医药批发企业计算机系统功能模块简介

第1页共62页同分医药有限公司计算机管理系统功能模块简介（一）计算机系统简介计算机信息化给企业管理带来新模式，为适应公司的信息化需求、差异化竞争和可持续化发展的需要，结合新版GSP的要求，本公司引进用友软件股份有限公司的KSOA供应链管理软件，对公司进行信息化管理。计算机系统有统一的门户管理，单点登陆，大大提高人员工作效率，并且能够提供满足企业流程组建的各种单据及单据提取方案、数据检索方案和各种基于应用层面的功能组件，灵活搭建个性化业务流程。通过系统设置的流程与人员岗位的结合，可以方便的掌握与自己相关的票据、物流、资金等信息，并根据这些信息进行相应的业务处理。通过启动服务控制平台的相关服务，可以通过不同的渠道按需获取信息；根据系统控制平台提供的各种查询、报表工具，公司相关管理者可以按需提取数据，汇总分析数据，辅助决策。同时系统经过长期使用，积累的各项应用功能，能够被重复应用，从而减少资源的浪费。根据公司管理各职能部门的性质及任务，可将公司计算机管理系统划分为11个功能模块，分别是业务管理中心、业务审核中心、往来管理中心、仓储管理中心、商品会计中心、辅助决策中心、数据中心、信息中心、GSP管理中心、帮助、窗口等，这些系统既是公司计算机管理系统中的子系统，又是相对独立的职能管理系统。经过众多医药公司多年的使用经验，证明该计算机管理软件完全符合GSP要求以及业务流程，现特将我公司的计算机管理系统各功能模块逐一介绍。（二）计算机系统模块介绍一、人员登陆及权限控制系统对每个人进行用户名和密码分配，密码加密，保证安全；根据岗位对权限进行设置，无权不允许查询不相关数据。系统对每个人进行用户名和密码分配，密码加密，保证安全；根据岗位对权限进行设置，第2页共62页无权不允许查询不相关数据。系统对每个人进行用户名和密码分配，密码加密，保证安全；根据岗位对权限进行设置，无权不允许查询不相关数据。第3页共62页二、业务管理中心管理模块1、采购流程及管控点1）、采购订单环节超范围经营的拦截2）、购货单位效期控制拦截（GSP/GMP/药品许可证/营业执照/质保协议/委托书效期/器械许可证/蛋白同化批件/保健品许可证）3）、品种输入批准文号效期过期拦截。4）、近效期品种入库提醒。5）、无质检报告，验收拦截。6）、超委托人委托品种的范围拦截。7）、专管药品、冷链药品、蛋白同化制剂等要独立开票，否则拦截。8）、冷链药品收货需要体现运输工具、启运时间、温控方式、温控状况、到达温度等信息。9）、委托配送、自主送货两种收货的不同情况登记内容不一样，不填写需拦截。10）、采购收货单能支持查看单位和品种图片资料。11）、商品信息的控制（对于无库房信息、批准文号、剂型、类别的商品拦截）。12）、停用药品和单位的控制。1.1采购入库流程：采购订单→采购收货→采购验收→采购入库第4页共62页1.1.1流程图采购流程采购订单采购收货采购验收验收单入库保管员验收员收货员采购员订单完成采购验收单采购收货采购订单采购入库采购订单审核Y1.1.2采购订单路径：业务管理中心→采购订单→采购订单填制即进入采购订单页面第5页共62页填写单位助记码，可以输入助记码或者双击进行调取，选择好单位后，选择相应的核算单位，部门等信息，单据抬头选择完毕，填写商品助记码或者双击调取商品，填写数量，含税价等信息，填写完毕，进行存盘，进入审核环节。第6页共62页第7页共62页第8页共62页第9页共62页第10页共62页1.1.3采购收货到货后，收货员根据供应商的随货同行单确定是否与采购订单一致，进行收货，根据品种是否需要冷藏，收集的信息不同。路径：业务管理中心→采购订单→采购收货管理点击采购收货，进入收货页面第11页共62页双击计划单号提取采购订单。选择相应的单据号。选择对方开票日期，对方发货日期，随货同行单，如果是冷藏药品，请勾选是否冷藏，选择运输方式，填写对应的信息，之后存盘。收货完毕后，进行验收。第12页共62页1.1.4采购验收单路径：业务管理中心→采购验收→采购验收单打开采购验收单。在辅助功能里面提取采购订单进行验收。填写批号，有效期，生产日期。第13页共62页双击质量状况。选择验收结论。存盘。第14页共62页1.2采购拒收流程：采购收货拒收（填写拒收数量，存盘自动弹出拒收单→拒收审核（业务→质管）1.2.1流程图第15页共62页拒收流程收货、验收拒收登记采购验收验收单入库质管部业务部经理收货员、验收员订单完成登记拒收单收货Y验收填写拒收数量业务经理审核质管部审核结束Y收货拒收路径：业务管理中心→采购订单→采购收货管理1.2.2拒收单根据路径打开收货界面，提取相应的订单，填写拒收数量，点击存盘，自动弹出拒收单。在药品拒收报告单页面，点击拒收卡片，弹出拒收卡片，填写相关的批号，批准文号内容，质量标准和质量问题内容，完毕后点击确定。第16页共62页点击存盘，回到采购收货单页面。再次存盘，进入审核环节。1.3采购退出流程：采购退出通知单→采购退出票单→采购退出审核→采购退出出库1.3.1流程图采购退回出库采购退回通知采购退回入库采购部审核采购退回出库采购员采购部主管仓库采购员通知完成采购退回通知单单据审核采购退回出库Y采购退回开票Y管控点说明：提取原始单据制定退出单，需选择退货原因。1.3.2采购退出通知单路径：业务管理中心→采购退出→采购退出通知单辅助功能中，提取采购入库单进行退货。第17页共62页选择对应的采购入库单。双击退货原因，选择退货原因，之后点击通知单完毕后，填写开票单1.3.2采购退出票单路径：业务管理中心→采购退出→采购退出开票单点击采购退出开票单，点击提取进货退回通知单，选择对应单据，后点击存盘，进入下一步。第18页共62页第19页共62页1.4采购退补价：1.4.1流程图采购退补价采购退补价申请采购部审核采购员执行采购部经理采购员采购员采购退补价开票采购退补价执行单据审核Y流程：采购退补填制→采购退补价审核→采购退补价执行1.4.2采购退补价填制路径：业务管理中心→采购退补价→采购退补价票单填制点击采购退补价票单填制，先敲出要退补价入库单相应的供应商，后在辅助功能中选择相应的入库单，选择好单据后，选择相应的明细，填写新含税价，填写申请原因，后点击存盘记账，进入下一步骤。2、销售流程销售出库流程销售开票→销售开票单据审核→销售出库单财务审核→销售出库复核单流程说明及管控：1）、销售客户相关证照过期拦截。2）、销售开票的客户经营范围控制，超范围需提醒并拦截。3）、品种近效期销售提醒，过效期品种要拦截。4）、停售药品在销售出库环节做停售数量拦截。第20页共62页5）、含可待因复方和麻黄碱类复方制剂的特药从批发企业进货的只能销售给本省非批发单位；含可待因复方和麻黄碱类复方制剂的特药对委托书有效期；特药采购人；特药采购人身份证号进行控制。6）、禁用商品和销售客户拦截。7）、对需要单独开票的品种进行开票限制，不能和其他品种混杂开票。2.1销售开票【路径】业务管理中心→销售开票→销售开票单在对应的部门，业务员处可以双击选择部门和开票业务员，在对应的单位编号处选择相应的销往单位(此处可以通过输入单位的助记码，名称，单位编号进行快速检索)；同选择单位相同，在商品名称处输入助记码，会弹出相关的商品信息，选择好商品后，会出现选择货位数量的对话框。货位数量处能够看到当前商品的可销数量，选择完成后录入本次开票的的开票数量和单价。录入完成后点击存盘完成销售开票单的填制。第21页共62页第22页共62页第23页共62页2.2销售退回流程【销售退回申请单填制】→【销售退回票单审核】→【销售退回收货单】→【销售退回验收单】→【销售退回入库单】流程管控：1）、退回收货必须调取原销售记录。退回原因需按品种分开填写。第24页共62页2）、退回原因拦截控制。3）、收货环节控制，委托配送、自主送货两种收货的不同登记内容。2.2.1销售退回申请【路径】业务管理中心→销售退回申请→销售退回申请单填制在单据的抬头部分首先确定退货的单位信息（输入助记码查找单位信息）确定退货单位之后点击辅助功能下的提取销售出库单-单据检索历史销往该单位的票单信息。双击选择需要退货的票单；出现明细选择界面。在具体的推互明细中选择退货的数量，单价，双击选择退货的原因，完成上述操作后点击存盘完成对销售退回申请票单的填制。2.2.2销售退回收货路径：业务管理中心→销售退回申请→销售退回收货单打开页面后，点击销售退回申请单或者原单号处双击获得相应的单据号。填写完毕，选择运输方式，其中是否冷藏如果勾上，温度项必须填写。同时随货同行单必填。填写完毕后，保存第25页共62页2.2.3销售退回验收路径：业务管理中心→销售退回验收→销售退回验收单进入销售退回验收环节，点击辅助功能，选择相应的单据，确定后，存盘，进入下一环节。2.3销售退补价2.3.1销售退补价申请单填制【路径】业务管理中心→销售退补价→销售退补价申请单填制首先确定退补价单位（可以通过助记码，单位名称以及单位编号快速查找）；然后点击辅助功能下的提取销售出库单选择退补价单据；最后在明细中选择相应的明细，确定该商品的最新含税价，退补原因，在差价栏中系统会自动计算退补价差额，点击存盘。二、业务审核中心管理模块1、采购订单审核路径：业务审核中心→采购单据审核→采购订单审核选择订单审核，审核相应订单。双击要审核的单据，选择审核通过，进入收货环节。第26页共62页2、采购退出单审核点击采购退出票单审核。双击单据，点击进入下一步。3、销售开票单据审核路径：业务审核中心→销售单据审核→销售开票单据审核进入销售开票单据审核界面，对当前的销售开票单进行审核操作。在单据抬头处双击选中需要审核的单据（选中后整条记录会变成蓝色），在明细项处能够浏览当前单据的销售明细。确认订单后点击审核确定或者审核不通过完成对该笔订单的审核。4、预付款计划审核路径：业务审核中心→预付款申请审核→预付款计划审核（业务→财务→分管领导）打开业务审核页面，双击要选择的单据，可点击单据再现，进行单据明细内容查看，确定是否审核通过确定可以通过，点击审核通过，否则审核不通过，返回上一流程。打开财务审核页面，双击选择要审核的单据，同样，可以通过单据再现，进行明细查看，确定审核通过与否，点击通过，则进入下一环节，不通过，返回业务审核环节。打开审核页面，双击确定要审核的单据，如确定可以通过，则进入登记环节。不通过，第27页共62页则返回财务审核环节。5、采购退补价审核路径：业务审核中心→退补价单据审核→采购退补价审核（采购）选择采购退补价审核，双击对应单据，点击审核确定之后进入执行步骤。6、销售退补价审核【路径】业务审核中心→退补价单据审核→销售退补价审核（销售）在上部单据抬头处双击选中需要审核的单据（选中后整条记录会变成蓝色），在明细项处能够浏览当前单据的销售明细。确认订单后点击审核确定或者审核不通过完成对该笔订单的审核。三、往来管理中心管理模块1、进货退补价执行单路径：往来管理中心→退补价执行→进货退补价执行单点击进货退补价执行单。辅助功能里点击提取进货退补价，提取单据。提取单据后，点击流程完成！第28页共62页2、销售退补价执行单【路径】往来管理中心→退补价执行→销售退补价执行单进入销售退补价执行单界面，点击辅助功能下提取退补价开票单，选择审批后的申请单核对信息后点击记账，生成商品账和往来账等账务。3、预付款申请登记路径：往来管理中心→预付管理→预付款申请登记打开页面，打开辅助功能，提取相关的单据。选择完毕后，填写结算信息，付款方式等内容，点击保存，进入审核。第29页共62页4、预付款登记路径：往来管理中心→预付管理→预付款登记单打开登记页面，填写单位助记码，找到登记的单位，之后点击辅助功能中的提取预付款计划，选择要登记的单据，并双击确定，之后记账，登记环节结束。四、仓储管理中心管理模块1、入库单仓库管理1.1采购入库路径：仓库管理中心→入库单仓库管理→采购入库管理点击采购入库单。辅助功能中选择相应的单据号，双击票单编号，提取单据，后点击