开幕式、论坛、产品发布会策划

第七章展会相关活动策划会展策划实务第七章展会相关活动策划阅读课本P160案例13届中国国际专业音响、灯光、乐器及技术展览会的服务特色，回答问题：1、该展览会为参展商和观众提供了哪些特色服务？为什么这么做？2、该展览会策划组织了哪些相关活动？组织这些活动有什么意义？从展会的相关活动的主办者是办展机构的角度来看，在展会期间举办的相关活动一般有：开幕式、论坛活动、产品发布会、竞赛活动和娱乐活动。知识点开幕式策划（时间、地点、主题、现场布置、程序、出席嘉宾等）论坛策划（主题、议题、名称、时间、地点、计划邀请的主讲嘉宾、会议议程、费用预算等）产品发布会策划（时间、工作内容）评奖活动策划（写出活动目的、评审委员会、评奖范围、设立奖项、评奖程序、授予奖项内容等）娱乐活动策划（时间、地点、表演团体、观看(参与)办法等）会展策划实务第七章展会相关活动策划无论是提倡高规格还是崇尚简单，几乎所有主办单位都会以举行开幕式的形式来宣布展览会的正式开始，因而开幕式成了展览会中不可或缺的一项活动。阅读课本P161案例7.1，回答问题：展会开幕式策划应从哪些方面入手？第一节开幕式策划会展策划实务第七章展会相关活动策划现场布置：开幕式安排在天坛祈年殿，祈年殿前方的方形空地被安排作为宴会场所，100张餐桌分为东西两区，环绕祈年殿摆放。开幕式的讲话与演出被安排在祈年殿前的丹陛桥上，两边布置几十个绘有京剧脸谱的灯光气球，还有400多盏4000瓦的探照灯射向祈年殿和舞台。VIP接待：国家主席胡锦涛及其他领导人出席，600多名全球企业家及夫人、400名国内政要和著名企业家参加。人均100美元的高标准餐饮，高规格安全保护，精心组织的演出（千手观音、交响乐、变脸、京剧《神州乐》等）☆会展策划实务第七章展会相关活动策划开幕式程序：确定时间5月16日晚，地点天坛祈年殿（准备好备选方案，下雨在室内），《财富》CEO致词、国家主席讲话。酒会：西式菜品的三菜一汤，包括由蟹肉、鱼子酱等拼成的冷菜，以鹅肝、牛排为主的主菜，汤是鸡汤加馄饨，另外还有一道甜点。由凯宾斯基饭店等烹制。会展策划实务第七章展会相关活动策划一、展会现场布置二、VIP接待三、媒体的接待和管理四、展会开幕五、开幕酒会第一节开幕式策划会展策划实务第七章展会相关活动策划一、展会现场布置展馆外：拱门、立柱、飘空气球、彩旗、鲜花、条幅等装饰，色调以红色为主，渲染喜庆、热烈、隆重的气氛。第一节开幕式策划会展策划实务第七章展会相关活动策划一、展会现场布置展馆序幕大厅：布置好以下内容：开幕式主席台、展会简介牌、展区和展位划分平面图、各参展企业及其展位号一览表、展区参观路线指示牌、展会宣传推广报道牌、展会相关活动告示牌等。另外在各个展馆也同样应该有一些路线指示牌，布置在观众容易迷路的地方。第一节开幕式策划第九届广州“建博会”展位平面图中国乃至全球唯一的、最具规模及影响力的彩盒领域年度盛会——“2007励华国际彩盒展”指示牌科隆世界食品博览会展馆内清晰的指示牌会展策划实务第七章展会相关活动策划在展会适当的区域开辟一定的空间作为展会的嘉宾休息室或者会客室。设立展会现场服务中心，集中处理参展商布展及展览期间租赁展具和用水用电的要求。第一节开幕式策划2007年9月19-22日，第十二届北京国际航空展览会在北京中国国际展览中心举行。图为嘉宾在休息室交流。第十二届中国国际宠物水族用品展览会在北京举办，图为现场服务中心会展策划实务第七章展会相关活动策划二、VIP接待对于会展活动而言，VIP主要包括政府领导、协会和商会高层官员、公司高层领导、知名学者、重要的赞助商、著名艺人等，有时还会有重要的贵宾，例如国家领导人、各国政要、王室贵族等重要人员。一是事先制定接待计划（例如：同等规格的领导出面接待；餐饮；住宿；家属接待等）☆。另外比较重要的是安全管理。第一节开幕式策划会展策划实务第七章展会相关活动策划三、媒体的接待和管理在展会现场适当的地方开辟一定的区域作为展会的“新闻中心”供各媒体和记者使用。新闻中心要配备相应的设备和用品：电脑、传真机、写字台、纸笔等。发放一些有关展会的介绍资料以便记者在写新闻报道时参考。这些资料一般有：展会开幕新闻通稿、展会背景和特点介绍、展会会刊、展会的统计数据、展会相关活动安排计划、展会参观指南和一些小礼品等。第一节开幕式策划会展策划实务第七章展会相关活动策划四、展会开幕1、时间和地点2、开幕式程序3、确认出席的主要嘉宾4、准备讲话稿和新闻通稿第一节开幕式策划会展策划实务第七章展会相关活动策划四、展会开幕1、时间和地点时间：遵循“三不宜”原则，即不宜过早、不宜过晚、持续时间不宜过长，因此，大部分展览会都将开幕式的时间定在早上9点左右。地点：场馆前广场。临时搭建舞台。注意考虑天气状况，做好应急预案。第一节开幕式策划会展策划实务第七章展会相关活动策划四、展会开幕2、开幕式程序一般程序：引领嘉宾到休息室集中——礼仪小姐引领嘉宾走向开幕式主席台就位——主持人介绍到会的各位嘉宾——有关领导或嘉宾讲话——剪彩或开幕表演活动——重要嘉宾宣布展会正式开幕——主持人宣布开幕式结束——由工作人员带领，主办方负责人陪同嘉宾入场参观。第一节开幕式策划福建省副省长、福州市市长苏增添先生主持开幕式中共福建省委副书记、福建省人民政府省长黄小晶致辞演员在开幕仪式上进行民俗表演八届全国人大常委会副委员长王汉斌宣布第十二届海交会开幕领导及嘉宾参观海交会展馆会展策划实务第七章展会相关活动策划四、展会开幕3、确认出席的主要嘉宾嘉宾：VIP。办展机构根据办展需要和开幕式安排，仔细确定嘉宾名单；对于所有应邀嘉宾，应该提前沟通确认。对于重要嘉宾，开幕前一周和一天要再次确认。此外，还要安排好接待、翻译、礼仪人员以及嘉宾在台上的位置。第一节开幕式策划会展策划实务第七章展会相关活动策划四、展会开幕4、准备讲话稿和新闻通稿“新闻通稿”是由当地政府事先拟定好的对某一事件的报道，供新闻媒体在报道中使用。这种“通稿”通常的是当地政府对于某件事情的信息通报、观点、态度以及自己采取的措施、做法等等。领导讲话稿和新闻通稿在核心内容上大同小异，两者都会说明本届展会的亮点、创新之处以及对整个行业发展的重要意义，但相比较而言，前者更加口语化，而且可以带有个人的感情色彩；后者则会对展会进行全面的介绍，可供新闻记者获取一些背景资料。第一节开幕式策划会展策划实务第七章展会相关活动策划五、开幕酒会时间：一般为晚上地点：展馆附近酒店出席人员范围：出席开幕式的嘉宾酒会标准：根据来宾身份地位确定第一节开幕式策划会展策划实务第七章展会相关活动策划一、论坛功能二、论坛策划与组织程序第二节展会论坛策划会展策划实务第七章展会相关活动策划一、论坛功能尽管展览论坛名称各异（常见产业高峰论坛、专业研讨会、技术交流会），但功能却相差无几。概括起来，论坛的功能主要有：拓展展览会功能、丰富展览内容、协助招商、招展活动、指导行业发展、促进交流合作。第二节展会论坛策划会展策划实务第七章展会相关活动策划二、论坛策划与组织程序1、进行市场调查2、明确论坛主题3、策划议题4、构建论坛的框架5、邀请演讲嘉宾6、积极寻求赞助7、执行会议计划8、会后工作第二节展会论坛策划会展策划实务第七章展会相关活动策划二、论坛策划与组织程序1、进行市场调查调查的主要内容有：行业发展的热点问题，近期举办的同类展会的论坛议题、收费标准和效果、潜在目标听众的评价和建议。第二节展会论坛策划会展策划实务第七章展会相关活动策划二、论坛策划与组织程序2、明确论坛主题对于展会论坛而言，鲜明的主题必须符合以下标准：与展会题材相呼应；针对性；前瞻性；现实性；实用性。例如，2005上海国际汽车工业展览会举办“全球视野下的中国汽车市场”论坛主题为“全球视野下的中国汽车市场”依据：市场调查；征询相关科研机构和院校专家的意见及建议。第二节展会论坛策划会展策划实务第七章展会相关活动策划二、论坛策划与组织程序3、策划议题围绕主题展开议题，根据目标听众需要展开。例如，2005上海国际汽车工业展览会举办“全球视野下的中国汽车市场”论坛主题为“全球视野下的中国汽车市场”，围绕这一主题，设置的议题主要包括：“中国汽车市场的政策环境与营销策略”、“汽车信贷风险与汽车行业发展瓶颈”、“中国汽车品牌战略“等。第二节展会论坛策划会展策划实务第七章展会相关活动策划二、论坛策划与组织程序4、构建论坛的框架指展会论坛的策划方案。主要包括：（1）论坛名称、时间、地点、规模等。☆（2）确定主题和议题。（3）会议主讲人和听众。☆（4）编制会议议程。☆（5）论坛资料准备☆（6）会议召开的方式：开放式、封闭式、半开放式（7）预算☆（8）接待计划☆第二节展会论坛策划会展策划实务第七章展会相关活动策划二、论坛策划与组织程序（1）论坛名称、时间、地点、规模等。名称要有概括性和导向性，和展会名称有一定的联系。比如2005上海国际汽车工业展览会举办“全球视野下的中国汽车市场”论坛。时间要安排在展会期间，注意结合会议各主讲人的到会时间，编制好会议各议题的场次和日程。地点：同一展馆。规模：预测多少听众，作出预测以便安排场地。场地容量有限，就要限制听众数量。☆第二节展会论坛策划会展策划实务第七章展会相关活动策划二、论坛策划与组织程序（3）会议主讲人和听众。☆主讲人：知名专家、学者、企业家或者政府主管部门的权威人士例如，2005上海国际汽车工业展览会举办“全球视野下的中国汽车市场”论坛邀请的演讲嘉宾为：北京汽车控股有限公司董事长安庆衡、国务院发展研究中心市场经济研究所所长任兴洲、丰田中国事务所总代表服部悦雄等。向主讲人发送的邀请函要明确会议的主题和该主讲人的议题、会议日期、演讲时间、地点和要求等。听众：对会议的听众（主要是参展商和专业观众）进行分析预测。确定其来源和范围、入场资格和方式。第二节展会论坛策划会展策划实务第七章展会相关活动策划二、论坛策划与组织程序（4）编制会议议程。☆一般的程序是主持人介绍来宾，嘉宾致开幕词、嘉宾宣布会议开始、主持人介绍主讲人简历、主讲人演讲、听众提问，主持人宣布休会或者会议结束。第二节展会论坛策划会展策划实务第七章展会相关活动策划二、论坛策划与组织程序（5）论坛资料准备☆资料袋（会议的背景资料、纸笔、礼品、当天报纸等）、主讲人简历、本次会议演讲论文、入场证件和门票、引导标识、会场布置（投影仪、电脑、话筒、鲜花等）第二节展会论坛策划会展策划实务第七章展会相关活动策划二、论坛策划与组织程序（7）预算☆支出：场地租金、会场设备及布置、主讲人演讲和接待费、资料的编印费、翻译费用、宣传推广费用收入：门票、赞助、发言费、广告收入第二节展会论坛策划会展策划实务第七章展会相关活动策划二、论坛策划与组织程序（8）接待计划☆确认负责接待人员；酒店欢迎条幅、欢迎牌、签到台、指示牌等的摆放。客人签到，发放房间钥匙、会议材料、饭卡、胸牌、礼品、登记返程机票、火车票、会后旅游登记、收取会议费等。第二节展会论坛策划会展策划实务第七章展会相关活动策划二、论坛策划与组织程序5、邀请演讲嘉宾如果是国外嘉宾，提前6个月预约，并协助其做好签证、机票等相关准备；国内，提前2个月。对重要演讲嘉宾，制定一对一接待计划，妥善安排演讲人及其家属的交通、住宿、餐饮问题。第二节展会论坛策划会展策划实务第七章展会相关活动策划二、论坛策划与组织程序6、积极寻求赞助赞助的形式：提供资金、赞助会议现场设备或与会代表午餐等。回报形式：论坛冠名权、在会刊中免费广告、允许赞助商在会议期间发表演讲。第二节展会论坛策划会展策划实务第七章展会相关活动策划二、论坛策划与组织程序7、执行会议计划落实会议场地及场地中电源、音响、投影、录音、录像等设