物业公司前期介入工作指引

第1页共14页1物业公司前期介入工作指引1总则本文件规定了公司对新项目物业管理前期介入的程序和内容，包括规划设计、营销策划、施工建设、竣工验收等阶段的全面介入。本文件适用于集团开发项目的前期服务工作。2定义前期物业管理是指房屋集中交付使用之日起，至业主、业主大会选聘物业管理企业之前，由开发单位委托物业公司实施的物业管理。前期介入是指项目立项后至房屋集中交付使用前，物业公司站在业主使用的角度，从管理需求和使用合理性、管理成本、可发展性（更新、改造、升级）等方面，向开发单位提出建设性意见，以减少产品缺陷的过程。房屋交付使用是指业主收到书面入住通知并办理完结相应手续；业主收到入住通知后在限定期限内不办理相应手续的，视为房屋已交付使用。项目开办费是指在项目集中入住前，物业公司为实现物业前期介入及新项目的正常物业管理而产生的人员储备、办公设施购置、工具材料采购、员工生活设施完善等费用。物业移交是指在竣工验收后开发单位将物业的公共部位、配套设施设备和场所移交给物业公司，物业公司对相关设施的质量、使用性、完好性、感观效果等进行验收的过程。保洁开荒是指项目接管验收合格后，物业公司受开发单位委托对项目内各类房屋、共用部位、共用设备设施及场所进行全面清洁，以保证业主入住时的良好状态。3职责物业公司成立前期工作领导小组，由分管领导负责，综合管理部作为协调部门，组织公司内部技术力量，对各项目进行前期的介入工作，各专业技术委员会作为技术支持部门，财务部作为资源支持部门。4工作要求第2页共14页2房地产工作流程与物业管理前期介入对照表土地招标/拍卖信息投资机会分析签订出让合同，办理土地权证招标/拍卖取得土地使用权办理项目报建申领项目建议书填报住宅项目配套建设条件审核申请表向规划局申领建设项目选址意见书征询上水、下水、供电、煤气、电话等配套条件编制详规设计招标书面征询上水、下水、供电、煤气、电话等配套条件方案设计对建筑方案作内部评审（物业公司规划阶段介入）编报建设项目可行性研究报告送审建筑方案，向规划局报批建设用地规划许可证征询环保、消防、卫生防疫、交通、绿化、上水、下水、供电、煤气、电话、环卫等部门意见初步设计初步设计评审会勘察招标与施工征询环保、消防、卫生防疫、交通、绿化、人防、抗震、上水、下水、供电、煤气、电话、环卫等部门意见组织动拆迁：1、冻结户口、停发营业执照、停办房屋交易2、制定拆迁计划和方案3、签定委托动迁协议4、申领拆迁许可证5、发布拆迁公告6、实施施工/监理招标向住宅局申请开工指标（缴配套费）向计划部门申请投资计划立项施工图设计消防、卫生防疫、环保、绿化、交通、民防审核审图公司审核民防项目由民防部门审核环境影响评价报告物业公司设计阶段提出前期介入方案第3页共14页3报批建设工程规划许可证智能化安保系统设计公安局技防办审核签订公建配套协议、填报工程竣工档案验收报送申请表、办理人防费核定单施工许可申办质量安全报监办理使用粘土砖核定手续施工单位放灰线规划部门复验灰线测绘部门道路红线定界结构施工面积预测门牌编号物业公司销售阶段介入安装、装饰施工市政配套施工结构验收总体绿化施工供电、上水、煤气等配套专业设计环保验收绿化、卫生防疫、环卫、电梯、管线等部门验收消防验收规划验收人防验收竣工档案验收办理竣工验收备案申领入户许可证办理初始登记交房入户物业公司接管公共区域建筑面积测绘申请预售许可证物业公司施工阶段介入物业公司建立全面档案物业公司参与部分验收第4页共14页44.1前期介入的一般程序4.1.1双方确定工作内容要求；4.1.2物业公司组成工作领导小组；介入小组由介入项目未来储备管理人员组成，以上所有相关费用由前期介入费项目开办费中开支。4.1.3制定工作计划；4.1.4计划实施，物业公司应重点关注安保系统、智能化系统、管理用房、车位配置、交通系统、绿化配置、施工质量问题、机电设备、空调系统、工程设备的售后服务、物业管理方案和管理合同的确认。4.1.5物业公司与地产公司双方的协调研讨应形成书面资料，以备复查。4.1.6对涉及物业公司利益的文件应由物业公司确认，如：物业服务收费标准、物业服务协议、销售中涉及物业公司的承诺、设备设施合同中的售后服务等。4.2前期介入的内容前期介入主要分三个阶段实现：规划设计阶段、营销策划阶段和施工建设阶段，三个主要阶段结束后配合房地产公司进行竣工验收。4.2.1规划设计阶段包括：对总体设计、安保布局、消防布局、交通布局、生活配置、设备配套、新材料、新技术、管理用房、生态环保、公共空间、景观配置、绿化配置、室内配置、房屋单体、智能化配置各种管路铺设合理性、消防系统、垃圾储存点等生活配套设施的分布、道路规划、网点房的分布等方面应注意的内容。4.2.2营销策划阶段包括：物业管理方案策划、物业管理模式研究、以及销售推介应注意的内容。4.2.3施工建设阶段包括：电气设备、给排水工程、门窗工程、装饰工程、砌筑工程、楼面、屋面砼工程、回填土工程、前期介入领导小组评估小组介入小组验收小组第5页共14页5地下室工程等方面应注意的问题。5规划设计阶段介入5.1规划设计评估准备5.1.1规划设计评估需要获得的资料。5.1.1.1报批报建文件《可行性研究报告》及批复、项目选址意见书、《勘测定界报告》、配套条件明细资料等。5.1.1.2企划文件市场调研、产品定位、目标客户定位、目标客户资料。5.1.1.3设计文件总说明、规划图、建筑(设计说明书、设计图纸(平面图、立面图、透视图)、结构设计说明书、给水排水设计说明书、电气设计说明书、弱电设计说明书、采暖通风空调设计说明书、动力设计说明书、交通分析、绿化分析、经济指标等。5.1.2房地产公司所属项目、设计、工程以及营销、物业等相关部门共同召开项目说明会，专题介绍项目情况并解答疑问。5.1.3物业公司组织对项目用地状况、类似典型楼盘，周边配套状况，进行实地考察。5.2项目评估细则。5.2.1总体评估。5.2.1.1住宅区规划功能区分合理，居住私密性和社区交流协调。5.2.1.2住宅区道路交通规划合理，车流人流组织兼顾，停车位充足。5.2.1.3建筑与自然和谐，采光、通风充足，环境优美。5.2.1.4生活便利，基本生活配套齐全，出行便捷。5.2.1.5设备、设施保障充分，水、电、煤、电信、广播电视、电梯、污水处理等可靠完善。5.2.1.6注重环境生态，使用环保、节能等环保材料、设备设施。5.2.1.7安全防卫设计完备，运用先进技防手段，安全及消防配置充分。5.2.1.8智能化配置先进，网络资源充分，便于数字化小区建设。5.2.1.9便于物业组织管理，节约管理成本。5.2.1.10各项技术经济指标在同类住宅区中水平领先。5.3规划设计评估的程序第6页共14页65.3.1房地产公司提前1个月向物业提出书面通知，物业参与某项具体项目规划设计的评估，并提供评估报告。5.3.2物业公司接到书面通知后，于3日内回复，由综合管理部牵头组成评估小组，并向房地产公司提交评估所需的开发资料目录。5.3.3房地产公司接到资料后3日内向物业提供具体资料，对不能提供的资料，书面通知物业，并于一周内组织所属项目、设计、工程、营销等部门召开项目说明会，介绍项目情况并解答疑问。5.3.4物业公司接到开发资料后一周内，组织评估小组研究，完成项目及类似典型项目的实地考察。5.3.5评估小组根据开发资料中针对项目评估细则所列内容，及项目说明会、实地考察情况，于一周内详细编写完成《项目规划设计前期介入评估报告》，并提交物业公司综合管理部。5.3.6物业公司综合管理部在评估小组提交报告3日内，组织公司内部人员对《项目规划设计前期介入评估报告》进行内部评审。5.3.7评估小组根据物业公司评审会议的意见，于3日内完成对《项目规划设计前期介入评估报告》的修改。5.3.8经修改的《项目规划设计前期介入评估报告》由物业公司相关部门组织相关评审组成员会签后，提交物业公司分管领导审核签发。5.3.9物业公司分管领导签发后，评估报告提交房地产公司，评估小组此后将随时参加房地产公司的图纸变更会议，并随时调整报告。5.3.10此阶段系统评估工作应以满足房地产公司要求为目的。6营销策划阶段介入6.1营销策划介入程序与内容6.1.1物业管理模式研究：一般项目在编制销售包装设计和营销工作方案时需要物业管理概念及模式研究作为项目策划的一部分，以满足销售包装设计内容的要求。6.1.2《物业管理方案》经营销中心确认后，据此在房屋销售前与房地产公司制订《前期物业服务协议》、《业主临时管理规约》、《住户手册》。6.1.3物业公司应主动了解房地产公司在销售时对外宣传和承诺的内容，根据房地产公司需要提供物业推介资料以及对外统一说辞，房地产公司对与物业管理有关的宣传和承诺内容需要获得物业书面确认。房地产公司应适时安排物业公司相关人员参加相关培训，根据房地产公司委托要求，物业公司可在销售现场协助地产公司进行销售推广，了解客户情况，进行客户调查，并现场解答有关物第7页共14页7业管理承诺问题。物业公司在与房地产公司签订相关服务协议的基础上，根据《新项目销售卖场物业宣传工作指引》的要求，对销售现场进行全面的服务，加装相关物业公司宣传标识，以向未来潜在业主展示物业公司的风采。7施工建设阶段介入7.1物业在施工建设阶段的介入主要侧重于项目土建工程的尾声，即在设备、门窗安装阶段，时间上大致在竣工验收前5个月。7.2施工建设介入程序与内容7.2.1成立介入小组，一般1-3人，专业组人员专业搭配合理，具有水电气专业知识和良好的沟通技巧，并经过相关工作的培训，作为未来项目管理储备人员。物业公司介入小组应主动与房地产公司项目部、监理方指定的专人进行沟通。7.2.2介入小组按照施工安装进度进行现场跟进，发现问题及时通过与房地产公司、施工方等进行沟通解决。要建立对日常各项工作的监督和记录制度，通常可通过建立一套《内部工作联络单》报项目部、监理方，追踪其及时回复意见。7.2.3在施工现场发现的问题要以书面形式呈报给房地产公司相关部门，介入小组应做好发文登记，留好文件回执，并跟进所呈报问题解决情况。7.2.4物业公司按时参加房地产公司组织的历次项目现场工作协调会，及时沟通相关问题和进度。8物业公司对竣工验收最终阶段介入正式交付前，物业公司提前一个半月开始招聘人员，项目满员提前一个月介入，特殊情况以与地产公司确定的时间为准，费用列入房地产公司前期介入费用。集团项目物业公司对竣工验收最终阶段介入的工作程序执行集团《交付管理规定》。9营销介入阶段的物业包装费用由营销中心列支；项目开办费、介入小组、正式交付前满员介入的所有费用房地产开发公司负责。10相关文件《物业接管验收管理规程》第8页共14页811相关记录无附加说明：本文件主要起草人：蒋波涛。本文件于2007年10月首次发布。本文件由品质部负责解释。附：物业接管验收管理规程第9页共14页9一、接管验收的准备工作a)新建物业竣工后、业主入住前，物业管理公司应及时组建物业接管验收小组，对所接管的物业进行综合性的接管验收，以确保所接管物业基本合格，满足业主的质量要求。b)成立物业接管小组：★在接到总经理（前期介入小组）的接管验收指令后，公司各相关部门应立即按照总经理的要求抽调业务骨干组成物业验收小组；★接管验收小组应当由公司以下部门人员组成：——管理文员负责接管物业的产权、工程、设备资料、业主资料的验收移交工作；——工程技术委员会抽调业务骨干具体负责房屋本体、公共设施和机电设备的验收移交工作。c)接管验收前的准备：接管验收开始之前接管验收小组应做好以下准备工作：★与房地产公司联系好交接事项、交接日期、进度、验收标准等；★派出先头技术人员前往工地现场摸底，结合介入小组的工作部署，制定好接管验收计划；★介入小组提前参与机电设备最终安装、调试工作，做到心里有数；★准备好接管验收记录表格：——《公共配套设施接管验收表》；——《机电设备接管验收表》；——《接管验收问题整改表》。二、接管验收的工作程序:a）总经理下达接管验收指令b）公司组建接管验收小组c）作好接管验收准