医院关于进一步加强会议、培训管理的规定

**会议管理制度为进一步规范医院各项会议流程，统一会议管理模式，减少会议数量、缩短会议时间，提高会议质量，根据《**医院管理工作规则》，结合工作实际，特制定本制度。一、办会原则召开各类会议，应该坚持精简、高效、节约的会议原则。尽量控制大型会议召开，能合并召开的会议统筹合并召开。对必须召开的会议须做到主题鲜明，准备充分，有会前通知、会时签到、会中记录、会后落实四项会议基本要求，并尽量缩短会期和控制会议规模，减少与会人员，同时，要厉行勤俭节约，严禁铺张浪费。二、会议分类医院召开的会议主要分为以下几种：院级会议：是指由医院负责人批准同意，由院办公室安排组织，跨部门联合参加的各种例会，如党委会议、院长办公会议、院务会议、预安销号会、中层以上干部会议、医师大会、护士大会、医、护、技联席会议等，以及各种专题会议，如医院工作会议、主题培训会、大型项目启动会、专题动员会、年度总结会、经营效益分析会、激励表彰会等。部门会议：是指由部门组织召开的各种例会，如质量分析会、病例讨论会、处分点评会、科主任会议、护士长会议、药事管理委员会会议以及各种临时性部门工作布置会议。科级会议：是科室自主组织召开的科务会、晨会、科间会议、科内学习会等。对外会议：是指由我院组织的，主要由院外人士参加的会议。包括各级上级来检查、验收、考察、考核的工作汇报会、同行经验交流会以及由医院组织召开的营销类会议（患者座谈会、双向转诊会议、学术交流会等）。三、会议组织（一）院办公室为医院各类会议工作的归口管理部门，负责指导和统筹协调医院各类会议工作，负责监督会议制度的执行，负责督办各项会议决议的落实。（二）所有院级会议和对外会议由院办公室统一负责组织，并承办会务工作，相关部门予以配合。（三）其他部门主办或召集的部门会议，应由会议提拟人或主办部门向院办公室申请，登记备案后，方可开会。会务工作遵循“谁提拟，谁承办”的原则，院办公室予以指导、协助。（四）科级会议由各科室依据医院关于科务会、晨会、科内学习等相关规定进行。（五）院办公室安排会议的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。（六）除由部门主办的会议资料各自存档外，所有会议资料一律由院办公室整理、分发、立卷、存档。（七）院办公室有权对违反本规定的行为提出处罚。其它部门组织召开的会议，可由会议提拟人依据本规定提出处罚建议，由院办公室审核并执行。四、办会程序（一）院级会议1、确定会议议题和会议议程：院级会议的会议议题由参加会议人员提出，报院办公室汇总，由院长或院长指定的会议主持确定。原则上，未在会前上报、沟通的会议议题一律不准上会。确实需要临时动议的紧急议题，议题发起人需经会议主持人同意后，方可上会。2、会议通知：会议时间由院办公室统筹安排，并报请会议主持人同意。院办公室应在会议前一天通知参加会议人员（大型会议需提前两天通知），重要会议需将会议议程以书面形式送达至每个参会人员。参会人员接到通知后需用短信、QQ、电话等形式（任选一种）回复确认收到通知。3、会前准备：参会人员需根据会议议程，做好参会准备，包括资料准备和发言准备。院办公室根据会议规格，做好会场准备，包括会标、席签、电脑、投影仪、音响、话筒、茶水、开启空调、会场清洁等。4、会议签到：与会人员需提前5分钟进入会场据实签到。可采取会议签到表签到或会议主持人点到两种方式进行。会议签到表由会议记录人整理，并由会议主持人签字确认。5、会议记录与落实：会议由院办公室负责人记录，会后向有关部门发出会议决定事项通知，并对负责对会议决定事项进行跟踪、督促、检查与协调。在落实后向有关领导反馈。必要时可印发会议纪要，会议纪要由会议主持人签发。（二）部门会议部门会议的办会程序参照院级会议的办会程序进行，注意以下几点：1、部级会议一般以部门例会为主。各部门需在月前，制订当月会议计划表，列明会议时间，会议地点，会议议程，参会人员名单、拟邀请领导等事项，经主管领导批准后，报院办公室备案，以便于院办公室统筹安排会议。2、凡已列入计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的临时会议时，会议召集部门应提前一天报请院办公室调整会议计划。未经院办公室同意，任何人不得随意打乱正常会议计划。3、部门会议的会议通知遵循“谁提拟，谁通知”的原则进行；会场准备由院办公室负责，其它会务工作由部门自行负责。4、各部门应常设一人担任部门会议记录员，负责日常归档、保管、备查。会议决议、决策事项须会后跟进落实的，遵照“谁组织，谁跟进”的原则；会议主持人另有指定的，服从主持人指定。（三）科级会议科级会议的办会程序参照相关规定执行。（四）对外会议1、对外会议一律由院办公室负责组织，相关部门要服从安排和调度，重要会议、大型会议、影响力较大的会议，院办公室还应编制详细的会议秩序册，并做好各部门的协调配合。2、对外会议的会务工作由院办公室负责承办，要求遵循相关规定，做到有礼有节、符合规范。3、参加会议的本院人员，应提前十分钟到达会场，在指定位置就座；来宾进入会议室，应起身欢迎；会议介绍时,被介绍者应起身示意；会议结束后，应让来宾先行，以示尊重。4、会议接待工作由院办公室统筹安排，其他人员服从调度。五、纪律与奖惩1、要严格遵守会议的开始时间，提前5分钟到达会议现场。会议签到表记录到会时间，不准迟到、早退和中途退场（如有紧急事务处理，须经主持人批准后方可离场）。迟到扣0.2分，迟到每超过5分钟加扣0.1分，依次累加，最多扣0.5分。如需请假需经会议召集人批准，无故缺席者，当月KPI扣1分/每次。2、所有参会人员在开会期间应将手机等通讯设备设置为无声或震动状态。会议期间，不得手机上网、听音乐、玩游戏等做与会议无关的动作。发现有以上情况者，每次扣0.1分。3、全院性会议，除以下情况外一律不准请假：外出学习、出差人员、休3天以上长假者、当日值班人员（含晚夜班）。会后三天内，科室负责人须组织科内未参加会议的人员集中传达会议精神，并在会议记录本上签字确认。4、院办公室将定期或不定期联合内审监察室对科室人员参会情况进行抽查，每发现一例签到造假、无会议精神补传达，当月KPI科室、个人各扣0.5分。六、本规定由院办公室负责解释，如有未尽事宜，按医院相关规定执行。本规定自2014年11月1起实行。