项目合同管理制度

项目合同管理制度第一章总则第一条为规范公司合同管理工作，确保公司签订的合同合法、有效，降低或避免因合同风险带来的经济损失，并对项目进行有效跟踪和信息反馈，提高对客户的服务质量，特制定本办法。第二条本制度适用于公司业务项目的合同准备、签订和履行。第三条本制度管理涉及的部门包括经营管理部、行政部、财务部和各事业部。第四条本办法所称的“合同”是指以明确当事人之间民事权利义务关系为内容的法律文件，包括协议、合约、契约、订单、确认书等。第五条本办法所称“合作合同”是指：1.涉及合作关系的合同2.其内容及签订和履行与单个项目合同差异很大的合同第六条本办法所称“一般合同”是指除本办法规定的合作合同以外的合同，合同的客体表现为具体的单个业务项目。第二章合同管理机构第七条公司经营管理部为公司合同的管理机构。第八条公司的业务、财务、行政人员有权依据各自的职责对合同进行审核监督，相关部门应当给予支持和配合。第九条公司合同管理实行承办人责任制，各部门的承办人应对其职务行为负责。第三章合同订立的前期准备第十条签订合同前，事业部门须确定一位具体负责的承办人，通常是该项目的项目负责人。事业部门承办人应对合同另一方当事人的主体资格、资信状况、履行能力、经营状况、等背景资料进行了解和调查。第十一条事业部承办人应将项目背景、客户基础信息和深入信息、此次服务需求、合同价格等内容及时在OA系统提交“合同签订”流程传递给经营管理部，经营管理部在OA系统中录入客户档案信息，同时进入合同起草阶段。第四章合同的起草第十二条合同的起草部门是经营管理部，由经营管理部销售助理完成初稿起草；涉及项目专业技术方面的内容，销售助理可提请事业部相关人员协助完成。第十三条凡国家或本公司有标准或示范文本的，应当优先适用，并应按照标准文本或示范文本的要求填写。此类合同通常是“一般合同”。第十四条如无国家或本公司标准示范合同文本，合同的起草工作应由经营管理部为主承担，语言应严谨、简练、准确，条款齐全，权利义务清楚。此类合同通常是“合作合同”。第四章合同的审核备案第十五条合同初稿完成后，随同项目相关信息一起提交OA系统“合同审批”流程，根据流程“一般合同”由经营管理部经理审核批准后即可返回给事业部承办人办理签章和归档；“合作合同”由经营管理部经理先审核批准，然后递交分管总经理审核批准，最后返回给事业部承办人办理签章和归档。在OA流程中合同的返回同时抄送行政部机要秘书。第十六条经营管理部门经理对合同审核的内容包括：(一)合同的经济性：1、服务供应、需求情况经调研属实；2、服务供应、需求价格预测可靠、合理；3、应予考虑的其它经济因素。(二)合同的技术性：1、技术依据真实、可靠；2、技术措施完备、可行；3、技术标准和参数科学、真实、可行。(三)合同的可行性：1、整体项目技术具有可靠性；2、经济效益或市场效益具有真实性；3、具有可操作性。(四)合同的安全性：1、涉及的知识产权已采取相应的保护或限制措施；2、无损本公司商誉、商业秘密及其他利益。3、部门认为必须审核的其他内容。第十七条各审核部门在审核合同草案时，发现重大错误、遗漏、不妥时，应在审核意见中予以明确并提出修改意见，连同全部文件资料退还承办人。第五章合同的签章和归档第十八条事业部承办人在收到定稿的合同后，在行政部机要秘书处完成盖章。第十九条合同的归档，原件归档在行政部机要处，复印件留存一份在经营管理部。第二十条行政部机要秘书应对合同以组织、部门、合同种类及文件序号为索引进行编号、整理，统一保存于带锁的固定文件柜中。第二十一条行政部机要秘书按照公司档案管理有关规定管理合同的外借。第六章合同款项的跟踪第二十二条合同款项的跟踪主要由事业部承办人进行，经营管理部负责监督和检查。预付款和尾款到帐后，事业部承办人应以OA书面形式告知经营管理部对应该项目的销售助理。第二十三条根据合同款项的支付条款，应付款未按时到帐，事业部承办人应及时向付款方发函催收，款项催收的情况和进度应及时以OA书面形式告知经营管理部对应该项目的销售助理。第二十四条经营管理部销售助理应关注每个合同的收款情况，发现应付款未到帐可提醒事业部承办人，超出一月款项仍未到帐，事业部承办人未进行催收的，销售助理应作相应记录，作为绩效考核的依据之一。第七章合同的履行第二十五条合同依法成立，即具有法律约束力。履行合同的部门必须严格履行合同所规定的义务，积极行使合同赋予的权利。第二十六条合同履行涉及公司多个部门或合作单位的，事业部承办人应当及时、准确地向有关部门或合作单位发出合同履行协助通知，告知合同履行时需要协助的内容，有关部门或单位应予以积极配合。第二十七条合同依法签订生效后，事业部承办人员应及时检查、了解履行情况。发生问题及时处理，并向合伙人汇报。第二十八条公司员工发现对方不履行或不完全履行合同时，应立即通知承办人。承办人应在法定、约定或合理期限内以法定、约定或没有此种规定时以书面方式向对方提出异议。收到对方履行异议时，事业部承办人亦应在法定、约定或合理期限内以法定、约定或以书面方式予以答复。第二十九条向对方提出异议的文件和对对方提出异议的答复文件须经经营管理部销售助理审核，并报经营管理部经理备案。第三十条签订合同后，应当积极、全面履行。如遇合同不能履行或不能完全履行，承办人应当将有关情况及时向所在部门、销售助理报告，采取补救措施，减少损失，并由项目负责人于当日或3日内通知对方。第三十一条合同订立后，不得因事业部承办人或法定代表人的变动而影响合同履行。在合同履行过程中，事业部承办人变更时，应办理交接手续。第八章相关流程1.合同管理全流程事业部承办人发起合同签订申请流程，并填写“项目合同信息表”，传递给对应的经营管理部销售助理事业部承办人牵头完成合同的履行，履行过程中有变更和合同解除需求，应立即通知销售助理，重新进入合同起草程序或者商讨合同解除的具体事宜销售助理根据信息表，完成OA系统中客户信息备案，并开始起草合同初稿，初稿作为附件通过OA流程传递给经营管理部部长审核事业部承办人将审核通过的合同根据公司签章的规定完成签字盖章手续，并将合同复印件留存一份给经营管理部销售助理对于一般合同，经营管理部部长审核同意即可进入签字盖章流程；对于合作合同，部长审核通过后还要呈递分管的总经理再次审核经营管理部部长审核合同信息和合同初稿，确认合同是否依据充分，内容合理，在OA流程中签署意见：同意执行则传递给事业部承办人完成签章手续，有其他意见则传递给销售助理继续修订合同正常履行情况下，事业部承办人负责合同款项的跟踪和催收，销售助理根据收入台账进行监督检查，预付款和尾款到帐后，事业部承办人应以OA中“收款通知单”告知对应该项目的销售助理。承办人可要求销售助理协助收款2.合同起草申请的流程事业部提出合同申请发起OA合同起草审批审批合同签章不同意同意销售助理经营部部长总经理行政部机要3.合同履行变更流程事业部提出合同修改申请，发出OA合同修订审批审批收回原合同，新合同盖章不同意同意销售助理经营部部长总经理行政部机要