预付账款管理办法

预付账款管理办法1.总则1.1定义：预付账款是企业根据购销合同、劳务合同或工程承包合同等规定预先支付给供应商、提供劳务方或承包商的款项。1.2部分零星采购业务，（指实行一手交钱一手交货方式），在本市采购材料或办公用品，开具支票直接到供货单位付款提货，取得发票或其他合法收据的，无需签订合同或协议的，不应视为预付账款。1.3使用范围：上海汇稷金融信息服务有限公司(以下简称：汇稷)2.职责分工2.1财务部预付款的综合管理部门，负责审核预付款项业务，按对方单位要求跟踪了解预付款执行情况，并及时将其反馈到预付款申请部门。2.2预付款申请部门控制预付款项的发生，跟踪预付款项的使用情况，并根据财务部门提供的信息及时与供应商、劳务提供方或承包商联系，清理预付款项。3.预付原则3.1采用预付款项结算方式必须在合同签约前按规定报有关领导，并在合同结算条款中注明，在交货时及时扣回。3.2预付金额一经批准不得任意扩大。3.3预付款项必须专款专用，业务部门应加强监控，严禁以预付款方式进行变相投资和资金拆借。4.支付预付款的条件4.1各部门应充分利用自身的资信优势，原则上尽量避免采用预付款结算方式。但对急需物资、制造周期长确需采取预付款方式结算的，必须有企业负责人与供应商、劳务提供方或工程承包商签订的经济合同或协议等有效的法律文书方能办理。合同或协议的条款中必须对预付款项支付金额或比例，支付时间、收取的方式有明确的规定。4.2购销合同支付的预付款项不得超过合理期限，累计支付的预付款金额应控制在合同标的以内。4.3无合同或协议的，禁止支付预付款项，更不得签订虚假合同以获取预付款项。5.预付款项审批程序及支付5.1对确需采取预付款结算方式的，在合同或协议签订之前必须办理预付款项审批手续。具体程序为：业务人员提出书面报告，阐明预付理由，结算金额及预付金额、预付时间、收款单位等情况，财务部门签署意见，经主管领导及单位负责人批准，然后按本办法有关规定与供应商、劳务提供方或者工程承包商签订合同或协议。5.2业务人员持有效的合同或协议和付款申请书到财务部门办理付款手续。5.3财务人员应确认合同或协议中的账号与申请书一致，然后选择合适的付款方式，通过银行转账予以支付。在预付款业务中，禁止把资金汇入外单位个人账号，包括外单位准许以个人名义开立的账号。6.预付款项的结算6.1对于购销合同收到货物后，业务人员应及时办理验收手续，并取的发票，到财务部门办理报销。财务人员确认无误后，从应付的款项中扣减预付款项，将其余额予以支付。6.2业务人员不得随意承诺延长合同或协议规定的的期限，也不得采取默认的态度由对方自行其是。6.3财务部门应及时跟踪核销情况，并定期与对方进行核对。