如何策划及举办大型活动(演出项目)

如何举办⼤大型活动HowtoplanalargespecialeventAboutMe纪元S.T.D.运营上海海草莓⾳音乐节创始团队核⼼心成员曾举办超过30场⾳音乐节/演唱会决定⽬目标Setagoal1%核⼼心受众CoreUsers9%传播者Spreader90%⼴广义受众BoardTargetAudienceGoal⾯面向核⼼心受众的中⼩小型活动注重社区交流及搭建加深品牌认知度和忠诚度-派对峰会分享会酒会1sttypeofGoal-IntenseInteractionbetweenCoreUsers,deepenbrandloyalty&awarenessamongCoreUsers.⾯面向⼴广义受众的⼤大型活动注重传达品牌核⼼心体验转化受众为核⼼心受众-⼤大型峰会派对2ndtypeofGoal-Attractboardcrowdofaudience,helpthemtoexperienceyourcoreconcept/value,convertthemintoyourcoreuserpool.挑选档期Setadate1⽉月2⽉月3⽉月4⽉月5⽉月6⽉月7⽉月8⽉月9⽉月10⽉月11⽉月12⽉月春节室内室内室外室外室外⾬雨季室内⾬雨季室内室外室外万圣节室内圣诞节室内春节⾄至少提前9个⽉月决定档期Pickyourdateatleast9monthsinadvance-9⽉月-8⽉月-7⽉月-6⽉月-5⽉月-4⽉月-3⽉月-2⽉月-1⽉月活动⼤大型活动时间表案例例Event搭建⼀一周宣传售票期报批期筹备谈判期策划期决定场地SelectaVenue户外公园OutdoorPark10,000-20,000⼈人⾳音乐节活动上海海世博公园上海海世纪公园室内体育馆IndoorStadium3,000-8,000⼈人演唱会年年会上海海梅梅奔上海海体育馆室内展览馆IndoorExhibitionCenter5,000-10,000⼈人综合展会上海海世博展览馆上海海国际展览中⼼心剧院/酒店Theater/Hotel1,000-2,000⼈人分享会峰会上海海⽂文化中⼼心上海海⽂文化⼴广场屋顶/别墅Roofttop/Villa500-800⼈人酒会派对上海海海海军俱乐部上海海外滩3号室内演出场地Livehouse/Club300-800⼈人派对上海海Arkham制定预算PlanaBudgetRuleofThumbSmaillEvent-RMB1,000perheadMediumEvent-RMB700perheadLargeEvent-RMB500perhead预计⼈人均成本=预计⽀支出/预计销售⻔门票数ExpectedCostperhead=ExpectedCost/ExpectedTicketsSold预计均摊收⼊入=预计总收⼊入/预计销售⻔门票数ExpectedIncomeperhead=ExpectedIncome/ExpectedTicketsSold预计⼈人均价值=预计媒体价值/预计销售⻔门票数ExpectedValueperhead=ExpectedMediaValue/ExpectedTicketsSold实际⼈人均成本=实际⽀支出/实际销售⻔门票数ActualCostperhead=ActualCost/ActualTicketsSold实际均摊收⼊入=实际总收⼊入/实际销售⻔门票数ActualIncomeperhead=ActualIncome/ActualTicketsSold实际⼈人均价值=实际媒体价值/实际销售⻔门票数ActualValueperhead=ActualMediaValue/ActualTicketsSoldCostperheadScale1,0007005005008,00040,0001200IncomeperheadProfitCostItems场地Venue安保Security批⽂文Permit舞台Stage艺⼈人/嘉宾Act/Guest宣传Promotion布置Setups后勤勤Logistics票房Ticketing赞助Sponsorships现场运营Operation周边销售MerchIncomeItems后勤勤4%布置20%宣传6%艺⼈人46%舞台8%批⽂文3%安保7%场地6%周边销售4%赞助37%现场运营7%票房52%周边销售6%赞助47%现场运营4%票房43%GrowingStageMaturingStageCostItemsIncomeItems场地Venue场地租⾦金金Rental场地押⾦金金Deposit场地⽔水电Electricity&Water场地赔偿Damage安保Security安保⼈人员SecurityTeam安检设备SecurityCheck贵宾安保VIPSecurity批⽂文Permit⽂文化审批CulturalPermit公安批⽂文PolicePermit消防检查FireDpt.Check城管申请CityDpt.Check⼯工商检查CommercialDpt.Check舞台Stage舞台结构StructureLED屏幕LED灯光设备Light⾳音响设备Sound乐器器设备Backline特效SpecialEffect视频拍摄VideoCrew宣传Promotion户外媒体OutdoorMedia电视媒体TVMedia报纸杂志Paper&Magazine⽹网络媒体InternetMedia社交媒体SocialMedia艺⼈人/嘉宾Act/Guest国内艺⼈人DomesticAct国际艺⼈人Inl’Act妆发Makeup国内机票/⽕火⻋车DomesticFlight/Train星级酒店Hotel交通⽤用⻋车Transportation餐补MealBuyout出发地交通补助DepartureTransportation接待需求满⾜足HospitalityRider布置Setups⼊入⼝口Entrance互动Interaction帐篷Tents围栏Fences电⼒力力Electricity保洁Cleaning库房Storage移动卫⽣生间WC后勤勤Logistics保险Insurance团队Manpower志愿者Volunteer⼯工作⼈人员吃住⾏行行StaffHospitality物料料采购MaterialsBuy机动Emergency票房Ticketing早⻦鸟票EarlyBird预售票Pre-sale现场票At-DoorVIP票VIPTicket团购票BulkTicket赞助Sponsorship冠名赞助TitleSponsor独家赞助ExclusiveSponsor普通赞助GeneralSponsor现场内容赞助ContentSponsor实物赞助MaterialsSponsor现场运营Operation饮料料售卖DrinksSales酒⽔水售卖AlcoholSales餐饮街FoodieStreet创意市集GoodieMarket周边销售MerchT恤T-shirt环保包ToteBags申请批⽂文ObtainPermits国内艺⼈人演出⽂文化审批市级⽂文化机关审批（上海海区级⽂文化机构）3⽇日海海外艺⼈人演出⽂文化审批省级⽂文化机关审批（上海海市级⽂文化机构）20⽇日提交资料料：艺⼈人资料料歌单歌词含翻译45分钟的演出视频/⾳音频演出场所消防资质活动安保⽅方案及应急疏散预案场地确认函相关法规：⾯面向社会公众举办的⼈人数达到1000⼈人次以上的活动5000⼈人以下向区级公安机关申请20⽇日5000⼈人以上向市级公安机关申请20⽇日提交资料料：⽂文化批⽂文活动基本情况（时间地点内容容量量售票计划）场地图安保⼈人员站位图安保⽅方案场地消防应急疏散预案现场秩序维护⼈人员疏导⽅方案⼈人流疏散图票张图样证件图样⼊入场流程安检流程停⻋车⽅方案疏导⽅方案应急救援预案相关法规：购买保险GetInsurance针对现场观众活动期间发⽣生的⼈人身意外承担保险责任⼤大型活动公众责任险⼈人身意外保险针对艺⼈人活动期间发⽣生的意外伤害承担保险责任开始宣传StartMarketingSocialStructure新闻聚合⽹网站:搜狐新浪等兴趣⼩小组:⾖豆瓣⼩小组百度贴吧视频⽹网站:youtubebilibili秒拍KOLInfluencer封闭社区论坛社交⽹网站:微博微信facebookInstagramAIDAModel注意到ATTENTION感兴趣INTEREST产⽣生渴望DESIRE采取⾏行行动ACTION⽀支出INVESTMENT收⼊入REVENUE利利润PROFITkpi详情总效率OverallEfficiency漏漏⽃斗低端/漏漏⽃斗顶端渗透率Penetration影响⼈人群/⼈人群总数利利润Profit投资回报投资回报ROI回报/投⼊入收⽀支平衡点Break-even收⼊入=⽀支出Metrics-kpi市场容量量市场在线率落地⻚页转化率注册率客服咨询率购买完成率回购率KPI详情市场渗透率整体市场⽐比率宣传内容反应率吸引⼈人数⽐比率关注率阅读内容后关注⽐比率购买⻚页⾯面打开率打开购买⻚页⾯面⽐比率购买⽀支付率打开⻚页⾯面后并⽀支付⽐比率现场到达率⽀支付完成并到达现场⽐比率现场参与率到达现场并积极参与互动⽐比率票务Ticketing前置流程拿到国内或海海外⽂文化批⽂文连带安保⽅方案等提交公安报批资料料⼝口头确认可以开票可以开始出票早⻦鸟票销售延迟出票时间销售票种早⻦鸟票EarlyBird预售票Presale现场票At-doorVIP团购票Bulk早期核⼼心⽤用户Innovators粉丝组织FansOrg精英⽤用户EliteUser⼤大众后期⽤用户LateMajorities⼤大众尝鲜⽤用户EarlyAdopters⼤大众早期⽤用户EarlyMajorities早⻦鸟票EarlyBird预售票Presale现场票At-door票务公司分析传统线下票务平台实体票纸新式线上票务平台兑换码换票优势⾃自然流量量⽤用户习惯线下渠道⻩黄⽜牛资源劣势分公司众多⽔水平不不⼀一优势微信⼊入⼝口艺术展市场劣势⽆无电商基因卖票能⼒力力未被证实🆚🆚赞助SponsorshipSponsorshipLevelsTitleSponsor80%ExclusiveSponsor30%GeneralSponsor10%前期体现视频海海报⽂文案现场体现⼊入⼝口舞台互动⼝口播CaseStudyH&M@Roskilde1.绿⾊色回收再利利⽤用扔掉⼀一件旧⾐衣服得到⼀一件新的H&M2.专属观看区有机饮料料/酒⽔水Marlboro@Summersonic1.只要你有烟盒哪怕只剩⼀一根⾹香烟都直接换⼀一包新的万宝路路2.新款电⼦子⾹香烟招募志愿者Volunteer社会招募由学⽣生会直接提供志愿者直接进⾏行行⾯面试和培训Pro快捷便便于管理理Con⼯工作质量量不不能保证不不能提供更更好的社交机会校园定向招募由⽹网络招募经过筛选集中⾯面试和培训Pro来源多样⼯工作积极性更更⾼高Con⽆无学校担保⼈人员流动快细致管理理困难适⽤用于品牌性⾼高的商业活动RMB30/HrPro形象好⼯工作积极Con成本⾼高付费招募Feige-VintageFairShanghai20153会场规划图运营总部Feige-VintageFairShanghai20154整体流程表Feige-VintageFairShanghai20158运营组织图主办北京华熙菲鸽文化传播有限公司项目经理·总指挥纪元13811065838场内搭建·设备李湛13585666680Feige舞台总监彦杰18516510726媒体接待提子·番茄戏剧舞台总监提子运营总部嘉嘉156181211