日语写作第十三课

第十三課ビジネス文書の書式と構成制作人：张理夏要点１．概説２．書き方のポイント３．文例４．注釈５．練習問題６．関連語句一、概説ビジネス文書はビジネスをスムーズに運ぶための文書であるが、大ざっぱに「社内文書」と「社外文書」の２種類がある。「社内文書」は、企業内での連絡、伝達、報告、指示や命令などの、社内コミュニケーションを図るために必要な文書である。「社外文書」は、取引上の文書と社交的な文書の２種類がある。「取引文書」は、会社が取引先と効率よく円滑にビジネスをするため、主に商取引の業務に関して交わされる手紙・文書である。「社交文書」は、会社が取引先や広く関係する相手先とコミュニケーションの円滑化を図るために、ビジネス社会で一番効果的な手段として使われている重要な社交・礼儀的な手紙・文書である。いずれにしても「社外文書」においては、礼儀作法、常識、品格を失ってはいけない。ビジネス文書を書く目的は、用件を正確・簡潔に伝えることである。また、これは公文書であるから、個人的な感情は一切書かない。一般的な文書よりさらに基本的ルールに従って書かなければならない。ルールに従うということは、礼儀的であると同時に、相手を尊重するという気持ちの表現でもある。ビジネス文書は明確な目的があって書かれるものであるから、その目的を明確に示し、後日、証拠書類なる場合も考慮して慎重に書かなければならない。次の「基本的書式例」はビジネス手紙・文書として通常用いられる一般的な形である。社外文書①記号・番号②発信日付③先方の宛名・所属④肩書き・氏名・敬称⑤当方の社名⑥所属・肩書き・氏名⑦件名⑧頭語⑨挨拶文⑩主文・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・⑪末文⑫結語⑬別記１・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・２・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・⑭以上⑮添付書類⑯追伸⑰再拝社内文書①記号・番号②発信日付③宛名④発信者名⑤件名⑥主文・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・⑦記⑧別記１・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・２・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・⑨結語⑩添付書類⑪以上扱者・内線ビジネス手紙・文書の基本フォーマットとしては、「前付け」、「前文」、「本文」、「末文」、「別記」、「添付書類」、「追伸」などの項目で構成されている。手紙の目的や内容、相手との関係で、このうちいくつかを省くことがある。「前付け」――文書の記号・番号、発信日付、受信者名、発信者名の順で書くが、「社交文書」の縦書きの場合は、横書きのときの「前付け」部分が「後付け」になる。「前文」――頭語、時候の挨拶、安否・感謝または陳謝のあいさつ「本文」――起語、主文「末文」――結びの挨拶、結語「別記」――主文の用件、内容が複雑な場合、ポイントを主文から独立させ、箇条書きにする。「添付書類」――同封した書類の名称、番号、数量などを書いておく。「追伸」――副文とも言い、本文に書かなかったことを追伸文として付け加える。ただし、社外文書や目上に送る場合では失礼なので書かない。戻る二、書き方のポイント★ビジネス文書の基本的な書き方ポイントとしては――①横書きが一般的。②表記は現代仮名遣い。③難しい用語は使わない。④数字はアラビア数字。⑤「見出し」は文章の決め手となるから、簡潔に内容を示すものとする。⑥ページ数を必ず入れる。⑦社外文書は敬語に注意。★ビジネス手紙の基本的な書き方ポイントとしては――①「宛名」は略称ではなく、正確な名称を書く。会社・団体宛ての場合は「御中」、役職名をつけた個人は「様」、多数の個人宛は「各位」とする。②「件名」は一目で分かるように表記する。③「頭語」と「結語」は対で使う。④「主文」では、まず手紙の用件を書く。文章は短く区切り、簡潔で正確に書くことが重要であり、各文、各段階を接続詞（さて、なお、ついては）でつなぎ、論理的に展開する。また、内容が複雑な場合は、箇条書きをする。⑤「末文」要点を簡潔に繰り返して強調し、主文を締めくくる。戻る三、文例●文例１08錫貿字第189号2008年１月10日（株）丸日商社経営部長中村太郎様無錫市外貿総公司家電部張三新規取引のお願い拝啓貴社ますますご隆盛のこととお喜び申し上げます。平素は格別のお引立てを賜わり、厚くお礼申し上げます。さて、弊社では、５月から日本製クーラーの輸入を検討しております。下記の条件で、至急見積書をご送付ください。まずは、取り急ぎお願いまで。敬具記１、品名三洋クーラー「AC－320型」２、数量2000台３、着荷期日4月20日必着４、支払条件6ヶ月決済以上●文例２平成○○年○○月○○日幹事：○○課管世話○○課各位歓迎会のご案内このたび、○月○日より高田愛子さんが、私たちの仲間として入社されました。つきましては、ささやかではありますが高田さんへの歓迎の意を込めまして下記の通り歓迎会をとり行ないます。皆様万障お繰り合わせの上、ぜひご参加下さい。出欠に関しましては、下記に書き込んで頂き、○月○日までに幹事あてご提出ください。ご協力よろしくお願い申し上げます。記１、日時：○○月○○日（○曜日）○○時～２、場所：焼き鳥「串竹」下記地図参照（電話○○-○○○○-○○○○）３、会費：男性：○,○○○円女性：○,○○○円地図幹事管次朗（内線○○○）世話好子（内線○○○）----------------切り取り線----------------恐れ入りますが、○月○日までに下記にて幹事まで出欠をお知らせください。（なお、会費は後日集金します。よろしくお願いします）戻る四、注釈◎貴社ますますご隆盛のこととお喜び申し上げます／谨祝贵公司更加兴隆。◎平素は格別のお引立てを賜わり、厚くお礼申し上げます/平日多承关照，谨此深表谢意。◎下記の条件で、至急見積書をご送付ください/按如下条件，请将报价表火速寄来。◎着荷期日/到货日期。◎まずは、取り急ぎお願いまで/匆匆致函，恳请关照。◎皆様万障お繰り合わせの上、ぜひご参加下さい/务请大家拨冗参加。◎恐れ入りますが、○月○日までに下記にて幹事まで出欠をお知らせください/出席与否请于×月×日前通知下记干事，我们将十分感谢。戻る五、練習問題一、ビジネス文書の書式が何種類分けるか。二、ビジネス文書はどう構成しているか。戻る六、関連用語◎頭語と結語の組合せ（一般的な手紙）拝啓－敬具（目上への手紙や丁寧な手紙）謹啓－謹言、敬白（略式の手紙）前略－草々（急ぎの手紙）急啓－草々（返信の場合）拝復－敬具◎先方の安否の挨拶文貴店ますますご発展のこととお喜び申し上げます。貴社いよいよご清栄のこととお喜び申し上げます。貴下ますますご隆昌のこととお喜び申し上げます。貴行ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。◎感謝の挨拶平素は格別のご高配を賜り、厚くお礼申し上げます。毎度は格別のお引き立てをいただき、厚く御礼申し上げます。平素は当店を御利用いただき御厚情のほど、心より御礼申し上げます。毎々格別のご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。平素はひとかたならぬ御愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。日頃は格別のご厚誼にあずかり、厚く御礼申し上げます。日頃は大変お世話になっております。◎起語さて、早速ですが･･･ところで･･･さて、このたび当社では･･･さて、貴社におかれましては･･･さて、過日お送り申しあげました書類･･･さて、先般お伺いいたしました折に承りました･･･◎結びの挨拶まずはとりあえず書中をもってご挨拶申しあげます。まずは略儀ながら書中にてご挨拶申しあげます。まずは取り急ぎご照会まで。まずはお願いかたがたご案内まで。戻る