Word表格图表编辑技巧

第5章处理表格和图表的技巧表格是一种简明、概要的表意方式。其结构严谨，效果直观，往往一张表格可以代替许多说明文字。因此，在编辑排版过程中，就常常要处理到表格。文档表格还可以当作数据库，对它们执行简单的数据库功能，例如，数据的添加、检索、分类、排序等，这些功能给用户管理文档表格提供了很大的方便，简化了对表格的处理工作。如果用户能够熟练地运用文档的数据库功能，可以提高对表格的处理能力，从而提高工作效率。用户可以将文档中的数据以图表的形式直观地表达出来，这时就可以通过使用插入Word2002中的Graph2002Chart对象来实现。5.1表格处理技巧Word具有功能强大的表格制作功能。其所见即所得的工作方式使表格制作更加方便、快捷，安全可以满足制作中式复杂表格的要求，并且能对表格中的进行较为复杂的计算。Word中的表格在文字处理操作中有着举足轻重的作用，利用表格排版对于文本排版来说，两者有许多相似之处，也各有其独特之处，表格排版功能能够处理复杂的、有规则的文本排版，大大简化了排版操作。因为表格可以看作是由不同行列的单元格组成，用户不但可以在单元格中填写文字和插入图片。还可以用表格按列对齐数字，而且还可以对数字进行排序和计算；可见用表格创建引人入胜的页面版式以及排列文本和图形等。5.1.1使用多种方法创建表格在使用Word排版或者编辑文档的过程中，不但要修改表格，有时候，如要对一些文本有规则地排版，也可以使用插入表格的方法对文本进行格式化处理。可以使用下面的5种方法创建普通或复杂表格。1．使用【插入表格】按钮创建表格使用【常用】工具栏上的插入表格按钮，可以快速创建一般的表格，操作步骤如下：（1）将光标定位在插入表格的位置。（2）单击常用工具栏上的插入表格按钮上。（3）按住鼠标并拖动到所需的表格行和列格数。如图5.1所示。图5.1使用【插入表格】按钮创建表格（4）松开鼠标，这时就会在文档中出现一个满页宽满版的表格。2．使用菜单命令创建表格使用菜单命令方法可以快速创建普通的或者可以套用内置格式的表格，操作步骤如下：（1）将光标定位在文档中要插入表格的位置。（2）单击【表格】|【插入】|【表格】命令，打开【插入表格】对话框。（3）在【列数】和【行数】输入框中输入表格的行和列的数量，如图5.2所示。行数可以创建无限行，但列数的数量介于1~63之间。图5.2【插入表格】对话框（4）单击【确定】按钮，就可以按照填写的数量来创建简单的表格了。对于新建的表格，可以将表格中的每一个单元格看作是独立的文档来录入文字，因此在单元格内录入文本时，和普通文档一样，可以在此单元格中按【Enter】键另起一段，但光标仍在这一单元格中。3．使用工具创建表格使用【绘制表格】工具可以创建不规则的复杂的表格，可以使用鼠标灵活地绘制不同高度或每行包含不同列数的表格，其方法是：（1）将插入点放到要创建表格的位置。（2）单击常用工具栏上的绘图工具按钮，即可打开如图5.3所示的【表格与边框】工具栏。如果屏幕上没有【表格和边框】工具栏，可以单击【视图】|【工具栏】|【表格与边框】来启动该对话框。图5.3【表格与边框】工具栏（3）单击工具栏上的【绘制表格】按钮，鼠标将变成笔形指针，将指针移到文本区中，从要创建的表格的一角拖动至其对角，可以确定表格的外围边框。（4）在创建的外框或已有表格中，可以利用笔形指针绘制横线，竖线，斜线，绘制表格的单元格。4．手动添加表格用户可以在不使用鼠标的情况下，利用键盘来手动添加表格，也就是利用+键和-键，自动套用格式来插入表格，它不使用表格的菜单或者命令按钮，这可是别出心裁的一种办法。也足见Word在字处理方面具有的权威性。使用此项功能前，应确认具有【自动套用格式】中的【表格】功能。方法是单击【工具】|【自动更正选项】命令，切换到【键入时自动套用格式】选项卡，在【键入时自动应用】选项组中，在【表格】复选框前打上“√”，如图5.4所示。图5.4选中【表格】复选框在确认上述的操作后，再按下面的方法进行：（1）在要插入表格的位置输入表示表格单元格左端的正号（+），再连续输入负号（-），如下所示：+--------------+-----------+-------------------+-----------------+正号、负号使用全角和半角均可。这有些类似用正号和负号设置制表位。其实，负号并不是必需的，可以简化到只用正号，也就是在+号中间只用空格代替即可，如输入：+++++++（2）直至到达所需的单元格宽度，然后可以照此继续输入+号，直到输入所需的列数，最后输入+号表示最后单元格。（3）输入完最后一个“+”后，按回车键，即可产生如下所示一个表格。（4）以上产生的表格只有一行，要增加表格行数，可把光标移到最后一个单元格内，按Tab键，即可得到如下所示的现行表格。`5．利用已存在的文本转换成表格用户可以在文档中先输入文本，并在文本中插入制表符（空格、逗号）来划分列，以段落标记（回车）来划分行，或直接利用已经存在的文本转换成表格，方法如下：（1）选定要转换的文本。如图5.5左图所示。图5.5利用已存在的文本转换成表格（2）单击【表格】|【文本转换成表格】命令。打开【文本转换成表格】对话框。（3）在【文字分隔位置】选项组中选择所需选项，从图5.5左图中可以看到，该文本中的每一句都用逗号分隔开，所以在这里应选择【逗号】单选项，这里的逗号为半角逗号，如果要使用全角的逗号，可以在【其它字符】右边的文本框中输入指定的符号。如图5.6所示。注意：在文本中插入的制表符（空格、逗号）是要相对应的。如果是空格，那么在【文字分隔位置】选项组中就要选择以空格来划分表格的各个列。图5.6【文本转换成表格】对话框（4）在【“自动调整”操作】选项组中，选择【根据内容调整表格】单选项。（5）单击【确定】按钮，即可生成一个含有文本的表格，如图5.5右图所示。5.1.2插入、删除行、列单元格用户可以对已制作好的表格进行修改，比如在表格中增加、删除表格的行、列及单元格，合并和拆分单元格等。要在表格中插入、删除行或者列，可以使用键盘、菜单命令或工具按钮的方法。1．使用键盘快速编辑表格使用键盘可以快速编辑表格。（1）如果要在表格的后面增加一行，对结尾行来说，首先将光标移到表格最后一个单元格，然后按下Tab键。（2）如果要在位于文档开始的表格前增加一行，可以将光标移到第一行的第一个单元格，然后按下Enter键。（3）把光标移到该表格所在的单元格的右边，然后按下Enter键，可以在当前的单元格下面增加一行单元格，如图5.7所示。图5.7快速在表格中增加一行单元格（4）如果要删除表格的行或列，可以选择要删除的行或列，然后按Ctrl+X键或回退键。2．用菜单命令在表格中插入或删除行或列在表格中插入行或者列的操作方法：（1）将光标置于表格的要添加或删除的单元格内。（2）选择【表格】中的【插入】命令。打开如图5.8所示的子菜单。图5.8【表格】中的【插入】子菜单（3）如选择【列（在右侧）】，则会在光标所在单元格的右侧插入一列单元格，如选择【列（在左侧）】，侧在则会在光标所在单元格的左侧插入一列单元格。（4）如果在子菜单中选择【行（在上方）】或【行（在下方）】命令，则在光标所在的单元格上方或下方插入一列单元格。（5）如选择【单元格】子菜单，则可以打开【插入单元格】对话框。在该对话框中选择插入单元格的方式，就会以光标所在的单元格位置为准插入单元格、行或列。对结尾列来说，要在表格的最后一列右边增加一列，可单击最右列外侧，然后单击【插入列】按钮。在表格中删除行或者列的操作方法如下：（1）格不入将光标定位于表格内。（2）单击【表格】|【删除】命令，打开如图5.9所示的菜单。图5.9【表格】|【删除】子菜单（3）选择【列】命令，将删除光标所在的列。（4）选择【行】，将删除光标所在的行。（5）选择【单元格】命令，就会打开如图5.10所示的【删除单元格】对话框。在其中选择需要删除的单元和方式，就会删除以光标所在的单元格为基准的行或者列。图5.10【删除单元格】对话框（6）如果选择【表格】命令，则将整个表格都删除掉。3．使用工具按钮添加或删除行、列或者单元格在【表格与边框】工具栏中，单击【插入表格】按钮，可以打开如图5.11左图所示的下拉菜单。如时要删除单元格，也可在【表格与边框】工具栏下找到相应的工具按钮。图5.11【插入表格】中的菜单或按钮在此可以选择【插入表格】或【插入单元格】等。在表格中插入一行或者一列单元格是很容易，如要在一个五行五列的的表格中插入四行表格，可以用鼠标拖曳选中四行，然后单击鼠标右键，选择菜单中的【插入行】就可以“一举四得”了。即是一下子插入了4行表格。当把光标定位到表格中或者选中多行、多列的时候，快捷按钮栏中的【插入表格】按钮就变成了【插入行】或者【插入列】，而且这一方法对于【插入多行】或者【插入多列】同样的适用。5.1.3合并和拆分表格或单元格1．合并和拆分表格使用合并表格可使某几个表格合并为一个。（1）如要合并上下两个表格，只要删除上下两个表格之间的内容或回车符就可以了。（2）如要将一个表格拆分为上、下两部分的表格，先将光标置于拆分后的第二个表格上，然后选择菜单【表格】中的【拆分单元格】命令，或者按快捷键Ctrl+Shift+Enter，就可以拆分表格了，如图5.12所示拆分表格前后的效果。图5.12拆分单元格2．合并和拆分单元格（1）如果要合并单元格，首先选择需要合并的单元格，然后选择【表格】菜单下的【合并单元格】命令，或单击【表格和边框】工具栏中的合并单元格按钮，就可以合并单元格了。（2）要拆分单元格，先选择要拆分的单元格，然后依次选择【表格】、【拆分单元格】选项，或者单击【表格和边框】工具栏中的【拆分单元格】按钮，打开【拆分单元格】对话框。在这个对话框中选择要拆分的行与列数，按【确定】按钮，就可以得到拆分的单元格了。如果选择多个单元格，可以在【折分单元格】对话框中，选中【拆分前合并单元格】单选项，就可以得到平均拆分的效果。如果要拆分或合并较为复杂的单元格，可以使用【表格和边框】工具栏中的【绘制表格】按钮和【擦除】按钮，在表格中需要的位置添加或擦除表格线，同样也可以拆分、合并单元格。5.1.4利用表格边框拆分表格可利用制作表格边框的办法，将一个表格拆分为如图5.13所示的左右两部分的表格。图5.13利用表格边框拆分表格这个办法就较为复杂，操作步骤是：（1）选择表格中间的一列。如图5.14所示。图5.14选择表格中间的一列（2）单击【格式】菜单，选择【边框与底纹】子菜单，打开【边框与底纹】对话框，切换到【边框】选项卡。（3）在【设置】项目中，选中【全部】选项，再单击【预览】窗格下方的、、三个按我钮，把【预览】窗口中单元格的三根横线去掉，这时在预览窗口中就可以看到表格横线已经去掉。（4）单击【确定】按钮，退出【边框与底纹】对话框设置。这时要拆分的表格就会分为两个单元格，如果要隐藏虚线，可以单击【表格】|【显示虚框】命令，可以在显示或隐藏虚线之间切换。隐藏虚线后折分表格的效果如图5.15所示。图5.15隐藏虚线后折分表格的效果5.1.5设置文字至表格线的距离可以设置整个表格中文字至表格线的距离，也可以调整单元格中文字与表格线的距离，其操作步骤是：（1）将光标置于表格的任意单元格中。（2）依次单击【表格】|【表格属性】命令。（3）在【表格属性】对话框中选择【表格】选项卡，然后单击【选项】按钮。打开【表格选项】对话框。（4）在【默认单元格边距】区域中可以设置整张表格中的每一个单元格中文字至表格线的距离。（5）如果要单独调整某一个单元格的边框距离，可以在【表格属性】对话框中，单击【单元格】选项卡，然后再单击【选项】按钮，可以打开与图5.16所示的对话框。在该对话框中设置的选项仅对选定的单元格起作用。图5.16【单击格选项】对话框设置【默认单元格边距】是很具有实际应用意义的，比如用户在页眉上使用表格，在表格内键入文字并填充颜色，如果表格的【默认单元格边框】左、右都按默认设置有0.19厘米