采购现状的评估及存在问题整改方案2008-08-17

11采购现状的评估及存在问题整改方案工作方法概述：以07/08年度采购数据的分析评估为基础，从制度/流程以及采购方法两大方面，对采购现状进行分析评估，找出存在的问题。然后以项目管理的方式，分阶段对存在的问题加以整改。步骤：步骤采购数据分析评估•收集07/08年数据•区分类别•设计数据关键项•分析评估•采购类别分类•采购特点与优劣势分析制度/流程/采购方法评估•设计调查评估表•分析制度/流程•分析采购方法•制度/流程问题展示•采购策略方法问题展示采购问题汇总•制度/流程问题汇总•采购管理问题汇总•采购策略/方法问题汇总•存在问题的分类汇总整改方案•制度/流程采购管理方面的整改方案•采购策略方法的整改方案•按阶段或轮次制定整改计划•分阶段分项目的整改方案相关部门讨论•相关部门告知会•分析和预计整合的主要问题•设计过渡实施方案••取得相关部门的配合审批•总经理审批•审批•调整成立项目•按项目管理的方式展开整改实施方案•职责、时间和范围•设计监督和评估的系统•解决采购具体事项工作内容成果75561235422一、采购数据分析评估1、07/08年采购数据的收集/二次整理负责人：张文鹏协助人：曲培勋具体资料：见附件《07/08采购数据汇总表》2、区分类别2.1明确采购类别划分原则采购类别划分的原则•根据供应商/供应市场的特征而不是根据用途对采购物资进行分类：“…能够向同一组供应商采购的物资种类的集合”•划分采购类别时，通常遵循的标准有：–类似的供应商–类似的制造过程–类似的规格–类似的制造技术–类似的用途现在：按供应商分类原来：按用途分类示意适当的采购类别划分是最大限度地实现集中购买力，增加购买优势的前提！•营养钵•地膜•塑料周转筐•穴盘生产物资••铝箔袋•PET盒包材•营养钵•塑料周转筐•PET盒•地膜•铝箔袋•穴盘塑料包材2.2定义采购类别定义采购类别时，应尽可能对所有的采购项目（包括采购的物资和外购的劳务）进行细致、全面的搜索和分析季节料包材低耗品设备器材专业服务能源药品化肥•豆饼•草碳•苔藓•草面•花生壳面•农药•杀虫灯•…•地膜•大棚膜•营养钵•穴盘•控根盆•周转筐•PET盒•瓦楞纸箱•灌溉设备•拖拉机•汽车•发电机•阀门管件•…•柴油•机油•煤•…•办公•日杂•电器•配件•建材•劳保•钢材•家具•运输•其它•…所有采购项目说明：红色为大宗物资，其余为零散物资333、设计数据关键项：略4、采购数据分析评估4.1按数据关键项整理的汇总表项目类别采购量（万元）比例单品数（种）比例采购频次（次）频率2008年（1-7月）380100%557100%1131次/2天大宗物资季节料28734476%91%238215%包材236%16药品化肥205%40灌溉144%3零散物资管件阀门10363%9%1447585%80%占大部分时间日杂82%128电器51%64建材41%21配件2.21%149办公2.21%48能源1.602设备1.303钢材1.104劳保0.8024家具0.403仪器0.1012前十大供应商供货额（万元）前十大物资采购额（万元）草碳商173草碳173苔藓商25苔藓25.3海洋正丰21菜饼22绿洲农药11.3黑地膜21莱芜绿之源9营养钵14河北塑料制品6.6灌溉设备12.8台州隆基5.4硫磺粉10寿光遮阳网厂3.6管件器材9刺绳7遮阳网6.5444.2大宗物资评估——采购量/采购复杂度85%15%557种单品数9%91%380万总金额零散物资大宗物资2008年91%9%1、目前采购量不大，品种不多，易管理2、大宗物资产品集中度高，利于使用采购技巧降低成本增长？%a.种类变化不大b.金额增长82%主要大宗物资：草碳、菜饼、苔藓、膜、营养钵/穴盘、PET盒、周转筐、药品化肥、灌溉设备、硫磺粉？？？种单品数？181万？？总金额零散物资大宗物资2007年a.种类变化不大b.金额增长？%86%14%55前十大供应商和前十大物资的评估67.0%33.0%67%比例254.9万前十大供应商采购总金额380万采购总金额79%比例299.8万前十大物资采购总金额380万采购总金额供应商集中，便于管理，或者采取相应的采购策略降低成本，或者与供应商整合，形成战略伙伴关系。79%21%物资集中度高，便于展开采购策略66零散物资评估——采购频次70.0%30.0%9%占总采购量的比例36万零散物资总金额1次/2天平均60-80%113次占用的工作时间比例采购总频次50%合理的供应商压缩比20-35家合理的供应商数量68家供应商总数12种零散物资类别零散物资种类：日杂、电器、建材、配件、管件阀门、办公、能源、小设备、钢材、劳保、家具、化药化仪占用了过多的工作时间50%50%压缩供应商数量，使有限的零散物资集中供应有利于提高供应商积极性，降低综合成本。合理供应商数2现有供应商7家2.2万配件合理供应商数1家现有供应商27家8万日杂示例77未来大宗物资变化的评估建材类——运输服务类——目前归于零散物资今后将归于大宗物资类随着采购量增大，运输量也将大增，采购物流将与销售物流结合降低成本。包材类——随着产量加大及深加工的开展，包材将成为大宗物资88二、制度/流程、采购方法的分析评估1、制度/流程的调查：表单设计：责任人：曲培勋填写：张文鹏调查表单：见附件2、制度/流程分析：优势：无缺点：书面流程不完善，随意性大，不能很好的指导和约束采购行为。3、采购方法调查分析说明：从采购管理和具体物料的采购方法两方面对现有的采购方法进行分析评估。3.1采购管理分析：优点：①目前的采购管理体系比较简单，机动灵活，效率高。②采购人员具备专业素质③采购计划性较好④目前的采购行为属于良好的企业氛围影响下的自觉行为。⑤合同签订比较规范缺点：①目前的采购管理体系过于简单,组织架构不完善，人员配备不齐，难以应对未来的多品种、大采购量的业务需求。②采购管理体系存在缺失的环节。如：无供应商考核，供应商选择缺乏必要的流程和评估办法。③存在错误的环节：验收/入库，都由仓管负责。④存在不合理的环节：根据其他公司的经验，采购部门应该和付款权限隔离。⑤采购管理流程设计存在指导思想上的错误：采购员应尽量减少直接的购买行为。合理的采购设置应该将采购员的主要精力放在供应商选择和市场调研以及供应商行为的监督上。⑥物料标准不完善。目前因我们的物料特点，此问题还不是很突出，随着以后药品类或深加工使用物料的增加，标准将引起质量方面和不当行为的隐患。⑦成本控制方面：对一些科学的方法的使用上有欠缺。如：无成本模型，招投标运用还没有纳入流程规范。大宗物料市场调研和分析报告好像也比较欠缺。⑧供应商关系还没有得到重视：战略伙伴型的供应商好像还没有，也很少有供应商来访。固定供应商好像比例少。⑨管理细节做的不够，如固定供应商一般是签订长期供货协议，以减少重复工作，这些我们做的都不够。⑩采购数据信息重视不够，电子版数据录入欠缺。⑪资料的归档管理还需规范。3.2具体物料采购方法的分析：说明：①重要的大宗物料采用SWOT方法分析，包材类采用调查表+经验方法分析，零散物资中的个别类别采用数据+经验+试验的方法分析。②本轮次主要对草碳、包材类、配件类、能源类（柴油）进行评估并加以整改。其它物料等第一轮次整改结果出来再做计划。993.21草碳分析采购类别：草碳负责人：曲培勋日期：2008年8月15日市场新加入者供应商我方供应市场竞争态势•开矿的投资较小，进入门槛较低，新投资者容易进入…替代者•规模较小，个体模式•需要较好的现金周转/受采购商支付的影响较大•…•供应市场总体上讲供大于求，供应商之间的竞争激烈•供应商之间相互熟悉，存在联合提价或报价的可能•运输费用占成本的50%以上，是制约成本的瓶颈•良好的付款记录，信用好•我们的采购量是供方的大客户•没有或仅有很低的供应商转换成本•目前掌握的供应商资源不足•不存在替代品优势(Strengths)•本地区较大的购买商，占供应商年产值的20%以上•良好的付款信誉•几乎没有或仅有很低的供应商转换成本•供应市场供大于求•供应商分布广，容易寻找•新供应商的进入门槛较低劣势(Weaknesses)•对供应商和供应市场的了解不充分•我们在供应商群体中知名度不够。•供应商对草碳供应市场有良好的了解，他们互通信息机会(Opportunities)•供应商需要我们这样的大客户保证年产量•可以利用新供应商压低价格•解决运输问题，将是降低成本的有力途径威胁(Threats)值得利用的现有优势需要创造优势10103.32包材类分析：调查表+经验方法分析①见附件：《采购状况调查表——包材类》②包材类物资的主要问题：a.可替代供应商欠缺b.风险控制意识不足c.模具费应该返还（前题是我们用到一定的数量）d.无成本模型，或类似的原始成本记录。3.33配件类分析：数据+经验+试验的方法分析参考第6页“零散物资的分析评估”。拖拉机配件的采购需要的特点是：突发性，无计划，频次多，耗费采购员的大量精力。成本主要浪费在中间环节。拖拉机配件的供应商应压缩为1家，就可以将有限的采购量集中，能够增加供应商合作的积极性，我们也可以尝试采取供应商送货，或基地直接到供应商处领用，将库存转嫁到供应商处。采购方面主要是通过合同、市场调研、集中采购量的手段来约束供应商的行为。此方法可以省掉大量的中间环节，总体上可以节约成本提高效率。总之，根据经验，对于零散类物资的采购管理，采取以上方法，利大于弊。3.34柴油分析：数据+经验+试验的方法分析根据：《采购频繁度调查表》及我个人的体会和经验，目前的柴油采购模式，无形的中间成本太高。可改为一次性购买油票或油本，基地按月领用的模式。三、采购存在问题汇总：略四、整改方案说明：所有整改方案都将按照项目管理的方式，成立项目小组，开展工作。1、采购管理方面的问题，通过制度/流程的再造加以改善。由曲培勋拟定草稿，邀请部门内部讨论后，邀请相关部门共同探讨修改，报批，发布、实施。2、具体物料的整改方案：2.1草碳采购策略整改方案：①请市场部（或其它部门）协助开发新供应商，打破供应商的价格联盟。②请董朝辉协助调研铁路运输可行性，及铁路运费成本分析。③请市场部（或其它部门）协助调研公路运输招标的可行性，或其它降低运费的办法。④招标：先进行价格摸底谈判，分析招标的可行性，招暗标达到降价的目的2.2配件50%6合理的供应商压缩比20-35家合理的供应商数量68家供应商总数12种零散物资类别合理供应商数2现有供应商7家2.2万配件合理供应商数1家现有供应商27家8万日杂1111①收集供应商信息。②筛选适合的供应商③拟定供应商权重评估表④邀请财务、生产、总务、市场部等部门参与供应商评分。⑤供应商谈判。⑥与供应商整合实施⑦检查、监督、调整2.3柴油同“配件”的整改方案2.4包材类下一轮次进行五、审批六、相关部门讨论七、成立项目，实施整改计划以下部分暂未进行1212制度/流程现状调查表制度编号：001制度流程：计划/预算年度计划年度预算月计划周计划计划达成率（计划完成情况考核）有√无□有□无√有√无□与供应商共享：是√否□有√无□有√无□书面制度：有□无√书面制度：有□无√书面制度：有√无□书面制度：有□无√书面制度：有□无□表单1：表单2：表单1：表单2：表单1：表单2：表单1：表单2：表单1：表单2：制度描述：制度描述：制度描述：制度描述：制度描述：流程图：流程图：流程图：流程图：流程图：生产部财务部采购部2528生产部财务部采购部周五周六1313制度/流程现状调查表制度编号：002制度流程：供应商选择询价能力调查评估合格供应商名单其他有√无□按类别区别询价单格式：是√否□有√无□有√无□按权重区分评估项：是√否□有□无√定期更新名单：是□否√更新时间：有□无√书面制度：有□无√书面制度：有□无√书面制度：有□无√书面制度：有□无√书面制度：有□无√表单1：表单2：表单1：表单2：表单1：表单2：表单1：表单2：表单1：表单2：制度描述：制度描述：制度描述：制度描述：制度描述：流程图：询价单要求三家以上报价流程图：流