大亚湾核电站等为我国核电站档案管理积累经验

大亚湾核电站等为我国核电站档案管理积累经验核电工程是一项综合性强、门类齐全、技术复杂、安全质量要求严密的高科技工程，其建设周期长，投资巨大，技术含量高。目前，我国的大亚湾核电站、岭澳核电站、秦山一期（秦山核电公司）、秦山二期（核电秦山联营有限公司）、秦山三期（秦山第三核电有限公司）核电站已经投入商业运行，共有9个核电机组，总装机容量670万千瓦。与此同时，田湾核电站、阳江核电站、三门核电站等一批核电站正在建设之中。在核电站的设计、建造、调试和生产运行的过程中，形成了大量的档案，核电站的建设、生产运行都离不开它们。如何管理好这些档案，充分发挥它们的作用，保障核电站安全高效的运行，我国核电企业逐渐摸索出一套比较严密、科学、先进的档案管理体系，其先进的档案管理理念和水平在我国工程建设和企业档案管理中，处于领先地位，具有很高的借鉴和推广价值。管理体制保证：文档管理一体化由于核电站对质量和安全要求非常严格，在核电站管理中，把文件管理与设备、人员并列为安全运行的三大支柱，这是对文件管理在核电站管理架构中的地位认识的一种升华，从根本上改变了在传统管理模式中轻视文件、档案管理工作的局面。大多数核电企业实行了文件、档案一体化管理，从源头上控制文件的形成与流向，实现文件和档案的“无缝”衔接。文档一体化管理可以把后期对档案的控制要求（完整性、准确性、系统性）提前到文件的管理阶段，做到前端控制。为了确立文件、档案一体化管理的模式，核电企业设立了文件档案处，从项目建造、机组调试到电站生产运行，所有的文件和档案工作均由文档处负责，使文档一体化管理得到了体制上的保障。文档处负责制定企业文档管理的规章、制度；对企业的文档管理信息系统提出功能需求并进行管理、维护；对企业各职能部门和承包商的文档工作进行监督、指导。法律保证：将档案管理纳入合同管理我国的核电站工程项目都采用合同的方式，在这种情况下，合同成为业主对参建各单位的工作和管理活动进行控制的惟一经济手段和解决争端的最终依据。核电企业都很重视将档案管理纳入合同管理。在合同中规定承包商在文档方面的责任，文档处通过直接参加合同谈判或审查合同有关章节，确保文档有关要求列入合同文本。在项目竣工验收时文档处检查归档文件的完整性、准确性和系统性，符合要求的在验收会签单上签署同意支付意见后，计划和财务部门才能对承包商进行费用结算。秦山二期在工程文件管理中，紧紧抓住“设计与服务合同”和“建设与安装总包合同”的谈判与签订。在这两份主合同中，双方共同约定了工程技术文件的内容、份数、传递方式以及具体要求。在建安合同中还签订了一条保护性措施，即工程竣工文件必须完整、及时、准确地向业主提交，否则将扣除工程尾款（合同总价的3％）。秦山三期在中国与加拿大双方的商务主合同中就明确规定，工程主承包商--加拿大原子能有限公司向业主提交的工程技术文件都必须有一份电子文件和一份纸质拷贝，并要求施工单位在这些电子文件的基础上制作竣工文件和竣工图，以使其质量和外观达到较高的标准。制度保证：程度化管理在核电站的工程建设中，凡有分工接口关系的、有一定技术要求的、重复性强的工作或活动，在其开始之前都会先制订出相应的程序，规定工作或活动的范围，做什么和谁来做，何时、何地和如何做，使用什么材料、设备和文件，如何对工作或活动进行控制和记录等。大亚湾核电站最终形成了包括档案程序手册在内的6种与工程管理有密切关系的程序手册，在档案程序手册中，共包含单个档案程序60个，其中属总则类的13个，主要明确档案机构的组织机构、职责范围、业务原则以及全企业员工都应了解或执行的有关文件和档案方面的一些规定；属基础馆务类的16个，内容主要涉及归档案卷之整理、保存和提供利用等；属归档业务类的26个；属档案馆设施管理的5个。秦山三期文档处先后编写了27个文档管理程序，同时指导和监督承包商编写了41份文档管理程序。这68份程序涵盖了项目文档各个方面的工作。主合同和建安合同均有对文档要求的条款，在合同中附有接收文件目录。在工程结算时采取支付控制，必须有文档部门的负责人签字。其它的部门程序凡涉及文档管理方面均有相应条目并由文档处会签。技术保证：文档的信息化管理核电企业的文档信息化管理依托于其先进的信息化管理水平，既要结合复杂的工程管理的实际情况，又要符合文件、档案的生命周期理论。核电企业文档管理子系统，可以实现从文件到档案的全过程的管理，基本包括收文系统、发文系统、档案管理系统。文档管理系统对文档进行有效控制，包括版本控制，保证文档的最新版本和历次旧版本，以及定期删除或归档已失效的文档；权限控制，对文档实行分层次、分级别的权限管理，通过系统日志等手段对重要文档的使用情况进行过程监督与管理；安全控制，通过技术手段对系统安全进行监控与维护。秦山一期开发了文档管理系统作为企业整个信息综合管理系统的重要信息支撑。功能主要包括：进出检查、版本控制、审核追踪、操作日志、更改通知、电子分发、虚拟组卷归档等。文档管理系统要求各类正式文档都要通过规范统一的文档模板的方式来生成，通过标准分发模板和审批模板实现其分发、审批和发布。文档系统实现了用一个大型数据库和文档服务器来管理和存储所有的各类的文件。文件被分类编码后，并附上电子文档，可被关联或连接到系统内各模块中的任何一个对象，给不同业务技术人员的利用和访问提供了极大的便利。秦山二期的文档电子化体系主要包含文档资源的数字化、流程文件的产生与发布、工程文件的收发处理、电子流程数据的归档、资源的管理与利用等功能。文档信息管理系统为企业各类应用系统提供一个统一的收集、管理和提供资源的平台，构成了文档管理系统对其它应用系统的支持作用，文档信息管理系统的有效运转成为其它各应用系统正常运转的基础。大亚湾核电公司开发的文档信息管理系统在国际原子能机构组织的审查中，得到了高度评价：“该系统加速了用于核电站建筑阶段文件的内部和外部分发、审核、批准和处理，从而便于审核所有的技术文件，跟踪文件事务处理的结果并最终建立核电站建造和运行的文件数据库。”我国计划在2020年核电装机容量达到4000万千瓦，形成具有国际先进水平、拥有自主知识产权的中国先进核电品牌。随着我国核电建设的快速发展，核电机组国产化进程的加快，核电档案管理工作水平也会不断踏上新的台阶，为我国核电事业的大发展，提供可靠保障和优质服务。选自《中国档案报》2005-08-09（编辑荣涛）