合同审批制度

第1页/共8页合同审批程序及权限规定版号/改次：A/0文件编号：生效日期：年月日正文：共8页附件：页合同审批程序及权限规定一、总则1、目的为加强公司合同管理，明确合同审批环节的流程及审批权限，规范合同法律行为，控制合同风险，根据我国《合同法》有关规定，结合公司实际，制订本规定。2、适用范围本制度适用于公司对外签订的各类合同、协议，包括销售、采购、租赁、经销商代理、战略合作（没有具体付款义务的框架协议、意向书、备忘录等）、财务类合同（包括借款、担保、信用证等）、委托代理合同（包括授权、委托、代理等）、服务类合同(包括设计、安装、售后、仓储、运输等)、人力资源类合同（猎头、招聘、劳动合同、就业协议、竞业禁止协议、保密协议等）、建设工程合同及其它无名合同等。3、原则合同的签订与审批实行分级管理、逐级审批。4、释义单笔合同：指单份或一次性签完的合同；单项合同：指在一日内与相同客户（供应商）签订两笔或两笔以上标的内容相同的合同，包括另行签订的补充合同。单项合同标的金额累加计算。二、合同审批的流程及权限第2页/共8页1、合同审批流程阶段节点执行人流程执行内容完成时限信息采集1经办人(合同直接相关的洽谈人员)与对方当事人商谈后拟好合同条款,向财务部申请合同编号,填写合同审批表，并连同合同报审版本、客户的工商营业执照复印件、客户授权签约人的授权委托书一起报审。合同评审2部门负责人对合同主体、标的、数量、质量、价款等初步审核,不符合公司要求的合同退回申请人收到合同审批表后的2小时内签署意见3副总经理对合同主体、标的、数量、质量、价款等审核，未通过审核的，将材料退回申请人收到合同审批表后的4小时内签署意见4法律顾问1、对合同所涉及法律风险、合同条款予以审核；2、不修改商务条件，只修改合同文本和表述，由申请人协助联系客户修改合同文本；3、商务条件存在法律风险的，应先同申请人沟通修改的可能性，并在审批表上写明风险提示。收到合同审批表后的8小时内完成审核并签署意见5财务部向合同经办人提供经济类合同的合同编号对合同价格、支付和税务等条款是否合理、可行进行专业审核收到合同审批表后的8小时内完成审核并签署意见6总经理对合同重要条款及特别约定事项进行审核或审批收到合同审批表后的8小时内完成审核并签署意见7董事长最终审批合同盖章存档8印章管理员检查合同审批表是否遗漏，核对合同文本核对无误后及时盖章9经办人待对方盖章后将合同原件交给合同管理人员存档，并分发给财务部及时归档经办人填合同审批表部门负责人审核副总经理审核法律顾问审核董事长审批印章管理员盖章财务部审核总经理审批第3页/共8页2、合同审批权限：序号合同种类审批权限（指单笔、单项合同金额）备注副总经理总经理1销售合同＜5万元＜10万元指经营性产品买卖2采购合同＜5万元＜10万元3租赁合同＜5万元＜10万元租出＜1万元＜5万元租入4经销商代理＜5万元＜10万元5战略合作＜5万元＜10万元6财务类合同＜1万元＜10万元包括借款、担保、信用证等7委托代理合同＜1万元＜5万元委托事项涉及的金额8服务类合同＜1万元＜5万元包括设计、安装、售后、仓储、运输等9人力资源类合同＜1万元＜5万元包括猎头、招聘、劳动合同、就业协议、竞业禁止协议、保密协议等10建设工程合同＜1万元＜10万元包括装饰装潢11其他合同＜1万元＜5万元3、上述合同的单笔、单项金额超出副总经理、总经理权限的，以及上述合同以外的合同，必须报董事长审批。三、其他相关规定1、董事长审批的合同。董事长外出并必须立即签署的合同，总经理或副总经理以及部门负责人向董事长报告，按董事长的指示办理。第4页/共8页2、各监管部门、领导审批的期限。法律顾问拟制的格式文本合同以及无法修改的霸王格式合同，在半天内完成审批；其它合同，在5日内完成审批，特殊情况可在7日内完成审批。3、有关领导或监管部门负责人外出并必须立即签署的合同，应取得该领导或监管部门负责人口头同意，并在3日内办理补签手续。4、合同的涂改、变更、解除，必须重新办理审批。5、法律、行政法规或公司制度、章程等规定应当办理批准、登记等手续的，应依法按章及时办理。四、考核与奖惩1、公司各部门人员必须严格遵守本规定。印章管理员在盖章时必须认真审查合同是否符合规定的审批程序及权限，对审批手续不完备或超权限审批的，不得盖章；财务部在对照合同收支付款项时，对审批和签章手续不完备的合同，不得付款。完成签字的“合同审批表”，应由合同管理人员妥善保管，并及时将备份递交财务部用于复核。2、发生下列情况之一，公司予以处罚并追究其他责任：①“先斩后奏”，无合同无审批手续；②虽有审批手续，但已经超越审批流程及审批权限范围；③擅自变更或解除合同，未按本规定审批。五、合同签订注意事项1、合同签订前，必须认真了解对方当事人的情况，包括对方单位的（法人）资格、经营范围、履约能力以及代理权限等情况是否符合法律规定。做到既考虑本公司的利益，又考虑对方的现实条件和实际的履行能力，防止上当受骗，防止签订无效的经济合同；2、签订合同之前，公司各相关部门草拟合同涉及到复杂事项，应该邀请公司法律顾问一起参加合同的谈判工作；3、在公司为付款方时，应将付款时间与对方当事人履行义务的时间相结合，若对方履行义务时间较长，应尽量选择分期付款的方式；4、签约人员在谈判和签约时，应力争合同履行地为本公司所在地。第5页/共8页六、合同编码管理1、合同编号规则①合同编号由五个字母和七个数字组成；②编号形式：KF-CW-G-2016-001，其中符号所代表的含义如下图所示：合同编号规则示意图KF–CW–G–2016–001五级编码：该年份内所签合同份数顺序号四级编码：合同签订年份三级编码：合同类别缩写二级编码：合同承办部门(即责任部门)缩写一级编码：公司拼音缩写2、合同编号具体编写规则：①一级编码：公司拼音首写字母缩写；②二级编码：合同承办部门（即责任部门）缩写，ZJ总经办、CW财务部、XZ人事行政部、YF研发部、SC市场部、YX营销部、CG采购部、SC生产部……（有待完善）一般取部门名称前两个字的拼音首写字母组合而成，若遇部门名称前两个字的拼音首写字母组合相同的，则选第三个字，依些选出不同的组合；③三级编码：合同类别缩写，A销售、B采购、C租赁、D经销商代理、E战略合作（没有具体付款义务的框架协议、意向书、备忘录等）、F财务类合同（包括借款、担保、信用证等）、G委托代理合同（包括授权、委托、代理等）、H服务类合同(包括设计、安装、售后、仓储、运输等)、I人力资源类合同（猎头、招聘、劳动合同、就业协议、竞业禁止协议、保密协议等）、J建设工程合同、K其他合同。④四级编码：即合同签订年份,记录我方签约盖章时的时间；⑤五级编码：该年份内所签合同份数顺序号，根据合同签订先后顺序编流水号，从“001”自“999”止。3、补充协议编码规则的处理①补充协议是指对合同的补充、变更、解除等而订立的协议，在与合同共用一个编号的前提下，根据第6页/共8页补充协议的签订顺序在流水号后用扩号加两位阿拉伯数字标识，以“01”开始“99”结束，如“（01）”；例如：该补充协议是财务部在2016年第1份委托合同的第三次补充的，流水号为03，则该补充协议的编号为“KF-CW-G-2016-001（03）”；②合同纠纷引起的诉讼或者后来又达成和解协议的，按诉讼案件编码，不受本规则约束。七、附则1、本规定由财务部门负责解释。2、本规定自批准之日起执行；其他规定与本规定有抵触的，按本规定执行。第7页/共8页合同审批表合同名称：合同编号：对方单位：合同金额：合同内容简要标的、数量、质量、价格、付款方式、履约期限（地点和方式）等：经办人意见：经办部门负责人意见：律师意见：副总经理审核：财务部审核：总经理审批：董事长审批：第8页/共8页合同台帐合同类型页次合同编号合同名称/标的物签约单位合同金额决算金额已付款未付款签约时间付款时间付款方式经办部门(责任人员)备注