须100%准时按时交付，不得延期，采购部应采用《采购供应计划／进度控制表》（见记录和表格）对供应商交付进度进行监控，如供应商未按期交货，采购部须要求该供应商立即制订纠正措施并作记录，如长期未改善，则取消配套资格。为保证供应商能按期交货，各相关部门须及时提供采购资料，并由采购部监督供应商生产进度。由于供应商生产进度延期，为赶交货期，供应商或公司交付的附加运费和超额运费应记录在《供应商年度评价》中。6.3.3采购部负责对采购文件按Q/0401进行管理。6.3.4采购供应计划的制定采购部每月根据生产部提供的《月度生产计划》、《原材料采购计划》、《外购件采购计划》制订《采购供应计划／进度控制表》报审批，并以此作为采购依据。6.3.5采购计划的实施采购部按《采购供应计划／进度控制表》签发《采购合同》（见记录和表格）经采购批准并加盖合同章后发出。6.4采购合同的签订采购部根据采购供应计划和有关采购资料与经评定的合格供应商签订采购合同。6.5采购物资的验证6.5.1本公司在供应商货源处的验证。采购部提出在供应商货源处对采购物资进行验证，但必须在采购文件中明确规定验证方式、方法以及验证结果在达到何种程度时方可对物资放行。在验证前，采购部应书面通知供应商以确定验证的安排和内容。6.5.2顾客对供应商产品的验证，当顾客提出要在供应商处或本公司对供应商的物资是否符合规定要求进行验证时，必须事先在合同中明确规定验证的方式、方法。在顾客到供应商验证前，采购部应以书面形式通知供应商。顾客对供应商产品的验证结果不能作为本公司对供应商评价的依据。顾客的验证既不能排除本公司提供可接收产品的责任，也不能排除其后顾客对产品的拒收。7、记录和表格《质量问题反馈单》《供应商考察评分表》《供应商调查表》《供应商评价报告》《合格供应商一览表》《供应商年度评价》《采购供应计划／进度控制表》《供应商质量体系开发计划》《采购合同》《供应商交付合格率》采购管理表格汇编.xls