供应商资格评审流程说明书

文件编码：发布日期年月日章节共8页1文件名称：【供应商资格评审流程】文件编码：【】版本：【A/1】一级业务：【商务管理】生效日期：【】二级业务：【供应商管理】拟制责任部门：【安全质保部】三级/四级业务：【供应商资格评审】文件审核人：【】流程责任人：【曹守令】1.目的为提高供应商资格评审工作的效率及可靠性，及时、有序的引进符合公司要求的供应商，明确各部门的分工协作，明晰工作节点、程序和要求，依据《供应商管理制度》而编写本流程说明。2.适用范围本流程适用于公司本级开展的采购和供应商管理活动。公司各下属公司开展的采购和供应商管理活动，参照本流程执行。3.KPI指标名称（指标定义、计算公式等参考流程指标库）供应商计划认证完成率合格供应商第一年执行达标率4.定义与缩略语01公司：****有限公司及经过其授权的分支机构。02潜在供应商：所有可能提高物相或服务的法人或其他组织。03合格供应商：确认为具备某一类或相关几类采购项目的承担能力和投标资格条件的潜在供应商。04供应商数据库：公司对供应商全方位和全过程的信息记录。5.供应商资格评审流程图见附件一。6.上下游关系上游流程输入输出下游流程年度供应商管理计划、临时性供应商评价需求、供应商临时性认证需求供应商资格申请表、评审报告、供应商数据库等招标流程7.流程说明01启动供应商资格评审工作文件编码：发布日期年月日章节共8页2根据年度供应商管理计划、临时性供应商评价需求或供应商临时性认证需求，针对某一拟采购项目，安全质保部组织收集潜在供应商信息，填写潜在供应商基本信息表和新增潜在供应商申请表。时间点：1周。不晚于立项前1个月（A、B类供应商）或立项前1周（C类供应商）。02提出临时性认证需求对于紧急的、未列入年度供应商管理计划的临时性业务，相关部门临时性追加供应商认证需求。该需求申请由相关部门承办人员提出，经本部门总监审批后提交安全质保部，由安全质保部主管人员提出审核意见，报经安全质保部总监审批后，补充列入本年度供应商管理计划。时间点：1天。对于A、B类供应商，不晚于立项前2周；对于C类供应商，不晚于立项前1周。03潜在供应商信息收集对于临时性认证需求，需求提出部门负责收集潜在供应商信息，填写潜在供应商基本信息表和新增潜在供应商申请表并报送给安全质保部岗位人员时间点：3天。对于A、B类供应商，不晚于立项前2周；对于C类供应商，不晚于立项前1周。04制订评审方案在立项完成后，依据供应商基本信息表、新增潜在供应商申请表等信息和立项要求，安全质保部岗位人员牵头组织制订评审方案，包括：评审的组织和人员安排、进度计划和步骤安排、证明资料需求清单、针对该项目的评审标准、拟输出的评审结果、必要的费用预算等。时间点：3天，或1天（对于临时性认证需求）。立项完成后。05协助制订评审方案相关部门（主要包括用户部门和商务主管部门等）指定专门人员（最好为下一步拟参加评审小组人员）协助安全质保部制订评审方案。按照分工负责的原则，相关部门的评审方案内容应征得本部门总监同意。时间点：3天。立项完成后。06审批安全质保部岗位人员填写并向总监提交新增潜在供应商申请表，同时附上评审方案和潜在供应商基本信息表，由总监审批。时间点：1天，或0.5天（对于临时性认证需求）。07组织成立评审小组安全质保部牵头，落实本部门岗位人员担任评审小组负责人，指定质保评审人员；商务主管部门和用户部门分别指定商务和技术评审人员。文件编码：发布日期年月日章节共8页3对于一般项目，技术评审工作可由评审小组负责人兼任；对于复杂项目，必要时安全质保部可聘请外部专家和/法律机构和人员参加评审小组工作。时间点：1天，或0.5天（对于临时性认证需求）。08提交证明材料评审小组负责人汇总并向评审小组成员提交如下证明材料：经安全质保部总监审批的新增潜在供应商申请表；安全质保部负责发放并回收的供应商调查问卷；潜在供应商提供的营业执照、银行账号；如有需要，潜在供应商还需提供相关资质、年报、从业经验、已有用户名单等业绩、项目实施方案和初步报价等信息；必要时评审小组负责人组织评审小组成员当面进行评审前专题沟通。时间点：1周，或3天（对于临时性认证需求）。09文件评审文件评审是评审小组对潜在供应商的商务资信状况、技术能力和质保能力（包括环境管理能力）进行的书面评审。基于证明材料，按照评审方案，对照分项（技术、商务、质保）评审报告格式和工作指导书的标准要求，评审小组中技术、商务及质保评审人员分别出具技术、商务及质保评审报告，由所在部门总监签字，然后提交评审小组负责人；依据分项评审报告，对照评审报告格式和工作指导书的标准要求，评审小组负责人出具文件评审报告，填写新增供应商申请表。时间点：2天（A、B类项目），或1天（C类项目，或者对于临时性认证需求）。10源地评审按照《供应商管理制度》的有关规定，对于A、B类供应商，属于应该源地评审的，在文件评审的基础上，评审小组制订源地评审方案（包括：组织和人员分工、调查清单、评审计划、评审标准、拟出具资料清单等），在履行出差审批手续后，赴供应商所在地开展源地评审。源地评审是对文件评审的复核确认，并通过实地参观考察、座谈访问、问卷调查、资料查询等方式进一步考察潜在供应商的商务资信状况、技术能力和质保能力（包括环境管理能力）。按照评审方案、对照分项（技术、商务、质保）评审报告格式和工作指导书，供应商评审小组中技术、商务及质保评审人员分别出具技术、商务及质保评审报告，由所在部门总监签字，然后提交评审小组负责人；依据分项评审报告，对照评审报告格式和工作指导书的标准要求，评审小组负责人出具源地评审报告，填写新增供应商申请表。时间点：1周，或3天（对于临时性认证需求）。11出具评审意见作为文件评审（和源地评审）工作的输出，评审小组负责人出具评审报告，填写新增潜在供应商申请表，同时附上评审过程记录文件及分项评审报告。文件编码：发布日期年月日章节共8页4评审意见分为三种：通过、不通过、有条件地通过。时间点：1天，或0.5天（对于临时性认证需求）。12审批评审小组负责人向安全质保部总监提交新增潜在供应商申请表，同时附上评审过程记录文件及评审报告，总监审批《新增潜在供应商申请表》。时间点：1天，或0.5天（对于临时性认证需求）。13整改对于安全质保部总监审批通过，结论为“有条件地通过”的供应商，安全质保部出具整改反馈单给供应商；同时由数据库负责人将其信息录入数据库，并标记为“有条件地通过”。之后，供应商按要求完成整改，并向安全质保部提交《保留条件完成情况反馈表》。据此，评审小组负责人完成《供应商保留条件完成情况验证报告》并提交安全质保部总监审批。审批通过后，由数据库负责人将其在数据库中标记为“合格”，同时录入《保留条件完成情况反馈表》等整改信息。时间点：视情况而定。2周或更长（对于A、B类供应商），或1周之内（对于C类供应商）。一般应在合同签订前满足条件。14入库对于安全质保部总监审批通过、结论为“通过”的供应商，由安全质保部岗位人员通知该供应商；同时，其信息由数据库负责人录入数据库，并标记为“合格”。时间点：1天。15终止合作对于安全质保部总监审批通过，结论为“不通过”的供应商，终止合作关系。由安全质保部岗位人员通知该供应商；同时，其信息由数据库负责人录入数据库，并标记为“不合格”。时间点：1天。文件编码：发布日期年月日章节共8页18.供应商资格评审流程风险控制矩阵风险点编号活动编号活动名称风险类别风险描述控制目标控制类型（预防性/检查性）控制频率（随时/月/季/年）控制措施描述责任部门/岗位R0101/03启动供应商资格评审工作/潜在供应商信息收集经营目标风险没有充分收集供应商信息以供选择，可选余地少确保可选择的供应商能满足基本的合作条件预防性年度（1）平常关注信息收集安全质保部（2）与专业机构合作收集调查（3）收集过程标准化模板R0206组织成立评审小组资格评审人员不具备相应能力后期评审工作中避免出现因评审人员给出的意见不专业而导致评审失败检查性（1）增加培训，定期考核，优胜劣汰预防性（2）制定相应的评审人员选拔标准，选拔过程公平公正R0307文件评审标准不清晰，不具备可操作性保证标准的制定能有效指导评审工作的开展预防性（1）制定分级分类评审标准，定期对标准进行更新（2）加强审批环节的重要性文件编码：发布日期年月日章节共8页29.补充说明暂无。10.报告与记录年度供应商管理计划；新增潜在供应商申请表；文件评审报告：技术、商务、质保；源地评审：方案；工作记录；技术、商务、质保评审报告；供应商评审意见；供应商整改反馈单；供应商保留条件完成情况反馈表；供应商保留条件完成情况验证报告；供应商调查问卷及其它证明性资料；供应商数据库文件。11.附件一供应商资格评审流程文件编码：发布日期年月日章节共8页1信息系统时间周期流程编号：流程名称：供应商资格评审流程（1）版本：A/1页数：第1页现状目标安全质保部安全质保部总监相关部门评审小组供应商年度供应商管理计划临时性供应商评价需求供应商临时性认证需求01启动供应商资格评审工作新增潜在供应商申请表04制定评审方案04协助制定评审方案05审批06组织成立评审小组07提交证明材料证明材料A02提出临时性认证需求03潜在供应商信息收集潜在供应商基本信息表潜在供应商基本信息表KCP01KCP01KCP02文件编码：发布日期年月日章节共8页2信息系统时间周期流程编号：流程名称：供应商资格评审流程（2）版本：A/1页数：第2页现状目标安全质保部安全质保部总监相关部门评审小组供应商A评审标准08文件评审09源地评审源地评审报告11审批13供应商入库14终止合作12整改C类A/B类基本合格合格不合格文件评审报告10出具评审意见评审报告KCP03SAP