技术档案管理制度

XXXXXX开发有限公司——技术档案管理制度1XXXXXX开发有限公司XXX字[2017]第5号关于发布XXX公司《技术档案管理制度》决定经公司总经理室研究决定，制定并发布XXX公司《技术档案管理制度》，希望各部门仔细传阅、学习并严格执行。附件：《技术档案管理制度》XXXXXX开发有限公司二〇一七年三月二十一日主题词：文件发布决定有限公司2017年3月21日印发XXXXXX开发有限公司——技术档案管理制度2XXXXXX开发有限公司技术档案管理制度说明1、为规范公司的施工、验收等工作的流程和制度，规范工程施工、验收、运行等过程中形成的技术资料的存档，规范技术资料在生产中的留存及使用，制定此《技术资料管理制度》。2、为与总公司编写、实行的相关标准制度保持一致性，故以总公司的一些相关标准制度作为编写依据。3、本公司保留对本制度的解释和更改的权利。一、总则为规范公司的施工、验收等工作的流程和制度，规范工程施工、验收过程中形成的技术资料的存档，规范技术资料在生产中的留存及使用，制定此《技术资料管理制度》。本标准规定了XXXXXX开发有限公司技术档案的管理职能、管理内容与要求、检查与考核。本标准适用于XXXXXX开发有限公司技术档案管理工作。二、引用标准1、《中华人民共和国档案法》；2、国务院颁发《科学技术档案工作条例》；XXXXXX开发有限公司——技术档案管理制度33、国家档案局《国营企业档案管理暂行规定》；4、《电力工业系统科学技术档案工作细则》；三、管理职能1、技术档案是本公司在生产、经营、技术、科研管理活动中形成具有保存价值的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像、录音等技术文件材料，由公司档案室集中统一管理。2、技术档案管理由受主管经理和上级档案主管部门的指导和监督。3、技术档案基本内容包括接收、整理、保管、鉴定、统计、利用、编研等工作，做到完整准确、系统安全和有效利用，为电力建设和科研服务。4、公司各有关生产技术、基建、计划、设计、供用电、技术、物资供应等部室及生产单位等，对本单位产生的各种技术文件材料的形成负责，做好收集、整理、鉴定、分类，并达到系统、完整、准确的要求，及时向档案室移交归档。5、技术档案管理基本任务1）制定技术档案管理有关规章制度。2）做好技术档案的接收、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用工作。定期查看技术档案的保管状况，发现问题及时提出整改措施。3）指导监督技术档案管理网络的工作。4）编制本公司技术档案保管期限表，按技术档案实用价值划分为永久、长期、短期三种。XXXXXX开发有限公司——技术档案管理制度45）技术档案复制，要经公司分管生产领导的批准方可进行复制。6）凡借出的技术档案，严禁在技术档案上涂改、勾画、随意拆卷等不良行为。四、管理机构及职能1、组织机构XXXXXX开发有限公司成立以总工程师为首的工程档案管理小组，该管理小组由下列人员组成：组长：总工程师组员：开发部、经管部、工程部、材料设备部的经理及各部门指定的档案员、公司行政档案员。2、职责经理负责档案的全面工作，工程技术档案，由项目总工主管。1）主管经理①、组织经理部、分部技术部门，贯彻执行本制度的各项规定，并负责监督检查。②、负责档案工作的总体安排，定期检查档案工作。③、布置和检查各项工作的同时要布置和检查档案文件材料的形成和归档。2）档案管理室①档案管理室由工程部负责，贯彻执行本制度统一管理档案。②负责检查和协助各分部及有关资料管理员做好文件材料的形成、积累、整理和立卷归档工作。XXXXXX开发有限公司——技术档案管理制度5③对各分部档案管理的质量好坏，给予奖励和处罚。④参加建设项目竣工及重要设备开箱的文件材料验收工作，专职或兼职档案管理员必须参加。⑤工程技术档案由项目总工负责，由工程部主任根据相关法规制度或合同中规定要求进行收集组卷，移交相关部门，并办理移交手续。3）各分部①各分部接收档案管理室的业务指导和检查，在工作中接收主管领导和档案管理室负责人的领导。②档案管理员对接收的档案进行分类，编号，登记，统计和日常必要的整理。4）经理部、分部应加强对档案工作的领导，由分部经理领导分管分部此项工作。并应将档案工作纳入工程计划管理之中，纳入施工管理及考核范围，纳入有关领导和工程技术人员的岗位职责，纳入经济责任制，建设项目专职档案或兼职档案员要参加工作例会和工程质量评定会，参加设备开箱、参加各单项验收和工程项目总验收。五、管理内容与要求1、归档范围和保管期限1）根据《国有企业档案管理暂行规定》精神，结合公司生产、基建、科研活动中形成的技术文件材料的种类，制定本公司技术档案归档范围和保管期限表。2）保管期限分永久、长期、短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下。XXXXXX开发有限公司——技术档案管理制度63）凡是在工作查找、经验总结、科学研究等方面具有长远利用价值的技术文件材料列为永久保管。凡在一定时期内有保管价值的技术文件材料列为定期（长期或短期）保管；凡是介于两种保管期限之间的技术文件材料，其保管期限一律从长。2、施工技术档案的主要内容1）综合部分①招投标文件材料、工程承包合同②开工报告、竣工报告③工程移交证书④与项目法人和监理及其他单位的来往文件⑤施工原始记录⑥原材料、器材出厂质量合格证和试验报告⑦工程验收报告、质量监督报告⑧塔基占地、拆迁、树木砍伐等补偿文件、协议、合同等⑨隐蔽工程、中间验收签证⑩质量记录○⑾工程的照片、光盘、声像资料○⑿工程总结2）技术部分①工程竣工图纸②设计变更及材料代用清单③图纸会审纪要④压接试验报告⑤施工组织设计及审批表⑥施工技术方案及审批表XXXXXX开发有限公司——技术档案管理制度7⑦特殊施工技术方案措施及审批表⑧技术交底记录3、归档时间1）新建、扩建、改建和增建工程图纸、技术文件资料，工程主管部门要在工程竣工验收后30天内向档案室归档。大型新建工程可按工程的阶段性，定期分阶段向档案室移交。2）重大技术改革方面的技术文件，在取得成果经项目负责人审定后，30天内归档。3）有关技术会议方面的技术资料，应在会议结束后15天内归档。4）外购或内购设备的随机文件，在设备开箱当场验收后归档。5）凡公司职工外出学习、考察或参加研讨会带回的材料应当及时交档案室归档。否则计财科不予报销费用。6）技术管理性文件，在次年六月未前归档。7）规程、制度及各种技术成果照片可随时归档。4、归档要求技术资料编号规则1）编号准则0~9阿拉伯数字。A~Z拉丁字母（O，I）除外。短横线，圆点“.”，斜线“/”。科学性选择事物或概念的最稳定的本质属性或特征作为信息分类的基础和依据。XXXXXX开发有限公司——技术档案管理制度8系统性将选定的事物、概念的属性或特征按一定排列顺序予以系统化，并形成一个合理的科学分类体系。唯一性，一个代码只能唯一的标识一个分类对象。可延性，要设置收容类目，以便保证增加新的事物和概念时，不致打乱已建立的分类体系，同时，还应为下级信息管理系统在原有基础上的延拓、细化创造条件。规范性同一层级代码的编写格式必须统一。2）编号细则任务书编号任务书编号由六部分组成，每部分之间用“-”隔开。第一部分:表示公司名称本公司XXX有限公司用“XXX”第二部分:表示发文部门XX部用“XX”第三部分：表明文件是第几季度或者第几月份第四部分：表明文件当季或当月的顺序号第五部分：表明文件的年份例如：任务书的编号为：XXX-XX-02-04-2012，表明是XXX公司XX部2012年第二季度的第四号任务书。技术图纸编号档案管理部只给出总图号，图纸资料的其他子图号由项目主管分配，设计人员参照《技术资料编号规则》编制，编制的图号要合理、规范，并满足存档要求。技术单编号参照《通用技术单模板的说明》（2012年第3版）中关于技术单的编号要求执行。技术报告编号、协调单编号、施工、验收资料编号参照总公司XXXXXX开发有限公司——技术档案管理制度9发布的《产品图样及设计文件编号原则》的标号要求执行。3）存档文件的基本要求存档文件一般采用纸质留存，电子版为辅。纸质文件和电子版共同存档的，纸质文件的效力大于电子版。技术图纸基本要求参照国家标准GB/T14689-2008。存档的技术图纸标题栏采用统一标题栏。为便于图纸装订，图纸应在左侧留有装订边，标准图幅优先采用以下几种：幅面代号尺寸B×LA0841×1189A1594×841A2420×594A3297×420A4210×297加长的图纸，优先采用以下图幅：幅面代号尺寸B×L幅面代号尺寸B×LA4×3297×630A4×8297×1582A4×4297×841A4×9297×1892A4×5297×1051A3×3420×891A4×6297×1261A3×4420×1189XXXXXX开发有限公司——技术档案管理制度10A4×7297×1471A3×5420×1486为便于装订，A4图幅选择竖版格式，A3图幅选择横版格式。存档的纸质文件需履行完整的签字程序，签字后方可存档。签字流程按照以下规定：所有的图纸文件，设计后须经过校对，并有必要通过标准化检查和工艺检查；所有图纸须有设计和校对签字确认，设计者与校对者不能为同一人；部件图及总图还需要经过项目主管审核，并由项目主管签字确认；总图和重要的部件图纸，由公司技术主管（总工程师）签字确认。1）归档的文件材料必须做到完整成套、真实准确，层次分明，符合其形成规律。2）案卷封页的诸项目、备考表，应填写清楚，标题准确，文字材料依次编页，并编写卷内目录。3）纸质优良，图面清楚，字迹工整，签字完备，归档的材料一律用钢笔或毛笔书写，严禁用铅笔或圆珠笔书写。其规格为260*184mm或297*210mm的办公标准用纸。4）文件材料要字迹清楚，图画整洁，签署完备，文件材质优良，不得用易褪色的书面材料书写、绘制。归档文件材料应为原始件。5）凡需归档的技术材料，底图和蓝图一并归档，重要的蓝图可归档两份。技术管理文件材料可归档一份，对于重要的需永久保存和利用频繁的文件材料归档两份。竣工图必须加盖竣工图章，并有工程负XXXXXX开发有限公司——技术档案管理制度11责人签字，标明竣工日期。6）蓝图按规定幅面折叠后装入袋或盒。7）归档时必须办理归档手续，由归档单位填写移交清单一式两份，当面查点清楚，交接双方签字，各留一份。8）凡应归档的技术文件、资料等，不按期归档者，按公司综合月奖考评标准给予扣奖。9）编制档案总目录，分目录，移交单位和接收单位目录。归档的案卷质量必须符合下列十条标准。①归档文件、齐全完整；②分类清楚，保持联系；③题名确定，容易查找；④卷内排列，系统条理；⑤保管期限准确；⑥密级划分恰当；⑦蓝图折叠，符合要求；⑧卷皮书写，正楷整法；⑨案卷装订，整齐美观；⑩声像资料，清楚清晰。5、鉴定和销毁1）鉴定工作根据“保管期限表”定期对档案进行鉴定，准确的判定档案的存毁。2）鉴定工作由主管领导，专业技术人员、档案部门人员组成“鉴XXXXXX开发有限公司——技术档案管理制度12定小组”，直接对档案进行鉴定，并注明鉴定日期。3）销毁时需要由鉴定小组提出意见，登记造册，提出销毁报告，经公司主管领导批准后，由两人以上在指定地点监销，并在销毁注册上签字，销毁时要严格执行保密规定。6、保密要求1）遵守党和国家制定的档案及保密法规，维护档案的安全与完整，保守国家机密。2）秘密以上档案，原则上只能在档案室内查阅，公司或档案部门领导同意借出的，也要履行登记手续，借阅人必须按期归还，档案人员应及时收回。3）外单位来档案室查阅秘密以上档案，须凭单位介绍信并经公司或档案部门负责人批准，履行手续后方可查阅。4）无论公司内外人员因工作需要，须抄录秘密以上档案的，要经公司或档案部门领导批准方可抄录。档案人员有权当场了解抄录情况。5）任何人不得将秘密以上档案携带在身参观、游览和办私事。如确因工作需要，必须调出档案携带外出，须经公司或档案部门负责人批准，并指定专人保管。6）秘密以上档案的销毁，应严格执行销毁制度，指定专人在指定地点销毁，同时必须有二人监督，以防泄密。7）档案人员要定期清查秘密以上