XX集团企业OA办公系统立项报告

XXX公司OA系统项目立项报告1XXX公司企业OA办公系统立项报告XXX公司OA系统项目立项报告2第一章OA项目建设背景介绍1.1.协同办公（OA）的定义办公自动化通俗的理解为无纸化办公，网络化办公、电子化办公，本意为利用网络技术的手段提高办公的效率，进而实现办公的自动化处理。对企业办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用。办公自动化解决企业的日常管理规范化、增加企业的可控性、提高企业运转效率的基本问题，范围涉及日常行政管理、各种事项的审批、办公资源的管理、多人多部门的协同办公、以及各种信息的沟通与传递。可以概括的说，OA软件跨越了生产、销售、财务等具体的业务范畴，更集中关注于企业日常办公的效率和可控性，提供企业决策依据，是提高企事业分子公司整体运转能力不可缺少的软件工具。1.2XXX公司办公现状1)网上办公完全依靠邮件系统，工作沟通、传送效率低。基于公司与下属各子公司异地办公特点，公司在行政办公方面所使用的技术手段还仅仅停留在电话、传真、邮寄、邮件等传统方式，工作效率非常低下，并且使得部门之间联系沟通不够顺畅，企业内部形成了一个个信息孤岛。公司向子公司传达文件花费一整天甚至几天时间的现象十分普遍，遇到需要下属子公司反馈（如汇报数据等）的工作，则周期比较长，且容易出现差错，对人力资源应用造成极大浪费，公司公司和各子公司利用信息技术革新办公方式的呼吁十分强烈。因此为了提升公司管理，促进公司发展，需要建设一套符合上海某公司公司股份自身特点的办公自动化系统，利用网络技术打破地域时空的限制，实现公司与各分子公司、各部门跨地域、高时效地协同工作。2)文件归档、存储与检索差，安全无保证目前公司的文档大部分是电子文档，文件的归档与存储基本没有管理，很多文件在部门或个人邮箱存储，归档基本依赖行政部门进行，不便查询使用，一旦发生人员变动，就可能造成损失。文件的权限（修改、阅读、打印、保存等）没有任何保护，每个能接触文件的人员都可完全拥有所有权限，且对文件的操作没有任何痕迹记录。这样的传递管理致使重要文件随时都有可能被复制、打印、修改并通过邮件传送出去。如果没XXX公司OA系统项目立项报告3有发生重大泄密事件，完全仅依赖于员工的品质是目前并不可靠的技术保障。公司核心资料，如证照、股东会、董事会、章程管理混乱，无版本控制，经常造成信息失真。且此类资料很多由城市或项目公司自行管理，公司因业务需要时才通过电话或邮件方式获取，严重影响决策工作开展。3)公司内部组织框架复杂，办公效率低下。由于公司企业的特性，组织框架过于复杂，人员变动极为麻烦；庞大的信息没有条理性的梳理，不知如何做到有效的梳理，寻找资源也过于缓慢。由于公司的多管控模式，公司层面的战略、目标、绩效的制定下发都靠人为线下处理，过程长，准确度不高。后期的执行监控和信息反馈也过于缓慢。这样严重影响公司型企业的可持续发展。很多公司企业最头痛的事情就是组织架构调整，由于公司过于庞大，所有信息的传递往返很耗时间，而往往一人多岗和权责不明的情况屡有发生，所有虽然一些简单的组织变化往往会话费大量的时间、人力、物力。另外，人员的跨部门、跨公司调动也极为麻烦，所有的知识沉淀和工作交接也做的不尽如人意。4)任务执行差，团队人员配合不顺畅。公司很多任务计划执行不到位，目前都通过周报反馈，目标整体性差，特别是任务涉及到多责任部门及人员配合时，效率低下，导致任务延期而影响具体业务的开展。5)办公过程中制度、流程理解不清晰导致工作失误增多，工作量增大。领导出差，很多的事情不是很清楚该如何办理，特别是一些操作环节多的事情容易拖延。如何提高员工工作的操作规范化，提高事务处理的效率是办公过程中急需解决的问题。6)领导办公缺乏决策支持领导办公环境变化频繁，经常各地奔波，靠手工报表统计，信息存在滞后性，迫切需要一个移动办公平台，能随身随时监控企业业务发展动态，了解下属工作情况，以及重要财务指标数据等。手工报表使得信息采集、处理不够全面，无法为企业管理和决策提供科学、快速的依据。XXX公司OA系统项目立项报告4第二章公司OA项目立项分析2.1.公司办公自动化建设目标根据XXX公司战略发展需要，目前公司内缺少以人为核心、对人的行为过程进行管理的系统；OA办公管理系统作为整个公司的信息化建设的试点项目，力求实现打通企业内部存在的信息孤岛、使公司内部的有效信息结构化、提高员工工作效率。建议与知名OA系统供应商合作，在合理的时间和成本约束下，高质量地完成本项目需求，本项目需求建议可以为如下内容：以人为核心，数据从上而下透视的权限管控平台：构建管理过程显性化、员工工作痕迹显性化的平台。公司领导可以根据岗位权限自上而下透视组织内任何宏观和微观的数据。如：领导找到某个员工时，该员工在公司所有的工作痕迹都可以被找到。如：目前的计划任务完成情况，领导交办的待办事宜处理情况，文档方案情况，手头负责的办公资产情况，负责的客户、项目情况，在公司的预算收支情况等，从而对以人为核心的绩效考核提供客观数据支持。打造高效的制度化执行平台：制度电子化，流程规范化、标准化，提升整体执行力。在软性制度(即通常的文本型制度)的要求下，通过工作流程的图形化和表格化的操作模式，为所有员工提供更清晰的运作流程，从而减少由于人为理解原因而造成制度的不流畅运作，继而提高制度的执行效果。同时管理流程执行过程中，每个环节、部门、人员出现工作滞留，都会被系统真实的记录和反映。通过对系统的流程数据分析，最终达到优化流程的目的。通过流程优化，减少办公业务中的非增值活动、等待时间、重复和协调的工作量，在解决协同工作和信息共享的同时，实现在线业务流转和管理，真正提高办公效率，挖掘和发挥员工价值；移动办公平台：基于公司移动办公的需要，实现手机网上审批、语音审批、远程异地办公的功能。移动办公改变了传统的集中办公室的办公方式，扩大了办公区域，用户可在家中、全国各地甚至世界各个角落通过网络连接随时办公。信息发布平台:为企业的信息发布、交流提供一个有效的场所，使企业的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项及时传播，使企业员工能及时感知企业发展动态。XXX公司OA系统项目立项报告5协同工作平台:将企业的传统垂直化领导模式转化为基于项目或任务的“扁平式管理”模式，使普通员工与管理层之间的距离在物理空间上缩小的同时，心理距离也将逐渐缩小，提高企业团队化协作能力，最大限度地释放人的创造力，并沉淀工作中的沟通信息。公文流转平台:改变了企业传统纸质公文办公模式，企业内外部的收发文、呈批件、文件管理、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，真正实现无纸化办公。公司资料管理平台：将公司企业证照（如：营业执照、组织机构代码证等）、股东会资料、章程、董事会资料统一纳入公司资料平台中管理。实现企业核心资料的效获取及版本控制。会议管理平台：将企业会议体系整体规划，实现从会议安排、会议准备、会议执行、会议决议任务跟踪全周期管理。通过流程贯穿会议管理始终，通过会议看板、及会议流程待办推送功能帮助企业员工提高会议执行效率。信息门户平台：构建企业统一的信息访问入口和信息统一管理的平台，员工可以通过门户根据岗位权限获得相关的信息，以及进行各种知识的交流和储存等。同时信息自动按照岗位权限推送到公司的门户，分子公司门户、部门门户、个人门户，同时管理层关心的信息（如系统自动抓取外网相关信息、相关数据报表、审批事宜等）自动推动到管理层门户，方便不同层级人员对信息的利用。企业通信平台:集成或新建电子邮件系统和企业范围内的即时交流系统，使企业内部通信与信息交流快捷流畅。知识共享平台：打破知识文档分散存储在不同的员工和不同的部门，根据权限统一管理公司所有的知识文档，沉淀日常工作产生的工作成果并在合理范围内进行共享，提高内部工作经验的分享，改进企业的创新能力、快速响应能力，提高生产效率和员工的技能素质，避免员工流动带来的企业知识流失，减少企业管理和培训成本。综合事务平台：实现对公司的办公用品、办公资产、计划日程、会议室、车辆的动态管理。实现实物资产登记、资产状态的生命周期管理、办公资产的分摊、办公资产费用的统计以及供应商的管理。XXX公司OA系统项目立项报告6信息集成平台:公司企业中已存在的收费、调度等一些企业经营管理业务数据，对企业的经营运作起着关键性作用，但它们都是相对独立的、静态的；OA系统具备数据接口功能，能把企业原有的业务系统数据集成到管理层信息门户中，使管理层能够通过一套系统即时获取企业经营决策数据，提高企业整体反应速度。分级分权监控管理平台：基于公司多层多元化管理的特点，不同子公司的管理模式基于行业的特点需要实现分权管理以调动积极性，同时公司对于全资、控股、参股分子公司的运营可以通过系统实现灵活掌控方式，既可实时监控、监督是否按照公司的规章制度执行，同时又可实现管理运营数据报表实时上报和信息沟通传递。2.2.公司建设OA系统的原则在公司信息化建设总体思想指导下建设OA，具体遵循以下原则：先进性原则采用当今国内、国际上最先进和成熟的计算机软硬件技术，使新建立的系统能够最大限度地适应今后技术发展变化和业务发展变化的需要。实用性原则实用性就是能够最大限度地满足实际工作要求，是每个信息系统在建设过程中所必须考虑的一种系统性能，它是自动化系统对用户最基本的承诺，所以，从实际应用的角度来看，这个性能更加重要。可扩充、可维护性原则根据软件工程的理论，系统维护在整个软件的生命周期中所占比重是最大的，因此，提高系统的可扩充性和可维护性是提高管理信息系统性能的必备手段。安全保密原则一个企业的数据相当一部分就是该企业的秘密，尤其是投资行业的一些机要文件、机密档案等，是绝对重要的数据，因此安全保密性对办公自动化系统显得尤其重要，系统的总体设计必须充分考虑这一点。采用操作权限控制、设备钥匙、密码控制、系统日志监督、数据更新严格凭证等多种手段防止系统数据被窃取和纂改。XXX公司OA系统项目立项报告7可靠性原则一个中大型计算机系统每天处理数据量一般都较大，系统每个时刻都要采集大量的数据，并进行处理，因此，任一时刻的系统故障都有可能给用户带来不可估量的损失，这就要求系统具有高度的可靠性。经济性原则在满足系统需求的前提下，应尽可能选用价格便宜的设备，以便节省投资，即选用性能价格比优的设备。OA是一个工程项目，必须按工期进行实施，尽快投入使用。在较短的时间内达到投资目的，从而体现系统的经济性。2.3.公司OA建设项目的总体规划总体建设蓝图以建设目标为指导，总体建设蓝图绘制了XXX公司协同OA平台的建设框架。从应用的角度，主要包括“基础办公”、“信息门户”、“流程管理”、“档案管理”、“移动办公”、“人事信息”、“信息发布”和“协作沟通”；■从系统的角度，主要包括“系统软件”、“网络硬件”。协同OA的应用建设内容最终通过PC和移动两类终端提供给用户。XXX公司OA系统项目立项报告8协同办公系统总体建设蓝图总体建设路线总体建设路线图XXX公司协同办公系统的总体建设路线图分为三个阶段：XXX公司OA系统项目立项报告9第一期基础阶段（第一期），主要以提升效率为主，建设统一的协同办公平台。第一期做好系统部署（包括PC和移动服务）和基础办公应用建设。实现办公的基本功能、扩充功能、管理功能。如门户空间管理、协同工作，表单应用，知识管理、收文管理、发文管理、笔迹留痕等。建立企业流程体系、即时通讯、短信通知平台、电子邮件集成应用、协作交流社区，为公司员工提供多种沟通方式，实现公司内部高效沟通；建立公文管理、会议管理、日程管理、公司门户信息发布、常用工作流程等基础办公应用，建立移动办公应用，实现公司内部高效、统一的协同办公。逐步实现职能信息门户、专项信息门户、管理流程执行、知识文档存储和共享等应用，进一步提升公司内部协同工作的效率。第二期提升阶段（第二期），主要以协同拓展应用为主，建立项目管理拓展应用模块，并对现在有系统进行进一步优化。而“自动化”再上一个台阶就是“智能化”，即针对不同用户的知