知识分类体系构建流程：循序渐进-1105

上海城市信息化决策咨询服务系统第1页3、知识分类体系构建流程：循序渐进上海城市信息化决策咨询服务系统第2页知识分类体系的构建需要输入大量信息，它是一个全面的交互过程明确知识分类体系的需求并规划知识分类体系的开发流程调查工作人员的信息需求和组织架构形成知识分类体系草案测试完善分类草案知识分类体系实施构建知识分类体系过程的相关文档制定维护该分类体系阶段1阶段2阶段3阶段4阶段5阶段6阶段7•明确业务需求•制定规划•明确信息需求•创建知识分类体系草案•评估该草案的可用性•为用户群提供知识分类使用工具•确保俘获知识分类体系的关键决策和核心元素•确保知识体系的及时更新和扩展•业务需求描述•知识分类体系开发规划•信息需求描述和组织架构描述•知识分类体系草案•满足用户要求的完整知识分类体系•知识分类体系实施•知识分类体系文档•知识分类体系维护流程阶段目的结果上海城市信息化决策咨询服务系统第3页正确构建知识分类体系的流程构建过程中，以下的步骤是必须的......在实践中，部分步骤可以合并知识分类体系必须适应用户和特定方案用户群的数量，背景知识的数量，颗粒度和跨度不同层次的业务需求特定的应用功能下面详细讲述制定分类体系的步骤，并讨论该过程中一些有效的方法上海城市信息化决策咨询服务系统第4页明确知识分类体系的需求并规划知识分类体系的制定流程目的:明确制定知识分类体系的业务驱动力规划和组织需要的人员和资源结果:业务需求描述和知识分类体系在满足该业务需求中所发挥的作用知识分类体系制定规划，包括：指导委员会章程和成员资格工作组章程和成员资格各阶段时间表和初期工作内容细则•上海城市信息化决策咨询服务系统第5页和领导层一起确认用户需求，并在必要时征询员工意见定义/确认项目范围用户和用途内容类型明确流程参与者，领导者和拥有者建立项目指导委员会指导工作进行确定协助(知识分类体系制定)调研工作的用户初步确定知识体系的分类维度(分类标准)选择/制定调研方案访谈,研讨会确定和改进分类体系的制定流程工作计划草案•上海城市信息化决策咨询服务系统第6页调研员工的信息需求和组织架构目标：明确使用该分类体系的知识工作者的信息需求和组织架构结果:对用户信息需求的充分理解步骤:根据第一阶段的结果准备调研：决策模型信息映射一般性调研确定调研对象和他们联系调研总结•上海城市信息化决策咨询服务系统第7页调研员工的信息需求和组织架构三种调研方法：决策模型用于理解决策人员的信息需求信息映射是一种使用范围相对较广的分类体系制定方法，由该方法制定的分类体系可满足不同的用户群和业务目标一般性调研，采用个人访谈、分组访谈和内容访谈等方式，该方式主要适用于大型企业门户的知识分类体系的制定•上海城市信息化决策咨询服务系统第8页决策模型该方法的访问对象是专家决策人员，针对他们工作的实际状况设计一系列的案例，要求他们回答他们在案例的情况下会如何做决策。访谈的结果最终组织成由一个关键问题和一些辅助性问题组成的推理“线”(LineofReasoningLOR)•上海城市信息化决策咨询服务系统第9页决策模型步骤:1.明确哪些是关键性决策以及核心的决策者2.模拟决策者可能遇到的典型情况并由此构造案例3.用上述案例和决策者进行访谈4.回顾决策者在上述案例中的决策5.如果需要，寻找额外的输入信息6.整理访谈结果•上海城市信息化决策咨询服务系统第10页推理“线”工作单DetailQuestionsInformationSourcesandOtherResourcesJudgementCriteria,Thresholds,andNorms•上海城市信息化决策咨询服务系统第11页信息映射信息映射法用于理解信息需求和业务目标的对应关系，该方法可以得到围绕一系列相对独立的流称和任务的知识分类体系。信息映射法的调研一般通过与个人和小组访谈制定初始的映射关系图，并根据各方面的反馈进一步细化。•上海城市信息化决策咨询服务系统第12页信息映射步骤:1.确定目标用户群2.获取输入他们的首要任务？为了完成他们的任务他们需要做哪些决策？做上述决策需要哪些信息？目前他们的需求能够满足吗？3.确定来源4.勾勒信息映射图•上海城市信息化决策咨询服务系统第13页信息地图任务1削减产品成本决策3改进工艺决策2削减原材料成本决策1增加产量用户群“A”工艺流程改进Source1Source2Source3Source1Source2Source3Source1Source2Source3该用户群的任务不同用户群最佳信息源核心决策•上海城市信息化决策咨询服务系统第14页一般性调研通过个人访谈和分组访谈了解信息需求的深度和广度，并对现有的内容和其他资源进行评估反复进行假设/验证的循环，进一步提高对知识分类体系需求的精确性和详尽程度•上海城市信息化决策咨询服务系统第15页制定知识分类体系草案目的制定知识分类体系草案－内容分类和结构。该草案需要反复进行测试、细化和调整结果知识分类体系草案步骤:1.总结调查结果2.寻找共同点3.寻找差异性：4.确定最高层分类目录5.尽可能详尽地确定底层目录•上海城市信息化决策咨询服务系统第16页测试和完善知识分类体系目的：使知识分类体系草案可实施结果：满足用户群需求的完整的分类体系(可进一步改进)流程(步骤可能不完全一致):定义测试和完善流程考虑工作范围，参与用户群的层次根据当前的理解考虑第一阶段的发现确定测试完成的衡量标准实施测试;进行必要的改进记录测试•上海城市信息化决策咨询服务系统第17页知识分类体系的实施目的：为用户群提供具有知识分类体系的知识解决方案，从而提高他们的工作效率结果:一个可用的经过测试的知识分类体系，并内嵌入知识/信息源或者工具中用户群认识该分类体系的存在，并打算使用该分类知识分类体系维护流程草案主要工作：规划并着手知识分类体系的实施和维护通过教育、培训等方式使用户感知该分类体系的存在•上海城市信息化决策咨询服务系统第18页记录知识分类体系的制定过程目的确信将来能够充分理解知识分类体系制动过程中涉及的必要元素和关键决定结果在分类体系制定过程中使用和产生的文档简要描述关键决策和作出上述决定的原因知识分类体系管理过程中需要注意的问题列表步骤:搜集过程中的文档和记录，并做简单分类便于将来的使用列出参与者的姓名和角色简明描述定义每一个维度的原理，标准和过程详尽描述在过程中遇到的问题和解决办法和参与人员一起回顾文档，搜集和整理反馈信息•上海城市信息化决策咨询服务系统第19页维护知识分类体系目的保证知识分类体系，以及依赖该体系的资源、工具和系统的及时更新结果规划维护－修正，改进的方案(包括规定谁来做，什么时候做，如何做)注意问题：谁负责对分类体系的修改必须非常慎重，并在严格控制之下初期的修正会比较频繁，但必须在初始反馈的基础上做改动在深思熟虑用户反馈的基础上，做定期修为用户制定其他标准的分类维度时，注意使用已有的知识分类体系制定流程•上海城市信息化决策咨询服务系统第20页不断改进知识分类体系：改进的驱动力分类体系在下列情况下需要改进:出现新的用户群设定了新的目标了解到知识内容的其他使用途径出现新内容，导致新用途出现独立于内容的新目标新应用类别内的内容分布不好用户反馈表明需要改进•上海城市信息化决策咨询服务系统第21页内部网分类用户访问内容提交•尽量使用工具和固化的流程完善分类体系•搜集和分析用户反馈-使用度/贡献率追踪-调查反馈•根据变革动因做出改动•定期更新分类焦点并和用户及时沟通•积极主动是完善知识分类体系的关键上海城市信息化决策咨询服务系统第22页内容管理是知识分类体系改进的自然延伸管理有序的内容才真正具有价值为了满足新用户的需求，需要及时提供新内容对内容提供者给予必要的支持和鼓励衡量所采用方案的效果•