会议制度

公司会议制度一、目的为规范公司各项会议及各类培训流程，统一会议管理模式，减少会议数量、缩短会议时间，提高会议质量，促进沟通，统一思想，特制定本会议制度。二、职责（一）行政管理部负责会议管理，所有重要会议要在公司领导批准后到行政部门登记。（二）会务工作主要由行政管理部承办；其他部门主办或召集的会议，行政管理部应予协助。（三）除其他部门主办的会议资料各自存档外，会议资料由行政管理部整理、分发、立卷、存档。三、会议分类（一）公司周例会1、会议时间：每周一上午9：30举行。有特殊情况需推迟或提前召开的，由总经办或行政部通知各参会部门和参会人员。2、会议地点：二楼会议室。3、会议主持人：周例会由总经理莫总主持，或其他参会人员主持会议。4、参会人员：公司各部门主管及公司指定人员。5、会议议程：1.参会人员签到。2.会议开始前王海朝通报会议参加人员情况及宣布会场纪律。3.各部门对上周工作进行总结和并对本周工作进行安排，汇报上周工作完成情况并说明未完成工作的原因、处理办法及处理节点时间。发言顺序为：各部汇报后，总经理对各部门上周工作进行指导和本周工作进行安排。4、总经理做会议总结，宣布各项决策和通知，布置本周工作任务。（二）公司各部门周例会1、会议时间：各部门根据部门情况制定周例会时间（确认后不可轻易改动）2、主持与记录：部门主管主持，各部门助理或主管指定人员记录；3、参加人员：部门主管、部门员工由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向部门主管请假。4、会议内容：该部门上周工作总结、本周工作计划。（三）其他会议1、公司年终总结表彰大会总结全年工作情况，布署下一年度工作任务，表彰奖励先进集体及个人。此项会议由行政管理部具体组织实施。四、会议召开（一）会议安排1、凡涉及到多个部门人员参加的会议或由于阶段工作需要临时召开的会议，由行政管理部进行统一安排，方可召开。2、各部门工作例会必须服从公司的统一安排，各部门小会不得安排在公司例会同期召开，应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。3、会议一经确定，与会人员应预先做好各项工作安排，原则上不可请假缺席或迟到，遇特殊情况须提前向负责人请假，获得批准后方可离开，会后应主动询问会议内容及交办事项，确保会议布署的各项工作按时保质完成并对工作结果负责。（二）、会议的准备1、公司有专项主题的会议或需有投影设备演示说明的会议，应由行政管理部提前做好投影设备连接调试工作；2、会议之前，行政管理部应有专人负责会议会标的制作和设置，并根据会议级别或性质准备好会议饮用水或其他招待用品；3、特别重大会议，应由行政管理部专人负责各项准备工作，具体包括以下内容：3.1会议议程安排（应提前报交公司领导或主要参会者）；3.2会议资料准备（如需分发应在入场前登记分发）；3.3会议场所布置；3.4会议服务人员的安排；3.5会议签到；3.6会后事项安排。3.7会议需要留存资料的应提前通知相关部门做好拍照、摄像工作。（三）、会议召开及传达1、应明确公司会议的目的，公司会议的目的是解决问题提高效率，因此会议应明确主题，不开无边际的会议。2、参会人员在会前应明确会议要研究的议题以便准备好相关文件材料。3、与会者的发言要言简意骇，一般发言时间控制在10-15分钟以内，会议组织者或主持人在开会前应该就每个人的发言时间予以统计和控制，时间到后，无特殊情况不予延长。4、重要会议决议或记录未正式公布前，与会者不得提前透露会议内容。5、与会人员必须用正式的会议记录本做详细的会议记录，以便于会后向部门员工准确传达会议精神，落实各项工作任务，行政管理部将不定期抽查与会人员的会议记录。6、公司会议的会议纪要由记录人整理并由公司领导审阅签发，会议纪要应分发给与会人员，必要时，分发给相关部门。其它会议由召集部门责成专人负责记录整理，由主管领导审阅签发并编号存档。7、会议结束后行政管理部或其它会议组织部门负责将问题进行汇总、分类，并将会议中对各部门工作的要求进行整理、分类、下发。公司会议决定事项的督办、检查和追踪由行政管理部专人负责，根据规定的时间节点逐项跟进，并在下一次例会前将各部门完成情况报公司领导。（四）、会议纪律1、参会者需提前五分钟到场，不得迟到、早退或无故缺席。无论何种原因，未向会议召集人说明情况未出席会议以及早退者，主动在当天18:00前把乐捐数额交到行政部王海潮处并做好登记，作为公司活动经费使用。具体内容：迟到5分钟以内乐捐（10元）、5分钟以上20分钟以内乐捐20元、无故缺席者乐捐100元（迟到超20分以上按缺席处理）；2、各部门主管需在周一早上8：00前把周工作总结计划表以微信上报总经理及相关指定人，如有未交者或迟交者一次乐捐100元。3、所有参会人员在开会期间应将手机等通讯设备设置为无声或震动状态。会议期间，所有与会人员不得看报纸杂志、听音乐、接听手机等做与会议无关的动作。发现有以上情况者，一次乐捐20元。4、会议需要表决时，原则上采取少数服从多数的方法，特殊情况可集中，一经会议决议之事，应按期完成。管理级别未能兑现承诺的每次赞助50元。对于需要在会议上讨论的问题，提前与会议发起人沟通，以便于及时通知所有参会人，在提出问题的时候应该同时提交对该问题的解决方案。附则：本制度由行政管理部负责解释，如有未尽事宜，将按公司相关规定执行