租赁合同执行管理手册

合同管理手册第一册天津天保资产经营管理有限公司2016年6月第一册【租售类合同分册】前言为健全和完善资产公司管理体系，建立职责明确，流程清晰的合同执行管理全流程，为客户提供优质服务，树立良好企业形象，依据精细化管理的要求，结合公司基本情况，编制《合同管理手册（上册）》租售合同执行管理部分，系统的阐述了各类别合同执行过程中的工作分解结构、组织岗位职责、业务流程、工作分解要点、相关制度、表单及模板。在合同执行管理过程中应将本手册的实施监督和修订完善作为其履行管理责任的重要内容，不断丰富和积累管理经验，持续提升决策和管理水平。本手册及其支持文件明确了公司对合同执行管理过程中各项工作的基本要求，各岗位人员在合同执行过程中，必须遵循本手册及其支持文件的强制性规定。目录第一章公寓类租赁合同执行管理............................1第一节工作分解结构.................................1第二节组织岗位职责分配.............................2第三节业务流程.....................................3第四节工作要点.....................................41.合同签署阶段工作要点.....................42.合同执行阶段工作要点.....................63.合同结束阶段工作要点....................12第五节相关制度列表................................151.《合同管理制度》........................152.《项目接待管理制度》....................243.《公寓类入住资格审批管理制度》............274.《入住、退宿手续办理管理制度》............315.《客户信息管理制度》....................336.《租户欠费、赔偿处理制度》...............357.《退租赔偿处理制度》....................37第六节附件........................................401．相关表单..............................402．相关模板..............................50第二章商业、厂房、写字楼类租赁合同执行管理.............76第一节工作分解结构................................76第二节组织岗位职责分配............................78第三节业务流程....................................801.合同签署阶段工作要点....................812.合同执行阶段工作要点....................833.合同结束阶段工作要点....................91第五节相关制度列表................................951.《合同管理制度》........................952.《项目接待管理制度》....................953.《施工管理制度》........................954.《装修管理制度》........................985.《入住、退宿手续办理管理制度》...........1006.《客户信息管理制度》...................1007.《租户欠费、赔偿处理制度》..............1008.《退租赔偿处理制度》...................1009.《商户管理公约》.......................100第六节附件.......................................1051.相关表单..............................1052.相关模板..............................113第三章房产销售合同执行管理............................180第一节工作分解结构...............................180第二节组织岗位职责分配...........................181第三节业务流程...................................182第四节工作要点...................................1841.合同签署阶段工作要点...................1842.合同执行阶段工作要点...................1863.退房情况工作要点.......................189第五节相关制度列表...............................1921.《合同管理制度》.......................1922.《项目接待管理制度》...................1923.《项目部买卖合同签署管理制度》...........1924.《项目部应付款项支付工作制度》...........193第五节相关制度列表...............................1941.相关表单..............................1942.相关模板..............................1981第一章公寓类租赁合同执行管理第一节工作分解结构职能模块业务阶段工作内容相关表单/模板成果公寓类租赁合同执行管理合同签署客户接待及洽谈来访客户登记表客户资格审核公寓管理系统平台网申审查结果合同签署合同会签单、租赁合同模板租赁合同、合同要件合同执行合同归档合同台帐模板合同台帐办理企业入住入住相关要求-统计项目销控销控台帐模板销控台帐统计项目应收应收台帐模板应收台帐定期收缴费用付款通知书-统计项目实收应收台帐模板实收台帐催缴欠费催缴通知单、解约函欠费统计收入定期对账收入统计报表模板收入统计报表合同变更合同会签单变更合同合同结束合同续签合同模板、合同会签单续签合同退租房查验验房单、查验问题明细表验房单、查验问题明细（流程未更新）办理退租、退费手续退宿相关要求、退款汇总表退款汇总表、退款明细2第二节组织岗位职责分配★负责☆参与△申请√审核●审批序号工作内容经营部公寓部综合部计财部资产部分管领导总经理租售管理经理资产经营客户服务资产管理经理企业管理经理收支管理经理资产管理经理1客户接待及洽谈★☆2客户资格审核★√☆3合同签署★√☆√☆√☆√√●4合同归档☆☆★★5办理企业入住★6统计项目销控★√7统计项目应收★√8定期收缴费用☆★☆9统计项目实收★√10催缴欠费☆★☆11收入定期对账★√☆☆☆12合同变更★√☆√☆√☆√√●13合同续签★√☆√☆√☆√√●14退租房查验★√☆√15办理退租、退费手续☆√★√√√√●3第三节业务流程公寓类租赁合同执行全过程合同签订阶段合同执行阶段合同结束资产管理部成果表单、模板总经理分管副总计划财务部综合管理部项目管理部经营发展部发起租赁合同会签审批审批办理客户入住处理欠费、催缴统计并实时更新销控收款，统计项目实收款按照合同约定定期通知缴费合同存档合同存档不合格退房租期满审批发起合同变更会签审核受理合同变更意向鉴定损失，要求客户赔偿退还押金（赔偿后余额）验房退租情况办理合同变更手续、清算前款调房、提前退情况客户接待及洽谈审核审核发起退款申请审核审批处理其他事宜结束租赁合同模板合同会签表审核合同登记审核合同登记审核合同编号、登记收款合同台帐模板销控模板合同应收、实收台帐模板催缴通知单房屋、资产确认单退款汇总表下发合同至相关部门审核审核审核统计并实时更新应收台帐组织各部门定期对账汇总、汇报项目收入情况客户资格审核通过租赁合同收款合同台帐项目销控应收台帐实收台帐欠费统计付款通知书解约函项目收入统计报表模板项目收入统计报表变更合同、补充协议模板变更后的合同及相关要件合格续租情况驳回、原合同继续履行不同意同意配合相关工作配合相关工作特殊情况要件延期情况审核房屋、资产确认单审核办理退房手续4第四节工作要点1.合同签署阶段工作要点1.1客户接待及洽谈（1）职责划分1)经营发展部：a．受理客户租赁意向，根据客户需求通知公寓部做好现场接待准备工作。向有租赁意向的客户告知出租条件、租金标准相关情况，开展后续客户资格审核，签署制式合同。b．对于有特殊租赁需求的客户，按照管委会及控股公司的指使，做好接洽、谈判，必要时需通过总经理办公会审议，并留存会议纪要等要件。2)公寓项目管理部：根据经营部通知，或直接来访、来电咨询客户的具体情况。配合经营部做好项目介绍及接待工作，及时向经营部反馈意向客户信息。（2）时间要求：1—2天（3）质量要求1)接待安排时间合理，洽谈维护公司利益，遵守管委会，控股公司及资产公司要求。2)项目接待人员热情、礼貌，遵循公司制度，信息介绍全面、准确。51.2客户资格审核（1）职责划分：经营发展部：对于有意向租赁的客户，指导其在公寓管理系统中进行申请。对客户资质及资料进行审核。（2）工作成果：网申审查结果（3）时间要求：审核完成时间：1—2天（4）质量要求：审批通过客户符合公司入住资格要求。1.3合同签署（1）职责划分1)经营发展部：a．拟定合同并对合同文本、条款、租金及各项费用核算进行审核。通知审批通过的客户签订合同；b．客户签约完成后发起公司内部合同会签，做好合同台帐登记。2)公寓项目管理部：参与合同会签，审核双方权责条款，做好合同台帐登记。3)综合管理部：参与合同会签，审核合同文本是否符合公司标准模板；提供合同编号、做好合同台帐登记。4)计划财务部：参与合同会签，审核合同费用是否符合公司财务规定，金额计算是否准确；做好合同台帐登记。（2）工作成果：租赁合同6（3）时间要求：1周之内（4）相关表单、模板1)白领公寓租赁合同模板2)蓝领公寓租赁合同模板3)合同会签单（5）质量要求：a．签订合同文本符合公司标准模板，合同内容符合公司公司要求。b．会签及时，防止合同滞后情况。2.合同执行阶段工作要点2.1合同归档（1）职责划分1)经营发展部：会签完成后，公司留存的合同送交综合部、计财部；客户返还的合同送交项目部。2)综合管理部：审核合同签署是否规范，做好合同归档工作。3)计划财务部：做好合同归档工作。4)公寓项目管理部：做好合同备份留存工作。（2）工作成果：合同台帐（3）时间要求：1—2天（4）相关表单、模板：公寓类项目合同台帐模板7（5）质量要求:1)合同台帐更新及时，信息准确；2)合同分类明确，归档清楚。2.2办理企业入住（1）职责划分：公寓项目管理部：a.将公司签字用印后的合同送还客户，通知企业按照合同约定缴纳前期费用，及提供相关资料。b.核查客户资料齐全、真实，各项前期费用已缴纳后，为客户办理入住手续。（2）时间要求：1-2天（3）相关表单、模板：公寓入住要求（4）质量要求：通知及时，相关要求描述全面、准确。2.3统计项目销控（1）职责划分：经营发展部：根据新签订合同及合同变更情况，及时更新销控台帐。（2）工作成果：销控台帐（3）时间要求：更新频率：每日（4）相关表单、模板：销控台帐（5）质量要求：销控信息准确、实时性强。2.4统计项目应收8（1）职责划分：经营发展部：根据新签订合同及合同变更情况，及时更新项目应收台帐。（2）工作成果：合同应收台帐（3）时间要求：更新频率：每日（4）相关表单、模板：合同应收台帐模板（5）质量要求：应收统计信息准确、实时性强。2.5定期收缴租金及相关费用（1）职责划分：1)公寓项目管理部：a．每季度末最后一个月通知租户，按照合同