业务招待用品管理办法(试行)

第1页共5页业务招待用品管理办法（试行）一、总则1、为了加强公司的业务招待用品管理工作，规范业务招待用品的采购、保管、领取和退回，特制定本办法。2、公司的业务招待用品管理工作由集团行政部负责，集团行政部指定专人负责此项工作。3、业务招待用品指公司涉及业务招待用烟、酒、礼品、礼券等。二、业务招待用品的采购1、业务招待用品的采购需履行审批手续，由需求部门按接待人员的层次依照公司相应的接待标准提出申请（或业务招待用品专管人员根据库存提出采购申请），注明申请人、需求详细情况、礼品用途、领用数量等，按公司授权报相关领导审核，经公司总裁批准后，由集团行政部派专人统一采购。2、业务招待用品采购由集团行政部负责，在采购时应当遵循“货比三家，质优价廉”的原则办理，以最大限度地提高资金的使用率，采购人员对所采购的用品的质量负责。3、确因业务急需或对业务招待用品有特殊要求的，相关部门在向分管领导申请，经公司授权相关领导批准后，可根据实际情况自行直接购置。三、业务招待用品的保管1、业务招待用品统一由集团行政部指定专人进行保管。2、招待用品专管人员在业务招待用品采购回公司时，由经办人第2页共5页填写业务招待用品入库单，业务招待用品专管人员根据入库单验货，清点数量，确认无误后在入库单上签字确认，并提交集团行政部负责人复核。入库单包括入库品种、入库数量、入库单价、入库金额、经办人、入库时间、保质期/有效期等。3、业务招待用品专管人员要每月末对业务招待用品进行清点对账，每季度、年末对业务招待用品进行全面盘点清点，并将盘点后的业务招待用品台账，报集团行政部负责人和相关领导。在业务招待用品数量不足时应及时向集团行政部负责人报告，及时提出采购业务招待用品的需求。对礼品、礼券，专管人员应在清点时注意质保期、有效期，在质保期、有效期到期前一个月列出清单，提交行政部负责人，由行政部负责人负责上报处理，如因专管人员疏忽导致礼品过质保期、礼券过有效期的损失，由专管人员按礼品、礼券采购价格进行赔偿，行政部负责人负管理责任。4、业务招待用品专管人员应如实做好业务招待用品入库、出库登记，注明领用人、领用用途、数量和金额，并如实填写业务招待用品出库台账，做到账物相符。如因主观原因出现账物不符的则按照业务招待用品同等价格进行赔偿，并做出书面检查。5、业务招待用品专管人员换岗或离岗时，应将账物盘点清楚后随入库单、入库台账、出库台账一并移交下一任业务招待用品专管人员。6、业务招待用品专管人员负责保管公司业务招待用品，未经公第3页共5页司相关授权领导批准，不得发放。业务招待用品专管人员因其他原因不在时，应由集团行政部负责人或由其安排集团行政部其他人员代管，专管人员到岗后立即与代管人员核查账物，以免出现账物不符。代管人员在代管期间不履行职责的，出现账物不符的由代管人员直接承担经济责任。如业务招待用品专管人员因其他原因不在时，未经授权的其他人员擅自代管出现账物不符的，由其本人直接承担经济责任。四、业务招待用品的领取及退回1、业务招待用品的领取必须履行审批手续，由经办人提出申请，注明领用人、领用用途、领用数量，经公司相关授权领导批准后，凭审批单在业务招待用品专管人员处办理领用登记手续领取。如经办人不在公司本部的，可由经办人所在部门其他人员代领取。2、申请人领取业务招待用品后因故未送出或未用完的业务招待用品，应及时退回业务招待用品专管人员处，由业务招待用品专管人员重新进行入库登记，并出具业务招待用品入库单。五、附则本办法未尽事宜由行政部负责解释。六、附件各类登记表格。行政部2011-10-26第4页共5页附1：业务招待用品申购单申请部门：经办人：申请日期：序号业务招待用品品名数量申购原因备注分管领导意见授权责任人意见总裁批示附2：业务招待用品入库单序号业务招待用品品名数量单价总额购买时间保质期/有效期备注经办人：入库人：复核：注：本表一式两份，一份存业务招待用品专管人员处，一份交经办人。第5页共5页附3：业务招待用品领取单序号业务招待用品品名数量单价总额领取人注：领取人凭《业务招待申请单》填写此表，《业务招待申请单》复印件与此业务招待用品领取单一同留存业务招待用品专管员处。附4：库存业务招待用品明细表制表：审核：月份/季度/年：品种日期入库领出剩余数量保质期/有效期备注注：此表在Excel中建立，分月报表、季度报表和年报表。