OA系统方案说明

OA系统方案说明办公自动化系统为中小商企客户打造的全新的专业化服务计划，为商业客户搭建了一个专业的、安全可靠的、高效的网络和服务平台，目的是能够更好地解决中小商企客户当前和未来的通信应用需求，有效控制企业管理成本，加速企业信息化进程，达到与合作伙伴以及商企客户多赢的局面。OA办公系统集中了中小企业的优质产品和服务，丰富的语音、数据、增值应用等产品组成了中小商企选购信息化产品，专业的服务，使客户免除了维护通信设备与网络的后顾之忧。中小商企客户可以根据不同的需求选择不同的信息化产品，产品组合、资费套餐组合，完全是一种“自助餐”式的服务。OA办公系统秉承“客户至上、用心服务”的电信服务宗旨，全方位为客户打造信息化平台，加入OA办公系统，搭乘信息化商务时代的高速列车，助您的企业开拓更广阔的空间。能为企业带来哪些好处呢？极大降低了企业信息化应用系统昂贵的初期投入和投资风险。由中小企业提供专业、高效、长期稳健的各种信息化系统的运营服务。免费、及时、专业的信息化系统升级服务使得企业可以随时享用业界最新的系统。企业以非常低的成本享用企业信息化应用各领域最优秀的信息化应用。为企业快速建立优秀的信息化系统，让企业更专心于核心业务的经营。网络化的办公方式，无限延伸企业信息化办公环境。在现在这个信息高速发展的时代，企业内部信息的高效往来，与外界信息的通畅交流，在激烈的市场竞争中，显示出了越来越重要的作用。管理信息的快速传达、市场信息的高速交流、企业管理环节的畅通联结。成为企业决胜商场的重要条件。对于不断进取的企业来说，通畅的管理信息网络就是企业的神经系统。1.1.产品介绍随着Internet/Intranet和Web技术的日益普及和推广，使得Internet/Intranet正逐渐成为企业信息化建设的有力工具。针对企事业单位内部的管理流程，设计而成的一套方便、稳定、实用的办公自动化软件。其友好的界面、严谨的管理结构，充分担当起了机构中各个管理层的各项工作，不仅是企事业单位员工工作中的优秀助手，同时更是帮助有关领导做出英明决策的左右手。它使最复杂、繁琐的办公室事务变得自动化、流程化，大大提高了公司各部门的工作效率。OA系统采用纯WEB技术，即：在客户端不必安装专用代码，系统功能全部在服务器端集中实现和管理，系统维护升级难度和工作量明显降低，真正做到客户端零维护，使系统可用性和易维护性与传统方式相比有了质的飞跃。系统设计使各模块可独立存在；整个软件易拆分，易组装，灵活方便；采用了先进的安装盘制作方法，提供全中文安装界面提示以及全套系统安装时所需的软件，安装速度快，操作简便，保证软硬件双重加密，数据安全可靠；绿色软件安装对现有系统不造成任何破坏；良好的系统开放能力和可扩展性，同时可根据各个不同企事业特点，为其量身定制其业务模块。1.2.产品特点完全基于浏览器界面、安装方便，客户端只需安装大众的IE浏览器，且操作简单、方便，只要懂上网便能得心应手使用该软件，不需要做额外的使用培训。设置灵活、完善的安全管理和审批、工作流机制，可灵活设置审批路径、审批权限等工作流程。具有良好的适应性，客户端零维护，避免了C/S模式麻烦的系统维护过程，系统管理员从此不再需要两头奔波。方便的系统流程和配置管理。提供用户权限、数据加密、并结合操作系统、数据库的安全管理机制，为系统正常运转提供安全保障。良好的系统开放能力和可扩展性，使企业轻松架构Internet应用。1.3.软件功能1.4.1个人桌面个人桌面是为提高员工的日常工作效率提供的个性化服务功能。在这里，员工可以及时了解需要办理的各项事务，查看最新新闻、进行自己的工作日程安排，管理个人名片夹，收发电子邮件，参加BBS讨论，同时可以进行自己的日常财务管理，修改个人的登录口令等。1.4.2信息中心信息中心是通过计算机网络进行员工之间、部门之间进行信息交流与共享的公共平台。在这里，用户可以根据本身实际情况自行定义信息栏目名称（如新闻、公告、大事记、机关介绍、规章制度、奖惩通报。。。。）、层次结构（可进行下级栏目设置，如按部门设置新闻公告栏目、按类别设置规章制度、按主题设置机构介绍、人员介绍。。。。），设置各个栏目的发布管理人员、修改删除人员，并可将指定栏目设置为默认栏目，即进入信息中心后的默认显示栏目；员工可以查看组织中的最新消息，各种规章制度等等，使用常用链接可以及时访问所关心的Web站点；使用BBS功能，可以随时发表相关的意见或针对某一问题进行讨论；信息中心同时提供飞机航班和行政区号的管理和查询功能。功能包括：信息栏目管理、信息发布管理、信息中心、常用链接管理、常用链接、BBS栏目管理、航班管理、邮编区号管理。1.4.3人事机构人事机构是对组织中的人员信息进行管理，包括人员的基本信息、履历信息管理、人员的调动分配、人员信息查询统计等。功能包括：人事信息管理、人员调动和分配、离职人员管理、人事信息统计查询、部门人事信息查询、全体人事信息查询、人事字典维护。1.4.4考勤管理考勤管理包括单位内部员工自动签到、签退、请假申请、销假核准、加班申请、加班核准，生成考勤统计、考勤统计查询、员工考勤信息查询、单位考勤信息查询等。其中审批请假单、加班申请审批在办公事务里完成。1.4.5工作计划工作计划管理可针对整个组织机构、部门或具体的工程项目进行管理。管理人员可以使用本功能制订整个机构工作计划、部门工作计划或项目工作计划，同时将这些计划分解到具体的执行人员；并可以随时检查计划的执行情况及其相关费用情况。员工根据分配到的工作计划，可以定期上传相应的工作报告，填写工作日志，同时可以上传相应的附件。工作计划管理的处理流程时：首先设置、建立相应的计划类别和报告类别；然后即可制订相应的工作计划并进行计划的分解、指定相应的执行负责人；执行负责人填写相应的工作报告和工作日志；计划的制订人员（发布人）可随时检查计划的执行情况及其相关费用情况，对员工完成的任务进行检查，考评和管理；当员工执行完某个工作计划时，可提出完成申请，由计划的发布人负责核准。1.4.6公文流转公文流转以用于处理日常工作中的单位内外部的各种公文，利用计算机网络的高速迅捷和计算机控制的严格准确性实现公文的处理。公文管理模块相对传统公文处理而言，在很大程度上提高了公文处理效率和准确性，用户操作简便易行。公文流转包括了公文的发文草拟、发文审核、发文会签、发文签发、发文登记、发文传阅、收文签收登记、收文审核、收文拟办、收文批办、收文承办、公文归档销毁、公文查询以及公文的流程监控、公文催办、公文流程定制等。公文流转中，用户可以预先定义公文的处理流程及相应的处理权限，在拟制、登记及公文流转过程中具有相应权限的人员可以进行公文在线编辑，可以进行跳签、插签、退签、撤销等处理。1.4.7会议管理会议管理是对单位内的相关会议及其内容进行登记和管理，同时可以查询显示会议室的相关信息，可以向参加会议的有关人员发送会议通知。功能包括：会议室管理、会议室查询、会议登记、会议通知、会议纪要、会议信息查询。1.4.8审批登记审批登记是具有相关管理权限的人员对员工提出的各种申请进行审批、登记处理，用户可以根据本单位的实际情况，自定义员工申请类别，并对其设置相应的审批流程，使工作流程的设置更加适应单位的实际情况及今后发展的需要。审批登记功能包括：事务审批、事务登记、事务打印、申请类别设置。1.4.9用款管理用款管理是利用计算机网络，及时完成员工的用款申请、审批、登记的过程，提高员工用款过程的工作效率。用款的申请和审批分别在个人事务和审批登记模块中完成。用款管理功能包括：用款登记、用款归还登记、个人用款查询、全部用款查询、用款统计、用款字典维护。1.4.10报销管理报销管理主要是实现费用报销运作的全过程，报销的申请和审批分别在个人事务和审批登记模块中完成。报销管理功能包括：报销领款登记、员工报销单据查询、全部报销单据查询、报销统计、报销类别维护。1.4.11办公用品办公用品管理为管理人员提供了办公用品和低值易耗品的库存、采购、库存报警功能以及库存、采购、领用的查询统计功能，办公用品的采购和领用申请在个人事务中进行、审批登记在审批登记模块中完成。办公用品功能包括：用品管理、用品采购、用品统计、库存报警、用品类别维护。1.4.12车辆管理车辆管理对机构内部的车辆进行统一管理，包括车辆的基本信息、使用信息、维修信息、油耗信息等，用车申请和维修申请在个人事务中进行，在审批登记模块中完成相应的审批登记处理。车辆管理功能包括：车辆信息维护、油耗登记、里程补贴、维修情况查询及用车情况查询。1.4.13资料管理资料管理部分用于单位内资料的借阅、使用，库存管理等功能。其中包括：员工借阅申请及申请回复，借阅登记，归还登记，资料统计，缺库登记和查询，资料信息维护，资料字典维护等。1.4.14文档管理文档管理是对组织机构中的各类电子文档进行相应的管理，使员工能够及时方便地查询到自己所需要的相关信息。在文档管理中，管理员可对文档进行分类，对各个文档类别指定相应的发布权限和查询权限。1.4.15资产管理本功能模块的主要功能是对公司固定资产的管理，包括固定资产的卡片维护、使用情况维护及相应的查询打印。功能包括：资产信息管理、资产使用管理、部门资产使用查询、全部资产使用查询、资产字典维护。1.4.16客户资源客户资源管理是为企业在激烈市场竞争中，提供一套方便有力的管理工具，它可以帮助企业为客户提供更加完备周到的服务，通过有效地进行客户资源管理，使企业的产品和服务更加满足客户的实际需要，从而给企业带来更加丰厚的效益。客户资源管理功能包括：销售人员管理、客户信息管理、联系记录管理、订单管理、销售情况查询、客户联系人管理、企业的产品和服务管理等。1.4.17系统管理组织机构、员工、职位是办公自动化OA系统的基本信息组成部分，在各个机构下设置相应的职位，每个职位可以具有不同的操作权限，通过建立员工与相应职位的对应关系，实现对员工操作权限的统一管理。系统管理是为办公自动化OA的正常运行提供管理功能，首次安装完后，首先要通过系统管理中机构配置管理功能建立起组织机构的管理体系结构。系统管理还包括审批流程设置，在日常办公事务中员工要提出各种申请，经过相关的领导审批核准，之后要进行相关业务的登记处理，办公自动化OA系统充分利用计算机网络的优势，用户可自行预先设置各种申请业务的审批流程，对于员工的申请系统自动提示行应的审批人员进行处理；同时提供相关业务的登记功能，从而大大提高了组织内部的办公效率。