必学项目2通知与通报

企业秘书写作主讲教师：黄巨龙项目2通知与通报任务2—1通知写作知识目标1.了解通知的概念、特点。2.熟悉通知的类型。3.掌握通知的写作要求。技能目标1.掌握各类通知的写作技能。2.根据给定材料能写格式规范、事项明确、语言简洁的会议通知。一、项目任务导入【背景材料】根据“必学—项目1—任务1—1”的【背景材料A】和【背景材料B】提供的材料，代广州石阶贸易总公司写一篇公文——会议通知。二、必备知识点拨（一）通知的概念通知是用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员等的公务文书。通知属于下行文。（二）通知的类型（1）批转性通知，指上级机关采用了下级机关呈报的公文，并将下级机关的公文加上批语再下发给有关下级机关要求执行的通知。（2）转发性通知，指将上级机关或不相隶属机关的公文加上批语再下发给有关下级机关要求执行的通知。（3）印发性通知，指将本机关的公文加上批语再下发给有关下级机关要求执行的通知。（4）事项性通知，指传达事情或布置工作的通知。（5）会议通知，指告知有关单位或人员参加会议的通知。（6）任免通知，指任命或免除干部职务的通知。（三）通知的特点（1）应用范围广。应用范围非常广泛。通知既可用于布置工作、传达重要指示，也可以用于告知各类事项。（2）使用频率高。通知是行政公文中使用频率最高的文种。（3）时效性很强。通知有明显的时效要求，办理的事项必须在规定的时间内完成。三、操作技能提示从任务2—1开始，“操作技能提示”只讲解公文的主体部分，包括结构、写法和写作要求等写作技能，版头和版记部分不讲，以下同。（一）通知的结构形式本任务以事项性通知的结构形式为例。标题+主送机关+正文+附件+署名+成文日期+印章（二）通知的写作方法1．标题通知的标题一般有完整式标题和省略式标题两类。（1）完整式标题格式：发文机关名称+介词（关于）+事由+文种（通知）范例：广东顺达物流有限公司关于实施目标管理的通知（2）省略式标题格式：介词（关于）+事由+文种（通知）范例：关于实施目标管理的通知2．主送机关主送机关就是文件的发送对象，即文件的承办、执行机关。主送机关可以是一个，也可以几个。如果主送机关多应使用泛称。主送机关的形式有如下几种：（1）单称式范例1：“广东省人民政府：”（全称）范例2：“省财政厅：”（规范简称）（2）平级泛称范例1：“各省、自治区、直辖市人民政府：”（国务院发文）范例2：“各部、室、中心：”（公司发文）范例3：“各系、部、处（室）：”（大学发文）（3）递降泛称范例1：“各市、区、县（自治县）、镇（乡）人民政府：”（省人民政府发文）范例2：“各分公司、生产车间：”（公司发文）（4）混合泛称范例1：“各市、区、县（自治县）、镇（乡）人民政府，省府直属各部门：”（省人民政府发文）范例2：“各分公司、生产车间，总公司直属各部门：”（公司发文）3．正文通知的正文一般由开头、主体和结尾三部分组成。但不同类型的通知，其主体部分的写法有所不同。下面以事项性通知为例加以说明。（1）通知的开头主要写通知的缘由、目的、意义等。缘由一是上级或本单位领导的指示；二是客观情况的需要。通知开头惯用格式：“为（了）……，根据……，经……研究，决定……。现将有关事项通知如下：”（2）通知的主体部分写具体事项.。不同类型的通知，其主体部分的写法有所不同。下面以事项性通知为例加以说明。事项性通知，又可分布置工作通知和传达事项通知两大类。①布置工作的通知主体要分项写明具体的工作任务和完成任务的要求。②传达事项性通知涉及的事项主要是：企业的更名、迁址；机构的成立、撤销；公章的启用、废止等。写作内容的多寡，须根据传达事项的具体情况而定。一般来说，交代清楚知照事项即可。③通知的结尾部分写执行要求或希望，常用“特此通知”等惯用语作结尾。4.附件通知如有附件则置于正文的下一行，右空两个字写“附件”的字样。批转、转发、印发性通知和会议通知一般应有附件。如会议通知的附件有“会议日程安排表”等。“附件”的写法见“公文格式中的有关明”，下同。5.署名写上发文机关的名称。6.成文日期正文结束之后用阿拉数字标注成文日期。成文日期的右边空4个字。7.印章加盖公章时应做到：上不压正文，下不压底线，骑年盖月，端正清晰。（三）其他类型通知的写作方法1．会议通知（1）会议通知的结构形式标题+主送机关+正文+附件+署名+成文日期+印章（2）会议通知的写作方法①标题。会议通知标题的写法与事项性通知相同。②主送机关。与事项性通知相同。③正文。会议通知的正文一般由开头、主体和结尾三部分组成。开头应写明召开会议的原因、目的（或意义）、名称等，惯用格式：用“为（为了）……，根据……，经……研究，决定……。现将会议有关事项通知如下：”主体应分项写明会议议题、开会时间与地点、报到时间与地点、出席人员、需准备的材料、联系方式等。会期较长，与会人员较远的大型会议，还要写明预订飞机票、车船票的有关事项。结尾常用“特此通知”作结。会议通知写作要求做到：“明确、具体、周密”。明确，是指开会的时间、地点、要求等要明确；具体，是指开会与报到的时间要写到午别和时分、开会与报到的地点要写到楼号和门牌号码；周密，是指与会人员要知道事项或需要与会人员配合事情不能遗漏。④附件。一般是会议议程表、会议日程表等。如：广州阳光集团总公司2012年年会日程表。⑤署名。与事项性通知写法相同。⑥成文日期。与事项性通知写法相同。⑦印章。与事项性通知盖印方法相同。2.批转、转发、印发性通知的主体示例这类通知的正文一般只有一段话。主要包括三个层次：第一层：批语；第二层：写批转、转发或印发的规章或文件名称；第三层：提出要求。这类通知的主体部分样板如下：（1）批转性通知广州食品总公司批转佛山五味分公司关于安全质量检查方案的通知各分公司、中心、部，总公司直属各部门：现将《佛山五味分公司关于安全质量检查的方案》，批转给你们，请认真贯彻执行。附件：佛山五味分公司关于安全质量检查的方案广州食品总公司（印章）2012年8月15日（2）转发性通知广州速达物流总公司转发第一分公司关于实施目标管理的方案的通知各分公司、中心、部，总公司直属各部门：广州速达物流总公司第一分公司《关于实施目标管理的方案》，业经总公司同意，现转发给你们，请结合本单位实际认真贯彻执行。附件：广州速达物流总公司第一分公司关于实施目标管理的方案广州速达物流总公司（印章）2012年8月15日（3）印发性通知广东利达贸易总公司印发广州分公司关于2012年工作总结的通知各分公司、中心、部，总公司直属各部门：为了总结经验，互相学习，相互促进，共谋发展。现将我司《广州分公司关于2012年工作总结》印发给你们，要求各单位结合本单位实际开展“学习广州分公司先进经验”的活动，对照检查，找出差距，采取切实可行的措施，改进工作方法，为实现公司2013年的奋斗目标做出新的贡献。特此通知。附件：广州分公司关于2012年工作总结广东利达贸易总公司（印章）2012年12月25日3.任免通知示例写法比较简单，开头用一句“经XXXXX会议研究决定：”然后转段写上任免人员的姓名和职务即可。广东开心旅游总公司关于王给力等同志的任免通知各分公司，总公司直属各部门：经总公司办公会议研究决定：任命王给力同志为总公司办公主任，免去其旅游部经理职务。任命刘燕琼同志为总公司财务总监，免去其财务部经理职务。任命赵山本同志为总公司旅游部经理，免去其旅游部副经理职务。任命黄一飞同志为总公司财务部经理。任命李立志同志为总公司旅游部副经理。特此通知。广东开心旅游总公司（公章）2012年12月18日四、典型例文评析（一）例文广州阳光集团总公司关于召开2012年年会的通知(略)（二）评析这是一篇会议通知公文，有以下几点值得借鉴。1.标题正确。公文标题采用完整式标题，包括发文机关名称、事由，和文种。2.主送机关书写规范。3.正文结构完整。包括前言、主题和结尾。4.通知内容，明确、具体、周到。5.署名、成文日期书写正确。五、常见病文诊治（一）病文通知公司各部门负责人和全体员工：出现安全事故谁都不想，但是，我司市场营销部昨天晚上发生火灾，烧掉了许多客户的资料和多台电脑，给公司造成了严重的损失，还好没有烧死人。为了“杀鸡儆猴”，杜绝此类事故的再发生，公司要召开一次“防火会议”，下面是开会的有关事情。一、开会的时间和地点：下个星期一下午在公司会议室举行。二、开会要解决的问题：对火灾事故的发生要负领导责任，要对直接责任的人进行处理。加强管理制度，提高防火安全意识。三、公司员工都要参加会议，不参加会议的人扣发当月奖金。广东利达贸易有限公司防火安全检查组（印章）2012年9月6日（二）诊治这一篇会议通知公文，存在如下毛病：1.标题不正确。公文的标题除“公告和通告”外，不能单用文种做标题。应该为：利达贸易有限公司关于召开防火安全工作会议的通知或关于召开防火安全工作会议的通知。2.主送机关不正确。主送机关语言表达不符合逻辑，“全体员工”包括了“部门负责人”；公文主送机关应为有关部门，而不是个人。应该为：公司各部门。3.正文语言表达欠妥。缘由部分应当使用目的句和过渡句；正文语言过于口语化，应使用书面语言；有些句子有毛病；会议名称不完整，应改为“防火安全工作会议”。4.缺少结束语。正文下应写上“特此通知”。5.会议时间与地点不具体。会议时间要写到时分，地点要到楼层和门牌号。6.发文机关不对。不能以“防火安全检查组”的名义行文，违背公文行文规则规定的权限，应该用公司的名义行文。六、根据材料写作（一）写作任务根据“必学—项目1—任务1—1”的【背景材料A】和【背景材料B】提供的材料，代广州石阶贸易总公司写一篇公文——会议通知。（二）写作要求1.按下行文文件格式制作标准公文。包括版头、主体和版记。2.格式要素选用合理，标识位置和编写正确。3.版面尺寸定位准确，字体字号选用正确。4.正文内容做到：“具体、明确、周到”。5.语言简洁，用词得体。6.条理清楚，层次分明。