归档文件整理

归档文件整理主要内容一、档案的价值和作用二、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(8号令）三、数码照片声像档案的收集与管理四、公章的保管和使用一、什么是档案？1.档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，按照一定规律保存以备查考的各种形式和载体的历史记录。2.文件与档案有何区别?尚未办理完毕的文件不是档案；对日后没有查考价值的文件不是档案；档案包括实物的、声像的等特殊载体材料经过系统整理的，对机关、组织和个人有查考价值的文件，可称为档案二、档案的价值与作用1.档案的基本价值（1）档案的凭证价值“空口无凭，立字为证”真实可靠的历史证据（2）档案的参考价值查考既往情况掌握历史资料2.档案的作用1.维护国家、集体和个人权益的法律书证。许多单位和个人以档案为证据，解决了债务、产权和著作权等各种纠纷，证实了个人的学历、经历以及工资、福利待遇方面的诸多问题。2.行政管理的查考凭据档案可以为机关、企事业单位的领导工作和业务管理提供证据及咨询材料，借以熟悉情况、总结经验、制订计划、进行决策、处理各种问题。汤国基档案事件•2003年7月14号，一纸赔偿标的高达2100万元的民事起诉状被递交到宁乡县人民法院，原告方汤国基状告他的母校原益阳师专，现更名为湖南城市学院及宁乡县教育局，理由是当年的毕业档案中，由于对他有精神反常和严重神经官能症等评语，导致他20年来一直没有单位接收，生活极不稳定，极大的摧残了他的身心健康。“对人事档案我是有切肤之痛的，学校利用自己看不到自己档案的规定报复我。”汤国基对《瞭望新闻周刊》说。这位1983年毕业的大学生现在连曾经赖以为生的写作都放弃了，他觉得“活着都没意思了”。当年，他是益阳师专建校以来第一个在诸多等国家级报刊上发表作品的学生，但才华初显的他也显得桀骜不驯，多次向媒体和教育部门写信，反映自己的学校师资水平不佳，并称自己的班主任周某和中文系负责人“不学无术”。自信的他没有想到的是，毕业后没有任何单位接收他，有的单位本拟录用，但总是到最后突然变卦。女友与其突然分手时问他：“你是不是有什么病瞒着我？”这时关于他的精神病传言也开始了。在众多不解之下，他怀疑自己的档案里有问题。•直到2003年6月，一位匿名人士将其毕业鉴定、处分决定复印件和精神病医学鉴定书的手抄件投到他信箱，他才最终确认是档案里有问题。他曾得罪过的班主任给他加上了“有严重的神经官能症，不宜担任教学工作”的评语。2003年6月26日，原学校承认处分决定和毕业鉴定的复印件“与原件完全一致”。•汤国基现在仍在为自己的名誉而打官司，他告诉《瞭望新闻周刊》，自己是“鸡蛋碰石头”，胜诉的可能性很小，但他“不甘心”。三、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》2006年9月19日已由国家档案局局务会议审议通过。•（一）目前文件归档保管中存在的主要问题1.归档的范围不够科学•“该收的没收，不该收的一大堆”•2.上级的、宏观的、重复的文件较多，本单位的、具体的文件不突出•3.极大地影响了档案利用工作的开展（二）《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》的基本原则①归档范围要坚持“以我为主”的“职能“原则：以突出反映本单位的工作特色；②保管期限——要坚持“简化”原则：档案实行“两分法”、“标时制”——永久；——定期（30年、10年）③档案的移交和接收工作要坚持“衔接”原则：◇各业务部门←→档案部门◇档案室←→档案馆三、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》主要内容第二条本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。第三条机关文件材料归档范围是：（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（反映本单位职能的）（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（有凭证作用的）（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；（重要收文）（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。（其它有查考价值的）第四条机关文件材料不归档范围是：（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（不需办理的）（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（临时、重份的）（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（不需执行的）（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。（参阅的）•简易方法：•（1）发文——都归档；•（2）收文——与本单位职能有关的归档；•（3）内部运转文件——注意归档。第五条凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。第六条机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。第七条永久保管的文书档案主要包括：(一)本机关制定的法规政策性文件材料；(二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；(三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；(四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；(五)本机关机构演变、人事任免等文件材料；(六)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；(七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；(八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。划分永久时，需要注意以下问题：1.突出本机关自身的文件材料2.突出本机关主要职能的文件材料3.突出反映本机关机构演变及人事任免的文件材料各单位党组、行政办公会议记录、纪要，党员、职工名册，年度综合性会议，年度以上计划、总结、统计材料，获县处级以上先进奖励，受警告以上处分，有领导批示的材料、人事任免、机构设置、大事记等划为永久。如何区分“重要的”和“一般的”文件材料（1）看作者：在反映同一问题的文件中，作者为本机关比外机关的重要。以机关名义发文比以内部机构名义发文重要；主要职能部门形成的比一般事务部门形成的重要；直属上下级机关形成的比不相隶属机关形成的重要；作者为高层机关的比基层机关的重要。（2）看内容：反映本机关主要职能活动的比反映非主要职能活动的重要；方针政策性的比一般事务性的重要；反映本机关全局性工作的比反映局部工作的重要；反映本机关中心工作的比反映日常工作的重要；反映本机关典型问题的比反映一般问题的重要；有针对性、依据性的比普发性、参考性的重要；有时效性的比没有时效性的重要。•本机关召开工作会议、专题会议的文件材料•1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要•永久•2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报•30年。先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料，机关在归档时如何划分保管期限？1.受县级（含）以上表彰、奖励的永久2.受县级以下表彰、奖励的30年对本机关有关人员的处分材料，归档时其保管期限如何划分？1受到警告（不含）以上处分永久2受到警告处分的30年四、数码照片声像档案的收集与管理数码照片声像档案的特点优点——1、拍摄方便的快捷性；2、获得视、听效果的直接性；3、减小体积的高度压缩性；4、复制、传输的方便性；5、反复使用中内容信息不变的稳定性。缺点——1、对软、硬件的依赖性；2、信息的易改性；3、内容与载体的分离性；4、载体的不耐久性；•归档、收集要求•1.由拍摄者整理、归档和移交；•2.随时形成，随时归档；•3.拍摄数据、目录数据、软硬件数据等一并归档、移交；•4.多种归档形式——•网络在线归档；•刻录在光盘等载体上移交；•制作成纸质照片归档；•5.说明文字齐全；•6.鉴定把关：•真伪•质量（数码质量、内容质量）•数量•长久保存档案，不可使用——•1、软盘•2、电脑硬盘•3、U盘•4、数码相机的储存卡、记忆卡•5、MP3、MP4……五、公章的保管和使用1.公章的启用2.公章的保管公章由单位主管指定专人（一般为秘书）保管并使用。3.公章的使用盖用单位公章，必须由单位主要负责人或主要负责人授权的专人审核签名批准，并要将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记。凡以单位名义发出的公文、信函等都必须加盖单位公章方能有效。使用不同的印章，或加盖在不同的位置，其意义、作用是不同的，常见的有以下几种：（1）落款章。加盖于文书作者的落款处，用来表明作者的法定性和文件的有效性。加盖部位是在落款处的年、月之间，应“骑年盖月”。印章加盖之页，应有正文记载，以防止别有用心之人利用空白页，添加有害文字，使组织造成损失。（2）更正章。（3）证见章。对以他人名义出现的文书盖章作证。（4）骑缝章。带有存根的公函、介绍信，要加盖在正本和存根连接处的骑缝线上。（5）骑边章。重要案件的调查、旁证，以及座谈记录等材料，很多是由调查人自作笔录。为完备手续，除由当事人盖落款章、所在单位盖证见章外，必须骑各页边加盖一完整公章。（6）密封章。在公文和其他重要文件封套的封口处加盖印章，以确保传递途中没有私自拆封。（7）封存章。在封条上加盖印章以封存账册、财物，以及文件橱、仓库等，常常在节假日前夕或特殊情况下使用。4.公章的停用与销毁凡单位撤销，原公章应即停用，也应立即通知有关单位，并宣布原章失效。通知中仍应附上印模，并写明停用日期。公章停用后即为废章，应及时送交原制发单位或经主管部门批准后销毁。经销毁的公章也应留下印模，以被日后查考。彭州市红岩镇关于进一步规范公章管理和使用的通知•各办（所），各村（社区）：•为进一步深化规范化服务型政府建设，规范和加强公章的管理使用，现就我镇的公章管理和使用作如下规定，各办（所）、村（社区）必须严格执行。•一、公章管理制度•（一）党委公章由党政办主任负责管理•（二）政府公章由专人管理•（三）办（所）公章由各办（所）自行管理，指定专人负责，并承担责任•（四）村（社区）支部委员会公章原则上由支部书记负责管理，村（社区）村（居）民委员会公章原则上由村（社区）主任管理•（五）公章转接和刻制制度•1、公章管理人员调动或外出期间，须履行交接和登记手续，且必须到镇党政办备案。•2、因公务外出需携带镇党委、政府印章的，必须报请镇党委、政府主要领导批准后，指定用途及有效时间，在镇党政办备案，填写《红岩镇公章外出使用登记》，在规定时间内送回。•3、公章损坏需重新刻制的，须经镇党委、政府主要领导批准后，方可重建刻制。•二、公章使用制度•（一）党委公章使用•各办（所）需加盖党委公章及以党委名义上报或下发的各类文件、信息、报表等文字性资料，按照以下流程办理：撰写文件→办公室主任把关签字→分管领导审批签字→（重要文件需镇党委书记审批签字）→报党政办登记→盖章→存底。•各村（社区）开具的证明、文件等文字性资料需加盖党委公章，按照以下流程办理：村（社区）书记审批签字→盖该村党支部公章→镇党政办主任审批签字→镇分管领导审批签字→（重要文件需镇党委书记审批签字）→报党政办登记→盖镇党委公章。•（二）政府公章使用•各办（所）需加盖政府公章及以政府名义上报或下发的各类文件、信息、报表等文字性资料，按照以下流程办理：撰写文件→办公室主任把关签字→分管领导审批签字→（重要文件需镇长审批签字）→报党政办登记→盖章→存底。•各村（社区）开具的证明、文件等文字性资料需加盖政府公章，按照以下流程办理：村（社区）主任审批签字→盖该村（社区）村（居）民委员会公章→镇分管领导审批签字→（重要文件需镇长审批签字）→报党政办登记→盖镇政府公章。•（三）办（所）公章使用•凡需加盖各办（所）公章，由各办（所）分