香格里拉酒店集团-采购部操作手册

PURCHASINGOPERATIONMANUAL采购部操作手册会计记录程序手册采购目录组织图表申请及购货文件概览文件及处理流程概览1.目标2.标准/指引2.1.酒店政策及程序2.2.原始文件2.3.FidelioIMS的使用权2.4.食品安全管理系统(FSMS)规定2.5采购规定2.5.1.餐饮项目2.5.2.印刷物品2.5.3.非技术性维修保养合约2.5.4.技术性维修保养合约2.5.5.机票2.5.6.FidelioIMS系统的采购规格2.6.供货商报价–3个报价守则2.7.采用供应网络收集报价2.7.1.视察供货商的工场2.7.2供货商牌照2.7.3.酒店的送货规定2.7.4.符合道德守则2.7.5.批核供货商2.7.6.FidelioIMS系统之认可供货商名单a.在FidelioIMS建立供货商主记录：b.复核供货商主名单2.8.监管获标供货商之价格2.8.1.市场调查–市场购货单项目2.8.2.FidelioIMS过往的报价记录a.在FidelioIMS输入报价b.FidelioIMS的过往记录2.8.3.FidelioIMS的价格差异报告2.8.4.价格及其它数据保密第1页，共34页@香格里拉国际饭店管理有限公司会计记录程序手册采购2.9.每月采购会议3.招标程序3.1.邀请投标3.1.1.邀请招标频率3.1.2.获邀投标之供货商3.1.3.投标条款及细则3.2.递交报价3.2.1.密封式报价3.2.2.报价单正本3.2.3.采购部收集的传真/电话报价3.2.4.使用部门接收的传真/电话报价3.3.投标处理/程序3.3.1.报价记录3.3.2.报价评估a.价格评估b.品质评估c.其它因素3.3.3.与供货商谈判3.3.4.选择昀后价格3.4.通过昀后价格3.5.批出标书3.6.取消/拒绝/暂停采购要求3.7.复修标书3.8.豁免–投标程序3.8.1.集团/区域采购合约3.8.2.非中国国内酒店–寄卖品3.8.3.中国国内酒店–海产寄卖3.8.4.低价值采购3.9.投标程序–处理/出让固定资产5.订单处理程序3.1.使用部门提出采购要求3.2.在FidelioIMS处理采购订单3.2.1.采购订单–主要的监控3.2.2.市场购货单订货a.处理频率b.分配订单3.2.3.仓库订单a.处理频率b.分配订单第2页，共34页@香格里拉国际饭店管理有限公司会计记录程序手册采购3.2.4.直接采购订单a.采购要求的处理程序3.2.5.预先付帐3.2.6.资本性开支3.2.7.分批/分期送货3.3.采购订单的批准3.4.没有采购订单的项目/送货3.4.1.赶急采购–市场购货单项目3.4.2.紧急采购–直接采购a.已接收货品b.未接收货品3.4.3.零用现金采购a.零用现金银头b.零用现金传票c.例外–以采购订单进行零用现金购货3.4.4.第三者的货品3.5.送货与订单之偏差3.5.1.价格3.5.2.数量a.交货不足b.多送的货品3.5.3.品质a.使用部门的接受b.使用部门的拒收c.入口项目的拒收3.5.4.预期送货日a.预期送货日前送货b.预期送货日没有送货c.预期送货日后没有送货3.5.5.记录所采取行动3.5.6.监察供货商表现3.5.7.清除FidelioIMS内的采购记录3.5.8.保留采购文件6.区域/中央采购部7.采购监控的慨要8.职务范围9.附件源自FidelioIMS编制的文件标准文件第3页，共34页@香格里拉国际饭店管理有限公司会计记录程序手册采购组织结构图财务总监采购董事/经理中央采购董事/经理(如有需要)副总裁-补给采购服务经理采购服务组长采购服务员第4页，共34页@香格里拉国际饭店管理有限公司会计记录程序手册采购采购要求和采购文件的综览程序采购文件采购文件因由采购项目的种类源自市场购货单每日要求采购新鲜食物及饮品供厨部生产(由人手或FidelioIMS发出要求)。赶急市场购货单订单采购部办公时间以外赶急购货(由人手提出要求)；订货后，将赶急市场购货单交给采购部及收货部。肉类、家禽、蔬果、奶类产品等行政总厨采购要求(PR)在有需要时，要求采购非食品、非仓库项目。后补采购要求使用部门紧急直接订货；订货后，将后补采购要求交给采购部及收货部。货品如酒店及顾客消耗品、营运设备、工程零件等资本性开支采购要求(CER)根据附连存已通过的年度财务计划之资本性开支预算，要求动用。PRs和POs的提出是基于已批签的CER。固定资产及维修开支相关部门主管采购要求的程序FidelioIMS采购要求订单以FidelioIMS编制的采购要求来补充存货至标准水平。食物、饮品及非食品项目仓务员投标文件收集供货商竞争报价之程序。所有货品(集团合约除外).相关部门主管及采购董事/经理投标程序投标文件(维修)收集承包商、顾问或供货商竞争报价之程序。顾问及合约服务、货品.相关部门主管、项目经理、工料测量师采购订单(PO)基于已协议之价钱、数量、品质及信贷条件，以FidelioIMS编制正式订单，向供货商订货。所有货品采购订金基于已协议之条款及细则，在送货或提供服务前向供货商预先付帐；发出采购订单以便应付账进行/处理付账。海外供货商、维修合约零用现金傅票赶急购货或采购指定昀低价值之项目。杂项授权书根据标书之指定条款及细则，同意购货。市场购货单项目、仓库项目、直接采购、维修项目采购董事/经理供货商合约根据标书之指定条款及细则，同意提供货品或服务。一般来说，大量购货包括与酒店合作之推广活动、寄卖项目等供货商订购程序集团/区域采购合约由集团/区域办事处商谈的合约，以获取大量购货之优惠(即经济效益)。杂项SLIM/区域购货提货单/送货单运往酒店的货品说明、价格及数量。所有货品送货程序供货商发票根据送货项目，向酒店发单。一些送货单/订单可用作发票(送货文件泛指送货单/订单/发票)。所有货品供货商附件：采购文件式样第5页，共34页@香格里拉国际饭店管理有限公司会计记录程序手册采购文件及处理流程综览程序申请部门采购部收货部应付账要求采购的货品标书(评估及挑选供货商和价格)订购货品送货往酒店付款予供货商邀请认可供货商提交报价；每次投标昀少收集3个可互相比较及具竞争力之报价。针对报价，进行市场调查以比较价格，作为谈判工具。根据市场调查、FidelioIMS之过往报价及酒店规格评估报价。与供货商协议价钱，选取昀佳供货商/价格。向供货商发出正式协议书，表示接受昀后价格及条款与细则。评估供货商遵守酒店采购及送货规格的能力，将合资格者列入FidelioIMS系统之认可供货商名单内。探查订单与发票之间的差异。编制未完结的采购订单的清单。比较送货单/发票与采购订单并检查价格、数量及品质。供货商连同送货单/发票送货。复核未完结的采购订单的清单，以便与采购部及供货商跟进；取消不再需要之购货订单。调查送货与订单之差异，以便与供货商跟进；编写出现过多偏差的供货商的报告；如有需要，将供货商列入黑名单。发出市场购货单/采购要求/资本性开支采购要求/Fidelio订单要求基于获批标书之昀后价格，或集团/区域采购合约，在FidelioIMS发出采购订单并交予供货商。第6页，共34页@香格里拉国际饭店管理有限公司会计记录程序手册采购1.目标采购部之责任是要确保：y取得酒店可接受的价格、数量及品质的昀佳价值。y在FidelioIMS系统处理订单是基于已完全批准的采购要求文件。y货品之订购及运送是依据酒店规格和送货时间表。y积极地协助各部门处理出让/不用的设备，家具及其它固定资产，并获取昀佳卖价。y监察并遵守SLIM之昀低品质水平，向供货商和使用部门说明集团的标准要求。2.标准/指引2.1.酒店政策及程序采购要求、订购及送货需依据已书面批签的酒店政策及程序进行。另外，采购部应遵守集团采购标准及因应相关产品而选择有经验的供货商。2.2.原始文件采购部只可基于原始的采购要求文件订货。2.3.FidelioIMS的使用权y采购部职员在FidelioIMS系统之使用权应依据已批签的SLIM指引。y任何有差异的，需有SLIMIT的批准。y电子采购要求和采购订单的授权密码应依据委任授权手册编配。2.4.食品安全管理系统(FSMS)规定采购部应确保供货商的工场(储存、温度、卫生规格等)及运货车辆(如冷藏货车)符合食品安全管理系统规定。[请参考FSMS手册]2.5.采购规定使用部门及采购部要定立所有项目之采购规定。根据已进行检查、测试及评估的产品样本定立采购规定。采购部要确保已记录产品样本的评估，包括以下各项：第7页，共34页@香格里拉国际饭店管理有限公司会计记录程序手册采购2.5.1.餐饮项目y使用部门检查和核实品质及FSMS规格可采用菜谱及食品测试，如：屠肉测试、产量测试、蒙眼测试等，y产品之特定及详细描述：-产品实体及功能特点，如：大小、重量、品牌、包装、送货条件等-到期日期、生产日期及产品寿命2.5.2.印刷物品印刷物品包括：y内部使用，如：采购要求、加班表格等y顾客使用，如：餐饮菜谱、客房文具等应取得传讯经理基于以下标准的评估及书面批准：y内部使用物品–措词及格式应符合SLIM的标准及酒店内部规格。y顾客使用物品–文件措词应符合SLIM昀低质素标准。y要检查设计师和印刷商昀后制成品的品质和手艺。2.5.3.非技术性维修保养合约y非技术性维修合约包括清洁和维修设备如复印机、计算机等。y维修保养协议的条款及细则需根据技术性合约/小册子/简介书的内容来评估。2.5.4.技术性维修保养合约y技术性维修保养合约一般包括劳工与物料，以及需要获得使用部门(如：工程/信息科技部)之推荐。y维修保养协议之条款及细则应包括：-劳工、物料及零件等之收费基础；-如适用，设备制造商的证书，或其授权维修商；-昀低安全标准。2.5.5.机票y从IATA协会认可之旅行代理商评估其向酒店提供之竞争性价格、可靠程度和服务质素。第8页，共34页@香格里拉国际饭店管理有限公司会计记录程序手册采购y基于使用部门之意见，每年复核旅行代理商合约。2.5.6.FidelioIMS系统的采购规格y成本监控在FidelioIMS系统建立「项目编码」，并在「项目说明」内加入采购规格。2.6.供货商报价–3个报价守则确保在投标过程中，获得昀佳价格：y每个项目昀少收集3个可互相比较并具竞争力之报价。y[请参考「集团政策CF20」]y如果不符合3个报价守则，应在采购文件加上合理解释，并需获得财务总监及总经理核准。[请参考集团政策CF20]y唯一供货商由于独特之产品要求及市场因素，或由于缺乏其它来源及安排选择，供应者成为唯一供货商。-倘若唯一供货商乃按照已通过之评估程序甄选，便不再需要其它报价。[请参考集团会计政策指引AAP-11]-取得并保留在档案内：记录原因解释为何没有其它供货商相关证书/牌照，例：原设备制造商证书2.7.采用供应网络收集报价一般来说，供货商：y由采购部找寻来源y由使用部门、姊妹酒店及集团办事处推荐y向酒店自荐邀请供货商(认可集团/区域供货商除外)投标前，采购董事/经理应记录及评估以下因素：2.7.1.视察供货商的工场采购董事/经理及卫生专员应视察供货商的工场，检查并记录下列各项：y主要职员之身份及诚信–董事及主要联络职员y公司数据–电话/传真、地址(供货商不应采用邮政信箱编号)等；不应选以个人名义经营之供货商(非公司化)，除非是该行业的惯例或没有其它供货商可选第9页，共34页@香格里拉国际饭店管理有限公司会计记录程序手册采购y公司规模–经营范围之面积、员工人数、生意规模、财务稳定等y符合并遵守-食品安全管理系统(FSMS)之生产规定–冷藏箱/冰箱的温度、储存的程序、冷藏货车、工场和搬运设备的清洁、职员个人卫生及健康测试等。[请参考FSMS手册]-当地条例附件：检查清单式样2.7.2供货商牌照采购董事/经理要确保供货商持有符合当地条例的有效牌照/认可证/卫生证书：y取得供货商的牌照及证书复本并存档y保留牌照及证书记录，到期时再取得更新的复本[请参考集团政策手册CF21]2.7.3.酒店的送货规定采购董事/经理要确保供货