第四章会展后勤方案策划

第四章会展后勤方案策划会展筹建计划（专业化分工、社会化服务、个性化布置）展区设计与布置1、展区整体布局2、展场整体形象设计（一）展区设计与布置1、展区整体布局：展厅功能布局（接待区、展览区、洽谈区、办公区、会议区）及其配套设施、进出通道（展品通道、人员通道、浏览通道）、装卸设施、后勤设施（水、电、通信）、服务设施（宾馆、餐饮、休息区）等；外部配套设施（交通、运输、宣传、广告、指示、展馆布局、停车设施）和智能化系统（楼宇自控、办公自动化、通信自动化、消防与保安系统等）。2、展场整体形象设计：展场整体形象设计主要体现在会标（会旗、吉祥物）的设计与制作、工作人员制服设计、展馆总体特征、基调、色彩和风格设计。浙江世界贸易中心形象标志引发争议争议一：形象含义的争议争议二：标志近似的争议浙江世界贸易中心标志温州某KTV（夜总会）标志商标注册在先商标受理公告W的变体字象征五大洲酒杯造型象征话筒（二）展位设计与承建通过专业协作委托专业搭建公司进行搭建。主办方主要任务是物色搭建商而且搭建商能准确领会主办方或参展方的展会定位和办展理念，以符合展会的整体形象。具体工作：1、信息收集：为展位设计师提供基础材料；2、选择展位参建商：考察搭建商的资质，包括技术、经验和报价等，拟定招标书；3、展位承建工作的管理：水电、消防等方面的配合、协调和沟通工作。第一节指定展位承建商一、展会对展位承建商的基本要求1、技术是否全面室内设计与装潢技术、消防防火技术、工程结构知识、绘图绘画和模型方面的知识、照明知识、文图和图表知识、展架展具以及施工材料和施工方面的知识、供排水方面的知识、电子和机械方面的知识。2、经验是否丰富经验丰富的承建商能更好地处理以下这些问题：展位设计的目的性、展位设计的艺术性、展位设计的功能性、展位设计的主题性。3、价格是否合理4、是否熟悉展览场地及其设施5、是否能提供展位维护保养服务二、指定展位承建商的方法对选择承建商数量有较大影响的展位种类主要有两类：一是空地展位和标准展位，二是室内展位和室外展位。可以通过招标、专家推荐等方式来具体选定展会的承建商。招标有三种具体操作方式：公开招标、选择招标、两阶段招标。投标单位根据办展机构的要求，需要提供以下基本资料：公司概况、标准展位搭建的价格和基本配置、空地展位的搭建要求、可提供的租赁展具及价格、可提供租赁的电器及价格等。三、展区清洁和保安计划布展时的垃圾清理、展会开幕后展区的清洁。展会安全保卫计划的主要内容包括：消防安全、人员安全、展品安全以及公共安全等。一般由展馆方按照主办方要求开展工作，特殊情况由办展方与专业机构（如保安公司、保洁公司）合作，雇佣临时人员为展会提供必要支持。委托专业运输代理公司负责展会物质运输，包括海外运输代理和国内运输代理。会展物流第二节指定展会运输代理一、展会运输代理的服务准则来程运输和回程运输1、展会运输代理的工作准则展会现场运输代理的工作很大程度上依赖于对三个方面的有效管理：联络、海关手续、搬运操作。国际展览运输协会对展会运输代理在联络方面提出了四方面的要求：第一，展会运输代理必须配备懂英语、法语、德语或者其客户大部分人员所熟悉的语言的工作人员；第二，展会运输代理必须在展会现场设立办公设施，如果展会不具备条件，就要在离展会合理的距离内设立，但还要在会场设立支持设备，以便展出者在会场内就能联络到运输代理；第三，为了方便客户的联络，展会运输代理要配备国际电话、电传和传真；第四，展会运输代理必须提供详细、有效的邮政联系地址以方便客户联络和有机有关运输单据。国际展览运输协会对展会运输代理办理海关手续的要求主要有两点：第一，展会运输代理与办展机构共同为展会设立临时免税进口手续。第二，展会运输代理要与海关有关人员商妥现场工作的期限和时间，要有足够的时间办理海关手续。对展览物品的搬运操作有以下几方面要求：第一，要熟悉展览现场，并在展位施工和撤展期间能随时使用合适的搬运设备和有经验的搬运工；第二，要在展览现场安排仓储地，如果没有条件，要安排在尽可能近的地方；第三，空箱应存放在离展会尽可能近的地方，并对空箱回运时间做具体规定；第四，卸车和装车必须按事先商定的时间进行；第五，必须协调好所有参展商的搬运要求，并提前将相应的安排通知办展机构和参展商。2、报关代理的工作准则国际展览运输协会对协会的报关代理的海关报关工作的要求主要体现在六个方面：联络、展前客户联系、单证办理及通知、最佳运输、现场支持、展后处理。二、国内运输代理1、来程运输展品集中与装车、长途运输、接运和交接、掏箱和开箱2、回程运输办展机构在指定展会的国内运输代理时，要考虑以下几个因素：有关时间安排（交箱日期、办理手续日期、发运日期、抵达目的地日期、到达展馆日期以及回运日期等）。包装要求（包装标志要注明展会名称、展位号、收货人名称和地址等）。运输线路和运输方式费用问题保险现场服务三、海外运输代理1、运输方式2、有关文件展览文件（展品及相关物品清单、展品安排指示书、需送海关审查的特殊物品样本和清单、发票等）。运输单证（报关函、报关单、清册、进口许可证、发票等）。保险单证（展品和道具险、第三者责任险、展出人员险等）3、海关报关在实际操作中，对于来程运输时的货物进口报关一般有四种办理形式：ATA形式：是一种准许货物免税暂时进口的报关制度。保税形式：展会必须是保税性质的展会，物品不能带出保税现场。再出口形式：提供相当于展品等物资进口关税相同金额的保证金，再办理报关手续使货物通关展出。进口形式：将展品等货物当成一般货物办理进口手续。第三节指定展会旅游代理一、会展旅游与举办展会的关系1、商务考察商务考察的主要目的地有两种：一是商品专业市场或大型的商场；二是商品的主要生产地或某些企业的所在地。2、观光休闲二、展会旅游代理旅游代理除了要安排好旅游线路外，还要提供海关签证、交通指引、住宿选择、餐饮安排甚至语言翻译等多种服务。三、展会接待酒店选择离展览场地较近，档次不能太低的宾馆酒店。第四节编制参展商手册一、参展商手册包含的主要内容1、前言对参展商参加本展会表示欢迎，说明本手册编制的原则和目的，提醒参展商在筹展、布展、展览和撤展等各环节要自觉遵守本手册的相关规定。2、展览场地基本情况包括展馆及展区平面图、至展馆的交通图、展览场地的基本技术数据等。3、展会基本信息包括展会的名称、举办地点、展览时间、办展机构、展会指定承建商、指定运输代理、指定旅游代理、指定接待酒店等。4、展会规则包括展会有关证件使用和管理的规定、展会现场保安和保险的规定、展位清洁的规定、物品储藏的规定、现场使用水电的注意事项、现场展品销售的规定、消防规定、知识产权保护规定、现场展品演示的注意事项等。5、展位搭装指南包括标准展位说明和空地展位搭装说明等。6、展品运输指南包括海外运输指南和国内运输指南等。7、会展旅游信息对解决参展商及观众等参加展会期间的交通、吃、住、行等需要和展会前后的旅游需要作出一些说明。要详细列出各指定接待酒店的档次、协议优惠价格、地址、联系电话和传真以及联系人、与展馆的距离等，要列出海外观众和参展商入境的签证办法、会展期间及前后可供选择的商务考察和观光休闲旅游的线路和安排等。8、相关表格主要包括展览表格和展位搭装表格两种。展览表格主要有贵宾买家服务表、聘请临时服务人员申请表、额外工作证和邀请卡申请表、研讨会和技术交流会申请表、刊登会刊广告申请表、刊登会刊资料表、现场广告申请表、酒店住宿确认表等；展位搭装表格主要有展位楣板公司名称表、租用展位设施申请表、租用展具申请表、租用电器申请表、空地展位搭装申请表、照明用电申请表、机械动力水电申请表、电话申请表等。二、参展商手册的作用1、参展商手册对参展商的指引作用。2、参展商手册对展会现场管理的作用。3、参展商手册对观众的作用。三、编制参展商手册的基本原则实用、简洁明了、详细全面、美观、专业、国际化。第五节建立展会专门网站一、展会专门网站的作用1、为展会营销和客户服务拓展了市场范围。2、为展会提供了快速的市场应变能力。3、有利于展会特定信息的传播。4、有利于展会与有关企业和机构的协作。5、有利于展会招展招商活动的展开。6、有利于提高展会客户服务水平。二、展会需要什么样的网站1、信息型网站2、服务型网站3、在线销售型网站4、信息订阅型网站5、广告型网站6、综合型网站三、如何建立展会专门网站建立展会专门网站的基本步骤：1、明确展会需要建立什么类型的网站；2、确定网站需要哪些栏目和内容；3、设计网页的界面；4、确定网上内容的更新办法；5、制定网站技术维护办法。