招标代理质量管理制度

招标代理质量控制制度目录第一章总则.......................................................3第二章基本管理制度...............................................3第三章编制和发布招标公告（资格预审公告）与发出投标邀请…………….4第四章编制和发售招标文件（含资审文件）............................5第五章编制和发出招标文件（含资审文件）的修改和澄清................8第六章资格预审..................................................9第七章接受投标、组织开标.........................................10第八章组织评标及整理评标报告....................................14第九章发放中标通知书和服务费通知................................18第十章项目归档及后期工作.......................................19第十一章其他规定................................................20第一章总则第一条为更好地贯彻执行国家有关招标投标的法律、法规和政策，完善招标业务的管理，规范招标代理业务行为，提高招标业务操作水平，编制本质量控制制度。第二条本规范所称招标业务包括：各类招标代理业务；竞争性谈判、单一来源、询价等其他采购方式。第三条公司招标业务管理的原则是：统一管理、分级实施、各司其职，责任到人。第四条本规范有关规定与国家法律法规和政策相抵触的，以国家法律、法规和政策为准。第二章基本管理制度第五条公司实行招标业务管理分管领导负责制。按照公司领导的职责分工，公司有关领导分别负责招标业务、市场开发、质量管理、机构和人员管理、信息化管理等工作。第六条公司设臵管理部、财务部、信息统计部等综合部门。各综合部门负责职责范围内及本规范规定的相关工作。第七条招标业务的操作管理实行项目经理负责制。第八条招标业务质量管理实行质量负责人负责制质量负责人的职责：按照国家有关招标投标的法律、法规和政策，组织制订和实施公司的质量管理规定，全面负责公司招标业务质量管理工作。质量负责人的主要职责：严格执行国家有关招标投标的法律、法规和政策，组织项目经理执行本规范的规定，以及公司各项相关规定，负责本业务单位招标项目全过程质量控制。各业务单位质量负责人拥有招标业务质量管理权，业务流程审批（或审核）权，负责处理本业务单位招标业务质疑或投诉，并负责起草各类质疑或投诉答复函。第九条实行招标业务定期协调制度。由公司主管招标业务的领导每月定期召开招标业务例会，有关领导和各业务单位（不含分公司）的负责人参加。会议主要听取公司各业务单位汇报招标业务进展情况和遇到的问题、招标业务财务收支情况，协调解决招标业务中存在的问题。招标业务例会结束后，由综合部起草书面会议纪要，经主管招标业务的领导批准后，发送各业务单位（不含分公司）。第十条公司招标业务的流程管理按集团《招标业务审批流程（2009版）》执行。项目经理应当掌握集团公司的招标业务审批流程，严格按照要求办理招标业务，在项目进展的各阶段，按《业务办公系统填写说明》具体操作。公司有关领导及各业务单位的质量负责人应认真履行各自的职责，严格把关。公司各综合部门应为各业务单位提供高效、优质的服务，认真做好本职工作。第三章编制和发布招标公告（资格预审公告）与发出投标邀请第十一条招标公告和资格预审公告（以下统称为招标公告）或投标邀请书的内容应真实、准确和完整，不应出现明显的文字错误。国家和地方有关部门对招标公告、资格预审公告、投标邀请内容有明确要求的，项目经理应按照有关要求编制，不得少于有关规定中列明的内容，没有规定的，按照集团规定的格式和要求进行编制第十二条发布招标公告和资格预审公告的媒介，应符合国家和地方政府有关部门的规定。第十三条采用邀请招标方式的项目，应向3家（含3家）以上合格的潜在投标人发出投标邀请书。为避免被邀请单位临时决定不参加投标，导致投标人不足3家，项目经理应向委托人建议向多余3家的潜在投标人发出投标邀请书。第十四条公告或邀请书应在完成内部审核程序后，方可正式对外发布第四章编制和发售招标文件（含资审文件）第十五条编制招标文件（包括资格预审文件，以下同），是招标投标组织过程中一项重要的关键程序。文件的质量对项目招标效果有直接影响，也是导致投诉质疑的主要因素之一。各业务单位应充分重视两个文件的编写工作，并严格按照国家、行业、地方以及公司有关规定和要求执行。第十六条招标文件编制的基本流程：文件初步编写——与业主及有关方面讨论定稿——内部核校定稿——业主书面确认——公司审批流程——管理部门备案（若有）——对外发出。第十七条招标文件应采用国家、行业或地方规定的范本进行编制；如国家、行业或地方无适用范本，应采用集团公司规定的范本；如公司无适用范本，可选用公司样本库中推荐的样本参照编写。第十八条各业务单位的质量负责人应了解和掌握招标行业有关范本，尤其是强制性使用的范本，同时对项目经理使用范本进行方向性指导。信息统计部将提供招标文件范本并及时更新。招标文件中不得出现违反国家、行业及地方有关法律法规，以及公司相关规定的条款。第十九条招标文件中所有涉及废标的条款应慎重设臵，文字应简练准确，并用醒目方式标明，尽量采用“*”号方式，不得出现违反国家、行业及地方有关规定，以及不切实际的废标条款。第二十条招标文件中关于投标文件的密封条款应明确、简洁、方便可行，并结合招标项目的实际需要做相应的封装和标识要求，避免密封条款规定得含糊不清、前后不一致而导致投标文件因密封问题废标或被拒绝。第二十一条招标文件的技术文件原则上应由委托人或其咨询单位提供，项目经理应对委托人提供的技术文件的内容进行审查，并就其中可能影响招标“三公”原则的条款提出修改意见。如委托人委托我公司编制技术文件，该技术文件应由项目经理或聘请相关技术专家或专业人士编写，项目经理编写的应请有关专家审核，以确保文件质量。第二十二条项目有招标控制价或最高限价的，应在招标文件予以明确，或注明公布时间。第二十三条按照公司关于招标业务质量管理的相关规定，招标文件执行多级审核制度。第二十四条招标文件应经业主书面确认，并通过业务办公系统履行内部审批手续后方可对外发出，业主确认函需在送审招标文件节点时提供给审核人员。且书面确认必须留存原件归档。本条中书面确认是指：业主出具确认函件或在印制好的招标文件上加盖公章或授权人签字或在招标文件相应备案表格等处加盖公章。第二十五条招标文件发售稿应加盖公司“招标业务专用章”后方可发售。如招标文件还须委托人盖章或管理部门盖备案章的，应按有关要求加盖印章后出售。一般不向投标人提供招标文件电子版,如投标人需要电子版本，其技术部分应事先征得业主同意，并需加收费用。第二十六条招标文件须经国家、行业或地方管理部门审核备案的，还应按照相应的管理程序向上述管理部门报审后，方可对外发出。第二十七条招标文件应严格按照招标公告或投标邀请书中规定的时间、地点及其它相关的要求出售。第二十八条若购买招标文件（含资审文件）不足3家需要重新招标（含资审）或取消项目的，项目经理应通过“招标变化情况”节点送审，同时，应对不足3家的原因做出分析，如需重新招标的，还应提出重新招标时拟采取的解决措施，并作为附件上传。第五章编制和发出招标文件（含资审文件）的修改和澄清第二十九条招标文件的澄清或者修改，为招标文件的组成部分，并以书面形式通知所有招标文件收受人。第三十条澄清或修改文件编制完成，经业主的书面确认后（确认形式同招标文件），方可进行业务办公系统相应节点的送审，审核完毕后加盖招标业务专用章后，方可对外发出。第三十一条招标文件中实质性内容的澄清或修改文件，发出时间距离投标截止时间不得少于15天。延迟开标时间和变更开标地点等内容的，应以通知的形式发出，时间可适当缩短。虽然法律、法规和政策没有对资格预审文件的澄清和修改发出时限做出明确规定，但必须给申请人留有合理的时间修改其文件。第三十二条澄清或修改文件中应附投标人回执函格式、且必须收回和保管好所有投标人的回执。如确实无法联系上投标人或无法取得投标人书面回执的，项目经理要向本部门质量负责人书面报告，部门负责人应提出处理意见后存查。第三十三条按照相关规定，澄清或修改须报行政监督部门审批或备案的，应获得行政监督部门审批或备案后方可发出澄清或修改文件。第三十四条政府采购货物和服务项目，对招标文件做出澄清和修改的还应在财政部门指定的政府采购信息发布媒体上发布更正公告。延长投标截止时间和开标时间应至少在投标截止时间三日前，在财政部门指定的政府采购信息发布媒体上发布更正公告。第三十五条机电产品国际招标项目需进行招标文件澄清的，需报国际招标网原招标文件审核专家审核通过，并应在开标日15日前报相应主管部门备案第六章资格预审第三十六条项目经理应按资格预审文件规定的时间和地点接收资格预审申请文件，拒收截止时间之后递交的任何资格预审申请文件。第三十七条项目经理应安排专人对资格预审申请文件进行登记、接收，并妥善保管。第三十八条项目经理应协助委托人按国家或地方有关规定组建资格审查委员会。第三十九条资格审查的前期准备和评审过程的要求，参照评标工作的要求。第四十条资格审查结束后，项目经理应协助资格审查委员会编制资格预审报告。资格预审报告内容应符合集团公司有关格式和内容的要求，国家或委托人另有规定的，从其规定。第四十一条资格预审报告在业务办公系统完成送审后，方可盖章发送委托人。委托人对资格预审报告进行书面确认后，项目经理编制资格预审合格通知书，资审合格通知书应载明购买招标文件时间、地点、投标截止时间等内容。资格预审合格通知书在业务办公系统完成送审后，方可盖章发出。资格预审结果确定后应及时组织后续的招标工作。第七章接受投标、组织开标第四十二条投标截止时间3日前，项目经理应主动提醒所有投标人按时参加投标，如发现投标人有可能不足三家的，应及时向部门领导汇报，并采取相应的解决措施。第四十三条负责接收投标文件的人员必须事先熟悉招标文件中有关密封的要求，在接收投标文件时，按照招标文件要求认真检查投标文件的密封情况。如发现投标文件密封不符合招标文件要求的，应善意提醒，并为投标人改正提供力所能及的帮助。除政府采购货物和服务招标外，接收人员应拒收密封不符合招标文件要求的投标文件。遇到特殊情况，负责接收投标文件的人员，应及时与项目经理沟通，并向本部门质量负责人汇报。第四十四条项目经理应安排专人对投标文件进行登记、接收并妥善保管。1、接收投标文件时，应检查投标保证金、投标文件密封、投标人代表授权及身份证明文件（如招标文件有要求）等情况，填写《投标文件接收登记表》和《投标保证金登记表》；2、由专人根据不同的标段（包）、按递交投标文件的先后顺序编号、摆放；3、招标文件要求投标人提供样机、样品时，项目经理应按招标文件中规定的方法，将样机、样品编号摆放或保管；4、投标截止时间前，投标人对投标文件进行补充、修改、替代，或者撤回已提交的投标文件，项目经理应认真做好记录，并由该投标人代表签字确认；补充、修改的内容为投标文件的组成部分；5、项目经理应安排专人看管已接收的投标文件，开标前任何人不得拆启投标文件，不得出现遗失和破损等情况；第四十五条提交投标文件的投标人少于三家的，不得开标，按不同情况进行如下处理：1、机电产品国际招标的，应当发布开标时间变更公告，第一次投标截止日与变更公告注明的第二次投标截止日时间间隔不得少于七日，如需对招标文件修改，应按照商务部13号令第二十六条执行。第二次投标截止时间到达时，投标人仍少于三个的，应当在开标当日通过中国国际招标网向相应机电办递交“两家开标备案申请（投标人为2个）”或“直接采购备案申请（投标人为1个）”对于国外贷款项目，当投标截