行政办公室策划

东盟公司沪蓉西高速公路LM-3标项目管理策划21行政办公管理策划在湖北沪蓉西面项目进场初期，经理部的驻地临建便成为办公室工作的主要任务之一，同时项目办公室也紧密围绕生产工作的实际情况开展了各项工作，完成了职责内的各项工作任务，过程中也发现很多不足之处，现对办公室今年的各项工作做出初步策划，为后续工作的开展及改进提供思路。一、部门组织结构框图二、行政办公管理（一）办公用品管理1、办公用品分类根据办公用品的用途和其价值大小可以将办公用品分为耐用品、招待用品和其它办公用品。耐用品指在使用过程中不改变其实物形态，并且使用寿命较长的办公用品，例如钢笔、办公桌、文件柜、计算器、计算机、复印机等等。招待用品指价值较高主要用于对外招待的办公用品，主要指礼品、烟酒等。如收到礼品须上缴行政办公室，同时礼品上缴和领用都须进行登记。其它办公用品指在使用过程中易于消耗的办公用品，如纸张、墨水等。主管领导：赵洪波行政办公室主任：刘宝业务主办李淑军通讯员马聿正食堂鱼建军警卫李成信王新民东盟公司沪蓉西高速公路LM-3标项目管理策划222、办公用品的管理流程每月25号由各部门将经主管领导签批的下月办公用品采购计划报办公室，然后由办公室根据采购计划统一采购，在采购之后于每月1号根据采购计划将办公用品发放各部门，在发放的同时应根据本办法填写办公用品领用表，对于价值较高的耐用品要做好耐用品台帐。每月5号之前办公室将各部门上月的办公用品领用情况及所发生的办公费用报各部门和其主管领导及财务部门。3、采购办公用品由办公室统一采购并且作好记录，采购时采取货比三家原则，通过价格、质量、实用性等原则，先进行市场调查，然后确定采购地点，和销售方进行价格谈判，定价后方可进行采购，办公用品发放时须将各种办公用品的数量、单价、金额作详细记录以备核算各部门办公费用。对于价值较高的耐用品如电脑在采购时要多方调查，坚持实用的原则，既要保证其质量，又不单方面追求其高性能。招待用品由办公室按经理部规定统一采购。其它办公用品由办公室根据各部门所填写当月采购计划统一采购，并且发放。如有某部门需要的价值在500元以上的办公用品的要经项目经理审批。4、保管耐用品和其它办公用品由使用部门自行保管，办公室不留库存。但对于价值高于100元的耐用品如电脑、办公桌、文件柜等由办公室建立台帐，定期核查，如发现有损坏则由该部门追究责任人的责任。耐用品应由领用部门落实到使用者个人进行保管，对于计算机等高价值的耐用品应选择有一定技术能力的人员保管，并作好日常的保养维护工作。办公桌等应由使用者个人作为保管人和直接责任人。办公用品损坏后由办公室组织维修，其修理费用记入使用部门当月的办公费用。招待用品由办公室指定专人进行保管。并且每月填制招待用品消耗明细表，月末在申报下月计划的同时应盘点当月库存，作到帐实相符。5、领用耐用品和其他办公用品在办公室根据计划采购之后，由使用部门签字领用。使东盟公司沪蓉西高速公路LM-3标项目管理策划23用部门领用办公用品必须和采购计划相一致，每个月只有在采购之后领用一次。耐用品在领用之时办公室要建立台帐详细记录（见耐用性办公用品台帐）。6、核算办公用品领用之后，办公室应根据采购发票、采购计划及领用记录核算各部门当月办公用品的消耗费用，并及时将核算结果交领用部门和其主管领导及财务部门，由财务部门根据领用情况进行成本核算。（二）大型办公设备使用管理：1、复印机使用管理经理部的复印机放置在办公室，设专人负责管理。办公室负责复印机的管理、日常维护、保养和技术服务工作。试验室、合同部复印量较大的部门须由部门负责人指定专人进行复印，但人员须由办公室统一培训。任何人私自复印致使复印机某些部件损坏者，由损坏者负责照价赔偿或修复。2、复印纸管理复印原则上能手写的决不复印，能两面复印的决不单面复印，能利用废纸复印的决不用新纸复印。2.1各部门当月所需复印纸，由其自行报采购计划经领导批准后给予购买2.2经理部内部资料一律使用废旧复印纸，不得使用新复印纸。2.3不得把复印纸当作稿纸使用，更不得用于其它用途。2.4复印时，调好纸盒后方可复印，以免浪费纸张和损伤复印机。（三）行政公文公司“公文处理”是指对企业经营管理过程中形成的具有法定效力的规范体式的文书的制发、办理、管理、立卷、归档等一系列相关联的衔接有序的工作。公文处理必须做到及时、准确、安全，简洁高效的原则；必须严格执行国家保密法律、法规和其它有关规定，确保国家秘密和企业商业秘密的安全。项目行政办公室是公文处理的管理部门，主管项目经理部的公文处理工作并设立一名专职符合岗位要求的人员，主要负责公司呈送、传阅、分发、归档的公文处理工作。为使项目公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高项目公文处理的质量和东盟公司沪蓉西高速公路LM-3标项目管理策划24效率，依据公司公文处理办法项目办公室在信泌路的基础上将进一步加强文件管理，建立更为完善的文件管理程序，做到收文、传阅、归档、发文都符合公司公文处理办法的相关规定和要求。1、项目发文审批程序：2、项目收文处理程序：（四）印章管理1、项目印章的保管部门是行政办公室，并设专人负责保管。职能部门的印章由部门负责人指定专人保管。；2、印章管理人员必须坚持原则，责任心强，具有保密观念；3、印章管理人员必须保证印章的正常、准确使用和存放安全，防止印章的滥用、盗用和遗失；发文部门校对、修改文本格式、编号，呈领导会签（行政办公室）核稿（部门负责人）起草（拟稿人）行政办公室出打印稿返回拟稿部门修改、整理签发（呈项目经理）接收文件传阅阅知编号、登记拟办承办归档核对、确定有效份数，加盖公章（行政办公室）下发并建立发放清单归档（行政办公室）东盟公司沪蓉西高速公路LM-3标项目管理策划254、印章的使用4.1项目经理部公文经项目经理签发后用印。4.2合同、契约、约定、授权书等具有法律责任的重要文函，以及证件、申请（报）表等用印必须经项目经理批准。4.3一般性资料由主管部门负责人签署意见，行政办公室负责人审核批准后用印。4.4各类便函、介绍信、证明信等一般日常事务用印，由行政办公室负责人批准，重要事项由主管行政领导批准后方可用印。4.5项目办公室建立《用印登记表》，严格履行用印批准手续，用印前应审阅、了解用印内容，不得盲目盖印。公文应保留领导人签批的原件；合同契约等应保留一份文本归档；各类证书要附有颁发文件或领导人批准的书面资料；授权书、便函、介绍信等留有存根的，存根与发出件内容必须一致，并加骑缝章；不需留存资料的要如实记载用印情况。4.6严禁在未经项目经理签字的各类合同、协议书、以及空白介绍信、证明信及空白纸上盖印章。确属特殊情况，必须由主管行政领导或行政办公室负责人审批并履行严格的登记手续。经办人要妥善保管，未使用的盖有印章的空白信函纸应及时交回印章保管人员。4.7印章使用时必须盖在有文字处，如落款名称、日期、签署意见、负责人签字等，不得在空白处落印。4.8项目印章应在办公室由保管人使用或监印，不得将印章携离办公室使用，特殊情况必须携离办公室使用时，由使用部门或部门负责人提出申请，填写《印章外带使用审批表》，按表格程序填写相关事项，项目经理审批后方可用印。携章须两人同行与印章保管人办理交接手续，按照特定任务和权限用印，并限期携印返回。4.9使用流程普通用印部门负责人签字登记用印外带用印用印部门申请主管领导审批项目经理签字办公室交印陪同人签字归还、登记东盟公司沪蓉西高速公路LM-3标项目管理策划26（五）考勤管理1、职责：1.1项目部员工考勤的主管部门为项目行政办公室。1.2项目部各部门负责本部门员工的考勤记录。1.3项目办公室负责项目经理部（部门）员工的考勤日常管理工作。2、规定和要求2.1项目部员工考勤由各部门负责人或指认定专人负责，考勤范围：本部门全体员工，行政办公室负责项目经理、副经理的考勤。2.2考勤时间：上月26日至本月25日。2.3考勤员应严格按照考勤表说明认真填写考勤，准确记录员工每天的出缺勤时间。①上班统计：出勤、出差、外出培训、调出、调入。②缺勤统计：迟到、早退、病假、事假、旷工。2.4考勤表是记录员工出勤、计发工资、评奖、晋升的重要依据，考勤员应当每天及时记录。部门负责人认真检查，行政办公室抽查，确保考勤记录准确无误。2.5各部门的考勤表经考勤员和部门负责人签字后，于每月26日送交行政办公室。3、纪律规定3.1公司员工应自觉遵守作息时间，按时上下班，不迟到、早退。3.2外出办事须经本部门负责人或主管领导批准。3.3项目职工请假，必须提前办理请休假批准手续，离岗时应告知本部门考勤员，返回后及时到行政办公室办理销假手续。4、处罚规定4.1凡上班时间不能准时到岗、下班时间提前离岗即为迟到、早退。迟到、早退在30分钟以内扣罚本人当日效益工资。4.2凡请休假未经批准而擅离工作岗位和迟到、早退在30分钟以上的，按旷工东盟公司沪蓉西高速公路LM-3标项目管理策划27处理。4.3凡未向人事部门提交请休假等相关审批手续而未到岗位的按按旷工处理。4.4凡考勤表记录与实际不一致，经核实，扣罚部门负责人和考勤员当月效益工资各100元。（六）人事劳资管理1、人事管理程序1.1项目行政办公室将协助各部门对每位职工进行了定岗定责，根据各部门工作需要提供充足的人力资源，并且尽量避免人浮于事的现象。同时根据公司安排及工作需要，及时传递及组织相关人员参加培训，不断提高项目员工的业务技能，以适应项目生产需要。1.2用人计划的申报程序1.3人员信息项目办公室建立了人员信息档案，包括姓名、出生年月、籍贯、学历、专业、参加工作时间、政治面貌等，每位员工均登记在册，并及时更新，给领导提供第一手的人员信息资料，为项目的工作安排提供依据。1.4人员调动项目经理部严格遵守公司调动命令，协助公司资源管理部做好职工技能水平、工作业绩及工作态度的考核工作。调入人员必须携带调出项目所开具的工资待遇转移证。2、劳资管理2.1劳资工作是行政办公室工作中主要的部分，在项目各部门的积极配合下，办公室将及时、准确核算工资。本项目工资模式按照《东盟公司项目工资考核分配管理办法（实行）》规定，制定工资考核办法对职工采用技能工资加岗位工资加年功津贴加其他奖励的工资模式，招聘职工采用效益工资加其他奖励的模式，工资计算采用基数*系数*绩效考核确定。临时聘用职工将按照固定工资标准计发工资加其他申报用人计划项目经理批准办公室通知人员报到主管领导审批部门负责人审核东盟公司沪蓉西高速公路LM-3标项目管理策划28奖励模式，前场工班职工按1500元/月计发加其他奖励模式，场地看守人员按1200元/月计发。按照公司有关文件要求，及时保送劳资快报表，建立领导、职工收入台帐，并及时上报公司劳资部门。2.2工资发放流程2.3工资考核办法为了提高工作效率和工作质量,建立有效的岗位绩效考核办法,现根据《东盟公司项目工资考核分配管理办法(试行)》制定本办法,在执行过程中如发现不足之处或有良好建议,请通知行政办公室。①成立员工考核分配领导小组,由主管领导、各部门负责人和劳资人员组成，负责召开考核分配会议，布置考核工作，通报考核结果。②考核的原则考核坚持公正、公平、公开、客观的原则以目标体系为基础，主要对员工考核期内日常工作的业绩进行考核，并将考核结果（目标完成情况）与工资挂钩，以调动广大员工的工作积极性和主动性。③目标的建立Ⅰ.项目通过建立以目标管理为基础的关键指标考核体系，以使各部门及员工制定阶段工作目标，并以计划目标完成情况作为员工业绩的评价标准，并以此作为员工的奖惩依据。Ⅱ.岗位考核内容应与岗位考核期内工作目标结合进行。各部门依据项目战略目标及工程进展情况，于每月底制定各自部门阶段工作目标，并制定阶段初工作计划，由主管领导审核后开始生效。④考核范围Ⅰ.绩效考核主要针对项目经理部部门负责人及以下员工。Ⅱ.基础工作和协作工作纳入范围，业务部门期初提出考核关键指标，列入考核期内工作计划，未在工作计划中列举的不予考核。劳资员根据当月基数制表项目经理签发核对、签字（财务部）财务部打卡东盟公司沪蓉西高速公路LM-3标项目管理