论档案馆的功能

论档案馆的功能档案馆作为一种较为特殊的社会机构，具有多重的属性。一方面，从档案事业角度而言，档案馆是档案事业的主体，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。另一方面，作为一种科学文化事业机构，档案馆又具有与其他的档案机构所不同的特点，表现出更为强烈的社会属性。随着我国社会主义市场经济体制的逐步建立与健全，对档案馆功能的再认识是很有必要的。一、档案馆的属性决定了档案馆的功能，（也可称为职能）。所谓“功能”，据《辞海》的解释，即为某一事物的“功效、作用”。在不同的历史时期，不同的国家，档案馆的功能往往有不同的表现形式。各国的档案法规对档案馆的功能也有过不同的表述。如《日本国家档案馆章程》中规定：“国家档案馆接收并收集国家全部行政方面的档案、图书和古代文献史料，予以妥善保存和管理，其目的在于防止国家行政机关行政和历史方面重要记录的散失和损坏，并向国家机关和学术研究者广泛地提供利用，以便有效地促进我国文化的繁荣发展。⑴《瑞士联邦档案馆条例》规定：“联邦档案馆对已进馆的文件负责保存、管理和提供利用”。⑵《意大利共和国关于国家档案管理机构和管理人员的法令》第一条规定：“国家档案管理机构的职能是“一、保存：（一）意大利统一以前的国家档案；（二）一般情况下不常用的国家立法，司法和行政方面的文件；（三）属于国家的或国家根据法律规定和以其他名义保存的档案或文件。二、对下列档案进行监督：（一）公共机构的档案；（二）私人的任何名义拥有、占有或保存的具有重要历史价值的档案。国家档案管理机构的另一职能是：“向读者提供本条第二款所指的档案和文件，供科学研究和提供证据用”。⑶《巴西国家档案馆条例》第一章第一条指出：“为了使公众了解巴西民族文献遗产所包含的科学与文化的内容，为了活跃对民族发展的基础及其前景的研究，国家档案馆在收集、保管巴西民族的文献遗产方面履行自己的职责”。⑷《中华人民共和国档案法》第二章第八条规定：“中央和县级以上地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案”。⑸在《中华人民共和国档案法实施办法》中又具体规定了中央和地方各级各类档案馆的主要职责是：“（一）收集和接收本馆管理范围内具有保存价值的档案资料；（二）对所保存的档案进行科学的整理和保管；（三）采取各种形式开发档案信息资源，为社会提供服务”。⑹联合国教科文组织和国际档案理事会为了促进各成员国的文件与档案管理工作，于１９７９年发起了一项活动——文件与档案管理规划（ＲＡＭＰ）。这项活动采取的方式是：由联合国教科文组织提供财政资助，由国际档案理事会聘请档案工作专家组成工作组，就文件与档案管理的某些专题性、地区性问题进行调研，拟写有关的调研报告，制订有关的工作标准和准则。法国档案学家罗伯特?亨利?鲍蒂埃教授在题为《档案馆的责任与档案工作者的职责》的调查报告中写道：“在我们收到的不同国家的答复中，有没有可能发现一个综合不同观点并能为大家所接受的定义呢？我们相信这是可能的，即便这届圆桌会议的讨论不会就此取得一致的意见。因而我们将把档案馆定义为：一个具有一定行政管理职能的学术性组织”。⑺鲍蒂埃教授继续指出：“区分同一机构的这两个方面的作用是困难的，匈牙利在这方面的情况是很明显的。至于其他国家，典型的有法国、罗马尼亚和南斯拉夫，他们愿意给这个定义增加一些参考内容，即档案馆的文化与教育功能。我们认为这个方面的确很重要，但并不是第一位的，因为有了档案馆的学术作用，才会随之产生档案馆的文化与教育功能。应该承认，档案馆需要举办展览，接待学术团体，出版文件汇编，因为这些活动都源于档案馆的主要责任或者说是它的双重责任，即保护档案的责任以及想尽各种办法提供利用大量文献的责任”。⑻我国档案学家对档案馆的功能也进行过积极的探讨。吴宝康先生在他主编的《档案学概论》中认为档案馆有四大社会职能，即：积累和管理国家档案财富的职能；传播档案信息为社会服务的职能；提供原始凭证维护历史真实面貌的职能和承担宣传教育的职能。⑼韩伟之先生等主编的《档案馆理论与实践》则对档案馆的职能作了一定的划分，认为档案馆具有基本职能和社会职能两个方面。其基本职能是古今中外，各级各类档案馆所共有的，即：“收集存贮档案和提供利用档案”。⑽其社会职能是不稳定的，是受时间和社会的影响而变化的。“具有保存文化遗产、发挥档案作用、发展科学文化、进行社会教育等职能”。⑾李培清先生在其编著的《档案馆学》一书中，将档案馆的职能归纳为一个“基地”、三个“中心”，即：档案馆是集中统一永久保管党和国家的档案，保障档案的完整和安全，维护党和国家历史真实面貌的重要基地；是满足科学研究和各方面工作利用档案史料的要求，广泛为社会服务的中心；是存贮、处理、传递和开发利用档案信息资源的中心；今后各级各类档案馆，还将成为各自的档案目录中心。王德俊先生在第十三届国际档案大会上所作的报告《档案立法、档案机构和档案基础建设的连续性与变化》中，对档案馆的主要职能概括为：“接收和征集有长远保存价值的档案和资料；积累和保管档案，维护档案的完整与安全；开展馆藏档案资料的登记、整理和编目，编制档案检索工具和编辑档案史料、参考资料，进行档案史料研究；为档案用户提供所需档案利用，开展参考咨询活动；公布档案文件，举办档案文件陈列展览，出版专业刊物，对社会和公民进行宣传教育等”。⑿薛匡勇先生在他的《档案馆论》一书中则认为：“档案馆职能由存史职能、服务职能以及科学管理职能等三方面构成”。⒀以上各国档案法规的表述和有关专家的论述，为我们展示了档案馆功能研究的现状，拓宽了我们研究这个问题的思路，同时也足以引起我们对这个问题的思考。在这些表述中，我们可以发现有这样几种类型：第一种观点是表达了档案馆的直观的，基本的功能。持这种观点的主要是一些国家的档案法规、法令。如《中华人民共和国档案法》以及瑞士、意大利的有关档案法规。第二种观点对档案馆的功能作了进一步的探索，在一个层面上对档案馆的功能作了并列的划分：如日本、巴西等国的档案法规和吴宝康、鲍蒂埃等学者的观点。第三种观点是对档案馆的功能作了某种划分，如韩伟之先生主编的《档案馆理论与实践》即持这一观点。通过以上分析，我们可以发现，档案馆的功能是多方面的，从其在人类社会中所承担的角色而言，档案馆本身就是人类社会的一个组成部分，因此，这些功能都可以称之为“社会功能”，但具体而言，我们也可以将其细分为档案馆的基本功能和档案馆的社会功能。所谓档案馆的基本功能，是指档案馆在人类社会中所起的最本质的初始功能。这种基本功能是由人类社会对档案的利用需要而决定的。这种基本功能往往也是档案馆的一种首要的功能，是档案馆其他功能得以正常发挥的基础。档案馆的基本功能就是对一定范围内的档案的收集和存贮的功能。在档案馆的基本功能中，收集是首要的功能，它是档案馆工作得以正常进行的基础。如果没有档案的收集，没有一定数量的档案这一物质基础，档案馆的其他功能将无从谈起，档案馆也就不成其为档案馆。同时，存贮也是档案馆的基本功能之一，对收集起来的档案应进行科学的管理，维护档案的完整和安全，为档案的提供利用做好基础工作。二、档案馆通过其向社会提供档案信息来实现其社会功能。档案馆社会功能的发挥，首先取决于所处的社会形态。随着社会的进步和发展，档案馆的社会功能将不断地拓展。从以往较为狭窄的保存史料、编史修志而开始趋向于多元化。其次，档案馆社会功能的发挥，也取决于档案馆本身的工作状态。如果档案馆的工作处于一种良性循环状态，如馆藏较为丰富，管理比较科学，工作人员素质较高，档案馆的社会功能就容易得到发挥和拓展。反之，则将受到遏制。我国现已加入ＷＴＯ，随着全球化的进程和知识经济时代的到来，我国档案馆的社会功能也应有进一步的拓展。一般应具备以下功能：１、历史记忆功能所谓“历史记忆功能”即具有记载历史、保存历史记录的功能。档案是人们在社会活动中形成的一种历史记录，它客观地记录了人们在政治、经济、科学、技术、文化等各个方面的历史发展过程。从整个人类文明的进步而言，档案是人类文明在有记载的领域所达到的程度的一种反映和记录。因此，也可以说，档案是“人类的记忆”。同时，人类社会的发展，又必须建立在以往取得的成就的基础上。人类社会的任何进步，都离不开前人或旁人的成果，我们只有站在巨人的肩上才能超越巨人，而这个“巨人”就是历史。然而要将人类社会以往的文明完整地、系统地保存下来，单靠处于基层的档案室是不能胜任的。我们必须通过档案馆这一能大量集中档案的组织形式，才有可能完成历史赋予档案工作的这一使命。为了完整地、系统地保存档案这一历史记录，我国已初步建成了全国规模的档案馆网络系统。在这一体系中，以区域为界限的综合性档案馆占了绝大多数，这相对于１９４９年以前没有档案馆事业当然是一大进步。但是，随着人们对档案事业认识的深化，也开始感到，单靠综合性档案馆的收藏，往往难以反映人类社会丰富多彩的各个侧面。人们需要建立不同侧面的、不同系统的，各种类型的档案馆，以便能从不同的角度，对人类社会进行全方位的记录。目前，我国已建有以综合性档案馆为主体的档案馆事业，其中还包括了专业档案馆、部门档案馆、大型企、事业单位档案馆等。将来，随着人们对档案馆这一事物认识的深化，还应出现诸如私人档案馆、专题档案馆等，以便达到不仅记录人类社会的政治史，同时也记录人类社会的经济、科学、技术、文化等各个方面的历史。档案馆的历史记忆功能，应该说是档案馆之所以产生并得到发展的重要原因，也是档案馆诸社会功能中的首要功能。为了充分发挥档案馆的历史记忆功能，各级各类的档案馆应合理地构筑本馆的馆藏结构。首先，每个档案馆都应具有鲜明的馆藏特色，即使是同类型的不同档案馆，也绝不雷同，其次，在坚持本馆特色的基础上，应做到，从纵向而言，要尽可能延伸档案所涉及的时间跨度，不但应该有现代的档案和近代的档案，甚至还应该有古代的档案；从横向而言，则应尽可能拓展档案所涉及的领域的广度和深度，使其能完整地记录和反映历史。２．资政决策功能档案馆为资政决策服务，这也是社会设立档案馆的一个很重要的原因。为了使人们的各项活动能顺利地进行，国家机器得以正常的运转，社会的组织和领导者都将不断地调整有关的方针、政策，以使社会朝着预期的目标向前发展。对社会化大生产带来的社会活动的根本变革，如社会活动的复杂性、多样性以及社会活动产生的影响增大等方面。这些特点都要求现代领导者实现从经验决策到科学决策的转变。在科学决策中，只有充分地占有信息，才能系统地对大量的信息进行分析、比较、筛选、甄别，以避免认识上的局限性，进而制定正确的政策。档案馆资政决策功能的表现是多方面的。其首先表现在对社会的组织管理方面。由于以往的历史记录大都是政治活动的记录。记载了统治者大量的治乱兴衰的经验和教训，通过利用这种档案信息，能为决策者提供解决各种问题的思路与方法，从而为科学决策提供依据，使决策者在认识问题，处理问题时具有历史的深度。如上海市档案馆编的《档案情况摘报》，就是根据各个阶段的中心工作，及时地提供馆藏档案中的有关信息，为领导决策提供坚实的历史基础，受到市领导的好评。档案馆的资政决策功能还表现在对人类社会赖以生存的经济建设方面，随着党的中心工作的转移，我国正以经济建设为中心飞速发展。综观人类社会发展的历史过程，经济建设始终是人类社会生活的主要内容。因此，档案馆保存了大量的人们认识自然、改造自然过程中形成的历史记录。通过提供这方面的档案，在各项重大的经济建设决策中，起到了一定的参考、借鉴的作用。如三峡大坝的建设，就参考了大量的有关水文、水位、降雨量等方面的记录，为科学的决策提供了坚实的理论支撑。３．社会教育功能世界范围内以信息技术为主要标志的科技进步日新月异，知识经济初见端倪，促使全球经济、社会的发展乃至人们生活方式不断发生重大变革。科技竞争，特别是人才竞争，已经成为世界各国竞争的焦点。许多国家都把提高国民的科学文化素质看成是２１世纪竞争成功的关键。为适应世界潮流，迎接新世纪挑战，把我国经济建设的推动力转移到依靠科技进步和提高劳动者素质的轨道上来，档案馆应当承担起传