建设工程文件整理方法、归档要求

建设工程文件整理方法、归档要求建设工程档案是在工程建设活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，它记载了工程项目从立项、审批、招投标、勘察、设计、施工到竣工验收等环节的情况，是工程建设过程和建设成果的真实反映。随着城市建设的发展，工程档案在社会政治、经济、文化等各个领域以及工程改、扩建，建（构）筑物维修、基础设施管理方面发挥着重要作用，因此具有较高的保存价值。2001年初，国务院颁布了《建设工程质量管理条例》，从加强建设工程质量管理、保证工程质量，保护人民生命和财产安全的角度出发，对工程档案予以高度重视。特别是对工程档案的形成、积累，工程档案的真实性、准确性，工程档案的移交、报送等提出了明确的要求。根据《建设工程质量管理条例》精神，为加强建设工程文件的归档整理工作，统一工程档案验收标准，保障工程档案齐全、完整、真实、准确的归档。中华人民共和国建设部、国家质量监督检查检疫总局于2002年1月10日联合发布了《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328－2001）并于2002年5月1日开始正式实施。《建设工程文件归档整理规范》是城建档案又一个国家标准，是建设工程文件归档整理工作必须遵循的技术标准，它为工程档案的现代化管理提供了条件。《建设工程文件归档整理规范》适用于建设工程文件的归档整理以及建设工程档案的验收。一、参建各单位工程文件收集管理的职责建设、勘察、设计、施工、监理等单位应将工程文件的积累、收集纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。1、建设单位是收集、汇总、移交建设工程档案的责任单位，在工程文件与档案的整理立卷、验收移交工作中，建设单位应履行下列职责：（1）在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求；工程档案应以能满足使用为前提。属于城建档案馆（室）档案接收范围的工程，建设单位应向城建档案馆（室）报送一套工程档案原件和与档案内容完全一致的电子文档。（2）对工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件进行收集、整理和立卷。工程项目经理部成立时，应指定专门人员负责工程文件的收集、整理、归档等工作。特别是工程规模大，建设周期长的项目，必须制订工程文件的管理制度，避免因人员变动等因素造成工程文件的流失。（3）负责检查监督勘察、设计、施工等参建单位工程文件的形成、积累和立卷归档工作；也可委托监理单位负责此项工作。（4）负责收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位形成的工程档案。（5）在组织工程竣工验收前，负责提请城建档案馆（室）对工程档案进行预验收；未取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收。完整、准确、真实的工程档案是办理工程验收备案的必备条件。（6）对列入城建档案馆（室）档案接收范围的工程，竣工验收后6年月内，必须向城建档案馆（室）报送一套符合规定的工程档案。2、勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。（1）施工技术文件和竣工图必须是施工过程的真实记录和反映，施工技术文件的收集应与施工同步进行，严禁事后“编造”施工技术文件。（2）施工单位负责收集整理施工技术文件、编制竣工图。建设工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程文件，并及时向建设单位移交；各分包单位应将本单位形成的工程文件进行整理、立卷后移交总包单位。建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理其承包项目的工程文件，并向建设单位移交。（3）监理单位除收集整理本身形成的工程监理文件外，还应对整个建设项目工程档案资料的完整性、准确性、系统性等质量进行监控。3、城建档案馆（室）对工程文件的收集、整理和归档工作进行监督、检查、指导。工程竣工验收前，对工程档案进行预验收、验收合格的，出具工程档案认可文件。二、工程文件的归档范围1、对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。2、工程文件的归档范围和内容应符合《建设工程文件归档整理规范》附录A的要求。向市城建档案馆移交的工程档案须按照阳江市城市建设和房屋权属档案馆编制的《卷内目录》进行收集、移交。《建设工程文件归档整理规范》附录A内容的排序按文件形成单位、时间、性质划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图及竣工验收文件五部分。《建设工程文件归档整理规范》附录A表中所列的文件内容，有的是单独一份文件，有的是由几份文件组成。例如“调查资料及项目评估研究”由几份文件组成；又如“施工承包合同”，有的为一份合同，有的还有补充合同等，就会形成几份文件，所有这些文件都必须一起归档。建设单位应保存一套完整的工程档案，设计、施工、监理单位只保存本单位在工程建设过程中产生的工程文件或有关文件。三、归档文件的质量要求1、归档的工程文件应是原件，如确不能提供原件的，应注明原件存放处，并加盖存放单位公章。2、工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。监理文件的形成应符合《建设工程监理规范》（GB50319－2000）的质量要求；市政工程施工技术文件及其竣工验收文件的形成应按照建设部印发的《市政基础设施工程施工技术文件管理规定》（建城[2002]221号）及《广东省市政基础设施工程施工质量技术资料统一用表》的质量要求；建筑工程施工技术文件及其竣工验收文件的形成应符合《建筑工程施工质量验收统一标准》（GB50300－2001）以及《广东省建筑工程竣工验收技术资料统一用表》的要求；竣工图的编制应按国家建设部1982年[建发施字50号]《关于编制基本建设竣工图的几项暂行规定》执行。地下管线工程竣工图的编制，应按1995年中华人民共和国行业标准《城市地下管线探测技术规程》（CJJ61－94）中的有关规定执行。3、工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际状况相符合。工程文件的积累、分类、鉴定、整理工作应与施工进度同步开展。4、工程文件应采用耐久性强的书写材料，如：碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。5、工程文件应字迹清楚、图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备、真实，不得代签。6、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张，文字、表格材料采用70g以上的白色书写纸，文字材料、表格的幅画尺寸规格统一为A4幅画。图纸宜采用国家标准图幅规格。图纸采用蓝晒图，竣工图须是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件作竣工图使用。7、竣工图的质量要求：（1）所有竣工图均应加盖竣工图章。竣工图章的基本内容包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、总监、现场监理；（2）竣工图章示例如下：竣工图章尺寸为：50mm×80mm（3）竣工图章应使用不易褪色的红印泥，一般盖在图标栏上方的空白处，或图标栏附近空白处，不可压盖图纸内容，不可盖在图纸背面；（4）竣工图由施工单位工程技术人员组织绘制、审核、签字并承担责任，由监理负责验收。个别由设计单位绘制的竣工图，亦必须加盖竣工图章，并由施工技术负责人、监理人员审核、签字后，才能作为竣工图；（5）竣工图必须准确、完整、符合归档要求；竣工图的编制工作必须在施工过程中根据图纸会审记录、隐蔽工程记录、设计修改变更通知单等进行编制，确保图物相符；（6）在原施工图上进行修改补绘的竣工图要求图面整洁、线条清晰、字迹工整，必须用绘图墨水进行绘制，严禁用铅笔、圆珠笔或其它易褪色的墨水（如：红色墨水、纯蓝墨水等）绘制或更改、注记。8、绘制竣工图的形式和深度（1）凡在施工中按图施工没有变动的，在原施工图上加盖“竣工图”章后作为竣工图；（2）施工图有局部变更的，在原施工图上进行修改、补充，注明变更依据（变更单号或洽商单号），并加盖“竣工图”章后作为竣工图；（3）施工图的结构形式、平面布置、工艺、项目等有重大改变，不宜在原施工图上进行修改补充的，或变更部分超过图面1/3的，应当根据设计变更文件重新绘图，并加盖“竣工图”章后作为竣工图，原图不再归档；（4）竣工图必须与工程实物相符，所有修改内容都必须修改到位。竣工图的修改、注记方法规定如下：对于少量文字和数字的修改，可采用杠改法，即用一条实线将被修改的部分划去，在其附近的适当位置填写变更后的内容，并注明修改依据；对于少量图形的修改，可采用叉改法，即用“×”将被修改的部分划去，在其附近的适当位置，画出修改后的图形，注明修改内容及修改依据；对较多图形的修改，可采用圈改法，即将被修改部分图形圈出，按制图规范在其附近的适当位置画出修改后的图形，注明修改依据；设计单位绘制修改图的，应圈出原施工修改范围，并注明修改依据；修改依据的注记：技术交底会议纪要、设计变更通知单、技术核定单、业务联系单等修改依据应注记编号或产生日期。在修改依据中，每一条、款需注记被修改的图号。（5）修改时注意的问题原施工图纸目录必须加盖竣工图章，作为竣工图归档，凡有作废、补充的图纸，均要在原施工图目录上标注清楚，作废的图纸在目录上扛掉，补充的图纸在目录列出图名、图号；凡是洽商图作为竣工图，必须进行必要的制作；如原洽商图是按设计图纸正规绘图的可作为竣工图，但需统一编写图名图号，加盖竣工图章，作为补图。并应在说明中注明此是哪张图哪个部位的修改图，还要在原图修改部位标注修改范围，并标明补图的图号。如洽商图未按正规绘制，均应按制图规定另行绘制竣工图。某一条洽商可能涉及到二张或二张以上图纸，某一局部变化可能引起系统变化，凡涉及到的图纸和部位均应按规定修改，不能只改其一，不改其二；不允许将洽商的附图原封不动地贴在或附在竣工图上作为修改，也不允许将洽商的内容抄在蓝图上作为修改。凡修改的内容均应改绘在蓝图上或用补图的办法附在本专业图纸之后；竣工图未据实修改或图表质量较差，城建档案馆（室）有权退回建设单位重新绘制。（6）对发生设计变更的工程项目，要求编制设计变更汇总表，该汇总表组卷时应放在所有设计变更通知单之前。（7）不同幅面的工程图纸应统一折叠成A4幅面（297mm×210mm），图标栏露在外面，先横向按手风琴式折叠，再竖向向内折（按《技术制图复制图的折叠方法》）（GBT10609.3－2009）。四、工程文件的立卷1、立卷的原则工程文件应按建设项目或单位工程收集齐全，在此基础之上进行立卷，立卷包括组卷和编目两个过程。立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系。便于档案的保管和利用。2、工程文件材料必须按工序、时间先后、载体特征、专业工种分门别类地加以系统排列、组成案卷。一个建设项目由多个单位工程组成的，工程文件应先按单位工程组卷。3、立卷可采用如下方法（1）工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分；（2）工程准备阶段文件可按建设项目、程序、专业、文件形成单位等组卷；（3）监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；（4）施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；（5）竣工图可按单位工程、专业等组卷。竣工图排在本专业文字资料后面；（6）竣工验收及工程备案文件可按项目、单位工程、专业等组卷。4、立卷过程中宜遵循下列要求（1）案卷不宜过厚，一般不超过40㎜；（2）案卷内不应有重份文件，由多个单位工程组成的建设项目，工程文件按单位工程分开组卷，共用的工程文件（如工程准备阶段文件、材料合格证等）可在该建设项目的第一个单位工程文件中集中组卷，其他单位工程只需注明参见共用文件的所在位置；（3）不同载体的文件一般应分别组卷。照片的样片可与纸质材料一起组卷。5、卷内文件的排列（1）组卷后的文件材料按阳江市城市建设和房屋权属档案馆制定的《建筑工程档案卷内目录》、《市政基础设施工程档案卷内目录》、《管线工程卷内目录》的顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后；（2）图纸按专业排列，同专业图纸按图纸目