12-上司的日程安排

上司的日程安排管理系王丽内容回顾•秘书办事的工作–秘书的信息工作•秘书信息工作的基本要求•秘书信息工作的程序–秘书的调研工作•秘书调研的特点•秘书调研工作的程序•秘书的时间效率管理收集整理存储传递利用开发反馈紧急的事不紧急的事重要的事1st急2nd重不重要的事3rd輕4th緩ABCD时间管理矩阵运筹他人的时间上司的日程安排引入案例：一次迟到丢失一次商机•A城天地公司经理李平与B城华新公司经理赵明就某重要合作项目安排约见，予以洽谈，时间预定在8月8日下午1：00开始，李经理让秘书张兰帮他预订飞往B城的机票，张兰查了飞机班次，觉得8日上午8：00的航班正合适，于是就订了两张。可是第二天因为天气的原因，飞机误点，到达B城时已经是下午2点多，再赶到华新公司已是3点多，由于迟到，华新公司赵经理大为不悦，认为天地公司对该项目的合作缺乏诚意，最终，天地公司失去了与华新公司合作的商机。•秘书日程安排的内容是把领导或组织的每月、每周、每天的主要活动纳入计划，并下发给组织相关单位和部门。•规划、安排领导的工作日程是秘书的一项基本工作。•控制日程，意味着与上司一起有序工作。•包括约会安排和商务旅行安排等。•管理者所作的行动计划有两个部分：一是自行决定的部分；二是与企业内外的人有关系的部分，如会议、面谈、出差、访问等，需要获得有关人员同意才能执行。如某经理在某天下午2点要与业务部开会讨论销售工作，这项销售任务的安排关系到本年度的销售预算能否完成。下午4点又要和某位客户商洽一笔重要的合同，经理准备在5点结束。但是这天上午公司收到了政府某个部门的临时开会通知，写明开会时间是下午3点，经理必须亲自参加。会议将持续多少时间没有标明。日程表的种类日程表月计划表年计划表周计划表时间事项地点备注9：00行业协会的李先生（私人谈话）据说是上一次打电话之事9：3010：0010：3011：0011：30与王厂长午餐午餐在公司餐厅，三个座位已经预定华成公司的谢经理同餐12：0012：301：001：302：002：303：00成本会议第三会议室田总经理因出差，无法参加3：304：004：305：005：306：006：15从公司出发6：306：30晚餐衡山饭店二楼思达公司的罗董事长（据说会晚到10分钟）7：007：308：008：30当天工作日程表每天工作日程表月内预定日程表年度预定日程表预定计划的提示电子提示系统–利用电脑软件的提示功能，建立“报警系统”；人工提示系统–基本办公日程表–固定活动日期一览表–使用提示性备忘录–准备上司的日程安排表（卡片）–准备交往提示文件预定计划的确认（一）•预定计划是以电话决定时，根据备忘录以书面形式确认；•在会议的前一、两天，确认时间、日期、地点等；•上司和秘书必须在周末核对下周的行动计划，隔天傍晚核对第二天的行动计划；•每月底、周末前、每天早上把下个月、下周或当天的行动计划表交给上司，其中比较重要的事项画上一条红线；预定计划的确认（二）•会议的主办者是上司，要提前二、三天确认会议室。如临时邀请其他上司参加，应再电话联系所属的秘书；•会议、面谈所必须的文件及资料，在前一天准备好，重要的会议的资料要请上司查核；•如果会议或面谈的时间太长，即将接近下一个预定计划时间，秘书写便条悄悄交给上司请示，使上司能简单回答。•上司出差时，确认预约，调查当天火车、飞机的交通或误点情况。预定计划的变更和调整•制作日程安排计划时保留宽裕的时间；•上司与秘书之间必须有密切的联系；•需要与有关人员的秘书们彼此联络，以便能预先获得信息，并通知上司；•变更及信息的追加，每一次都要在日程安排计划表上填写，同时及时通知上司及所有相关人员；•行动被注销时，要立即和上司联系，以便能够将别的行动计划编入；•为能快速地应对，要事先准备好与相关人员联系方法。约会发生“撞车”怎么办？知知道道上上司司半半小小时时后后有有空空，，善善意意谎谎言言；；不不知知上上司司何何时时结结束束约约会会，，说说实实话话；；怎怎样样防防止止？？每每天天固固定定时时间间与与上上司司协协调调；；主主动动告告诉诉上上司司为为其其安安排排了了哪哪些些约约会会；；以以书书面面为为准准；；练习与案例题•1、如何与上司汇报日程安排：•“李总，我已安排好了，后天上午您会见王先生。”•“李总，关于会见王先生的时间，您明天上午有会，下午接见外宾，后天下午也有会，只有后天上午没有会，如果您没有另外的活动安排，是否后天上午会见?”案例：会谈超时按昨天下午下班之前定好的日程安排，老总今上午九点半到十点一刻与大地公司的刘总会谈，确定联合开发新产品的一些原则问题；从十点半到十一点半跟海洋公司的李总见面，解决产品代销过程中的一些问题。十点一刻，海洋公司的李总已经到了，总经理秘书于雪请李总在会客室稍等，自已以给客人加水的名义来到老总的办公室，向老总暗示另外的客人已到；可老总对于雪的暗示一点反映也没有，还是从足球到汽车，前五百年后八百年地与刘总在穷侃，似乎完全忘了另有约会。到十点四十了，见李总等得有些不耐烦了，于雪只好又一次来到老总办公室，她递给了老总一张纸条。纸条有这么几种写法：a、“老总，李总已到。你已经超过30分钟了！”b、“老总，李总已到。还让李总等多久？”c、“老总，李总已到。李总已经等得有些不耐烦了，我怎么答复人家？”d、“老总，李总已到。你去接待李总吧，刘总我来接待。”e、“老总，李总已到。我怎么向他解释？”案例：老总朝令夕改公司与秦皇岛恒发公司就合作开发新型压缩机项目己谈了大半年了，由于就专利技术转让的估价问题分歧较大，项目进展缓慢。根据事先约定，今天下午两点半继续谈。上午十一点半，恒发公司张总的秘书刘小姐给公司老总秘书于雪来电话，再次确认下午会谈的事，说他们马上开车出发。放下电话于雪马上向老总作了汇报。下午二点于雪去给胡总给材料时，提起下午二点半与恒发公司谈判的事；听于雪这么一说，老总说自己差点把这事忘了，并说不想见恒发的张总，让于雪自己处理一下。下午快三点了恒发公司的张总他们才到。面对这种情况，于雪应该如何处理？现在于雪有这么几种选择：a、对不起，由于你们没有按时来，我们老总己出去办别的事去了。b、我们老总觉得这项目谈起来太艰难，不想再谈了。c、实在不好意思，由于上海分公司那边出了一点意外，我们老总下午六点的飞机去上海，现在要作些准备，不能亲自谈判，如果可以的话，先跟研发部的王经理谈谈怎样？d、实在不好意思，我们老总今下午太忙，改个时间再谈好吗？e、实在不好意思，下午一上班，商务部的人就来电话，说下午三点半牛司长要来公司了解情况，所以只有请张总谅解。案例：老总正在谈判•这天上午十一点左右，老总正在跟一客户就合同价格进行激烈的讨价还价。这时公司另一个重要客户打来电话，要求将原定今下午一点半在本公司举行的合同谈判改到他们公司去，理由似乎很充分，并要求马上答复，否则谈判只能无限期推迟。面对这种情况，于雪应该如何处理？现在于雪有这么几种选择：•a、老总，某某公司来电话让您下午一点半去他们公司谈，并要求现在答复，您看怎么办？•b、老总，某某公司来电话让您下午一点半去他们公司谈，并要求现在答复。我觉得他们这是在故意找茬！•c、老总，某某公司来电话让您下午一点半去他们公司谈。我觉得您还是得去，否则生意会黄了！•d、老总，某某公司来电话让您下午一点半去他们公司谈，并要求现在答复。要不您来打这个电话？•e、老总，某某公司来电话让您下午一点半去他们公司谈，并要求现在答复。我刚才琢磨了一下，觉得他们说的有一定的道理，可以考虑答应他们，您看如何？•天地公司销售部经理第三季度会议较多,•七月的前两周要在上海开会;•八月的第二周要去香港参加5天会议;•每月的最后一个星期五上午是销售部固定的部门会议;•八月最后一个星期三要参加公司的办公会议,•七月的第三周星期二要在公司开销售会议,传达上海会议精神,•八月第一周的星期一还要面试三个营销员;•九月的前两周希望安排休假领导日程安排•张俊是苏州工业园区某跨国公司总经理的行政秘书。6月19日下午，总经理对小张说：“后天深圳有一个业务洽谈会议我要参加，明天晚上7：00前必须赶到深圳先参加预备会议，在深圳住一个晚上，后天晚上还要赶回苏州。我和你一起去，可以搭乘上海到深圳的航班，现在给你有12000元人民币的银行通用卡，密码是12121256，请你去安排一下。谢谢！”•思考：如果你是行政秘书小张，你准备怎么安排？试计划一张总经理的旅行日程表。（提示：从苏州到上海的时间大概需要4小时，从上海到深圳的航班需要3.5小时，其他时间自己安排）•由上表的倒推中可以看出，明天（6月20日）上午8：00从苏州发车去上海比较合理，拟订的日程表如下表所示：上司出差时，秘书应准备些什么？•1，旅行计划（旅行日程安排）；•2，搜集相关商务洽谈资料；•3，旅馆信息；•4，旅行用品；•5，差旅费；•6，行李准备。安排上司的工作日程的原则•时间上留有充分的余地•提高效率•内外兼顾•节约上司的时间•适当保密上司与秘书在日程安排中的工作分担日程安排计划管理日程安排计划的制作日程安排计划重要部分简单部分填写日程安排计划表日程安排上司秘书上司秘书上司秘书日程安排中上司与文秘人员工作分担的原因•企业的经营性质与形态和习惯–外资、合资、国有企业、私营企业等–特别是有关分派秘书时的习惯；•上司所负责业务的类型；•上司的性格；•秘书本身的能力及经验；•上司对秘书的信赖程度；•上司和秘书的合作年资及其内容。ThankYou!