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办公自动化讲座之二—word长文档编排技巧狄长艳[e-mail]12单面打印的简单报告设置纸张和文档网格设置样式查看和修改文章的层次结构对文章的不同部分分节为不同的节添加不同的页眉、页脚在指定的位置添加页码插入目录3制作长文档前，先要设置纸张和网格设置纸张和文档网格纸张设置:文件——页面设置页面边距页面网格：行网格和字符网格要求：必须A4纸单面打印；上、下边距一律为2.54；左、右边距一律为2.50。4设置样式样式是格式的集合应用样式快速修改长文档：一改全改；如何修改样式、设置样式：对于文章中的每一部分或章节的大标题，采用“标题1”样式，章节中的小标题，按层次分别采用“标题2”~“标题4”样式。文章中的说明文字，采用“正文首行缩进2”样式。大标题（论文题目），宋体小三号加粗；一级标题，宋体四号加粗；二级标题，宋体小四号加粗；三级标题，宋体小四号；正文及参考文献，宋体小四号；注释内容，宋体五号。5技巧1：快速更改相同格式的文字格式。选中—鼠标右键—格式相似文本—更改；技巧2：使用样式实现一改全改自动更新；更新以匹配选择技巧3：清除格式6查看和修改文章的层次结构使用样式可以方面得到文章的层次结构图【视图】|【文档结构图】通过大纲视图，快速移动大段文字【视图】|【大纲】7对文章的不同部分分节分节与分页的区别；使用分节方便对一篇文章的不同节设置不同的格式；删除分节符的方法对于长文档的封面和目录，尽量用分节符设置不同的节。8技巧4：快速改变文本字号Ctrl+]Ctrl+[技巧5：插入分节符，方便对不同节进行格式设置；技巧6：分隔符的撤销普通视图；工具栏——“显示/隐藏编辑标记”按钮9为不同的节添加不同的页眉设置简单的页眉页脚—使用工具栏；清除封面和目录页眉中的下划线插入页码10技巧7：使用页眉页脚工具栏快速定位到下一项；链接到前一节；切换到页脚11在指定的位置添加页码添加简单的页码在指定位置添加页码12插入目录插入级别目录【插入】|【引用】|【索引和目录】替换目录13小结设置纸张和文档网格设置样式查看和修改文章的层次结构对文章的不同部分分节为不同的节添加不同的页眉在指定的位置添加页码插入目录制作长文档前要规划好各种设置，尤其是样式设置；不同篇章部分一定要分节，而不是分页。14其他常用技巧快速定位到上次编辑位置Shift+F5快速插入当前日期或时间Alt+Shift+DAlt+Shift+T快速多次使用格式刷：双击格式刷快速打印多页表格标题“表格”—“标题行重复”快速将文本提升为标题Alt+Shift+←Alt+Shift+→15Word使用技巧快速改变文本字号Ctrl+]Ctrl+[快速设置上下标注Ctrl+Shift+=Ctrl+=快速取消自动编号Ctrl+Z“工具”→“自动更正选项”通栏线输入方法“~”，“=”，“-”，“#”关闭语法错误标记16