人力资源与行政部董事长秘书职务说明书

人力资源与行政部董事长秘书职务说明书档案编号：一、基本资料1、职务名称：董事长秘书2、直接上级：部门总经理3、所属部门：人力资源与行政部4、薪金等级：5、薪金水平：6、辖管人数：7、定员人数：110、工作分析人员：11、分析日期：12、批准人：二、工作概要2.1岗位目的协助董事长处理会议、文字等日常工作。2.2职务说明1、编号工作内容消耗时间1.负责完成董事长交办的各项任务；2.负责组织、协调董事长召集的各种会议，会前收集信息、进行专题研究、收集议题，会后及时整理文字、图象资料，下发纪要，监督检查会议执行情况，并汇报；3.负责董事长的文件的起草、修订、发布与保管；4.负责协助董事长开展各种外部公关工作。5.6、7、8、9、1、2、3、4、5、6、7、8、9、10、11、12、13、14、15、16、17、18、19、20、2.3职务权责编号权限编号责任1、对行政工作的建议权；2、对分支机构资料的查阅权。4、5、6、7、8、9、10、1.对董事长文件的及时下发于保管齐全负责；2.对起草文件的质量、保密负责；3.对工作的及时汇报、沟通负责。4.5.6、7、8、9、三、任职要求3.1教育与培训最低学历小学初中高中职高中专技校大专本科硕士博士其他：所需专业主修专业：1、行政管理2、企业管理相关专业：1、经济2、所需培训科目1、行政实务2、商业礼仪3、4、5、6、所需培训时间1、BA一个月以下2、AB一至三个月3、C三至六个月4、D六个月至一年5、E一至两年6、F两年以上3.2经验与技能工作经历与经验1、行政与业务管理5年以上2、文字工作3年以上3、年以上4、年以上专业能力接受过行政管理、财务管理、技术管理及相关知识的培训；资历凭证1、2、3、4、一般能力领导能力2指导能力2激励能力2授权能力3创新能力计划能力1资源分配2管理技能1组织人事2时间管理2人际关系2协调能力1群体技能谈判能力冲突管理说服能力2公共关系2表达能力2公文写作1倾听敏感信息管理分析能力2判断能力实施能力21、要求很高2、要求较高3、要求一般4、要求较低5、不做要求3.3个体特征兴趣爱好项目：要求程度：很高较高一般较低很低很高较高一般较低很低很高较高一般较低很低很高较高一般较低很低个性特征项目：要求程度：很高较高一般较低很低很高较高一般较低很低很高较高一般较低很低很高较高一般较低很低自然生理特征适应年龄：20岁以下21-25岁26-30岁31-35岁35-45岁45岁以上适应性别：男女男女皆可四、岗位关系职务关系可直接升迁的职位：可升迁至此的职位：可相互转换的职位：其他：内外沟通关系对内：与上级的沟通接受董事长的口头、书面指导同级沟通与公司内各岗位保持良好沟通与下级的沟通对外沟通：政府机构、媒介、证券监管部门期货协会、同业公司五、工作执行工作活动基本功能信息人物工作责任0风险控制1成本控制2指导监督3内部协调4外部协调5工作结果6组织人事7法律责任8决策责任9其他0综合0指导0创造1调整1谈判1精密加工2分析2教育2操作控制3汇编3监督3驾驶操作4加工4转换4处理5复制5劝解5照料6比较6交谈示意6反馈回馈7服务7服务7掌握8接受指示、帮助设备运用电脑计算器电话扫描仪传真装订机复印机其他软件应用1、软件开发2、网络、系统维护3、专业软件使用4、网络工具、一般办公软件使用工作绩效标准编号关键业绩指标量化目标指标权重1、2、3、4、5、6、六、工作环境与要求工作场所经常去国外、外埠出差因工作需要经常外出联系或商谈（本市）因工作需要与本市几个固定部门联络一般仅限于本公司办公区范围内一般仅限于本座位，不宜外出其他情况工作时间工作时间极不固定且无规律经常需要加班经常需要下班延时一般只需白天工作时间工作时间较自由，弹性制其他情况其职业病：名称：危险程度：他舒适性：舒适一般不舒适工作要求1、工作压力很大较大一般较小2、精力集中程度高度集中很集中集中平常3、体力体力工作很多必须久坐或站一般随意4、创新与开拓工作本身即是工作常需要偶尔程序化、无需5、紧张程度快节奏、疲劳较紧张偶尔紧张完全自己掌握6、均衡性无法掌握很差忙闲不均尚可其他描述