甲供材料管理细则

甲供材料（设备）管理细则为进一步规范与加强甲供材料（设备）的管理，规范完善工作流程，从甲供材料（设备）选用、合同、验收、保管、结算等进行全过程管理，使甲供材料得到有效监控，真实反映材料成本、最终确保工程施工进度，实现公司经济效益的提高，特制定本细则。第一章甲供材料（设备）管理流程采购计划---供应商选择---招标及合同签订---材料/设备进场计划及验收---进度款支付及结算---供应商后评估一、采购计划工程部依据项目整体进度要求，编制《材料（设备）进场计划》，合同管理部依据《材料（设备）进场计划》，综合考虑材料/设备供应商的备货期、运输时间、合同洽谈时间等，编制《材料/设备招标采购计划》，报领导批准；二、供应商选择公司各部门推荐一至二家供应商，合同管理部负责组织供应商的考察及整体评估。三、招标及合同签订1、采取邀请招标的材料和设备，合同管理部按公司招标采购管理制度执行；2、采取简易招标的，由合同管理部按公司招标采购管理制度在各部门推荐单位中筛选优质供应商，邀请三至五家单位密封报价，并封存各家单位的样品，做好标识；（简易招标适应于:标的总金额﹤50万或50万≥标的总金额≤100万,且供货期紧张的招采项目）3、定标后，合同管理部负责甲购材料采购合同准备及前期合同沟通，工程部及规划设计部从技术、供货时间、质量控制及商务报价等角度参与合同谈判，合同管理部、成本部及财务部从价格、付款条件等角度参与合同谈判，经领导批准后办理合同签订手续。由规划设计部负责材料样板封样、并移送工程部保存等相关管理工作。四、材料进场及验收工程部根据项目整体进度及施工单位的要求，确定甲供材料（设备）的进场时间，由工程部通知供应商供货，同时通知施工单位做好接货验货准备。工程部安排施工单位做好接货准备工作（工程部提前协调、落实进场条件，如道路、堆场或仓库等）：验收流程甲供材料（设备）进场前，由供应商填写《材料验收申请单》报工程部，工程部通知各部门做好验收准备。甲供材料（设备）进场后，由工程部组织合同部、规划设计部、施工单位、监理单位共同参加验收，并做好统计的原始记录，各单位、部门统一签字确认送货单由工程部留底并抄送其他部门，所有单位和部门的相关人员签署验收合格后，才视为该批材料设备经甲方验收合格。施工单位对接管货物后，对本批次货物的外观质量、规格、数量负责。甲供的活动家具类产品，由规划设计部组织合同管理部、市场部、使用部门、监理单位共同参加验收。验收时供应商需提供详细的质量保证资料、送货单、材料的质量证明或合格证、质量检验报告、进口材料/设备需提供原地产证明及海关报关单等。按照确定的样板进行质量验收，不论抽检或全检，必须在货齐后一天内完成初验，合格产品由施工单位负责接收及保管并对其负责。施工单位必须指定专人接货，并出具单位委托书。对于不合格的产品施工单位有权拒绝接收，但必须由供货商、施工单位、工程部（甲供的活动家具类产品的责任部门为规划设计部）、合同管理部共同确认并协商换货、补货时间形成记录文件由合同管理部留底并抄送其他部门。五、进度款申请及结算进度款申请及支付由合同管理部根据材料申购计划、各单位、各部门统一签字确认的送货单、现场初验单、供货合同、进度款支付申请、等额有效发票等资料申请支付进度款。甲供材料（设备）的结算供完所有货物批次且项目整体竣工验收合格后，施工单位应及时与甲方、供货单位共同核对甲供材料（设备）明细，并在共同认定的明细单上签字盖章确认，做为成本部工程结算的依据之一。施工单位材料申购计划、各单位/各部门统一签字确认的送货单、补货/换货清单、供货合同等均作为结算依据。六、供应商后评估由合同管理部组织工程部、规划设计部、成本部，对供货商进行考评，并填写《甲购材料/设备供货单位考核表》。评估结果做为以后合格供应商(投标人)评价依据。第二章主要管理部门职责一、合同管理部职责1、合同管理部负责本细则的制订、修改、解释、指导、监督检查；2、根椐工程部的进场计划，编制《材料/设备招标采购计划》；3、依据材料/设备采购计划，与图纸预算量进行比较及总量控制，并进行市场价格调查；4、组织招标、投标人的考察及评标工作，从性价比等方面提出评标意见；5、按照实际工程进度、供货批次等对甲供材的进场时间、进场数量进行调配及管理，负责甲供材的跟踪管理。6、参与公司各部门、监理、标段施工单位对进场材料进行验收、检查，在施工过程中进行甲供材料的抽检，并将检验结果抄送各部门。二、工程部职责1、现场工程师组织公司各部门、监理、标段施工单位对进场材料进行验收、检查，并将材料进场验收签字汇总后送至成本部及合同管理部，并在施工过程中进行甲供材料的抽检。2、负责要求施工单位上交材料设备使用计划，同时考虑生产周期，由现场工程师编制月度《甲供材料（设备）进场计划》。负责甲供材料/设备的批次下单及变更管理。3、工程竣工扫尾阶段，现场工程师提前督促施工单位对现场材料进行盘点，及时补充缺货。4、现场跟踪甲供材料（设备）供货管理，并根据工程需要定期组织召开甲供材供货协调会。5、负责材料样板的保存。三、成本部职责1、负责甲供材/设备的结算。2、依据工程部及材料供货商提交的结算资料，及时对甲供材料的预算量、供货量、实际结算量进行复核，并将结果汇报公司领导审批。3、参与公司各部门、监理、标段施工单位对进场材料进行验收、检查，在施工过程中进行甲供材料的抽检，并将检验结果抄送各部门。四、规划设计部职责1、提供招标材料样板及所需的技术要求，封存中标单位的材料样板并及时转交工程部。2、参与公司各部门、监理、标段施工单位对进场材料进行验收、检查，在施工过程中进行甲供材料的抽检，并将检验结果抄送各部门。组织市场部、使用部门、监理单位对甲供的活动家具类产品进行验收。本细则可作为与施工单位、材料供货商签订合同的附件，与合同具有同等法律效力。第三章附表甲供材料申请审批表（施工单位）工程名称申请编号施工单位材料种类填写材料名称/品牌/型号/数量/进场日期/使用部位（可作附表单独陈列申请材料明细）项目负责人：施工单位(签章):监理单位:建设单位:本表一式三份，施工单位/监理/建设单位各部门均需保留。材料进场计划表部门：日期：年月日编号：序号材料名称规格型号数量要求材料进场时间拟使用部位1234专业工程师：日期：工程部总监：日期：此表经批准后方可移交合同管理部，以上表中关于材料的规格型号可以以附件的形式加以说明甲购材料/设备招标采购计划日期：编号：序号材料名称规格型号及数量进场时间要求备货期及运输时间招标启动时间定标时间签订供货合同时间备注1234填表人：合同管理部总监：总经理：甲供材料（设备）验收申请单申请单位：日期：编号：序号材料（设备）名称规格型号数量生产厂家合同号备注123监理单位:日期:建设单位：日期：供货单位：日期：甲供材料（设备）初步验收记录日期：编号：序号材料（设备）名称规格型号数量包装及配件质量等级质保资料损坏产品备注12345建设单位：日期监理单位：日期：供货单位：日期：施工单位：日期：验收记录必须附产品质量保证资料、送货单、材料的质量证明或合格证、质量检验报告、进口材料/设备需提供原地产证明及海关报关单等。甲供材料（设备）供货单位考评表日期供应商名称地址资质供货范围联系人联系方式供货量质量问题供货时间保证情况同类货物比较使用部门反馈考核评分工程部意见：合同管理部意见：设计部意见：成本部意见：副总经理(主管工程)：总经理：