万科战略采购作业指引最新版

万科战略采购作业指引最新版1目的明确战略采购建立及实施的操作程序及方法，确保通过招标或谈判获得符合公司规定及提高采购效率降低采购成本的战略采购合作方。2适用范围适合于集团各战略采购的建立与实施。3术语和定义3.1.无4职责4.1材料设备部4.1.1编制战略采购年度规划；4.1.2编制战略采购年度计划及月度滚动计划；4.1.3编制单项战略采购策划方案；4.1.4组织产品清单及标准制定；4.1.5组织潜在供方调研及评估，确定入围名单；4.1.6组织招标文件编写；4.1.7组织发标、评标、定标；4.1.8编制评标记录及评标报告；4.1.9发布中标通知书；4.1.10组织合同谈判或直接谈判；4.1.11签订战略采购协议；4.1.12供方高层沟通；4.1.13供方年度评估；4.1.14战略供方激励与淘汰。4.2造价咨询公司4.2.1根据产品清单及标准、考察情况及市场情况进行战略采购成本测算；4.2.2参与潜在供方调研及评估；4.2.3参与招标文件编制；4.2.4参与招标、评标；4.2.5参与合同谈判，负责商务部分谈判。4.3总师办/装饰公司/建筑规划公司/景观咨询公司4.3.1根据需要参与潜在供方调研及评估；4.3.2根据需要参与产品清单及标准制定；4.3.3参与招标文件编制；4.3.4参与招标、评标；4.3.5参与合同谈判，负责产品技术标准性能等技术方面内容。4.4招标（谈判）小组4.4.1负责招标及直接谈判的评定标，确定战略采购供方。4.5项目公司4.5.1组织项目采购合同签订；4.5.2项目采购实施；4.5.3项目战略采购履约评估。5工作程序5.1战略采购的建立原则5.1.1互利原则：有利于发挥公司集团采购的规模优势，降低采购成本，实现利益最大化，同时，战略合作单位也可降低投标成本，将精力集中在提供更好的产品和服务上。5.1.2长期稳定原则：建立长期稳定的合作关系，有效控制项目管理风险，确保供应链的持续稳定，保证项目质量和工期。5.1.3诚实守信原则：双方在战略合作过程中互相信任，信息共享，认真履行战略合作框架协议5.2战略采购年度规划5.2.1集团材料设备部于每年年初基于各项目公司提出的采购需求、已有战略采购的实施情况，编制战略采购年度规划，报集团分管领导审批。5.2.2战略采购年度规划包含三部分：1）已实施战略采购情况：包括已实施战略采购协议名称、战略供方名称及协议到期日期。2）战略采购调整：年内计划调整的已实施的战略采购，调整方向包括协议终止、供方调整、协议价格调整、供货模式调整、协议其他条款调整等，并计划调整时间。3）新建战略采购：计划年内新建战略采购的产品，规划启动时间及完成时间、供货方式、采购方式等。供货方式可分为甲供、甲定乙供，采购方式可分为招标、直接谈判。5.2.3战略采购年度规划时，应进行产品战略采购适用性分析。分析模板详见《战略采购产品适用性分析表》附件1。5.2.4《战略采购年度规划》见附件2。5.3战略采购计划1.1.1战略采购年度规划审批通过后，集团材料设备部编制战略采购年度计划，明确各项战略采购的时间节点及责任人，报集团分管领导审批。5.3.1审批通过的战略采购年度计划作为集团战略采购计划的控制目标，指导各项战略采购时间进度的开展。5.3.2集团材料设备部每月根据战略采购的实施开展情况，编制战略采购月度滚动计划，并分析偏差原因，提出纠偏措施，报分管领导备案。5.3.3《战略采购年度计划》见附件3，《战略采购月度滚动计划》见附件4。5.4单项战略采购策划5.4.1各单项战略采购启动前，由战略采购责任人编制战略采购策划方案，对战略采购的各项工作预先策划，确保战略采购实施方向准确。5.4.2战略采购策划方案应包含如下内容：1）项目需求预估：预估各项目需求4）历史合作信息：对历史项目的采购及合作情况进行统计、梳理5）市场及资源分析情况：近几年产品发展历程、趋势，国产、进口主流品牌竞争情况，品牌的差异化等；潜在供方的名称、合作意愿、企业实力等。6）产品初步认识：从成本、规模效应、价格稳定、产品品质、设计与技术、供方服务、供货半径七个维度对产品特性进行分析；产品的档次、分类，各种类产品优缺点、功能等；产品技术标准的初步认识；产品的价格初步判断；7）战略采购建立方案：战略采购建立方式（招标或直接谈判）、产品供应方式（甲供、甲丁乙供）、采购的实施要点及风险8）工作计划5.4.3单项战略采购策划方案报集团分管领导审批通过后，作为单项战略采购的指导性文件。5.4.4《单项战略采购策划方案》模板见附件5。5.5产品清单及标准制定5.5.1根据产品的特性，可将纳入战略采购的产品分为如下几类：1）成品类9）成品安装类10）材料类11）材料安装类12）设备类13）设备安装类14）装饰类。5.5.2单项战略采购工作启动后，由材料设备部发起单项战略采购产品清单及标准制定工作，根据产品类别，可由本部门相关人员完成，也可视情况将产品清单及标准表发至相关部门，明确产品清单及标准完成时间，由各相关部门按照如下要求开展产品清单及标准的制定工作：1）材料设备部/建筑规划公司/装饰公司完成表中名称、品类、规格及供货服务要求；15）总师办/装饰公司完成表中功能、技术参数、安装工艺及相关配件、设备的调试要求、质保要求、安装工艺及应符合的国家、行业标准；16）造价咨询公司项目完成对相关材料设备计量或计算标准；17）建筑规划公司/装饰公司的设计人员完成产品设计效果要求。5.5.3材料设备部应配合提供相关的厂家资料，如有需要应配合联系相关厂家以便各部门能详细了解产品的各类性能；5.5.4必要时，材料设备部组织各相关部门开会，对产品进行研究分析，完成产品清单及标准的制定。5.5.5材料设备部汇总形成完整的单项战略采购产品清单及标准，作为战略采购招标或谈判的基础。5.5.6可请造价咨询公司配合基于战略采购产品清单及标准，测算战略采购成本。5.5.7《战略采购产品清单及标准表》见附件6。5.6供方调研及评估5.6.1单项战略采购启动后，材料设备部分析供方资源，收集历史优秀供方及市场优秀供方，形成战略采购潜在供方初步清单。5.6.2材料设备部向各潜在供方发出调研问卷，收集供方资料。调查问卷内容包括行业现状、厂家基本信息、公司组织架构表、产品信息、市场销售模式、售后服务、生产情况、核心维度等。《战略采购调研问卷》模板见附件7。5.6.3材料设备部基于供方反馈的资料，对供方资料进行审核，审核操作如下：1）法人代表证明书或授权委托书必须有法人代表签名，且盖有企业公章；18）工商营业执照，需到供方注册所在地的工商局网站核查证件的真实性；19）注册资金必须满足战略采购要求；20）企业资质：有资质要求的企业，是否具备相应的资格证书；21）安全生产许可证：凡涉及到施工的供方都需提供，审核其在建委网站的备案情况；22）工业品生产许可证：涉及提供工业品生产许可证的供方主要如人造板、建筑外窗、建筑防水卷材、铜管材、铝钛合金工业品、户门等供方，需到质监局网站核查备案情况；23）防火门产品型式认可证书：对防火门供方，需要提供防火门产品型式认可证书，需到中国消防产品信息网核对证书编号，查询有效期限；24）检测报告必须是有效的权威部门提供的；25）设备、材料战略采购原则上只接受生产厂，如生产厂委托经销商参加，必须提供委托书和质量担保书26）经核实有偷漏税、偷工减料、以次充好以及恶意欺诈等不良纪录的单位不得参与；27）曾与我司合作过的单位，如有发生严重质量事故、验收不合格、长期延误工期、无故停工、售后服务差等不良纪录被列入黑名单的单位不得参与战略采购；28）曾与我司发生过法律诉讼的单位不得参与，其当事人不得以另外单位的名义参与。5.6.4材料设备部完成潜在供方资料审核后，形成潜在供方考察清单。材料设备部视情况自行组织内部相关人员，也可邀请造价咨询公司及相关专业公司形成考察小组，对潜在供方进行考察。1）根据供方类别和战略采购项目要求，采取工厂考察方式。29）对于无法工厂考察的供方，可采取项目考察方式。5.6.5参与考察人员必须保证人数不少于三人。5.6.6考察小组基于如下事项对潜在供方进行考察。考察小组或可对以下的考察重点进行适当分工，考察时抓住重点，达到考察目的。1）企业管理(1)企业管理水平、资源配置情况、决策机构、执行机构和监督机构相互协调能能力等；(2)企业组织结构的稳定性、人员流动性、组织的适应性等；(3)企业文化建设情况、企业特色的价值观和行为准则、其企业文化与绿城切合度。30）产品及服务(1)品牌知名度、品牌档次与公司需求符合情况；(2)市场占有率情况；(3)生产规模及效能；(4)销售体系情况、全国联网的销售体系情况；(5)产品生产周期。31）战略意识(1)合作的重视度、长期合作的意愿；(2)发展战略的整体性、长远性，阶段性企业目标及事实情况；(3)对行业市场的认知程度情况；32）业绩(1)与本公司的合作情况；(2)与同类项目合作业绩；(3)与同类战略合作业绩。33）工厂考察(1)生产设备先进性；(2)原材料/半成品/成品检验执行情况、进厂、半成品及出厂检验，检验报告；(3)质量管理体系的建设及运行情况；(4)员工工作状态及精神状态；(5)生产/办公环境，车间布局合理性、材料堆放、安全生产情况、厂区容貌整洁度等。5.6.7原则上所有潜在供方均需进行现场考察。对于历史优秀供方，在供方信息、产品及服务均有充分了解的情况下，可将对该供方的现场考察调整为现场约谈。由材料设备部视情况组织内部相关人员或组织造价咨询公司及相关技术部门一起约请供方携带相关资料到公司进行面谈。材料设备部对约谈的内容进行记录。5.6.8现场考察或现场约谈结束后，材料设备部经办人发起战略采购潜在供方评估，由参加考察或约谈的相关人员进行评分，评分按《战略采购潜在供方评估表》进行，考察中重点事项备注说明。《战略采购潜在供方评估表》见附件8。5.6.9材料设备部基于评估情况，汇总更新战略采购潜在供方清单，编制战略采购潜在供方评估汇总表。《战略采购潜在供方评估表》评估平均分低于70分的供方从战略采购潜在供方中剔除。《战略采购潜在供方评估汇总表》作为战略采购入围名单的依据。《战略采购潜在供方评估汇总表》见附件9。5.7招标或直接谈判5.7.1战略采购招标（谈判）小组的建立1）集团招标(谈判)小组成员名单招标(谈判)小组组长：集团分管副总组员：材料设备部经理、造价咨询公司经理、总师办或其它专业技术部门领导。34）有下列情形之一的，不得担任招标（谈判）小组成员：（1)战略采购意向供方主要负责人的近亲属；（2)与战略采购意向供方有经济利益关系，可能影响投标公正评审的。5.7.2招标1）采用招标方式确定战略采购供方的适用条件：具有通用技术要求的产品，有多家优秀的合作供方，且供方的技术实力基本一致并都能满足公司要求。35）材料设备部根据战略采购策划方案、产品清单及标准、供方考察情况，编制《战略采购招标文件》，《招标文件》包括招标书、报价清单、技术要求、合同范本等。总师办等相关专业技术部门提出产品样板或图纸，作为招标文件一部分；《招标文件报》集团分管领导审批。36）材料设备部根据《战略采购潜在供方评估汇总表》，编制战略采购入围名单，报集团分管领导审批。37）造价咨询公司基于招标清单及标准，测算采购成本。38）招标文件及入围名单审批通过后，材料设备部组织发标工作，由入围供方领取标书。必要时材料设备部收取投标保证金。39）标书发出后，材料设备部一周内组织投标单位、总师办、装饰公司等相关专业部门、造价咨询公司对投标进行答疑及澄清，解答投标单位提出的投标疑问或对招标文件进行澄清，所有答疑/澄清由与会人员签名确认后发给投标单位，作为投标文件的一部分。所有投标单位的提问及答疑人员的答复均应向所有投标单位公开。40）标书采取密封方式投递，未按照要求进行密封或截止时间后送达标书的，均作为废标处理。41）截标时间后，材料设备部组织开标，填写《战略采购开标记录表》，见附件10。42）由招标（谈判）小组对各标书进行清标评审，填写《战略采购清标表格