市民政局机关文书档案管理工作制度

甬民发〔2010〕88号关于印发《宁波市民政局机关档案管理办法》的通知局机关各处室，各直属单位：现将《宁波市民政局机关档案管理办法》印发给你们，请结合实际，认真贯彻执行。二〇一〇年八月十二日―1―宁波市民政局机关档案管理办法为做好局机关文书档案资料的立卷归档和利用服务工作，进一步推进档案工作规范化、制度化和标准化，依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案实施办法》和《宁波市民政局文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(以下简称《规定》)，结合我局工作实际，制订本办法。第一条凡属《规定》中明确的机关归档范围的各种文件材料及相关的图表、声像、实物、电子文件等各种门类和载体的历史记录(以下统称综合资料)，按照文书立卷的要求，组成案卷，集中统一管理。第二条办公室负责机关综合档案室归档管理工作，设专（兼）职档案管理员。各处室相应安排一名兼职档案员负责本处室综合资料的收集、整理、立卷、保管、移交工作。第三条综合资料归档工作纳入各处室职责范围，做到每项综合资料都能完整、准确、系统地归档保存。各处室所形成的综合资料因工作需要留存的，自备重份或复印件，原件须移交局综合档案室归档。第四条承办重大会议、重大活动的处室应及时向办公室提供信息，便于机关综合档案室管理人员对重大会议、重大活动跟踪了解，做好档案归档指导工作。重大会议、重大活动结束后，承办处室应及时做好综合资料的收集、整理、立卷、保管工作，并按规定期限移交机关综―2―合档案室归档。由多个处室参与的重大会议、重大活动，综合资料由主办处室负责收集、整理、立卷、保管、归档。重大会议、重大活动主要是指：（一）党和国家领导人、省部级及市厅级领导来我市（局）视察、考察、调研和指导民政工作开展的各类座谈会；（二）局领导参加的有较大影响和意义的各类活动；（三）国（境）内外各界知名人士、友好团体到我市（局）民政系统的访问、考察、参观；（四）以市民政局名义组织召开的重要会议、重大活动；（五）其它具有重大影响和意义的活动。第五条文书立卷归档时间各类文书档案，以及随文件材料产生的电子档案，按照纸制文件及其电子版本同步整理的规范要求，及时整理、立卷，每季度一次集中移交机关综合档案室。各处室按要求形成的大事记，每季度一次集中报送机关综合档案室。组织机构沿革过程中产生的档案，由政治处整理后，每年一次移交机关综合档案室集中保管。声像档案由承办处室按要求整理，自形成之日起1个月内移交机关综合档案室。第六条文书立卷归档要求（一）文书立卷归档遵循综合资料的形成规律和特点，保―3―持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。（二）归档综合资料应完整、准确、系统。归档的文字材料应符合规定格式，做到工整、清晰，对破损的文件材料应托裱，书写材料不符合要求或字迹已扩散的应复制并与原件一并装订。工程类项目档案还须有施工绘制图。（三）归档文件材料应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发件与原件等多种文字形成的资料一并入档。（四）文书立卷档案工作由各处室负责，报送的立卷档案，按宁波市民政局归档文件目录填写（见附件1），并按局文书档案保管期限注明保管年限（永久、30年、10年）。同时，报送电子归档文件目录（统一按word格式填写），便于查阅。（五）各处室记录的大事记，按宁波市民政局大事记要求规范登记（见附件2）。（六）实物档案、声像档案归档时须填写“宁波市民政局重要会议、重大活动归档材料登记表”（见附件3、4）。（七）声像档案立卷工作由机关综合档案室负责。第七条各处室要加强档案管理，做好保密工作，确保档案安全。各处室和个人查阅档案时，须经分管办公室领导同意。对重要、珍贵的档案资料，一般不提供档案原件。各处室和个人向机关综合档案室查阅档案的，须提交“档案查阅登记表”（见附件5）。第八条办公室要积极推进档案信息化建设，为机关各项工―4―作提供优质便利的档案查阅等服务，并做好向市档案馆档案移交工作。第九条对保管期限已满的档案，由局保密工作领导小组进行鉴定，对失去保存价值的登记造册，由专人负责实施销毁。第十条局各直属单位文书立卷档案归档工作依据本办法参照执行。第十一条本办法自印发之日起施行，由办公室负责解释。附件：1.宁波市民政局机关文书归档文件目录2.宁波市民政局大事记3.宁波市民政局重要会议、重大活动归档材料登记表4.声像档案整理立卷说明5.档案查阅利用登记表―5―附件1宁波市民政局机关文书归档文件目录件号责任者文号题名日期页数备注移交处室:移交日期:立卷人:审核人:移交人:接收人:―6―附件2宁波市民政局大事记ⅹⅹⅹⅹ年×月×日××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。×日××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。×日××××××××××××××××××××。×月×日××××××××××××××××××××。记录人：审核人：××××年×月×日―7―附件3宁波市民政局重要会议、重大活动归档材料登记表名称登记日期主要情况(背景、时间、地点、主题、参加人员、成效等内容)声像资料情况文件材料情况承办处室移交日期立卷人审核人移交人接收人―8―附件4声像档案整理立卷说明声像档案整理是根据《宁波市民政局文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《宁波市民政局档案分类方案》等规定，以有利于保持有机联系，有利于保管，便于利用为原则，进行整理、组卷、归档。具体说明如下：一、归档要求(一)归档的声像材料，必须是原版、原件（照片档案包括照片和底片）。(二)归档的声像材料，必须图像清晰、声音清楚，并加以必要的文字说明。(三)声像材料形成后，应按规定进行整理和统一编目，定期向机关综合档案室归档，并填写归档清单(一式二份)，交接双方各留一份备查。二、档号编制说明档号编制由目录号、案卷号、件号组成，其中目录号由类别名称组成，标识为“照片”、“底片”、“光盘”。三、分类整理声像档案采用类别——年度——问题进行分类，分类方案应保持前后一致，不应随意变动。可分为会议类、党政活动类、人物类、外事活动类、工作纪实类、其他类等。四、编号案卷编号：一个类别编一个案卷流水号。即从“声像（照―9―片、底片、光盘）——年度——问题”开始编一个案卷流水号，依次续编，保管期限均为永久。分类组卷后，填写卷内目录，即以声像资料的自然数量或有总说明的若干数量为单元填写卷内目录（见附表1），案卷的最后一项贴上文书档案备考表，填写有关内容。将已经按类别、内容、时间系统排列与编好顺序号的案卷，编写出案卷目录（见附表2）。档案盒上填写目录号、案卷名称、案卷流水号等归档字样。附表1声像材料卷内目录类别：年度：问题：顺序号内容记录者时间地点所在页号编号卷内照片号底片号附表2声像档案案卷目录类别：年度：问题：案卷号案卷题名盘（册）数卷内张数起止日期保管期限备注档案馆编室编顺序号―10―附件5档案查阅利用登记表编号：查阅人单位（处室）查阅时间查阅目的查阅内容利用方式查阅复印外借送阅利用效果反馈档号归还日期部门领导签字局分管领导签字备注―11―主题词：印发档案管理办法通知宁波市民政局办公室2010年8月12日印发