浅析公证核实制度

穿好公证的防弹衣——浅析公证过程中的核实制度公证制度与“核实”的首次邂逅应当追溯到二00五年八月，《中华人民共和国公证法》的颁布使“核实权”代替公证机构的“调查权”登上了历史舞台。核实程序源于公证的调查程序,两者都是指公证机构向当事人以外的单位或者个人核实证据，而核实一词更突出了公证机构非国家机关的性质，同时也更强调了当事人提供证据的义务，减弱了公证机构主动调查的力度和责任。由于核实权的相关规定过于笼统、原则，未形成具体的法律支撑，在核实过程中会出现诸多问题，致使核实工作难以顺利开展。基于此，对于“核实权”是弱化公证机构权利的观点也时有耳闻。笔者认为公证机构的性质决定了公证“调查权”时代渐远，所谓“临渊羡鱼，不如退而结网”，如何才能充分运用公证核实权，使其真正成为强化公证社会公信力的有力保障；如何才能使公证核实程序成为保障公证质量的重要环节，使一块“遮羞布”变成“防弹衣”，才是公证人应当考虑的课题。笔者将从公证核实概念及其含义分析结合自己公证业务实践，围绕公证过程中的证据核查及核实难点解决方式等方面浅谈个人观点。一、公证核实概念及分析根据《公证法》第二十九条规定，核实应该是指公证机构对已受理的申请人的公证事项，按照办证规则的规定及审查需求，公证人员认为申请公证的事项及当事人提供的证明材料有疑义的，对有关情况及有关证明材料进行检验、查证，以确认、证实该公证事项及证明材料是否真实及来源是否符合法律规定的活动。笔者的认为，公证核实的含义可以包括广义和狭义两方面内容：狭义的公证核实是公证审查程序中的一个环节，是公证审查制度的组成部分，核实是对审查的补充、延续和确认。也是决定是否出具公证书的最后环节；广义的公证核实则可以是贯穿于整个公证审查过程的一种方法，例如通过对当事人的观察、对证据之间矛盾的反复比对、排除等方式，公证员根据经验法则、逻辑规则、生活常识和自己的理性良知来自由判断证据和认定事实，最终使公证员达到对当事人提供证明材料及证明事实的内心确认。无论是广义的核实还是狭义的核实，公证核实的对象都是当事人以外的单位和个人提供有关证明材料。公证核实程序的目的是运用相关方式和手段，通过内心的良知、理性、实践经验来对当事人以外的单位和个人提供有关证明材料进行取舍和判断，以达到内心确认其真实合法有效，从而搭构起最接近客观的事实。打一个比方，当事人提供了各单位出具的证明材料，形成了一个事实，但这个事实只是由当事人自己陈述和相关书证勾勒出的图画，只有经过核实程序，公证人员才能一步一步排除主观和客观等诸多因素的干扰，了解和确认该图画是写实派还是抽象派。二、公证核实权行使的范围核实程序虽然在办理公证程序中必不可少，但是在行使的过程中也应当谨慎尽到核实义务。从《公证法》第二十九条的立法旨意来看，公证核实权既是公证机构的一项权利，同时也是一项义务，两者兼而有之，义务的分量更重一些。应当进行核实的情况有二：一是，公证机构按照《公证程序规则》的规定需要核实；二是，公证机构对当事人申请的公证事项或提供的证据材料有疑义。公证员要根据自己的判断来确定哪些事项和材料有进行核实的必要。公证机构核实只能以存在的事实和材料为前提。公证处既无主动收集证据之权利，亦无代当事人补充证据的义务。如果由公证机构代替当事人去核实取证，不仅有违公证的中立原则，而且会大大增加公证处的核实取证负担和错证风险，长此以往甚至影响到公证行业的公信力。另外，笔者顺便有一段题外话。公证机构在告知当事人所要提供的证明材料时，应当强化公证证明活动中当事人向公证处提供证明材料是其的法定的义务，而且证明材料必须真实、充足，才能达到公证受理的条件，否则公证处无权受理。换句话说应当让当事人自己明白要办公证就必须应当向公证处提供证明材料，而不是公证处把举证责任推给当事人的。现实中确有部分当事人，甚至有些单位存在“公证处应当主动取证的”错误观念，这给当事人自己调取证据造成障碍，甚至给公证员核实证据材料都造成不利影响。三、公证核实权行使的难点在办理公证的过程中，当事人向公证处提供虚假证明材料，故意隐瞒事实真相，欺骗公证处出具公证书，以达到其获取非法利益的目的的情况屡见不鲜，但又屡查不止。提供伪证的当事人被公证处查出后除了被拒绝公证外，无须承担任何法律后果，另换其他公证处，吸取作假失败的“经验教训”，继续申请办理。在这种情况下，公证核实权的行使显得尤为重要。但是现实情况下，核实程序的进行并不顺利，客观归纳有以下几个方面：1、亲属关系证明难以确认。由于我国户籍制度存在一定缺陷，一般成年子女分户登记后，在户籍记载上来无法确认父母子女关系，特别是兄弟姐妹关系、养父母子女关系和继父母子女关系更是难以确认。公证机构向户籍登记机关核实时，往往以户籍制度不健全或者保护当事人隐私为由屡遭拒绝，公证机构向证明出具单位核实时，单位更是以各项理由不予配合。2、婚姻关系不易查清。我国婚姻登记制度存在建档时间短、信息库信息不全、各区域之间不联网等弊端，导致当事人的未婚、再婚、未再婚关系不易查询，向民政部门核实时，民政的婚姻登记处倒是配合，但往往在其登记的信息上无法得到明确的结论。3、单位证明的随意性加大了公证机构核实的责任。单位的解体、分立、合并，再加上目前人员流动性增大，造成人事档案管理混乱，基于做好事或单方面相信当事人的陈述，随意盖章出具证明的屡见不鲜。这给核实的过程及结果造成了不利影响。4、有关单位、个人不配合公证机构核实，例如、银行等金融机构以《银行法》规定为由，拒绝公证机构核实；例如，部分居委会的工作人员以上级没有明确要求或上级规定不得进行核实等理由拒绝或者搪塞、推诿、拖延的方式不协助核实；再例如出具亲属关系的单位、组织确认证明是其出具，但是确实不掌握、不了解被继承人的具体情况，只是碍于情面或经不住当事人的纠缠、恳求等原因而盖章的，让其协助完成核实确实有所难度。5、异地核实难度大。异地核实的情况大部分发生在公证处在办理继承公证中所涉及异地继承人的情况和证明材料需要核实的情况，有的地区路途遥远，核实成本很高，《公证程序规则》第三十三条虽然规定了，公证机构委托异地公证机构核实公证事项及其有关证明材料的权利，但是实践中仍然存在异地公证机构的核实费用和核实责任承担不明、异地公证机构怠于协助等情况。6、有些出具亲属关系证明的单位因为对公证程序不了解，对核实程序误解，甚至由于当事人的纠缠而对公证程序产生抵触情绪，因此拒绝核实。四、行使核实权的对策在行使核实权的过程中，尽管存在各种各样客观问题，但公证业务需要发展，公证质量需要保障，公证核实程序就需要得到落实。我在行使核实权的方式方面有以下几点观点：（一）、核实要贯穿公证办理过程的始终，不能把核实程序放到最后一个环节。即在接受咨询、每次审查证明材料、了解当事人的情况的过程中，都对当事人进行认真观察，审慎对待每一个环节，面对当事人多交流、多提问，通过对当事人的语言、表情深入了解当事人。另外在笔录中明确告知当事人提供虚假证明材料骗取公证书的法律责任。（二）、公证实践中涉及专业领域，最好建议当事人向法定权威机构申请勘验、测绘、鉴定、评估，公证机构凭报告书据实证明，合理避免执业风险。（三）、对于异地核实的情况。可以根据具体情况以不同的方式进行核实。对于较为值得信任的机关可以通过邮寄核实函的方式进行核实，这样既提高了效率，又节省了成本。例如，派出所出具根据查询档案后出具的亲属关系证明，完全可以通过查询114的方式取得该派出所的电话和邮编、地址，邮寄核实函，对该份证明的真实性和内容的真实性进行核实；再比如可以通过查询单位电话，进行电话核实，在电话过程中了解证明的真实性和合法性，同样可以起到达到自我内心确认的作用。（四）、在到证明出具单位核实时，找到相关责任人，不必直接表明此行的目的是对证明材料进行核实，可以首先了解该工作人员的姓名，职务等情况，然后询问证明材料内容与所盖印章是否真实，最后再告知需要做核实笔录需要其签字或盖章。以避免因不愿或不同意在公证处核查人员的核查记录上签字或盖章而拒绝核实证明。（五）、为避免“核而不实”的情况，对于家庭情况证明能够查阅人事档案的尽量查阅档案，因为原始档案更能够全面、客观、完善、真实的反映客观事实。公证核实是件防弹衣，是确保公证质量的重要方式，更是提升和强化公证社会公信力的有力保障。面对当事人的不诚信，创建公证核实的和谐环境不仅需要相关部门的支持，更需我们公证同仁共同努力，以谨慎的态度，运用核实权，尽到审慎的义务，从而保障公证质量，树立公证行业形象我们相信公证核实的明天会更好。济南市天桥公证处二0一二年五月