现代企业文档管理与九段秘书

现代企业文档管理公司外部各部门总经办部门报告、各部门的统计报表、书刊资料、奖状/证书、总经理审阅的相关文件涉及公司的相关信息文件及宣传单章涉及公司的相关通知类文件工作计划、通知、授权书、会议通知、反馈各部门文件总经办办理的文件：通知、会议记录、人事任命、工作计划、外部管理文件、会议通知、企业建设文件、授权书、例会的会议记录、部门文件数据运动状况示意图企业文档状况初始级Initial事务型经验型价值型特征C成熟度M一致型持续型可重复级Repeatable优化级Optimizing已管理级Managed已定义级Defined价值V123451、一般事务性工作。2、兼职管理状态。3、文档留存比较随意，有存无取状态明显。4、无制度，无工作流程1、专门性工作。2、专人专岗，经验式管理。3、有基本归档要求。4、文档留存界限不清晰1、专业性工作。2、专家式管理，已建立管理标准。3、归档范围及归档要求精细化、流程化。4、基本利用1、职能性资源管理工作。2、全员式、全过程管理。3、管理要求纳入企业标准。人依附于事4、能动服务1、全过程资源自动配置。2、管理体系可自动创新。3、全方位服务，深度开发。4、历史留存与资源管理职业化。企业档案管理体系成熟度诊断企业文件的形成、积累与归档企业文件的形成、积累与归档属于各部门、各单位、各岗位的基本职责,也是企业文档科学管理与有效利用的前提条件.文档管理部门有权对这项工作进行监督、指导和检查.主要建立和落实三项制度:下达任务设计实施总结和后续工作文件企业生产活动周期Aab123下行文上行文平行文间接上下行文1、企业收发文登记制度序号文件名称来源时间签收人办理注释收文登记表序号文件名称去向时间发送者备注发文登记表2、企业文件积累制度(针对自身所产生的文件)员工文件积累袋档案文件积累:人人有责,时时有活儿,件件登记,年年整理.开始收文登记发文登记编号：按年度登记，年度内大流水排列填写文件题名填写文件来源填写签收文件时间填写签收人填写办理注释编号：按年度登记，年度内大流水排列填写文件题名填写文件去向填写发出文件时间填写发出人填写备注结束•常用立卷的方法:•1.机构法,即将每个部门所形成的文件立一个案卷.适用于部门文件数量不多的单位.•2.时间法,即将每一年的文件立一个案卷.1和2经常结合使用,形成机构—年度立卷法.适用于文书档案或管理性文件的立卷.•3.问题法,即将有关一个问题的文件立一个案卷.适用于部门内文件形成量较大的单位.•4.技术结构法,即将同属于一个技术结构的文件组成一个案卷,适合复杂技术产品的图纸立卷.•5.专业法,即将加工过程中同属于一个专业的文件组成一个案卷,适合工艺文件的立卷.•6.项目法,即将同属于一个项目的文件立一个案卷.适用于小型科技项目.•7.文种法,即将同一类型的文件立一个案卷.适用于财会文件和标准文件的立卷.•8.单件法，即将每一份文件立一个案卷。适用于文书档案的立卷。3、文件归档制度归档范围:确定文件的价值,决定文件是否向档案转化.(需要制作)制度核心归档时间:根据科技活动的特点,确定文件何时归档.技术保障归档要求:明确便于长远和安全地保存档案所必要的措施.技术条件归档份数:根据归档文件的重要性和载体特性,确定原件与复制件的数量关系.利用保障归档手续:明确归档文件的移交事宜.责任保障员工文件积累袋档案文件积累:人人有责,时时有活儿,件件登记,年年整理.文件积累制度(针对自身所产生的文件)封面卷内目录归档文件备考表组织案卷的要领:1.分析文件之间的最小有机联系,确定卷内文件的数量.2.将相关文件集中到卷盒内,重新编页号.(装订或不装订)3.根据要求填写卷内目录、封面和备考表.组织保管单元开始按照年度、项目、专题、会议、专业、工序等有机联系的线索，分别集中存放在积累袋中准备若干整理袋每袋须填写积累袋名称、责任者、时间范围、目录纸、密级等规定项目补充袋中材料交由兼职档案人员整理，挑选出归档文件组卷返回，自行处置如在归档期前离岗，进行文件材料交接结束属于归档范围不属于归档范围4、档案的整理与分类•档案分类是指根据档案的内容性质、形成规律及相互联系，遵循统一的原则和要求，采用科学、适用的方法，对档案进行分门别类，从而使库藏全部档案成为一个条理化的具有一定从属关系和平行关系的库藏系统。(来源原则、三个要求、常用分类法、档号)•分类的程序:设计分类方案划分全宗划分大类划分属类给定编号企业档案分类方案(示意图)一类二类三类四类其他类ABCD1234类列类系常用的分类方法:1.职能分类2.时间分类3.作者分类4.专题分类5.项目分类6.型号分类7.区域分类8.外形分类职能分类方法适用于一级类目的区分;其他分类方法则适用于二级以下类目的划分.《企业档案管理规范》DA/T42–2009关于企业档案一级类目和二级类目的划分：1经营管理类1经营决策2生产经营计划3统计工作4财务管理5资产管理6物资管理7产品销售8合同管理9信用管理10知识产权管理2生产管理类1生产调度2质量管理3能源管理4安全生产5科技管理6环境保护7计量工作8标准化工作9档案和信息工作3行政管理类1行政事务2安全保卫工作3法律事务4审计稽查工作5劳动人事与人力资源管理6教育培训工作7外事工作894党群管理类1党务工作2组织工作3宣传统战工作4纪检与监察工作5工会工作6共青团工作789105产品生产类1计划决策阶段2设计阶段3试制阶段4生产阶段5评优阶段6认证阶段789106科研开发类1研究准备阶段2研究试验与开发阶段3总结鉴定验收阶段4成果申报阶段5推广应用阶段6789107项目建设类1综合2项目准备阶段3项目建设阶段4项目竣工验收5项目运行维护与更新改造6789108设备仪器类1综合2单台（套）设备仪器3456789109会计业务类1会计凭证类2会计账簿类3财务报告类4其他类5678910企业文档的排放与库位管理•收集入库的企业文档资料,应该按照一定的排列规律统一进行排放.具体方法有以下几种:•1.大流水排放.即按照入库的时间先后顺序依次排放,先来先放,后来后放.优点是简单易行,避免了空架,倒架的麻烦.缺点是检索时只能按照时间线索进行查找,不便于精确查找.(在实现计算机辅助管理的前提下,这种排放值得提倡)•2.分类排放.即严格按照企业文档的分类体系进行排放,优点是可以将同一类乃至同一个项目的文件排放到一起,在排列上能够体现出文件的相互关系,便于精确查找.缺点是需要留出部分空余的装具,或到一定程度后进行倒架.•3.分类流水排放.结合上述两种排放的优点,先将入库的文档资料划分出大类,然后再在每类中按照时间顺序排放.5、企业文档的价值认定•企业所保存的文档资料,由于其作用的范围和作用的程度不同,所以对其价值确定也不能相同.针对公司的具体情况,建议从以下几个方面入手开展这项工作:•1.不赞同采用三级保管期限制,改为:是档案的,一律长期保存;是一般资料的,一律在保存两年后销毁.(有长期参考价值的图书期刊标准等文献例外)•2.是否成为公司的档案,应坚持以下几个标准:A.是否具有法律依据性;B.是否属于公司大事;C.是否具有通用性或示范性;D.是否属于专利.•3.应当将上述标准落实在归档范围上,凡是列入归档范围的文件,均作为公司档案处理.•4.公司档案应坚持少而精的原则.•5.不属于归档范围的文件或资料,可以仅保存电子文本,不必保存纸本.6、企业文档的利用•企业文档的利用是企业文档管理的最终目的.主要内容是:•1.编制出必要的检索工具,确保文档信息有存有取.•2.制定必要的利用制度,确保被利用文档的安全和有效利用.•3.积极开展文档资料信息的整编工作,实现信息的增值.•4.根据企业管理信息化程度的提升,适时开展即时监管,及时发现信息产生,传递和利用中的问题,疏通信息渠道,协调信息资源的配置.•在已经实现办公自动化的条件下,文档中心应当采用较为适用的文档管理软件系统,促使检索工具的自动生成,信息内容的自动组配,利用过程的自动监督等功能的实现.文档数字化加工的技术流程文档数字化加工的技术流程•建议:•1.对于过去已经归档的文件应划定一个具体的时期,与新管理标准实施后的归档文件分别采用两种方法进行管理.这样做的目的一是不以今天的认识水平轻易地替代过去的历史,二是不给今后的工作增加过重的负担.•2.对于已经归档的文件,如果希望将其管理状况进一步规范化,可以考虑借助社会档案管理服务力量,请专业的档案公司派人帮助整理,这样可以在较短时间内,以一次性投入,实现所有文档资料的规范化管理,且不增加企业人力投入,确保文档工作人员将主要精力投入到新标准的制定与实施当中.•3.只有将基础数据清理完毕之后,同时将新的管理体制与管理标准制定出来,才能进一步实现文档管理的自动化,否则,容易形成实体状况与管理手段的”两层皮”.注意：档案工作者必须以介入电子文件管理为转型契机机构制定的信息政策应遵循档案工作的各项标准并反映档案管理要求人们不能再简单地把电子文件看做是一种特殊的载体档案工作者的知识结构也将日趋多元化，成为掌握网络、数据处理和信息管理知识的专门人才档案工作日益转变为非实体的、注重凭证价值、面向利用者的信息服务信息化建设一段秘书的做法：发通知——首先会用电子邮件发个会议通知,通知开会的相关人员之后再准备好相关会议用品,并参加会议。例：会议安排二段秘书的做法：抓落实——发通知之后,再打一通电话给参加会议的相关人等确认,确保每人被及时通知到。三段秘书的做法：重检查——发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒参会者，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给领导知悉缺席会议者的情况，也给领导确定缺席者是否必须参加会议留下时间。四段秘书的做法：勤准备——发通知，落实到人，会前通知后，再测试会议上使用的投影仪、电脑、麦克等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。五段秘书的做法：细准备——发通知，落实到人，会前通知，测试设备，还先了解这个会议的主题和性质是什么？领导的议题是什么？然后给参会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考。六段秘书的做法：做记录——发通知，落实到人，会前通知，测试设备，了解会议性质？提供相关会议资料，还应该在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份），整理好会议记录并把记录发给相关人员。七段秘书的做法：定责任——发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，了解会议性质？提供相关会议资料，做好会议记录，整理好记录并把记录发给相关人员，将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给领导与当事人一人一份。八段秘书的做法：追结果——发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，了解会议性质？提供相关资料，做好会议记录，整理记录、下发记录，确定任务，一对一落实，当事人确认后、形成书面备忘录，交给领导与当事人一人一份，并每天或每周跟踪各项任务的实际完成情况，并及时汇报领导。九段秘书的做法：做流程——把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个没有做过的秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系！秘书要做到九段才算成功1段2段3段4段5段6段7段8段9段发通知首先会用电子邮件发个会议通知,通知开会的相关人员之后再准备好相关会议用品,并参加会议抓落实发通知之后,再打一通电话给参加会议的相关人等确认,确保每人被及时通知到重检查发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒参会者，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给领导知悉缺席会议者的情况，也给领导确定缺席者是否必须参加会议留下时间勤准备发通知，落实到人，会前通知后，再测试会议上使用的投影仪、电脑、麦克等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议细准备发通知，落实到人，会前通知，测试设备，还先了解这个会议的主题和性质是什么？领导的议题是什么？然后给参会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考做记录发通知，落实到人，会