时间管理及巧用电脑提高工作效率

时间管理与巧用电脑提高工作效率By：netband主要内容第一部分、时间管理的基本概念和方法第二部分、巧用个人电脑提高工作效率第一部分时间管理的基本概念和方法你有这些烦恼吗？你有这些烦恼吗？我每天总有做不完的事情！我经常忘记一些重要的事情！我经常有一些重要的的事该做却一直没时间做！有时面对一大堆事情我反而会呆坐着不知道该做什么！我的桌上总是堆满了东西！我每天总有接不完的电话！你有这些烦恼吗？我经常到处救火！加班对我来说已成为家常便饭！我总觉得太忙太忙！我总觉得工作负担太重、压力太大！我害怕上班，总想逃避工作！一道简单的测试题：你是否能掌握时间？下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答“Yes”Or“No”。1.你通常工作很长时间吗？2.你通常把工作带回家吗？3.你感到很少花时间去做你想做的事吗？4.如果你没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？5.即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？6.你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？7.你时常在做重要工作时被打断吗？8.你在办公室用餐吗？9.在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？10.你时常把工作拖到最后一分钟，然后很努力地去做完它们？11.你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？12.你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？13.当你长休了一段时间，你是否有负罪感？14.你常无暇阅读与工作有关的书籍？15.你是否太忙于解决一些琐碎的事而没有去做与公司目标一致的大事？16.你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？测试评分标准：12-16“yes”救命！你在时间管理上需改进8-12“yes”当心！你需要重新审视你的时间行动指南4-8“yes”可以！方向正确，但需要提高冲劲0-4“yes”恭喜！坚持并保留你的方法现在，您是否已经意识到您需要重新审视自己的时间管理？时间是什么？时间是什么？时间就是效率？时间就是金钱？时间就是生命？一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴？我们常听说：时间是什么？时间是上帝赋予每个人最平等的财富和资源，每天我们都拥有同样的时间：1天＝24小时＝1440分钟＝8.64万秒时间的四项独特性：供给毫无弹性：时间的供给量是固定不变的，在任何情况下不会增加、也不会减少，每天都是24小时，所以我们无法开源。无法蓄积：时间不象人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏。不论愿不愿意，我们都必须消费时间，所以我们无法节流。无法取代：任何一项活动都有赖于时间的堆砌，这就是说，时间是任何活动所不可缺少的基本资源。因此，时间是无法取代的。无法失而复得：时间无法象失物一样失而复得。它一但丧失，则会永远丧失。花费了金钱，尚可赚回，但倘若挥霍了时间，任何人都无力挽回。什么是时间管理？什么是时间管理？时间管理＝效率管理“时间管理”所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标时间管理的对象不是“时间”，它是指面对时间而进行的“自管理者的管理”，其实管理的是我们自己！为什么要学习时间管理？为什么要学习时间管理？良好的时间管理，可以：提高工作效率使自己变得有序增强自信向着职业化迈进享受工作的乐趣抽出更多时间维持家庭的稳定和温馨在继续下面的讨论之前，我们再做一道测试题序号要做的事困难系数紧急系数重要系数预计所需时间先后顺序1先后顺序21打电话给一个重要的客户解释我们犯的一个严重错误，估计会很艰难★★★★★★★★★★★★★★5－15分钟2给老同学回一封邮件，告知对方自己的现状（已拖了半个月了）★★★★★★★★10－20分钟3领一支签字笔，自己的笔快没墨水了，最多只能用3天★★★★2－5分钟4填写报销单、粘贴各种发票，后天是报销截止日期★★★★★★5－10分钟5就前期一项完成得不好的工作主动写一份分析报告交给上司（非上司指派任务，已拖了一星期了）★★★★★★★★★★★★1.5－2小时6写一份个人月度工作小结，明天要交★★★★★★★★★★★★1－2小时7继续完成昨天未完的一份报表，下班前一定要完成★★★★★★★★★★★★★★1.5－2小时8上网查一下自己本月的手机话费★★★3－5分钟9打电话给一个潜在的客户询问对上次方案的意见★★★★★★★★3－5分钟10给爱人或恋人打个电话（每天的任务之一）★★★★2－20分钟合计4.5－7.3小时时间管理的误区时间管理的误区误区之一：工作缺乏计划东一榔头西一棒子想到什么做什么容易遗忘重要的事情时间管理的误区误区之二：组织工作不当组织工作不当的主要体现在以下几个方面：职责权限不清，工作内容重复事必躬亲，亲力而为沟通不良工作时断时续时间管理的误区误区之三：时间控制不够我们通常在时间控制方面容易陷入下面的陷阱：习惯拖延时间。不擅处理不速之客的打扰。不擅处理无端电话的打扰。泛滥的会议病困扰。时间管理的误区误区之四：整理整顿不足“杂乱的办公桌显示杂乱的心思”？时间管理的误区误区之五：自律意识不强“人最大的敌人就是自己”如何管理自己的时间？时间管理的基本原则1.80/20原则2.目标的SMART原则3.目标的ABC原则4.优先顺序原则5.计划原则6.习惯和自律原则1、80/20原则（帕雷托法则）20％的时间产生80％的效果启示：运用自己的颠峰时间。（3.5~4小时）固定工作颠峰状态起点时刻先做20％的重要工作花时间节约时间2、目标的SMART原则你的目标？目标的SMART原则：具体明确的（Specific）可衡量的（Measurable）可接受的（Acceptable）现实可行的（Realistic）有时间限制的（Timetable）3、目标的ABC原则将工作目标分三类：A：必须做的B：应该做的C：不值得做的4、优先顺序原则案例：查尔斯·史瓦在半世纪前担任伯利恒钢铁公司总裁期间，曾经向管理顾问李爱菲提出这样一个不寻常的挑战：请告诉我如何能在办公时间内做妥更多的事，我将支付给你任意的顾问费。李爱菲于是递了一张纸给他，并向他说写下你明天必须做的最重要的各项工作，先从最重要的那一项工作做起，并持续地做下去，直到完成该项工作为止。重新检查你的办事次序，然后着手进行第二项重要的工作。倘若任何一项着手进行的工作花掉你整天的时间，也不用担心。只要手中的工作是最重要的，则坚持做下去。假如按这种方法你无法完成全部的重要工作，那么即使运用任何其它方法，你也同样无法完成它们，而且倘若不借助某一件事的优先次序，你可能甚至连哪一种工作最为重要都不清楚。将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯。当这个建议对你生效时，把它提供给你的部属采用。数星期后，史瓦寄了一张面额两万伍仟美元的支票给李爱菲，并附言她确实已为他上了十分珍贵的一课，伯利恒瓮后来之所以能够跃升为世界最大的独立钢铁制造者，据说可能是导因于李爱菲的那数句真言。四个象限理论II不重要但紧急I重要而且紧急III不重要也不紧急IV重要但不紧急不重要重要不紧急紧急4、优先顺序原则四个象限理论II不速之客某些电话某些信件与报告某些会议必要而不重要的问题受欢迎的活动I危机急迫的问题III繁琐的工作某些信件某些电话浪费时间之事有趣的活动IV防患未然改进产能建立人际关系发掘新机会规划、休闲不重要重要不紧急紧急应对措施I：重要而且紧急的事最高优先级，立即处理II：重要但不紧急的事第二优先级，设定截止时间，人为变得紧急III：紧急但不重要的事尽量合理安排（授权、沟通、延缓），不要打断重要的事情IV：不重要也不紧急的事还要浪费时间吗？5、计划原则养成工作前先进行计划的习惯计划的种类：待办单、日计划、周计划、月计划、季度计划、年度计划、专项计划对于时间管理，制定合理的短期计划尤为重要！在计划上标注(A1,A2…B1,B2…C1,C2…)坚决先做优先级高的事情，不要让那些虽然费时很少但却不重要的小事来抢占我们的优先级。可以及时调整计划，但切忌把计划扔在一边6、习惯和自律原则时间管理＝自我管理＝自律！抵制一切可能浪费你宝贵时间的诱惑：报纸杂志电视电台网络游戏聊天（包括QQ、MSN）持之以恒，养成好习惯时间管理的其它改进方法1.减少电话和不速之客的干扰2.灵活处理请托，学会说“不”3.学会利用资源4.定期整理自己的办公桌和电脑文件5.提高会议效率6.有效授权（对于主管）7.有效沟通8.出门在外时，使用便签及时记录9.利用手机和个人电脑弥补记忆力的不足10.不要让加班成为习惯11.充分利用生活中的零碎时间让我们继续完成前面的那道测试题您愿意和大家分享一下您在时间管理方面的经验和体会吗？第二部分巧用个人电脑提高工作效率不要让人为疏忽导致的电脑故障蚕食我们宝贵的时间！合理划分文件保存结构，便于快速找到所需文档资料利用“任务计划”和小工具软件提高工作效率通过互联网快速查找你需要的资料不要让人为疏忽导致的电脑故障蚕食我们宝贵的时间！绝大多数电脑故障都是可以避免的计算机病毒黑客程序特洛伊木马玩笑程序……如果采取适当的预防措施，绝大多数电脑故障导致的损失是可以避免的如何避免？启用Windows自带的安全功能自动更新、防火墙、IE浏览器安全设置、禁用Guest用户等安装防病毒程序并保持经常更新至少每周更新一次经常检查启动项，剔除不十分必要的后台驻留程序定期使用工具软件查找计算机存在问题，进行系统清理磁盘清理、碎片整理、防木马软件浏览网页、收邮件和使用QQ时注意安全“我的文档”不要放系统分区每天进行文档备份！出现问题，首先尝试去互联网寻找答案合理划分文件保存结构，便于快速找到所需文档资料建立合理的文件夹结构开始菜单收藏夹我的文档同一文件夹下不要放过多的文件定期清理过期文件，转移到其它地方保持计算机桌面的整洁图标不要超过2列重要的待处理文档或其快捷方式放桌面及时归类保存（注意备份文档时不要忘了桌面文档）利用“任务计划”和小工具软件提高工作效率我常用的小软件：Windows的“任务计划”邮件客户端软件便条贴和定时提醒软件备份软件日记软件Windows的“任务计划”不额外占用系统资源强大的任务定时控制能力（举例：定时放音乐）邮件客户端软件－Foxmail多邮件账户可设置密码限制强大的地址薄功能，可导入导出本地保存，及时清空服务器邮箱空间定时收发邮件远程管理便条贴和定时提醒软件－Atnotes小巧玲珑，占用资源少完全可代替纸质便条贴完善的定时提醒功能具备网络收发便条功能可定时启动其它软件备份软件－FileGee个人文件同步备份系统灵活的备份策略，提供增量备份、差额备份功能，大大节省备份时间提供任务计划功能，定时启动，自动备份多任务日记软件－友好日记本多账户，多日记本可加密可加入图片具备导入导出功能为我们写工作小结提供了极大的便利其实，简单的Word也可以作为日记软件通过互联网快速查找你需要的资料互联网是最庞大的知识库！灵活使用搜索引擎利用专业网站和论坛您愿意和大家分享一下您使用个人电脑提高工作效率的经验吗？现在开始，认真管理自己的时间，您准备好了吗？昨天是一张已被注销的支票，明天是一张尚未到期的本票，今天则是随时可运用的现金，请善用它！最后送您一段话：谢谢！如想与我交流，请电邮：[e-mail]