物业管理事务-戴德梁行

物业管理实务戴德梁行物业管理培训系列第三节物业交付一、物业的交付三、物业入住手续文件及常用表式二、物业入住的程序与工作第四节一、物业的交付物业的交付简单来说就是“交房入住”。所谓“交房”就是指业主领取钥匙。也就是当房地产开发企业会同物业管理企业在完成承接验收之后，按照程序将物业的产权交付给购房者的过程。所谓“入住”就是业主或使用人接房后进入实际使用状态，也称“入伙”。二、物业入住的程序与工作交付是物业管理企业与服务对象的首次接触，它标志着物业管理工作将以人为中心而逐步展开。这一阶段除了大量的接待工作和繁琐的脚放手续外，各种管理与被管理的矛盾也会在短时期内集中地暴露出来，为此，这一阶段通常也是物业管理问题最集中的阶段。为了交房手续及日后管理工作的顺利进行，物业管理公司需要做大量的工作。那么如何展开?首先应及时将交房通知书、收楼须知等交给业主，方便业主顺利办好交房手续；其次还应向用户发放《用户须知》和《用户手册》，向用户提供必要帮助；最后要加强对用户装修的管理。所以，物业管理企业应充分利用这一机会，既做好物业管理的宣传、讲解工作，又要切实为业主着想，以便树立起物业管理企业良好的“第一印象”，取得广大业主的信赖。按照先后顺序，物业入住的程序和工作内容分为以下几个方面：(一)交房前的准备(二)向业主寄发入伙手续文件（三）配合用户搬迁物业入住的程序与工作(一)交房前的准备交房前必不可少的一项准备工作就是“清洁卫生”。也就是物业管理企业在完成了对物业的承接验收之后，对物业内外进行全面、彻底的清洁。具体内容包括：建筑垃圾的清理；对玻璃、地面、墙面等处所有灰尘、污垢的清除；对各种设备的清洁等。做好清洁卫生，一方面可以为日后的日常保洁工作打下良好的基础；另一方面可以使物业以崭新的面貌迎接业主的入住，同时也是物业管理企业树立其良好形象和信誉的开始。(二)向业主寄发入伙手续文件交房前物业管理企业还需要设计及准备好各种入住手续文件。入住手续文件是指业主在办理入住手续时，所要知晓、参照、签订的有关文件，主要内容包括入住通知书、入住手续书、收楼须知、缴款通知书。这些文件都由物业管理企业负责拟定，并以开发商和物业管理企业的名义，在业主办理入住手续前寄发给他们，以便业主按时顺利地办好入住手续。在实际操作中，有些物业管理企业还准备了验楼情况一览表、楼宇交接书等，供业主在验楼时使用。（三）配合用户搬迁用户搬迁是指业主和非业主使用人实际使用该物业的开始，因此对于物业管理企业而言此时是十分关键的时刻。既要热情服务，又要让用户自觉的配合物业管理企业的工作，遵守物业管理的有关规定，共同维护舒适的工作环境和生活环境。为了能有一个良好的开端，物业管理企业需要做好下列工作：1、做好宣传工作2、指挥交通3、加强安全防范4、加强用户装修管理1、做好宣传工作采用多种宣传手段和方法，向用户进行宣传，使用户了解物业管理的有关规定，主动配合物业管理企业日后的管理工作。通常，物业管理企业都向用户发放《用户须知》和《用户手册》。《用户手册》全面详尽的反映出用户应遵守的管理规定，同时也告知用户，物业管理企业所能提供的服务项目。2、指挥交通设立专人指挥搬迁车辆出入，维护交通秩序，避免发生交通事故。3、加强安全防范用户搬迁一般时间比较集中，人员进出复杂，此时的人身安全、财产安全应引起特别关注。这一时期物业管理企业应提高警惕，加强治安管理，安排较多的保安人员值班，以此杜绝火灾、偷盗、安全事故的发生。4、加强用户装修管理无论是住宅物业还是非住宅物业，迁入新居的住户和单位，一般都要对房屋进行不同程度的装修。对此，物业管理企业除给予积极的协助外，还要特别注意加强对房屋装修的管理，包括建立对房屋的装修尤其是房屋结构的变动和室内原有设备、管线的改动的申报审批制度。也包括对装修施工过程中的垃圾、噪声、用火、用电安全的管理，对装饰装修材料的管理等。三、物业入住手续文件及常用表式(一)入住通知书(二)收楼须知(三)入住手续书(四)缴款通知书(五)验楼情况一览表(六)楼宇交接书入住通知书是指物业管理企业在物业验收合格后通知业主可以来办理入住手续的文件。在制定入住通知书时应注意以下几个问题：(1)一般来说，楼宇的入住不是一家或几家业主，而是几百家甚至几千家。如果集中在同一时间办理，必然要给入住手续办理带来许多困难。所以，应在通知书上注明各楼宇或各层办理的时间，分期分批办理。(2)业主因故不能按期前来办理，可在规定办理时间以后，留有机动时间予以补办。(3)考虑到有少部分业主仍不能如期在机动时间内前来办理，则应在通知书上注明处理的办法。下面是一份“入住通知书”的常用格式，仅做参考：入住通知书＿＿＿女士／先生：您好!欢迎您入住××花园!您所认购的＿＿＿区＿＿＿栋＿＿＿单元＿＿＿室楼宇，经市有关部门验收，测量合格，现已交付使用准予入住。(一)请您按入住通书，收楼须知办理入住手续，办理地点在＿＿＿楼＿＿＿室。在规定的日期内，地产部，财物部，物业管理公司等有关部门和单位将到场集中办公。(二)为了您在办理过程中能顺利而快捷地办理好入住手续，请以下表时间为准前来办理入住手续。各楼各层办理入住手续时间分配表(略)。阁下如届时不能前来办理入住手续，请您及时与我公司联系，落实补办的办法，联系电话：＿＿＿特此通知××房地产开发公司××物业管理公司＿＿＿年＿＿＿月＿＿＿日收楼须知是告知业主在办理收楼过程中应注意的事项及应携带的各种证件、合同和费用，从而避免遗漏、往返、给业主增添不便。下面是一份“收楼须知”的常用格式，仅做参考：收楼须知＿＿＿女士／先生：欢迎您成为××大厦的新业主!我公司将为您提供良好的管理服务。兹先介绍有关收楼事项和有关收楼程序，避免您在接收新楼时，产生遗漏而导致不便。望您能认真阅读，切勿遗忘。1、您应在接到《入住通知书》之日(以邮戳为准)起3个月内前来办理产权登记和入住手续。逾期办理者，每逾期一天应缴纳人民币×元的逾期金。超过半年不来办理的房产，将由本大楼物业管理公司代管，代管期间的管理费用仍由购楼业主承担。超过3年不来办理手续，视为无主房产，交由有关部门依法处理。2、您来办理入住手续时请带齐以下物件：(1)购房合同(协议)：(2)业主身份证或护照及图章：(3)公司购买的还应带公司法人证件和公章；(4)《入住通知书》；(5)《入住手续书》：(6)已缴款项的收据(调换正式发票)；(7)未缴的购房款和物业管理应缴的款项。注意如您委托他人前来办理，还应带上以下资料和证件：(1)您(业主)的委托书，应由律师签证；(2)您(业主)身份证或护照的影印件；(3)代理人的身份证或护照。3、您在办理手续时请按以下程序进行(1)到房地产开发公司财务部缴付购房余款，并缴上原预付款收据以换取正式发票。购楼余款缴清后，财务部将在您的《入住手续书》上盖章；(2)至房地产开发公司地产部审核入伙资格，当您缴验各种证件通过后，地产部将在您的《入住手续书》上盖章；(3)至物业管理公司财务部缴付物业管理各项费用；费用缴清后物业管理公司财务部将在《入住手续书》上盖章；(4)至物业管理公司办公室办理其他手续，主要有验收房屋、签订《管理公约》、领取《住户手册》、领取钥匙等。当以上事项办好后，您(业主)在《入住手续书》上签章，并交由物业管理公司保存。4、您收楼时，请认真检查室内设备、土建、装修是否有缺少、损坏等质量问题。如有投诉，请在收楼时书面告知，物业管理公司将代表业主利益向承建商协商解决。5、根据大厦承建合同，大厦维护保养期为1年，1年内如有工程质量所导致的问题，承建单位将为业主免费修理。但是，如因使用不当所导致的问题，则由业主自行支付修理费用。6、您(业主)可以对所购的房间进行室内装修，但应保证绝对不影响大厦结构和公共设施。装修前，需向物业管理公司提出书面的申请，获准后方可进行。祝您顺利入住!××房地产开发公司××物业管理公司＿＿＿年＿＿＿月＿＿＿日入住手续书是物业管理企业为方便业主，让其知晓办理入住手续的具体程序而制定的文件。一般在入住手续书上都留有各部门的确认证明，业主每办完一项手续，有关职能部门在上面盖章证明。下面是一份“入住手续书”的常用格式，仅做参考：入住手续书＿＿＿女士／先生：您认购的＿＿＿区＿＿＿栋＿＿＿单元＿＿＿室楼宇，现已交付使用具备入住条件，请阅读收楼须知，按下列顺序办理入伙手续：1、至房地产公司财务部缴付购房余款2、至房地产公司地产部审核入住资格3、至物业管理公司财务部交付管理费用4、至物业管理公司办公室办理收楼事宜××房地产开发公司××物业管理公司＿＿＿年＿＿＿月＿＿＿日购房款项已全部付清特此证明财务部盖章年月日入住资格审查合格特此证明地产部盖章年月日各项管理费用已全部付清特此证明物业管理公司财务部年月日入住收楼审查已办理完毕特此证明物业管理公司办公室年月日缴款通知书是物业管理公司通知业主在办理入住手续时应该缴纳的款项即具体金额的文件。下面是一份“缴款通知书”的常用格式，仅做参考：缴款通知书＿＿＿女士／先生：您好，您所购买的＿＿＿区＿＿＿栋＿＿＿单元＿＿＿室房屋已经竣工。按购房合同规定，您来办理入住手续时，请同时缴清以下款项：l、购房余款，计人民币＿＿＿元。2、预收×个月的管理费，计人民币＿＿＿元。3、专项维修资金，计人民币＿＿＿元。4、建筑垃圾清运费，用于清理业主入住装修时产生的建筑垃圾所预收的管理费，装修完毕后，按规定清退，计人民币＿＿＿元。(政府规定应按户一次性计费)5、其他费用(具体列出项目及金额供业主选择)。××房地产开发公司××物业管理公司＿＿＿年＿＿＿月＿＿＿日验楼情况一览表是物业管理公司为方便业主对房屋进行验收，督促开发商及时整改相关问题，以避免相互扯皮，使问题能得到及时解决而制订的文件。下面是一份“验楼情况表”的常用格式，仅做参考：验楼情况表××大厦×屋×室业主于×年×月×在物业管理公司××部×××的陪同下入住验收，检查了所购房屋的建筑质量和初装修情况，认为：1、无任何异议：2、发现有以下质量问题：(1)(2)(3)请开发商予以解决!业主签字：＿＿＿＿＿＿物业管理公司(代表)签字：＿＿＿＿＿＿＿＿＿年＿＿＿月＿＿＿日楼宇交接书是业主在确认可以接受所购楼宇后，与开发商签订的一份协议。下面是一份“楼宇交接书”的常用格式：楼宇交接书甲方：××开发商乙方：××业主鉴于甲方所开发的物业“××大厦”已竣工，并且经××市有关部鉴定合格。业主购买的×楼×层××室已经具备入住条件，可以入住。开发商和业主双方均同意签署本楼宇交接书，以便开发商将业主所购买的该单元房屋通过本楼宇交接书正式移交给业主。现在业主已检查了该单元的建筑质量和初装修情况，双方一致认为，该单元可以交付给业主，业主可以接受该单元。因此，双方签订本交接书，并确认下列条款：1、双方确认，自×年×月×日起，该单元由开发商交付给业主；2、业主在此确认，确已收到该单元钥匙；3、开发商确认，尽管该单元已交付给业主，但仍负有“楼宇销售(预售)合同中”规定的保修义务；4、业主同时确认，该单元的建筑质量和初装修质量符合双方所签的“楼宇销售(预售)合同”的规定，业主并无异议；5、双方一致同意，有关业主购买的该单元产权登记事宜，均委托×师事务所办理，开发商予以协助。有关税费按国家规定分别由双方各自承担；6、本交接书自双方签字之日起生效；7、本交接书一式两份，双方各持一份。开发商(代表)签字：＿＿＿＿＿＿业主签字：＿＿＿＿＿＿＿＿＿年＿＿＿月＿＿＿日第四节物业的装饰装修管理一、物业装饰装修的概念及分类二、物业装饰装修管理的重要内容三、物业装饰装修管理规定结束二、物业装饰装修管理的重要内容根据国家建设部发布的《建筑装饰装修管理规定》和物业管理企业制定的《住户装修管理规定》，业主在装修前必须向物业管理企业进行申请登记，包括填写业主装修申请表、领取《装修管理规定》，根据约定在申请表上签字，并且提供施工人员名单给物业公司予以登记，经批准后方可动工。业主在装修完成以后，物业管理企业应及时组织验收内容一、物业装饰装修的概念及分类业主在验收楼宇后根据自己的审美要求、生活情趣和经济实力对自己所购物业