酒店采购管理手册-word版

上海市长宁区虹桥路1452号古北国际财富中心12-15层200336繁荣城市创造价值12/F-15/F,GubeiInternationalWealthCenter,1452HongQiaoRoad,ChangNing,Shanghai酒店采购管理手册宝龙地产控股有限公司酒店开发中心2011年6月上海市长宁区虹桥路1452号古北国际财富中心12-15层200336繁荣城市创造价值12/F-15/F,GubeiInternationalWealthCenter,1452HongQiaoRoad,ChangNing,Shanghai酒店采购管理手册事项内容与要求成果主责参与审批酒店前期成本管理1.酒店总经理到位后1个月被完成HOE产品清单编制；附件1：《酒店开业HOE类别清单》附件2：《酒店开业HOE采购计划表》附件3：《酒店开业HOE采购计划审批表》酒店开发中心酒店管理方业主代表酒店开发中心总经理执行副总裁执行总裁2.酒店管理公司根据开业HOE清单编制HOE预算，并报业主审批；3.酒店开业HOE预算批复后，酒店现场管理团队启动HOE采购计划计划及审批。酒店HOE标准配置1.酒店HOE类别共44项，标准配置按五星级、四星级、经济型分类；附件1：《酒店HOE类别清单》附件2：《酒店HOE标准配置清单》酒店开发中心业主代表酒店开发中心总经理成本控制中心总经理执行总裁2.酒店开发中心各部门参与编制HOE标准配置表，并报公司领导审批通过后执行，每半年完善修订一次；3.酒店HOE标准配置作为宝龙酒店开业HOE清单编制和审核的重要依据。酒店HOE招标采购1.酒店筹建开业HOE采购按计划应在拟开业时间前3个月启动；附件1：《邀标单位资质审批表》附件2：《招标文件与招标合同审批表》附件3：《定标审批表》附件4：《中标通知书》酒店开发中心采购部酒店现场管理团队业主代表酒店开发中心总经理成本控制中心总经理执行副总裁执行总裁招标决策小组2.单项预算5万元以上由酒店开发中心采购部执行采购，5万元以下由酒店现场采购团队执行采购；3.采购执行按照招标前准备-入围单位选择-招标文件起草审批-发标、回标、开标-评标-澄清及洽商-定标的流程执行；4.定标后按合同金额不同确定合同签署单位，20万元以上总部签订合同，20万元以下酒店现场签订合同。上海市长宁区虹桥路1452号古北国际财富中心12-15层200336繁荣城市创造价值12/F-15/F,GubeiInternationalWealthCenter,1452HongQiaoRoad,ChangNing,Shanghai酒店采购管理手册事项内容与要求成果主责参与审批酒店供方合同全程管理1.酒店类物品采购合同需编制标准版本，应含通用条款、专用条款、产品清单及技术标注三部分，标准版本合同经审批后执行；附件1：《招标文件与招标合同审批表》附件2：《酒店类物品采购合同管理台账》附件3：《酒店类物品采购标准合同》附件4：《酒店类物品战略采购协议标准版本》酒店开发中心采购部酒店现场管理团队业主代表酒店开发中心总经理成本控制中心总经理执行副总裁2.招标文件应包含合同一并发出，定标后采购执行单位负责起草和传递合同审批；3.合同签订后，由采购执行单位留存合同并建立合同台账，跟踪流转合同付款，并如实记录。酒店供方战略采购1.实施战略采购前，需完成各酒店物料使用情况调研，并作汇总分析；附件1：《酒店类物品战略采购协议标准版本》酒店开发中心采购部酒店现场管理团队业主代表酒店开发中心总经理成本控制中心总经理执行副总裁执行总裁2.采购执行按照招标前准备-入围单位选择-招标文件起草审批-发标、回标、开标-评标-澄清及洽商-定标的流程执行；3.定标后总部签订战略采购协议，各酒店根据协议分别与合作单位签订合同；4.酒店开发中心定期对各酒店战略采购事项执行情况做稽核，每年回顾战略采购协议到期情况，并完成协议更新。上海市长宁区虹桥路1452号古北国际财富中心12-15层200336繁荣城市创造价值12/F-15/F,GubeiInternationalWealthCenter,1452HongQiaoRoad,ChangNing,Shanghai酒店采购管理手册事项内容与要求成果主责参与审批酒店HOE采购样品管理1.酒店HOE采购启动前需明确样品报送要求，连同招标文件一起发出；附件1.：《样品接收/退还记录表》附件2：《酒店HOE采购封样记录表》酒店开发中心采购部酒店现场管理团队业主代表无2.样品接收、评价、退还均需留有书面记录，并按实清点；3.采购定标后，酒店现场需与招标单位逐项确认供货样品，并封样，封样需留存封样记录作为合同补充文件；4.酒店筹建HOE采购结束后，酒店方需建立HOE样品库，统一陈列，并造册登记。酒店日常营运采购监管1.酒店日常营运采购监管分为采购数据监控和采购实施定期稽核两种方式；附件1：《酒店营运重点产品采购月报表》附件2：《酒店营运采购稽核检查大纲》酒店开发中心采购部酒店现场管理团队业主代表酒店开发中心营运部酒店开发中心总经理2.酒店每月5日前填写酒店营运重点产品采购月报表，报至酒店开发中心，酒店开发中心针对异常情况出具改进意见；3.酒店开发中心每季度对集团所属酒店做一次日常营运采购稽核检查，稽核评价报告经酒店开发中心总经理签批后反馈至被稽核酒店；上海市长宁区虹桥路1452号古北国际财富中心12-15层200336繁荣城市创造价值12/F-15/F,GubeiInternationalWealthCenter,1452HongQiaoRoad,ChangNing,Shanghai酒店采购管理手册事项内容与要求成果主责参与审批酒店成本计划管理1.酒店成本计划分为日常工作计划和专项工作计划；无酒店开发中心采购部无酒店开发中心总经理2.酒店成本日常工作计划纳入酒店开发中心年度、月度工作计划范围内；3.专项工作预计持续时间1个月以上，工作计划应在专项工作启动前1周完成编制及审批，持续时间1个月以下的，计划应在启动前3天完成。酒店HOE采购数据库管理1.酒店HOE采购数据含酒店筹建期HOE预算清单中所有类目合同签约产品及其详细数据；附件1：酒店HOE采购数据入库模板附件2：酒店HOE采购数据移交记录附件3：酒店HOE采购数据查询申请酒店开发中心采购部成本控制中心总裁办企管部酒店开发中心总经理2.酒店HOE采购数据由酒店开发中心采购部统一汇总归集，整理为标准化格式后，按酒店项目统一移交至公司采购数据管理部门；3.酒店HOE采购数据库系统管理由公司成本控制中心统一控制，并分级设定查阅权限。酒店成本垂直管理与考核1.酒店板块成本管理工作在业务上纳入成本垂直管理体系，管理条线为：成本控制中心——酒店开发中心采购部——酒店现场采购团队；无酒店开发中心采购部成本控制中心酒店现场管理团队成本控制中心总经理2.酒店开发中心采购部的采购管理和成本控制工作在业务体系上纳入公司成本控制中心的垂直管理；3.公司所属筹酒店采购管理团队工作纳入酒店开发中心采购部监管和评价范围，并通过业主代表/业主财务代表实施垂直管理。上海市长宁区虹桥路1452号古北国际财富中心12-15层200336繁荣城市创造价值12/F-15/F,GubeiInternationalWealthCenter,1452HongQiaoRoad,ChangNing,Shanghai酒店采购管理手册事项内容与要求成果主责参与审批酒店采购后评价管理1.酒店HOE采购后评价在酒店HOE采购结算完成后2个月内组织开展；附件1：酒店HOE采购后评价模板酒店开发中心采购部酒店开发中心营运部业主代表酒店现场管理团队酒店开发中心总经理2.酒店HOE采购后评价由酒店开发中心采购部组织，酒店开发中心营运部、酒店业主代表/财务代表、酒店现场管理团队共同参与；3.酒店HOE采购后评价实地调研工作完成后编制后评价报告，并报送相关单位作为改进HOE采购工作的指导文件。酒店类供方资源管理1.酒店类供方开发由酒店开发中心采购部配合成本控制中心综合部组织完成；附件1：供方现场考察评估表附件2：邀标单位资质审批表附件3：供方履约评估表成本控制中心酒店开发中心采购部酒店开发中心总经理成本控制中心总经理执行副总裁2.成本控制中心负责建设和完善供方库；3.供应商资格审查应通过网站信息注册-资质预选-供应商开叉-供应商资质审批等步骤完成入库程序；4.酒店类采购所用供方必须选择供方库中的合格供方，填写《邀标单位资质审批表》报批之后才可启动招标采购工作；5.供方履约评价小组在所有供方合同约定的工作完成后3个月内安排一次履约评价，根据需要可在供方质保期结束前3个月安排一次履约评价。上海市长宁区虹桥路1452号古北国际财富中心12-15层200336繁荣城市创造价值12/F-15/F,GubeiInternationalWealthCenter,1452HongQiaoRoad,ChangNing,Shanghai酒店采购管理手册附件目录1.《酒店HOE类别清单》......................................................................................................82.《酒店开业HOE采购计划表》........................................................................................103.《酒店开业HOE采购计划审批表》.................................................................................114.《酒店HOE标准配置清单》..........................................................................................125.《邀标单位资质审批表》................................................................................................296.《招标文件与招标合同审批表》....................................................................................307.《定标审批表》................................................................................................................318.《中标通知书》................................................................................................................329.《酒店类物品采购合同管理台账》................................................................................3310.《酒店类物品采购标准合同》........................................................................................3411.《酒店类物品战略采购协议标准版本》........................................................................4312.《样品接收/退还记录表》..................................................................